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Reybex CEO Selcuk Acar (links) und Andreas Zipser (rechts) CEO von easy software (Bildquelle: easy software)

Essen, 02. Juli 2025 – Kooperation für durchgängige Digitalisierungslösungen: Der Cloud-ERP-Anbieter Reybex (https://www.reybex.com/)und der ECM-Marktführer easy software AG (https://easy-software.com/de/) haben eine strategische Partnerschaft vereinbart. Die beiden Softwareunternehmen aus Essen bündeln ihre Kompetenzen, um Kunden ganzheitliche und skalierbare Lösungen für die digitale Transformation bereitzustellen.

Bündelung von ERP und ECM – für mehr Effizienz und Automatisierung
Im Rahmen der Partnerschaft verfolgen Reybex und easy das gemeinsame Ziel, Geschäftsprozesse in Unternehmen nachhaltig zu vereinfachen und zu automatisieren. Durch die nahtlose Verbindung von Cloud-ERP und Enterprise Content Management (ECM) entsteht ein leistungsfähiges Lösungsportfolio, das maximale Flexibilität und Skalierbarkeit für unterschiedlichste Unternehmensgrößen und Branchen bietet.

Selcuk Acar, CEO von Reybex: „Reybex und easy Software – zwei Essener Digitalpioniere mit jahrzehntelanger Erfahrung – bündeln ihre Stärken, um den Mittelstand ganzheitlich zu digitalisieren. Cloud-ERP und ECM greifen nahtlos ineinander und schaffen durchgängige, skalierbare Prozesse für den Mittelstand. Diese Partnerschaft ist ein echter Digitalisierungstreiber – effizient, modular und zukunftssicher.“

Andreas Zipser, CEO von easy software: „Reybex ist eine leistungsfähige cloud-native ERP-Lösung, die insbesondere bei großen E-Commerce-Unternehmen überzeugt. Gemeinsam mit unseren führenden ECM-Lösungen erschließen wir neue Kundensegmente mit perfekt aufeinander abgestimmten Produkten. Ein echter Mehrwert und Gewinn für alle bestehenden und zukünftigen Kunden.“

Innovationspotenzial durch KI gemeinsam nutzen
Ein weiteres Ziel der Partnerschaft ist die gemeinsame Weiterentwicklung innovativer Technologien. „Insbesondere im Bereich Künstliche Intelligenz sehen wir großes Wachstumspotenzial, das wir künftig gemeinsam ausschöpfen wollen“, ergänzt Acar. Beide Unternehmen werden über die weiteren konkreten Weiterentwicklungen zum gegebenen Zeitpunkt berichten.

Über Reybex:
Der Mittelstand im DACH-Raum steht vor wichtigen Herausforderungen: Prozesse digitalisieren, international wachsen und flexibel bleiben. Reybex Cloud ERP bietet dafür die passende Lösung – eine Cloud ERP-Komplettlösung, die alle zentralen Geschäftsprozesse integriert: Einkauf, Lager, Vertrieb, Buchhaltung, E-Commerce und Logistik – alles in einem System.
Reybex unterstützt Unternehmen dabei, neue Märkte zu erschließen, internationale Plattformen anzubinden und ihr Wachstum zukunftssicher zu gestalten. Dank offener Schnittstellen, modularer Struktur und DSGVO-konformer Cloud-Infrastruktur ist Reybex sofort einsatzbereit und skalierbar – ohne zusätzliche IT-Kosten.

Reybex steht für:
– Über 20 Jahre ERP-Expertise
– Effiziente Digitalisierung im Mittelstand
– Internationale Skalierbarkeit mit Auslandsgesellschaften
– Starke Branchenfokussierung auf Handel/Retail, Produktion & E-Commerce
– Hohe Flexibilität ohne Systembruch
Reybex ist die zukunftssichere ERP-Plattform für wachsende mittelständische Unternehmen – schnell einsatzbereit, vollständig integrierbar und bereit für den internationalen Markt.

Über easy:
Als Digitalisierungsexperte und führender ECM-Software-Hersteller steht easy seit 1990 für rechtssichere, digitale Archivierung und effiziente, automatisierte Geschäftsprozesse.
Erstklassige Archivierungs-, ECM-, DMS-, P2P- und HCM-Softwarelösungen & Services bilden das digitale Zentrum für datenbasierte Intelligenz und machen Menschen, Unternehmen und Organisationen erfolgreich. Das in Essen ansässige Unternehmen mit Niederlassungen in Leipzig, und Töchtern in Österreich, Großbritannien und den USA wurde 2020 mehrheitlich von der globalen, technologieorientierten Investmentfirma Battery Ventures übernommen. Unter der Flagge der neuen Führungsmannschaft wurde das Geschäft seitdem strategisch diversifiziert, das Wachstum kontinuierlich ausgebaut sowie die SaaS Transformation vorangetrieben. www.easy.de

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(Bildquelle: easy software AG)

Essen, 26. Mai 2025 – Der easy Glow Award (https://easy-software.com/de/newsroom/easy-glow-award-2025-wuerdigung-herausragender-reseller-partner/) wird jährlich von der easy software AG (https://easy-software.com/de/) an die fünf leistungsstärksten Reseller-Partner im easy Partnernetzwerk vergeben. Mit dieser Award-Initiative zeichnet easy sie für ihr Engagement, ihre herausragenden Leistungen und ihren Beitrag zum Kundenerfolg aus.

Der easy Glow Award ist ein etabliertes Qualitätssiegel im easy Ökosystem. Neben der diesjährigen offiziellen Preisverleihung im Rahmen eines feierlichen Gala-Events unterstreicht er die Reputation der ausgezeichneten Partner im Markt.

Die Preisträger des easy Glow Award 2025 in alphabetischer Reihenfolge:
– COPA Systeme GmbH & Co. KG
– friendWorks GmbH
– HENRICHSEN4easy GmbH
– MAIT Germany GmbH
– One Unity GmbH & Co. KG

Die Bewertungskriterien basieren auf geschäftsrelevanten Faktoren wie Subskriptionsumsatz, Neukundengewinnung, Umsatzwachstum, Conversion Rate und Kundenbindung.

„Unsere Reseller-Partner sind entscheidend für den Erfolg unserer Kunden. Sie treiben die Digitalisierung voran und sorgen für nachhaltiges Wachstum und wirtschaftlichen Erfolg bei unseren Kundenunternehmen. Mit dem easy Glow Award bedanken wir uns bei den Reseller-Partnern, die mit ihren diesjährigen Leistungen herausragende Leistungen in den Award-Kriterien erzielt haben,“ sagt Jan Recker, Director Channel Sales bei easy.

„Unsere Partnerschaftsstrategie basiert auf gegenseitigem Fordern und Fördern, um gemeinsam erfolgreich zu sein. Die Preisträger des easy Glow Award 2025 haben eindrucksvoll bewiesen, wie wichtig Qualität, Engagement und Kundenzentrierung sind. Wir gratulieren herzlich und freuen uns darauf, sie in ihrem Erfolgskurs weiter zu unterstützen,“ erklärt Martin Fecker, Chief Revenue Officer bei easy.

Stimmen der Gewinner
„Wir freuen uns außerordentlich über diese erneute Auszeichnung. Sie würdigt unser kontinuierliches Engagement mit easy und unterstreicht, dass unsere Leistung sowohl vom Kunden als auch vom Hersteller geschätzt wird.“
Martin Gubo, Geschäftsführer der HENRICHSEN4easy GmbH

„Der easy Glow Award ist für uns ein starkes Zeichen der Wertschätzung. Er motiviert uns, weiterhin Spitzenleistungen für unsere Kunden zu erzielen und bestätigt die langjährige, erfolgreiche Partnerschaft mit easy. “
Axel Schmied, COO der MAIT Gruppe

Über easy:
Als Digitalisierungsexperte und führender ECM-Software-Hersteller steht easy seit 1990 für rechtssichere, digitale Archivierung und effiziente, automatisierte Geschäftsprozesse.
Erstklassige Archivierungs-, ECM-, DMS-, P2P- und HCM-Softwarelösungen & Services bilden das digitale Zentrum für datenbasierte Intelligenz und machen Menschen, Unternehmen und Organisationen erfolgreich. Das in Essen ansässige Unternehmen mit Niederlassungen in Leipzig, und Töchtern in Österreich, Großbritannien und den USA wurde 2020 mehrheitlich von der globalen, technologieorientierten Investmentfirma Battery Ventures übernommen. Unter der Flagge der neuen Führungsmannschaft wurde das Geschäft seitdem strategisch diversifiziert, das Wachstum kontinuierlich ausgebaut sowie die SaaS Transformation vorangetrieben. www.easy.de

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Essen, 6. Mai 2024 – Vom 24. bis 25. April 2024 lud die EASY SOFTWARE AG (https://easy-software.com/de/) gemeinsam mit ihrer Tochtergesellschaft PROXESS GmbH zum großen Digitalisierungs-Summit move it 2024 (https://easy-software.com/de/move-it/) in den Europa-Park in Rust. Über 300 Branchenexperten, Kunden und Partner nahmen teil, um ECM-Lösungen und Produkt-Neuheiten zu erleben sowie sich über Themen und Trends der digitalen Transformation auszutauschen. Eine Ankündigung zur neuen ECM-Holding der Gastgeber bekam dabei einen Platz im Rampenlicht.

Unter dem Leitmotiv explore digital horizons. change the game“ bot der zweitägige Summit move it im Confertainment Center des Europa-Parks den Teilnehmern eine Vielzahl an Keynotes, Impulsvorträgen, Produktdemonstrationen sowie eine große Partner-Ausstellung mit spannenden Lösungen aus dem easy und PROXESS-Ökosystem.

Führende Keynote-Speaker wie der renommierte Zukunftsmanager Prof. Dr. Pero Mićić lieferten wertvolle Impulse und Strategien zur Bewältigung der digitalen Herausforderungen von Morgen. Produkt- und Branchenexperten zeigten anhand von konkreten Praxisbeispielen und Produkt-Sessions, wie Unternehmen von einem ganzheitlichen Digitalisierungsmanagement mit Lösungen von easy, PROXESS und Habel in der Finanzbuchhaltung, Legal & Compliance, IT oder Human Resources profitieren.

Einen umfassenden Überblick über die aktuelle und zukünftige Entwicklung der ECM-Branche präsentierte Andreas Zipser, CEO der easy Gruppe, und gab gemeinsam mit PROXESS Geschäftsführer und neuem Chief Revenue Officer bei easy, Martin Fecker, vertiefte Einblicke in die Unternehmensstrategie der easy Gruppe.

Ein Höhepunkt war dabei die offizielle Vorstellung der Conrizon AG, die eine neue Schirmgesellschaft etablierter ECM-Marken und Software-Lösungen für revisionssichere Archivierung, Rechnungseingangsverarbeitung, Vertragsmanagement sowie Personalmanagement bildet. Conrizon stützt die Vision der easy Gruppe und Tochtergesellschaften in der Ausrichtung weitere Lösungen und Unternehmen unter diesem Dach zu vereinen, um Kunden mit etablierten Enterprise Content Management Produkten und gebündelter Expertise in ihrer Digitalisierungsstrategie erfolgreich zu machen.

„Als Dachmarke hat Conrizon den Anspruch, der europäisch führende Anbieter von ECM-Lösungen zu werden, auch mittels weiterer Akquisitionen. Wir erweitern damit die strategische Ausrichtung der easy und den Horizont des bisherigen Dokumentenmanagements um ein KI-gestütztes Informationsmanagement, auf Basis, der durch Workflows generierten und in den Archiven vorgehaltenen Daten. Dies bedeutet einen erheblichen zusätzlichen Mehrwert für unsere Kunden. Mit Conrizon verbinden wir somit eine umfassende Marken- und Wachstumsstrategie mit hoher langfristiger Investitionssicherheit für unsere Kunden und Interessenten“, erklärt Andreas Zipser.

Passend dazu demonstrierte Marcel Etzel, Chief Product & Technology Officer von easy, das Digitale Archiv der Zukunft und die Möglichkeiten der KI-gestützten Transformation von administrativen – vormals wertlosen – Daten in wertvolle analytische Ressourcen.

Zusätzlich zu den Keynotes informierten sich die Teilnehmer in detaillierten Produkt-Breakouts über Produktentwicklungen und konkrete Einsatzmöglichkeiten der einzelnen Lösungen. An mehreren Meet the Expert-Stände konnten die Teilnehmer mit Produktexperten von easy, PROXESS und HABEL den persönlichen Austausch zu individuellen Fragestellungen vertiefen.

Philip Heinecke, beim easy Partner HENRICHSEN4easy im Partnermanagement tätig, zum Event: „Die move it hat gezeigt, welche Mehrwerte Kunden von dem Zusammenschluss der easy und PROXESS in Zukunft haben werden. Es war ein großartiges Event und es hat uns sehr gefreut, mit so vielen Branchenexperten in den Austausch zu gehen.“

Zum Abschluss des Kunden-Summits entführte der iPad Zauberer Simon Pierro die Gäste thematisch passend mit seiner AI Magic Show in die Zukunft der KI.

Fortgesetzt wurde die move it am 26. April mit dem Partnertag für das easy und PROXESS Ökosystem. Damit war auch der letzte Tag des diesjährigen Summits geprägt von Wachstumsthemen, neuen Geschäftsmodellen und Transformationslösungen für den Kundenerfolg.

Über easy:
Als Digitalisierungsexperte und führender ECM Software-Hersteller steht easy seit 1990 für rechtssichere, digitale Archivierung und effiziente, automatisierte Geschäftsprozesse. Über 5.400 Kunden in mehr als 60 Ländern und allen Branchen vertrauen auf unser Unternehmen und unser starkes Partnernetzwerk. Unsere gemeinsamen Archivierungs-, ECM-, DMS-, P2P- und HCM-Softwarelösungen & Services bilden das digitale Zentrum für datenbasierte Intelligenz und machen Menschen, Unternehmen und Organisationen erfolgreich. Namhafte Marken unserer Tochtergesellschaften wie PROXESS und HABEL ergänzen dieses Angebot. www.easy-software.com/de/

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Die strategische Übernahme markiert einen bedeutenden Meilenstein in der easy Unternehmensentwicklung

Essen, 13. November 2023 – EASY SOFTWARE AG gibt die Übernahme der PROXESS GmbH bekannt. Die Akquisition von PROXESS ist das Ergebnis einer sorgfältigen Evaluierung und Auswahl von Unternehmen, die weitere hochwertige Expertise und Produkte in das easy Produkt- und Service-Portfolio bringen und zur langfristigen Wachstumsstrategie des Unternehmens beitragen. Mit der Übernahme vereinen zwei führende ECM-Experten, mit jeweils mehr als 30 Jahren Digitalisierungserfahrung, ihr gemeinsames Know-how für über 8.000 Kunden weltweit und bündeln die drei Produktmarken easy, PROXESS und HABEL unter einem Dach.

Die Zusammenführung markiert einen bedeutenden Meilenstein in der Geschichte beider Unternehmen. Die PROXESS GmbH agiert zukünftig als Teil der easy Gruppe. Dabei spielt die nahtlose Integration von Ressourcen und Know-how eine wichtige Rolle. Sie sichert die langfristige Perspektive und die digitale Zukunft für mehr als 8.000 Kunden weltweit. Kunden und Partner profitieren von jahrzehntelanger Kompetenz, einem erweiterten Produktportfolio und einer Cloud- und KI-Strategie aus einer Hand. Der Zukauf eröffnet easy mehr Marktanteile, neue Marktsegmente, zusätzliche Branchenexpertise und ein diversifiziertes Portfolio sowie verstärkte Innovationskraft.
PROXESS CEO Martin Fecker und easy CEO Andreas Zipser freuen sich über die zukünftige Zusammenarbeit und das Ziel, die Position der easy als führender ECM-Anbieter für einen großen und loyalen Kundenstamm weiter erfolgreich auszubauen.

„Wir sind überzeugt, dass unsere bestehenden und neuen Kunden sowie unsere Partner von dieser Transaktion stark profitieren werden“, sagt Andreas Zipser, CEO von easy. „Mit einer langjährigen Erfolgsgeschichte im Bereich Dokumentenmanagement und Archivierung hat sich PROXESS mit den erfolgreichen Produktmarken PROXESS und HABEL einen erstklassigen Ruf in der Branche erarbeitet. Wir profitieren von den Stärken und Produkten beider Unternehmen und von den Synergien, die uns Wettbewerbsvorteile verschaffen sowie unser Wachstum vorantreiben.“

Auch Martin Fecker, CEO von PROXESS, ist überzeugt: „Die Kombination unserer Kompetenzen und Erfahrungen, insbesondere in spezifischen Branchen, ermöglicht es uns, unser Know-how auszubauen und unseren Kunden noch bessere Lösungen zu bieten, aber auch neue Angebote auf mehr Märkten zu verbreiten. Durch die Zusammenführung unserer Produktportfolios profitieren unsere Kunden von einem breiteren Spektrum an Lösungen mit großem Potenzial, insbesondere im Bereich Cloud-Plattformen und KI. Gemeinsam können wir noch mehr erreichen. Ich freue mich darauf, zu sehen, wie wir uns unter dem Dach von easy weiterentwickeln und die Digitalisierung in Unternehmen erfolgreich beschleunigen.“

Über PROXESS:
Die PROXESS GmbH ist ein deutscher Softwarehersteller im Bereich Dokumentenmanagement. 1991 gegründet, entwickelt, implementiert und unterstützt PROXESS mit mehr als 100 Mitarbeitenden ca. 2.800 Kunden, größtenteils aus den Bereichen Einzel- und Serienfertigung, Möbeleinzelhandel, SHK Großhandel und Logistik mit Lösungen zu Archivierung, Vertragsverwaltung und elektronischen Dokumentprozessen. Abgerundet wird das Portfolio durch Integrationen in führende, aber auch branchenspezifische, CRM-, ERP- und Finanzbuchhaltungssysteme. PROXESS entstand aus dem Zusammenschluss von Akzentum und HABEL im Jahr 2019 – zwei Pionieren des Dokumentenmanagements – mit Hauptsitz in Rietheim-Weilheim sowie Niederlassungen in Leipzig, Rengsdorf (Westerwald) und im schweizerischen Thayngen. www.proxess.de

Über easy:
Als Digitalisierungsexperte und führender ECM-Software-Hersteller steht easy seit 1990 für rechtssichere, digitale Archivierung und effiziente, automatisierte Geschäftsprozesse.
Erstklassige Archivierungs-, ECM-, DMS-, P2P- und HCM-Softwarelösungen & Services bilden das digitale Zentrum für datenbasierte Intelligenz und machen Menschen, Unternehmen und Organisationen erfolgreich. Das in Essen ansässige Unternehmen mit Niederlassungen in Leipzig, und Töchtern in Österreich, Großbritannien und den USA wurde 2020 mehrheitlich von der globalen, technologieorientierten Investmentfirma Battery Ventures übernommen. Unter der Flagge der neuen Führungsmannschaft wurde das Geschäft seitdem strategisch diversifiziert, das Wachstum kontinuierlich ausgebaut sowie die SaaS Transformation vorangetrieben. www.easy.de

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Der deutsche ECM-Softwarehersteller stellt neue Lösungen rund um die Digitalisierung von Geschäftsprozessen und das Archiv der Zukunft vor

Quelle: EASY SOFTWARE

Essen, 28. Februar 2023 – EASY SOFTWARE (https://easy-software.com/de/) stellt auf der Hannover Messe (https://www.hannovermesse.de/de/) neue Lösungen für die Archivierung und Digitalisierung von Dokumenten vor. In Halle 14, Stand L37 zeigen die Experten, wie Unternehmen ihre dokumentenbasierten Geschäftsprozesse automatisieren und optimieren.

EASY SOFTWARE zählt seit über 30 Jahren zu den führenden deutschen ECM/DMS-Softwareherstellern. Auf der Hannover Messe präsentiert der Experte für Digitalisierung von Geschäftsprozessen sein umfangreiches Portfolio – vom Dokumentenmanagement (DMS) über durchgängige Purchase-to-Pay- (P2P) und Personalprozesse (HCM) bis hin zu Contract Lifecycle Management und der eSignature.

Archiv der Zukunft
Herzstück der cloudbasierten Dokumentenmanagement-Lösungen ist das EASY Archive, das als Schlüsseltechnologie der digitalen Transformation gilt. Der zentrale Ablageort in der Cloud ermöglicht die ganzheitliche und abteilungsübergreifende Optimierung von Workflows.

EASY Invoice Smart in der Cloud
Mit der neuen standardisierten „Out of the Box“-Version der Lösung EASY Invoice (https://easy-software.com/de/easy-invoice-smart/) erhalten Unternehmen einen Best-of-Class-Ansatz für die cloudbasierte elektronische Rechnungsverarbeitung. EASY Invoice Smart erfasst automatisch eingehende Rechnungen, extrahiert relevante (Buchungs-)daten für die Übermittlung an nachgelagerte ERP-Systeme und speichert die Dokumente revisionssicher im Cloud-Archiv. Dank minimalem Konfigurationsaufwand und kurzer Implementierungsphase lassen sich die automatisierten Workflows schnell und einfach für das tägliche Arbeiten nutzen.

„In den letzten drei Jahren hat die Digitalisierung von Geschäftsprozessen einen gewaltigen Sprung hingelegt. Stück für Stück werden historisch gewachsene Dokumentensilos abgetragen und an zentraler Stelle neu verknüpft. Das macht das Arbeiten nicht nur effizienter, sondern ermöglicht es auch Datenschätze zu heben“, erklärt Marcel Etzel, Chief of Product and Technology, EASY SOFTWARE. „EASY SOFTWARE treibt diese Entwicklung aktiv voran. Wir freuen uns also sehr, unseren Kunden und Besuchern auf der Hannover Messe smarte Lösungen sowie eine spannende Zukunftsvision zu präsentieren.“

EASY SOFTWARE, eines der führenden deutschen ECM-Software-Unternehmen, steht für automatisierte, flexible und revisionssichere Prozesse und Daten. Wir digitalisieren und optimieren dokumentenbasierte Prozesse und ermöglichen unseren Kunden schnelle und intelligente Entscheidungen. Mit über 30 Jahren Erfahrung ist EASY SOFTWARE ausgewiesener Experte für Archivierung, ECM-, DMS-, P2P- und HCM-Softwarelösungen, die bereits bei tausenden Unternehmen weltweit im Einsatz sind. Dafür engagieren sich leidenschaftlich über 300 EASY Mitarbeitende gemeinsam mit unserem großen Partner-Ökosystem. Mehr Informationen unter https://easy-software.com/de/.

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Die Digitalisierung von Geschäftsprozessen etabliert sich als Basis-Baustein einer innovationsorientierten Unternehmensstrategie

Quelle: Unsplash / Joshua Sortino

Essen, 14. November 2022 – Die digitale Transformation hat – auch auf Grund von COVID-19 und Home Office – in den letzten drei Jahren einen gewaltigen Sprung hingelegt. Das Dokumenten- und Enterprise Content Management (DMS/ECM) ist hier keine Ausnahme. Doch wie geht es mit der Digitalisierung von Geschäftsprozessen 2023 angesichts der unsicheren wirtschaftlichen Lage weiter? EASY SOFTWARE (https://easy-software.com/de/) hat die wichtigsten Trends der Branche zusammengefasst.

#1 Das Archiv der Zukunft
Das digitale Archiv galt lange als geläufige Standard-Komponente von ECM/DMS-Systemen, um Unterlagen und Verträge revisionssicher und datenschutzkonform zu speichern und bei Bedarf zuverlässig aufzufinden. Diese Stärken bestehen weiterhin. Zukünftig werden aber zusätzliche Potenziale in den Vordergrund treten. Denn in den im Archiv abgelegten und vernetzten Informationen steckt echtes Wissen – und damit ein noch vielfach ungenutzter Datenschatz.

Das Archiv der Zukunft wird zum zentralen Daten-Wissens-Hub und liefert als Single Point of Truth (SPoT) Einblicke in Zusammenhänge und Strukturen. Das ermöglicht nicht nur die Optimierung von internen Workflows. In Verbindung mit anderen Dritt-Systemen (z. B. ERP, CRM) lassen sich Synergien abteilungsübergreifend nutzen. Mitarbeitende können relevante Informationen an einer zentralen Stelle abfragen und sie für tägliche Aufgaben, aber auch für neue Projekte, Risikoanalysen und Prognoseberichte heranziehen. Gleichzeitig bildet das Archiv in naher Zukunft das Trainingsfeld für Machine Learning (ML) und die Basis für intelligente Anwendungen.

#2 KI-Anteil in DMS wächst
Der KI-Anteil in Dokumentenmanagementsystemen nimmt weiter zu. Intelligente Lösungen kommen dabei vor allem beim automatisierten Auslesen sowie beim Extrahieren relevanter Daten zum Einsatz. Bei standardisierten und repetitiven Abläufen finden sich zudem Robotic Process Automation (RPA) sowie im Kundenkontakt Chatbots, die Natural Language Processing (NLP) nutzen, um mit Anwendern zu kommunizieren.

Das volle Potential von KI-Technologien ist damit jedoch längst nicht ausgeschöpft. Je stärker sich das ECM/DMS in Richtung Archiv der Zukunft entwickelt, desto vielfältiger lassen sich die Daten für KI-Anwendungen nutzen. So könnten KI-Systeme zukünftig auf Basis von Angeboten und Rechnungen Benchmark-Analysen von Zulieferern erstellen, um in Echtzeit den optimalen Preis einer Ware zu ermitteln. Auch automatische Risikoanalysen hinsichtlich der Compliance von Zulieferern sind theoretisch denkbar.

#3 Cloud, Cloud und nochmals Cloud
Das Archiv der Zukunft befindet sich in der Cloud. Gerade im Mittelstand ist die Cloud-Nutzung im letzten Jahr massiv gewachsen: So geben laut Flexera 53% der KMUs (https://info.flexera.com/CM-REPORT-State-of-the-Cloud-DE) bereits mehr als 1,2 Millionen US-Dollar für ihre Instanzen aus. Damit hat sich die Cloud endgültig auch als sicherer Aufbewahrungsort etabliert, um Dokumente mit einem Klick zentral und ortsunabhängig zu speichern. Dabei gilt: Je schlanker die Cloud-DMS-Lösungen, desto höher die Performance. Bei neuen Versionen nehmen Anwender Wartungsarbeiten und Updates kaum noch wahr. Ein weiterer Vorteil der schlanken Lösungen: Fachanwendungen und Integrationen lassen sich wesentlich einfacher anbinden. Über einfache Plug-Ins können Anbieter so neue Funktionen bereitstellen, flexibler auf wechselnde Anforderungen auf Kundeseite eingehen und neue Geschäftsmodelle umsetzen.

#4 Nachhaltiges Digitalisieren heißt Inventur machen
Der Nachhaltigkeitsfaktor des digitalen Dokumentenmanagements zeigt sich nirgendwo so deutlich wie im papierlosen Büro. 2022 verzichtete bereits jedes zwölfte Unternehmen (8%) (https://www.bitkom.org/Bitkom/Publikationen/Elektronische-Beleg-und-Rechnungsdaten-im-Jahr-2022)auf das Ausdrucken und Versenden von Verträgen, Lieferscheinen, Rechnungen & Co. – Tendenz steigend.

Doch der Ansatz „Nachhaltigkeit durch Digitalisierung“ wirft schnell die Frage nach der „nachhaltigen Digitalisierung“ auf. Die Fähigkeit, im digitalen Archiv unnötige Unterlagen schnell und einfach zu löschen, wird hier entscheidend. Denn die kontinuierliche Inventur spart Speicherplatz und Rechenleistung in der Cloud und verbessert damit die Energiebilanz. Smarte ECM-Tools helfen, die Dokumente auf ihren Mehrwert bzw. auf ihre Relevanz hin zu prüfen und so selbst in über Jahre hinweg gewachsenen Datenarchiven „nachhaltig“ zu haushalten.

#5 Neue Rolle des Einkaufs
Der Einkauf steht vor einem schwierigen Jahr. Die hohe Inflationsrate lässt die Kaufkraft von Budgets schmelzen, die Supply Chain steckt weiter in der Krise und die Auftragslage bleibt unsicher. Gleichzeitig wächst der Druck auf Unternehmen, ihr Lieferantenökosystem neu aufzustellen und Zulieferer verstärkt nach nachhaltigen Gesichtspunkten auszuwählen. In diesem Spannungsfeld entwickelt sich der Einkauf zum Dreh- und Angelpunkt geschäftskritischer Entscheidungen.

Um dieser neuen Rolle als strategischer Partner gerecht zu werden, müssen sich die Teams von aufwändigen Routineaufgabe befreien. Gefragt sind ein höherer Automatisierungsgrad und eine durchgängige Digitalisierung der Purchase-to-Pay(P2P)-Prozesse. Das entlastet nicht nur den Einkauf, sondern macht das Arbeiten im Waren- und Rechnungseingang sowie im Vertragsmanagement um ein Vielfaches effizienter.

#6 Neue Compliance-Anforderungen leichter erfüllen
Die Digitalisierung von Geschäftsprozessen wird in den nächsten Jahren ausschlaggebend sein, um gesetzliche Regelungen und Compliance-Vorgaben zu erfüllen. Mit Inkrafttreten des Lieferkettengesetzes (LkSG) im Januar 2023 müssen sich z. B. Unternehmen von ihrem Zuliefer-Netzwerk vertraglich versichern lassen, dass ökologische sowie soziale Standards erfüllt werden. Um hier der Sorgfaltspflicht nachzukommen, ist die Digitalisierung des Vertragsmanagements – einschließlich der E-Signatur – unabdingbar.

Auch das E-Invoicing etabliert sich zum Status Quo. Um den Betrug bei der Umsatzsteuer zu bekämpfen, plant beispielsweise die Bundesregierung im nächsten Jahr, ein zentrales Meldesystem für Rechnungen einzuführen. Ähnliche Clearance-Systeme, in denen Rechnungssteller ihre Belege an die Steuerbehörden schicken, sind in vielen Ländern der EU bereits im Einsatz.

EASY SOFTWARE, eines der führenden deutschen ECM-Software-Unternehmen, steht für automatisierte, flexible und revisionssichere Prozesse und Daten. Wir digitalisieren und optimieren dokumentenbasierte Prozesse und ermöglichen unseren Kunden schnelle und intelligente Entscheidungen. Mit über 30 Jahren Erfahrung ist EASY SOFTWARE ausgewiesener Experte für Archivierung, ECM-, DMS-, P2P- und HCM-Softwarelösungen, die bereits bei tausenden Unternehmen weltweit im Einsatz sind. Dafür engagieren sich leidenschaftlich über 300 EASY Mitarbeitende gemeinsam mit unserem großen Partner-Ökosystem. Mehr Informationen unter https://easy-software.com/de/.

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