Tag DMS

Produkt einfachsimply basiert auf M-Files und Schweizer Cloud Hosting und bietet digitale Unterstützung für alle administrativen Geschäftsprozesse in einem einfach zu nutzenden Abomodell.

einfachsimply – ein Out-of-the-box-DMS auf M-Files-Basis von simplyfile (Bildquelle: Bild: Simplyfile AG)

Gossau (CH) / Ratingen (D), 1.3.2023 – M-Files, der führende Anbieter für metadatengesteuertes Informationsmanagement, freut sich über ein neues Angebot seines Schweizer Partners simplyfile AG, einer Tochter der Pius Schäfler Gruppe. simplyfile begleitet seine Kunden in der digitalen Transformation und ist bekannt für benutzerfreundliche Lösungen im Dokumentenmanagement auf der Basis von M-Files.

Das neue Produktangebot einfachsimply ist ein Cloud-Service, der out of the box eine digitale Lösung für sämtliche administrativen Geschäftsprozesse bietet. einfachsimply ist perfekt auf kleinere und mittlere Unternehmen sowie Startups zugeschnitten und wächst mit dem Unternehmen mit, da die Lösung jederzeit erweitert und an neue Bedürfnisse angepasst werden kann. Durch optionale Erweiterungen kann einfachsimply noch umfassender genutzt werden. Dazu gehören Optionen wie Simply Importer und Simply Migration für die schnelle Übernahme bestehender Datenbestände, Simply Scan für die Digitalisierung von Papierdokumenten und eine Anbindung an Microsoft SharePoint Online. So wird die Umsetzung von Geschäftsprozessen noch mehr vereinfacht. Durch das innovative und jederzeit kündbare Abomodell bietet einfachsimply nicht nur eine hohe Flexibilität, sondern macht den Einstieg ohne Initialkosten besonders attraktiv.

Als technische Basis für dieses zukunftsweisende Angebot dient die M-Files-Plattform für metadatengesteuertes Dokumentenmanagement. M-Files ermöglicht es Partnern, eigene digitale Angebote zu entwickeln, die den beeindruckenden Funktionsumfang von M-Files – wie die KI-basierte automatische Klassifizierung und Verschlagwortung – nutzen und gleichzeitig von der Flexibilität und Skalierbarkeit profitieren. Darüber hinaus bietet M-Files verschiedene Plug-Ins beispielsweise für die Microsoft-Welt an, die das digitale Arbeiten vereinfachen und effizienter gestalten. Auch eigene Plug-Ins zur Anbindung von Drittprogrammen können einfach entwickelt werden.

„Mit einfachsimply bieten wir KMU in der Deutschschweiz das, was sie wirklich wollen: Eine einfach zu nutzende und trotzdem verknüpfte Lösung für das Management von Dokumenten und Prozessen – ohne Initialkosten, schnell und sicher in der Schweiz umgesetzt. Das Einzige, was unsere Kunden benötigen, ist eine Internetleitung und den Wunsch, jederzeit Ordnung und Übersicht über ihre Daten zu haben“, beschreibt Urs Kälin, CEO von simplyfile, die neue Lösung.

Gemeinsam mit der Muttergesellschaft Pius Schäfler AG, dem führenden Komplettanbieter für Office-Lösungen in B2B und B2C in der Deutschschweiz, verkörpert simplyfile alle Stärken eines wachsenden KMU selbst und kennt die Anforderungen junger aufstrebender Unternehmen perfekt. Daher ist die neue Lösung besonders praxisnah am Bedarf von Startups und KMU ausgerichtet.

„M-Files wird in der Schweiz bereits von vielen größeren Unternehmen breit genutzt. Wir freuen uns sehr, dass einfachsimply unsere Lösung nun besonders für Startups und KMU noch einfacher nutzbar macht. Wir wissen, dass Einfachheit und Kundenorientierung bei simplyfile nicht nur namensgebend sind, sondern auch voll im Fokus stehen. Deshalb wird das neue Angebot sicher ein großer Erfolg“, sagt Christian Habenstein, Director Channel Sales Western Europe bei M-Files.

Weitere Informationen über einfachsimply finden unter:
https://www.einfachsimply.ch

Mehr über metadatengesteuertes Informationsmanagement mit der M-Files-Plattform:
https://www.m-files.com/de

Über simplyfile AG
Die anfangs 2020 gegründete simplyfile AG mit Sitz in Gossau SG ist eine Tochterfirma der Pius Schäfler AG und begleitet Kunden aus unterschiedlichsten Branchen im Prozess der digitalen Transformation. Als zukunftsorientiertes Unternehmen mit Zugriff auf langjährige Erfahrung versteht simplyfile nicht nur die Technologien wie zum Beispiel ECM oder KI, sondern vor allem auch, wie und wo diese mit bedeutendem Mehrwert eingesetzt werden. www.simplyfile.ch

Unternehmenskontakt simplyfile
Kelly Ann Kuster, Digital Solutions Architect und Product Owner einfachsimply, kelly.kuster[at]simplyfile.ch

M-Files ist ein weltweit führendes Unternehmen für Lösungen zum Informationsmanagement. Die Plattform für metadatengesteuertes Dokumentenmanagement von M-Files ermöglicht es Wissensarbeitern, sofort die richtigen Informationen in jedem Kontext zu finden, Geschäftsprozesse zu automatisieren und Compliance und Sicherheit im Informationsmanagement durchzusetzen. Damit können Unternehmen einen Wettbewerbsvorteil erzielen und ihre Performance steigern, indem sie besseren Kundenservice und höhere Qualität bei geringerem Risiko bieten können. Weitere Informationen finden Sie unter www.m-files.com.

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Der deutsche ECM-Softwarehersteller stellt neue Lösungen rund um die Digitalisierung von Geschäftsprozessen und das Archiv der Zukunft vor

Quelle: EASY SOFTWARE

Essen, 28. Februar 2023 – EASY SOFTWARE (https://easy-software.com/de/) stellt auf der Hannover Messe (https://www.hannovermesse.de/de/) neue Lösungen für die Archivierung und Digitalisierung von Dokumenten vor. In Halle 14, Stand L37 zeigen die Experten, wie Unternehmen ihre dokumentenbasierten Geschäftsprozesse automatisieren und optimieren.

EASY SOFTWARE zählt seit über 30 Jahren zu den führenden deutschen ECM/DMS-Softwareherstellern. Auf der Hannover Messe präsentiert der Experte für Digitalisierung von Geschäftsprozessen sein umfangreiches Portfolio – vom Dokumentenmanagement (DMS) über durchgängige Purchase-to-Pay- (P2P) und Personalprozesse (HCM) bis hin zu Contract Lifecycle Management und der eSignature.

Archiv der Zukunft
Herzstück der cloudbasierten Dokumentenmanagement-Lösungen ist das EASY Archive, das als Schlüsseltechnologie der digitalen Transformation gilt. Der zentrale Ablageort in der Cloud ermöglicht die ganzheitliche und abteilungsübergreifende Optimierung von Workflows.

EASY Invoice Smart in der Cloud
Mit der neuen standardisierten „Out of the Box“-Version der Lösung EASY Invoice (https://easy-software.com/de/easy-invoice-smart/) erhalten Unternehmen einen Best-of-Class-Ansatz für die cloudbasierte elektronische Rechnungsverarbeitung. EASY Invoice Smart erfasst automatisch eingehende Rechnungen, extrahiert relevante (Buchungs-)daten für die Übermittlung an nachgelagerte ERP-Systeme und speichert die Dokumente revisionssicher im Cloud-Archiv. Dank minimalem Konfigurationsaufwand und kurzer Implementierungsphase lassen sich die automatisierten Workflows schnell und einfach für das tägliche Arbeiten nutzen.

„In den letzten drei Jahren hat die Digitalisierung von Geschäftsprozessen einen gewaltigen Sprung hingelegt. Stück für Stück werden historisch gewachsene Dokumentensilos abgetragen und an zentraler Stelle neu verknüpft. Das macht das Arbeiten nicht nur effizienter, sondern ermöglicht es auch Datenschätze zu heben“, erklärt Marcel Etzel, Chief of Product and Technology, EASY SOFTWARE. „EASY SOFTWARE treibt diese Entwicklung aktiv voran. Wir freuen uns also sehr, unseren Kunden und Besuchern auf der Hannover Messe smarte Lösungen sowie eine spannende Zukunftsvision zu präsentieren.“

EASY SOFTWARE, eines der führenden deutschen ECM-Software-Unternehmen, steht für automatisierte, flexible und revisionssichere Prozesse und Daten. Wir digitalisieren und optimieren dokumentenbasierte Prozesse und ermöglichen unseren Kunden schnelle und intelligente Entscheidungen. Mit über 30 Jahren Erfahrung ist EASY SOFTWARE ausgewiesener Experte für Archivierung, ECM-, DMS-, P2P- und HCM-Softwarelösungen, die bereits bei tausenden Unternehmen weltweit im Einsatz sind. Dafür engagieren sich leidenschaftlich über 300 EASY Mitarbeitende gemeinsam mit unserem großen Partner-Ökosystem. Mehr Informationen unter https://easy-software.com/de/.

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DMS Connector vom M-Files-Partner TSO-DATA bringt DMS und ERP zusammen. Hohe Anforderungen der Lebensmittelindustrie an Dokumentenmanagement werden effizient erfüllt. Belege und Dokumente sind schnell, einfach, ortsunabhängig und zu jeder Zeit verfüg

TSO-DATA integriert Microsoft Dynamics 365 und M-Files für die Lebensmittelindustrie.

Ratingen, 22.2.2023 – M-Files und TSO-DATA berichten über die erfolgreiche Einführung der metadatengesteuerten M-Files-Plattform bei Freeze-Dry Foods. Über den DMS Connector von TSO-DATA ist M-Files nahtlos an das bestehende ERP-System angebunden und vereinfacht nun das Handling von Belegen und Dokumenten direkt in Microsoft Dynamics 365 Business Central.

Freeze-Dry Foods liefert gefriergetrocknete und luftgetrocknete Lebensmittel, Kräuter und Gewürze an die moderne Lebensmittelindustrie und ist Teil der global agierenden Groneweg Gruppe mit mehr als 700 Mitarbeitenden an weltweiten Standorten.

Das umfangreiche Produktportfolio geht einher mit einer Vielzahl an Zertifikaten, Spezifikationen und Prüfberichten, die in der Lebensmittelindustrie erforderlich sind. Parallel entstehen im Alltagsgeschäft viele weitere Dokumente, die sicher abgelegt werden müssen. Um diese und andere Dateien allen Mitarbeitenden schnell, einfach, ortsunabhängig und zu jeder Zeit verfügbar zu machen, setzt Freeze-Dry Foods mit M-Files auf digitale Prozesse im Dokumentenmanagement. Seit der Einführung mit Unterstützung durch die Experten von TSO-DATA profitieren insbesondere die Bereiche Qualitätssicherung, Rohwaren-Einkauf und der Vertrieb von der flexiblen Lösung zum Informationsmanagement.

In M-Files werden Dokumente mit frei definierbaren Metadaten versehen und abgelegt, wodurch althergebrachte, unübersichtliche Ordnerstrukturen für die Ablage überflüssig werden. Dateien und Informationen werden automatisch so vom System organisiert, dass sie von den Anwendern aufgrund ihrer Eigenschaften gefunden werden können – und das innerhalb weniger Sekunden unternehmensweit. Duplikate werden somit vermieden und alle Beteiligten arbeiten stets mit der aktuellen Version des jeweiligen Dokuments.

Da die Einrichtung des DMS Connector von TSO-DATA besonders komfortabel gestaltet ist, konnte dieser Schritt eigenständig von den Lebensmittelspezialisten durchgeführt werden. Der DMS Connector erlaubt es, dokumentenzentrierte Prozesse direkt in der gewohnten Business-Central-Umgebung zu nutzen. Dokumente können einfach per Drag-and-Drop auf die M-Files-Schaltfläche in Business Central abgelegt werden. Auch dort generierte Reports werden automatisch mit Metadaten versehen.

„Mit der Einführung von M-Files konnten wir die Digitalisierung unseres Unternehmens weiter vorantreiben. Wie gewohnt hat uns TSO-DATA sehr partnerschaftlich und professionell dabei unterstützt. Zertifikate, Prüfberichte und weitere Dokumente sind jetzt im Handumdrehen auffindbar und müssen nicht lange gesucht werden. Die direkte Anbindung an unser ERP-System mit dem DMS Connector von TSO-DATA war äußerst einfach umzusetzen. M-Files erleichtert unsere Prozesse, wir sparen Zeit und profitieren von einer deutlich erhöhten Effizienz im Tagesgeschäft. Das bestätigen uns regelmäßig die betroffenen Abteilungen und Mitarbeiter“, fasst Dennis Alaze, Inhouse IT-Consultant bei Freeze-Dry Foods GmbH, den Projekterfolg zusammen.

Die vollständige Fallstudie kann hier eingesehen werden:
https://ressourcen.m-files.com/fallstudien

Mehr Informationen zu den intelligenten Lösungen zum Informationsmanagement von M-Files:
https://bit.ly/m-files-intelligentes-informationsmanagement-de

M-Files ist ein weltweit führendes Unternehmen für Lösungen zum Informationsmanagement. Die Plattform für metadatengesteuertes Dokumentenmanagement von M-Files ermöglicht es Wissensarbeitern, sofort die richtigen Informationen in jedem Kontext zu finden, Geschäftsprozesse zu automatisieren und Compliance und Sicherheit im Informationsmanagement durchzusetzen. Damit können Unternehmen einen Wettbewerbsvorteil erzielen und ihre Performance steigern, indem sie besseren Kundenservice und höhere Qualität bei geringerem Risiko bieten können. Weitere Informationen finden Sie unter www.m-files.com.

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Will McInnes ist ein erfahrener globaler Marketing-Leader mit nachweisbaren Erfolgen in der Skalierung von Unternehmen

Will McInnes, neuer CMO von SER

– Ausbau der Wachstumsdynamik nach Rekordplus von 400 % bei Software-Subscriptions in 2022
– Will McInnes unterstützt mit seiner Expertise in der Markenführung die internationale Expansionsstrategie von SER

Will McInnes ist neuer Chief Marketing Officer (CMO) bei SER, dem führenden Anbieter von Intelligent Content Automation-Lösungen. Als erfahrener CMO blickt Will McInnes auf eine beeindruckende Erfolgsgeschichte im Markenaufbau und der Skalierung von Technologieunternehmen zurück. Mit seinen Strategien konnte er mehrfach nachweisbar zum Unternehmenswachstum und der Steigerung der Profitabilität beitragen.

Will McInnes wird den eingeschlagenen Wachstumskurs von SER weiter ausbauen. Dabei verfolgt er als CMO die Mission, das Neukundengeschäft weiterzuentwickeln und die Positionierung und Differenzierung von SER als führenden Anbieter im globalen Enterprise Content Management-Markt weiter zu schärfen. Ein wichtiger Hebel dafür ist auch die jahrzehntelange Erfahrung und Expertise des Unternehmens bei der Implementierung von Projekten in verschiedensten Branchen.

Der Brite verfügt über vielseitige Erfahrung in der Vermarktung von KI- und Automatisierungs-Technologien, die er unter anderem bei seiner jüngsten Tätigkeit bei Ultimate, einem Startup für Customer Experience und Support, unter Beweis stellen konnte, wo er maßgeblich zu einer Verdopplung des Umsatzes beitrug.

Will McInnes ist ein ausgewiesener Marketingstratege und absoluter B2B Brand-Experte, wenn es darum geht, die globale Bekanntheit einer Marke zu steigern und das internationale Wachstum vorantreiben. Als ehemaliger CMO von Brandwatch, der Nr.1 Plattform für Social Intelligence, war er für die erfolgreiche Expansion des in Großbritannien ansässigen Unternehmens nach Europa, in die USA, in die APAC-Region und in den Mittleren Osten verantwortlich. Dadurch konnte Brandwatch seinen Jahresumsatz um das Fünffache steigern.

„Will passt perfekt zu SER“, sagt Dr. John Bates, CEO von SER. „Er ist ein Marken-Innovator, ein Business-Builder und er teilt unsere Faszination für KI und Content Automation, um die Art und Weise wie Menschen arbeiten, grundlegend zu verbessern. Wir haben das Jahr 2022 mit einem Rekordwachstum abgeschlossen und der Zeitpunkt könnte nicht besser sein, um mit Wills Erfahrung und Expertise diese Entwicklung weiter auszubauen.“

„Ich bin davon überzeugt, dass SER noch viele Kunden von den Möglichkeiten und dem Nutzen von Intelligent Content Automation begeistern wird. SER verfolgt eine klare Vision und verfügt über die innovativste Technologie am Markt, was mich absolut zuversichtlich stimmt, dass wir auch im Jahr 2023 sehr erfolgreich sein werden“, kommentiert Will McInnes.

Bereits Anfang der 2000er Jahre gründete Will McInnes die erste Agentur für Social Media und zählt damit zu den Pionieren der digitalen Transformation. Im Jahr 2012 veröffentlichte er das Buch „Culture Shock: A Handbook for the 21st Century“. Darin geht er der noch immer sehr aktuellen Fragestellung nach, wie sich Unternehmen im Kontext von disruptiven digitalen Technologien weiterentwickeln müssen – ein Wandel, bei dem auch SER seine Kunden aktiv unterstützt.

Über SER

SER ist einer der weltweit führenden Software-Pioniere im Enterprise Content Management- (ECM) und Content Services-Markt. Die KI-gestützte Doxis Intelligent Content Automation-Plattform sowie die Lösungssuiten für unternehmensrelevante Prozesse von SER automatisieren das Verstehen von Inhalten über zentrale Business-Anwendungen hinweg. Von Marktanalysten gelobt, erleichtert die Spitzentechnologie von SER die tägliche Arbeit von über fünf Millionen Nutzern. Mit mehr als 35 Jahren Erfahrung arbeitet ein engagiertes Team an 22 Standorten weltweit. Erfahren Sie mehr auf www.sergroup.com.

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UX-optimierte Apps entlasten IT-Abteilungen und sorgen für rasche Wertschöpfung

– Fast Starter Bibliothek bietet Templates für Content- & Prozessautomatisierungen
– ICA-Plattform sorgt im Jahr 2022 für einen Rekordanstieg von 400 % bei den Software-Subscriptions

(10. Januar 2023 – Bonn, Deutschland) SER, der führende Anbieter von Intelligent Content Automation-Lösungen (ICA), hat eine neue Version von Doxis Business Studio, einer nutzerfreundlichen no-code Entwicklungsumgebung, veröffentlicht. Diese versetzt Anwender in die Lage, einfach und eigenständig Lösungen aufzubauen und wunschgemäß anzupassen. Unternehmen profitieren so durch schnellere Wertschöpfungszeiten, reduzierte Kosten und nachhaltig entlasteten IT-Abteilungen.

Um wettbewerbsfähig zu bleiben, müssen Unternehmen Digitalisierungsvorhaben immer schneller umsetzen. Mit der neuen Version des 2022 eingeführten, webbasierten Doxis Business Studios unterstützt der ECM-Anbieter SER Organisationen dabei, diesem Anspruch gerecht zu werden. Das neueste Release von Doxis Business Studio beinhaltet neben einer optimierten User Experience (UX) auch vorkonfigurierte Fast Starters, die von den Anwendern selbst angepasst werden können, sowie Verbesserungen bei der Integration in führende in Business-Anwendungen.

„Der typische Anwender hat verständlicherweise weder das Fachwissen noch die Zeit, um neue Apps zu entwickeln“, erläutert Douglas Cardoso, VP of Products bei SER. „Deshalb haben wir das Doxis Business Studio so erweitert, dass Anwender völlig eigenständig unsere vorkonfigurierten Content-Apps auf ihre Bedürfnisse anpassen können. Da es sich bei Doxis um eine Intelligent Content Automation-Plattform handelt, können die im Business Studio vorgenommenen Anpassungen nahtlos in die einzelnen Doxis-Lösungen integriert werden.“

Schnelle Nutzenrealisierung mit Doxis Fast Starters

Das Doxis Business Studio beinhaltet eine stetig wachsende Bibliothek an Fast Starters, die Templates für spezielle Fachbereiche (z.B. Vertrieb, Einkauf, Service, Legal) und Branchen (z.B. Versicherungen, Immobilien) beinhalten, die entsprechend vorkonfiguriert sind und zudem einfach an spezifische Bedürfnisse angepasst werden können.

Die in Doxis Fast Starters verwalteten Informationen stehen dank des einheitlichen Metadata-Layers anwendungs- und fachbereichsübergreifend zur Verfügung. Teil der smarten Apps sind intuitiv nutzbare Drag-and-Drop-Oberflächen, Workflows, Erinnerungen und weitere hilfreiche Funktionen, die an die jeweiligen Nutzergruppen und -rollen angepasst werden können.

„Doxis Business Studio und die Fast Starters sind für Unternehmen in doppelter Hinsicht von Nutzen: Die Geschäftsleitung profitiert durch eine höhere betriebliche Effizienz und Produktivität in ihrer Organisation, während Anwender Apps selbst entwickeln können, um sich und ihren Abteilungen die Arbeit nachhaltig zu erleichtern“, betont Dr. John Bates, CEO von SER.

Sehr erfolgreiches Jahr 2022: Launch von Doxis Intelligent Content Automation

Das Doxis Business Studio und die Fast Starters sind Eckpfeiler der Doxis Intelligent Content Automation-Plattform, die SER im Februar 2022 gelauncht hat. Als Enterprise-Content-Management-Plattform der nächsten Generation ist Doxis ICA eine KI-gestützte Plattform für Dokumentenmanagement, Prozessautomatisierungen und Information Governance, die eine Integration in führende Anwendungen von Anbietern wie SAP, Salesforce und Microsoft ermöglicht. Zudem veröffentlichte SER im Laufe des Jahres zahlreiche Optimierungen im Bereich UX sowie die Lösungssuiten Doxis Content Bridge für SAP & Salesforce und Doxis Intelligente Purchase-to-Pay Automation.

Rekordwachstum von 400 % bei Software Subscriptions

Im Jahr 2022 verbuchte SER einen Rekordwachstum bei den Software-Subscriptions von 400 %. Dieser große Erfolg ist verbunden mit Verbesserungen in den Bereichen Public Cloud und Private Cloud wie bspw. erweiterte Managed Services, ein fortschrittliches Monitoring, die Integration von On-Demand-Technologien sowie der Zugriff auf die neuesten Innovationen der Doxis ICA-Plattform exklusiv für Subscription-Kunden.

„Der signifikante Zuwachs an Subscriptions im letzten Jahr spiegelt wider, wie sehr unsere Kunden Doxis ICA schätzen“, betont Dr. Bates, „Unsere Plattform und ihre Cloud-Lösungen stehen für eine schnelle Implementierung, maximale Flexibilität und einen schnellen ROI und unterstützten so unsere Kunden dabei, ihre geschäftlichen Herausforderungen schneller und effizienter zu lösen.“

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SER ist einer der weltweit führenden Software-Pioniere im Enterprise Content Management- (ECM) und Content Services-Markt. Die KI-gestützte Doxis Intelligent Content Automation-Plattform sowie die Lösungssuiten für unternehmensrelevante Prozesse von SER automatisieren das Verstehen von Inhalten über zentrale Business-Anwendungen hinweg. Von Marktanalysten gelobt, erleichtert die Spitzentechnologie von SER die tägliche Arbeit von über fünf Millionen Nutzern. Mit mehr als 35 Jahren Erfahrung arbeitet ein engagiertes Team an 22 Standorten weltweit. Erfahren Sie mehr auf www.sergroup.com.

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Dank der digitalen Prozesse profitiert die SOLIT Gruppe als Edelmetall-Handelsunternehmen nicht nur von erhöhter Effizienz und Schnelligkeit, sondern auch von enormer Flexibilität.

Schneller und sicherer handeln dank digitalem Dokumentenmanagement

Die SOLIT Gruppe (https://www.solit-kapital.de/) ist eines der führenden Edelmetall-Handelsunternehmen in Deutschland. Bereits seit 2008 werden über die Marke SOLIT bedarfsgerechte Anlagelösungen im Bereich physischer Edelmetalle angeboten. Über SOLIT werden jährlich Edelmetallvolumina im dreistelligen Euro-Millionenbereich realisiert. Das Portfolio besteht aus Edelmetallsparplänen, diversen Lagerkonzepten sowie sachwertbasierten Investmentfonds, mit Schwerpunkt auf den monetären Edelmetallen Gold und Silber.

Durch dieses breite Leistungsangebot entstehen in verschiedenen Geschäftsbereichen viele handelsrechtliche Belege und Verträge, die revisionssicher archiviert werden müssen. Aus diesem Grund war die SOLIT Gruppe auf der Suche nach einer Lösung, die eine Archivierung sämtlicher Geschäftspapiere für die insgesamt 5 unterschiedlichen Unternehmungen der SOLIT Gruppe in einzelnen Mandanten sicherstellt und digitalisiert. Gleichzeitig sollte der Zugriff auf die Belege jederzeit und ortsunabhängig ermöglicht und beschleunigt werden. Die zweite Anforderung bestand darin, diese digitalen Dokumentenmanagementprozesse auch im bereits bestehenden ERP-System Microsoft Dynamics 365 Business Central darzustellen und in diesem Zuge auch eine automatische Rechnungsverarbeitung zu implementieren – für mehr Effizienz im Unternehmen.

Diese Herausforderungen waren maßgeschneidert für die Microsoft Gold Partner vom Business-Systemhaus TSO-DATA (https://www.tso.de/). Seit 25 Jahren entwickeln, implementieren und realisieren die Expert:innen aus Osnabrück innovative IT-Lösungen und individuelle Dienstleistungskonzepte. Dabei setzt der IT-Full-Service Partner auf zukunftsorientierte Technologien, die sich speziell an die Bedürfnisse mittelständischer (Handels-)Unternehmen anpassen lassen. Dazu zählt auch ein großes Knowhow im Bereich Dokumentenmanagement. Eine ideale Basis für ein Verständnis der Bedürfnisse der SOLIT Gruppe.

Erster Schritt – Proof of Concept
Um sicherzustellen, dass das von TSO-DATA erarbeitete Konzept der richtige Weg für die gewünschte Digitalisierung ist, wendet das Business-Systemhaus stets eine eigens entwickelte Proof of Concept-Methodik an. Hier werden vor dem Projektstart festgelegte Schritte vollzogen und die Funktionalität der vorhandenen Systeme geprüft. Diese Grundlage bot der SOLIT Gruppe eine große Sicherheit für die Investitionsentscheidung, zumal in dieser Phase bereits Lizenzgebühren für die Software anfallen, die zunächst von TSO-DATA übernommen wurden.
„Die enge Abstimmung mit TSO-DATA begann bereits im Vorfeld der Implementierung. So war der gesamte Prozess für uns und alle weiteren Beteiligten optimal planbar und im gesetzten Zeitrahmen erfolgreich umsetzbar.“, bestätigt Max Kratz, IT-Administrator und Projektleiter der SOLIT Gruppe.

Dokumente intelligent managen
Um Belege, Verträge und weitere Dokumente effizient zu organisieren, fiel die Entscheidung auf das intelligente Informations- und Dokumentenmanagementsystem M-Files (https://www.tso.de/m-files-dokumentenmanagement-ecm/). Diese Lösung unterstützt die SOLIT Gruppe dabei, jegliche Dokumente digital zu verwalten und durch das integrierte Metadatenkonzept besonders intuitiv und schnell wiederzufinden. Es kann genau bestimmt werden, welcher Mitarbeitende auf welche Dokumente zugreifen kann. Auch Workflows beispielsweise zur Rechnungsprüfung können angelegt werden und gewährleisten so eine zielstrebige Abwicklung der Prozesse durch alle im Ablauf eingebundenen Personen. Der große Lösungsumfang und die hohe Flexibilität überzeugten am Ende ebenso wie die langjährige DMS-Erfahrung von TSO-DATA und die intensive Partnerschaft mit dem Unternehmen M-Files. Die nahtlose Integration in Microsoft Dynamics 365 Business Central mit dem DMS Connector war dabei ein weiteres Plus.

Nahtlose Verbindung von ERP und DMS
Der von TSO-DATA entwickelte und bereits in vielen Projekten erfolgreich eingesetzte DMS Connector (https://www.tso.de/m-files-dms-connector-business-central/) bildet die Schnittstelle zwischen dem ERP-System Microsoft Dynamics 365 Business Central und dem Dokumentenmanagementsystem M-Files. Diese direkte Verbindung schafft viele Vorteile. Belege wie Rechnungen, Angebote, Lieferscheine und weitere elektronische Dokumente wie E-Mails werden einfach mit Stammdaten und Vorgängen aus Dynamics 365 Business Central / NAV an das Dokumentenmanagementsystem übertragen. Besonders intuitiv und schnell können Belege auch direkt per Drag & Drop über die ERP-Oberfläche im DMS abgelegt werden. Ebenso kann die Bearbeitung der täglichen Eingangspost inklusive gescannter Belege komfortabel direkt im ERP-System erfolgen. So werden die Dokumente gesichtet und den richtigen Vorgängen zugeordnet und die Mitarbeitenden müssen die gewohnte ERP-Plattform nicht verlassen. Im von der SOLIT Gruppe gewählten Dokumentenmanagementsystem M-Files legt der DMS Connector nach Auswahl der entsprechenden Dokumentenklasse die Datei zusätzlich mit den zugehörigen Metadaten wie z.B. „Nummer“ und „Kontakt“ des entsprechenden Vorgangs ab.

Automatische Rechnungsverarbeitung beschleunigt Prozesse
Digitalisierung sorgt in vielen Bereichen für erhöhte Effizienz. So war die zusätzliche Entscheidung der SOLIT Gruppe für eine vollautomatische Belegverarbeitung mittels Continia Document Capture die logische Konsequenz der beschriebenen Maßnahmen. Auch hier konnte die SOLIT Gruppe auf die Expertise von TSO-DATA zurückgreifen. Document Capture zur Rechnungsverarbeitung wird als Add-on nahtlos in das ERP-System Microsoft Dynamics 365 Business Central integriert und sorgt dadurch für eine deutliche Zeit- und Kostenersparnis gegenüber einer händischen Rechnungsprüfung. Zudem werden durch die Software mögliche Prozessfehler reduziert.

Fazit und Ausblick
Nach der erfolgreichen Implementierung des Dokumentenmanagementsystems M-Files inklusive der nahtlosen Anbindung an die vorhandene ERP-Lösung mittels des DMS Connectors, verarbeitet die SOLIT-Gruppe jetzt auch ihre Belege vollautomatisch – in allen 5 Unternehmens-Mandanten. Dank der digitalen Prozesse profitiert das Handelsunternehmen nicht nur von erhöhter Effizienz und Schnelligkeit, sondern auch von enormer Flexibilität. Einem orts- und zeitunabhängigen Arbeiten steht fortan nichts mehr im Weg.
Die reibungslose Zusammenarbeit fasst Max Kratz, IT-Administrator der SOLIT-Gruppe und Projektleiter, treffend zusammen: „TSO-DATA ist der beste Implementierungspartner, den wir je hatten. Die Lösung M-Files gefällt uns richtig gut, auch wenn wir noch nicht alle Potenziale der Lösung erschöpft haben.“
Der umfassende Funktionsumfang von M-Files bietet für viele Unternehmensprozesse zusätzliche Möglichkeiten und Optimierungen, die sich durch eine enge Zusammenarbeit zwischen Anwender und dem Team von TSO-DATA häufig in Fragestellungen während des Projekts und auch in der nachgelagerten Arbeit mit dem Dokumentenmanagementsystem ergeben.

Die TSO-DATA GmbH ist Teil der TSO-DATA Gruppe, die mehr als 200 Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen an den Unternehmensstandorten Osnabrück, Berlin, Nürnberg und Bremen umfasst. Als IT-Spezialist und Microsoft Dynamics Partner entwickeln, implementieren und realisieren die Experten innovative IT-Lösungen und bieten individuelle Dienstleistungskonzepte – national und international. Dabei setzt TSO-DATA auf moderne und zukunftsorientierte Technologien, die sich speziell an die Bedürfnisse mittelständischer Unternehmen anpassen lassen.
Der Fokus des Lösungsportfolios liegt dabei auf der ERP-Lösung Microsoft Dynamics 365 Business Central / NAV, den Branchenlösungen KatarGo und LS Central für den Versand- und Einzelhandel, Dynamics 365 – CRM, Dokumentenmanagement mit M-Files und Microsoft SharePoint, Business Intelligence mit Microsoft Power BI und TARGIT sowie auf IT-Infrastruktur- und Cloud-Services.
Als IT-Full-Service-Partner begleitet die TSO-DATA GmbH Projekte von der ersten Analyse über die Prozessoptimierung und -umsetzung bis hin zur Einführung, Schulung und nachhaltigen Unterstützung – das entspricht der TSO-DATA Unternehmensphilosophie „IT im Herzen“.

Kontakt
TSO-DATA
Timm Reichl
Preußenweg 10
49076 Osnabrück
054113950
treichl@tso.de
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ERP und DOCBOX® arbeiten im Einklang

Hinsichtlich Managemententscheidungen und Verwaltung auf bestehende Daten und Fakten zurückgreifen zu können, ist für das Unternehmen Schnabel heute im Berufsalltag unverzichtbar. Hier unterstützt zum einen ein ERP-System beim Datenzugriff und -export, setzt Verbindungen zu anderen Software-Modulen und steigert die Effizienz. Daten aus den unterschiedlichsten Bereichen, wie etwa Produktion, Verkauf und Buchhaltung, werden zusammengetragen. Zum anderen wird die digitale Transformation von Geschäftsprozessen durch den Einsatz des Dokumenten-Management-Systems DOCBOX® verfeinert. Beide Anwendungen, ERP-System und DOCBOX®, ergänzen sich dabei hervorragend.

Schnittstelle zwischen ERP und DOCBOX®
In der DOCBOX® werden von den Mitarbeitenden der Firma Schnabel alle Eingangsdokumente, wie beispielsweise Rechnungen und Lieferscheine, sowie Ausgangsdokumente, überwiegend Ausgangsrechnungen, abgelegt. Die Ausgangsrechnungen werden direkt aus dem ERP-System mithilfe des DOCBOX®-Moduls AutoArchive sowie einer aaxml-Datei an der richtigen Stelle im DMS archiviert. Gleichzeitig werden die Dokumente dabei automatisch mit Metadaten versehen.
Eingangsdokumente werden mithilfe des DOCBOX®-Moduls MailArchive automatisch in den Workflow zur Prüfung und Freigabe gegeben. Papierdokumente werden entsprechend gescannt, entweder mitarbeiterbezogen oder ebenfalls direkt in den Workflow.
Im Workflow werden die DOCBOX®-Funktionen Stempel, Notiz und Freitext dezidiert verwendet, um die Dokumente mit zusätzlichen Informationen anzureichern. Darüber hinaus werden zur Bearbeitung einzelner Aufgaben bestimmte Dokumente mit Wiedervorlagen versehen. Dadurch werden wichtige Aktivitäten nicht vergessen und können rechtzeitig erledigt werden. Über die DOCBOX®-Funktion FolderSync werden alle Projektunterlagen, die im ERP erzeugt und auf dem Server abgelegt sind, in der DOCBOX® zur leichteren Auffindbarkeit zur Verfügung gestellt.
Aktuell wird die DOCBOX® von 15 Anwendenden im Unternehmen Schnabel genutzt.

Betreut und beraten wird die Firma Schnabel vom DOCBOX®-Vertriebspartner Büroprofis Laupheim GmbH. Seit Gründung der Büroprofis Laupheim im Jahr 2014 liegt der Fokus auf der digitalen Archivierung von Dokumenten. In mittlerweile deutlich mehr als 150 erfolgreichen Projekten haben die Büroprofis ihr Können in diesem Bereich unter Beweis gestellt.

Über Schnabel GmbH & Co. KG, Mosbach:
Seit 1897 setzt die Firma Schnabel Maßstäbe im Baugewerbe. Mittlerweile wird das Unternehmen von Eva Schnabel und Kai Schnabel bereits in der vierten Generation geführt. Wissen und Erfahrung werden über die Zeit weitergegeben, altbewährte mit innovativen Baumethoden kombiniert und neue Materialien neugierig erprobt.
So sind über die Jahrzehnte Strukturen gewachsen, die höchste Leistungsfähigkeit, Flexibilität und Zuverlässigkeit ermöglichen. Mit bis zu dreihundert Mitarbeitenden und Facharbeitenden zählt Schnabel heute zu den großen mittelständischen Unternehmen. Die Sorgfalt und das Fingerspitzengefühl des einfachen Familienbetriebs liegen allen Beteiligten jedoch nach wie vor ganz besonders am Herzen. Mit dem Namen SCHNABEL BAUMANUFAKTUR sollen die Herkunft und der Qualitätsanspruch noch stärker zum Ausdruck gebracht werden.

Über aktivweb System- und Datentechnik GmbH:
aktivweb ist Lösungslieferant kaufmännischer Geschäftsprozesse, digitaler Aktenlösungen, sowie CMS-Systeme und Webanwendungen. Mit ihrem Softwareprodukt DOCBOX® und über 100 autorisierten Vertriebspartnern zählt aktivweb System- und Datentechnik zu den führenden Entwicklungs- und Vertriebsunternehmen auf dem nationalen Wachstumsmarkt für Archivierungs- und Dokumenten-Management-Systemen (DMS). Die Bestandskunden kommen nahezu aus allen Branchen und allen Größenordnungen – von globalen Konzernen, innovativen mittelständischen Betrieben bis zu Einzelunternehmen.

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Die Digitalisierung von Geschäftsprozessen etabliert sich als Basis-Baustein einer innovationsorientierten Unternehmensstrategie

Quelle: Unsplash / Joshua Sortino

Essen, 14. November 2022 – Die digitale Transformation hat – auch auf Grund von COVID-19 und Home Office – in den letzten drei Jahren einen gewaltigen Sprung hingelegt. Das Dokumenten- und Enterprise Content Management (DMS/ECM) ist hier keine Ausnahme. Doch wie geht es mit der Digitalisierung von Geschäftsprozessen 2023 angesichts der unsicheren wirtschaftlichen Lage weiter? EASY SOFTWARE (https://easy-software.com/de/) hat die wichtigsten Trends der Branche zusammengefasst.

#1 Das Archiv der Zukunft
Das digitale Archiv galt lange als geläufige Standard-Komponente von ECM/DMS-Systemen, um Unterlagen und Verträge revisionssicher und datenschutzkonform zu speichern und bei Bedarf zuverlässig aufzufinden. Diese Stärken bestehen weiterhin. Zukünftig werden aber zusätzliche Potenziale in den Vordergrund treten. Denn in den im Archiv abgelegten und vernetzten Informationen steckt echtes Wissen – und damit ein noch vielfach ungenutzter Datenschatz.

Das Archiv der Zukunft wird zum zentralen Daten-Wissens-Hub und liefert als Single Point of Truth (SPoT) Einblicke in Zusammenhänge und Strukturen. Das ermöglicht nicht nur die Optimierung von internen Workflows. In Verbindung mit anderen Dritt-Systemen (z. B. ERP, CRM) lassen sich Synergien abteilungsübergreifend nutzen. Mitarbeitende können relevante Informationen an einer zentralen Stelle abfragen und sie für tägliche Aufgaben, aber auch für neue Projekte, Risikoanalysen und Prognoseberichte heranziehen. Gleichzeitig bildet das Archiv in naher Zukunft das Trainingsfeld für Machine Learning (ML) und die Basis für intelligente Anwendungen.

#2 KI-Anteil in DMS wächst
Der KI-Anteil in Dokumentenmanagementsystemen nimmt weiter zu. Intelligente Lösungen kommen dabei vor allem beim automatisierten Auslesen sowie beim Extrahieren relevanter Daten zum Einsatz. Bei standardisierten und repetitiven Abläufen finden sich zudem Robotic Process Automation (RPA) sowie im Kundenkontakt Chatbots, die Natural Language Processing (NLP) nutzen, um mit Anwendern zu kommunizieren.

Das volle Potential von KI-Technologien ist damit jedoch längst nicht ausgeschöpft. Je stärker sich das ECM/DMS in Richtung Archiv der Zukunft entwickelt, desto vielfältiger lassen sich die Daten für KI-Anwendungen nutzen. So könnten KI-Systeme zukünftig auf Basis von Angeboten und Rechnungen Benchmark-Analysen von Zulieferern erstellen, um in Echtzeit den optimalen Preis einer Ware zu ermitteln. Auch automatische Risikoanalysen hinsichtlich der Compliance von Zulieferern sind theoretisch denkbar.

#3 Cloud, Cloud und nochmals Cloud
Das Archiv der Zukunft befindet sich in der Cloud. Gerade im Mittelstand ist die Cloud-Nutzung im letzten Jahr massiv gewachsen: So geben laut Flexera 53% der KMUs (https://info.flexera.com/CM-REPORT-State-of-the-Cloud-DE) bereits mehr als 1,2 Millionen US-Dollar für ihre Instanzen aus. Damit hat sich die Cloud endgültig auch als sicherer Aufbewahrungsort etabliert, um Dokumente mit einem Klick zentral und ortsunabhängig zu speichern. Dabei gilt: Je schlanker die Cloud-DMS-Lösungen, desto höher die Performance. Bei neuen Versionen nehmen Anwender Wartungsarbeiten und Updates kaum noch wahr. Ein weiterer Vorteil der schlanken Lösungen: Fachanwendungen und Integrationen lassen sich wesentlich einfacher anbinden. Über einfache Plug-Ins können Anbieter so neue Funktionen bereitstellen, flexibler auf wechselnde Anforderungen auf Kundeseite eingehen und neue Geschäftsmodelle umsetzen.

#4 Nachhaltiges Digitalisieren heißt Inventur machen
Der Nachhaltigkeitsfaktor des digitalen Dokumentenmanagements zeigt sich nirgendwo so deutlich wie im papierlosen Büro. 2022 verzichtete bereits jedes zwölfte Unternehmen (8%) (https://www.bitkom.org/Bitkom/Publikationen/Elektronische-Beleg-und-Rechnungsdaten-im-Jahr-2022)auf das Ausdrucken und Versenden von Verträgen, Lieferscheinen, Rechnungen & Co. – Tendenz steigend.

Doch der Ansatz „Nachhaltigkeit durch Digitalisierung“ wirft schnell die Frage nach der „nachhaltigen Digitalisierung“ auf. Die Fähigkeit, im digitalen Archiv unnötige Unterlagen schnell und einfach zu löschen, wird hier entscheidend. Denn die kontinuierliche Inventur spart Speicherplatz und Rechenleistung in der Cloud und verbessert damit die Energiebilanz. Smarte ECM-Tools helfen, die Dokumente auf ihren Mehrwert bzw. auf ihre Relevanz hin zu prüfen und so selbst in über Jahre hinweg gewachsenen Datenarchiven „nachhaltig“ zu haushalten.

#5 Neue Rolle des Einkaufs
Der Einkauf steht vor einem schwierigen Jahr. Die hohe Inflationsrate lässt die Kaufkraft von Budgets schmelzen, die Supply Chain steckt weiter in der Krise und die Auftragslage bleibt unsicher. Gleichzeitig wächst der Druck auf Unternehmen, ihr Lieferantenökosystem neu aufzustellen und Zulieferer verstärkt nach nachhaltigen Gesichtspunkten auszuwählen. In diesem Spannungsfeld entwickelt sich der Einkauf zum Dreh- und Angelpunkt geschäftskritischer Entscheidungen.

Um dieser neuen Rolle als strategischer Partner gerecht zu werden, müssen sich die Teams von aufwändigen Routineaufgabe befreien. Gefragt sind ein höherer Automatisierungsgrad und eine durchgängige Digitalisierung der Purchase-to-Pay(P2P)-Prozesse. Das entlastet nicht nur den Einkauf, sondern macht das Arbeiten im Waren- und Rechnungseingang sowie im Vertragsmanagement um ein Vielfaches effizienter.

#6 Neue Compliance-Anforderungen leichter erfüllen
Die Digitalisierung von Geschäftsprozessen wird in den nächsten Jahren ausschlaggebend sein, um gesetzliche Regelungen und Compliance-Vorgaben zu erfüllen. Mit Inkrafttreten des Lieferkettengesetzes (LkSG) im Januar 2023 müssen sich z. B. Unternehmen von ihrem Zuliefer-Netzwerk vertraglich versichern lassen, dass ökologische sowie soziale Standards erfüllt werden. Um hier der Sorgfaltspflicht nachzukommen, ist die Digitalisierung des Vertragsmanagements – einschließlich der E-Signatur – unabdingbar.

Auch das E-Invoicing etabliert sich zum Status Quo. Um den Betrug bei der Umsatzsteuer zu bekämpfen, plant beispielsweise die Bundesregierung im nächsten Jahr, ein zentrales Meldesystem für Rechnungen einzuführen. Ähnliche Clearance-Systeme, in denen Rechnungssteller ihre Belege an die Steuerbehörden schicken, sind in vielen Ländern der EU bereits im Einsatz.

EASY SOFTWARE, eines der führenden deutschen ECM-Software-Unternehmen, steht für automatisierte, flexible und revisionssichere Prozesse und Daten. Wir digitalisieren und optimieren dokumentenbasierte Prozesse und ermöglichen unseren Kunden schnelle und intelligente Entscheidungen. Mit über 30 Jahren Erfahrung ist EASY SOFTWARE ausgewiesener Experte für Archivierung, ECM-, DMS-, P2P- und HCM-Softwarelösungen, die bereits bei tausenden Unternehmen weltweit im Einsatz sind. Dafür engagieren sich leidenschaftlich über 300 EASY Mitarbeitende gemeinsam mit unserem großen Partner-Ökosystem. Mehr Informationen unter https://easy-software.com/de/.

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CRMADDON und die DOCBOX® kooperieren weiterhin erfolgreich

Die Medizinprodukteverordnung MDR (Medical Device Regulation) stellt neue und hohe Anforderungen an Hersteller von Medizinprodukten. Können diese Anforderungen nicht erfüllt werden, droht der Zugangsverlust zum europäischen Markt. CRMADDON unterstützt die Hersteller dank der unternehmenseigenen Expertise, das finale Audit durch die staatlich autorisierte Stelle, die sog. Benannte Stelle, zu bestehen. Nach dem Audit profitieren die Unternehmen von elektronischer Archivierung, klaren Abläufen und Workflows mithilfe des Dokumenten-Management-Systems DOCBOX®.

Perfekte Vorbereitung auf Zertifizierung
Die CRMADDON-Experten sorgen dafür, dass die Qualitätssicherungs-Systeme der Hersteller die Vorgaben der MDR-Verordnung erfüllen. Das bedeutet eine perfekte Vorbereitung auf die MDR-Zertifizierung dank lückenloser Nachweise. Das integrierte Gesamtkonzept umfasst die Technische Dokumentation, Traceability, Validierung sowie das Dokumentenmanagement. Dieses wird im Zuge der MDR-Zertifizierung, falls noch nicht geschehen, auf die digitale Archivierung mit der DOCBOX® umgestellt. Davon profitieren Unternehmen auch nach der Zertifizierung. Alle relevanten Dokumente werden revisionssicher und GoBD-konform abgelegt, sie sind dank der OCR-Suche in Sekundenschnelle wiederauffindbar. Das zeitaufwändige Suchen von Dokumenten in Ordnern und Papierarchiven entfällt. Alle Berechtigte erhalten zentralen Zugriff auf ihre Dokumente. Automatisierte Geschäftsprozesse, sog. Workflows, vereinfachen und beschleunigen wiederkehrende Prozesse. Die Nachverfolgung von Bearbeitungsschritten sowie Vertreterregelungen, Erinnerungsfunktionen und Wiedervorlagen gehören zu den Standardfunktionen der DOCBOX®. Unternehmensinformationen werden zu einer wertvollen Unternehmens-Ressource. Die DOCBOX® sorgt somit für mehr Prozesssicherheit und Transparenz in den Geschäftsabläufen.

Über CRMADDON Factory e. K., Breitenthal:
CRMADDON hat sich neben dem Vertrieb der Act! und CAS-CRM-Systeme sowie des Dokumenten-Management-Systems DOCBOX® vor allem auf ein umfangreiches Dienstleistungsspektrum spezialisiert. CRMADDON feiert im Jahr 2022 sein 15jähriges Bestehen. Über ein Dutzend Mitarbeiter verfügen über jahrzehntelange Erfahrung in den unterschiedlichsten IT-Bereichen – von komplexen IT-Strategien über die Einbindung von CRM-Systemen in Systemlandschaften bis hin zu Sicherheits- und Netzwerktechnik und vieles mehr. Beim einzigen von Act! LLC zertifizierten Schulungsanbieter in Deutschland werden Einsteigern, Fortgeschrittenen und Administratoren wertvolle Tipps gezeigt, die den Umgang mit Act! noch einfacher und zeitsparender machen. Individuelle Add-ons, die den Funktionsumfang von Act! und CAS erweitern, runden das Leistungsspektrum ab.

Über aktivweb System- und Datentechnik GmbH:
aktivweb ist Lösungslieferant kaufmännischer Geschäftsprozesse, digitaler Aktenlösungen, sowie CMS-Systeme und Webanwendungen. Mit ihrem Softwareprodukt DOCBOX® und über 100 autorisierten Vertriebspartnern zählt aktivweb System- und Datentechnik zu den führenden Entwicklungs- und Vertriebsunternehmen auf dem nationalen Wachstumsmarkt für Archivierungs- und Dokumenten-Management-Systemen (DMS). Die Bestandskunden kommen nahezu aus allen Branchen und allen Größenordnungen – von globalen Konzernen, innovativen mittelständischen Betrieben bis zu Einzelunternehmen.

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Der M-Files-Channel brummt und das SaaS-Modell beschert den Partnern hohe wiederkehrende Umsätze. Subscriptions wirken als Umsatzmultiplikator. Virtuelle Veranstaltungsreihe bindet Partner enger ein und unterstützt sie im täglichen Business.

M-Files baut Channel-Programm weiter aus und stärkt Partner

Ratingen, 20.10.2022 – M-Files, ein führender Anbieter von metadatengetriebenem Informationsmanagement, kündigt den Ausbau seines erfolgreichen Partnerprogramms an und berichtet von gemeinsamen Erfolgen mit den Partnern. Im Kern des Ausbaus steht ein spezielles, auf den Informationsbedarf von Partnern ausgerichtetes Webinar-Programm zur Intensivierung der Zusammenarbeit.

Der M-Files-Channel brummt
In seinem Partnerprogramm arbeitet M-Files mit Technologieherstellern, Lösungsanbietern, Systemintegratoren und Resellern zusammen, um gemeinsam Kunden dabei zu helfen, ihre Geschäftsabläufe in der von New Work geprägten Welt des flexiblen Arbeitens von überall zu verbessern. Das Programm bietet den Partnern dynamisch zahlreiche Hilfsmittel zur Steigerung des Umsatzes, die sich leicht in die Geschäftsstrategien der Partner integrieren lassen.

In diesem Jahr hat das Unternehmen eine neue Akkreditierung als Certified Trainer eingeführt und neue Partnerschulungsworkshops entwickelt, die sich auf die technische Bereitstellung und Best Practices für die Projekte der metadatengesteuerten M-Files-Plattform zum Informationsmanagement konzentrieren. Darüber hinaus hat M-Files ein Programm zum Fokus auf den Kundenerfolg im Channel eingeführt, mit dem Partner ihre eigenen Strategien für Kundenerfolgsmaßnahmen entwickeln können, um ihren Umsatz mit M-Files auszubauen.

Diese Zusammenarbeit zahlt sich für beide Seiten deutlich in hoher Kundenzufriedenheit aus: Gemeinsam mit den Partnern konnte M-Files im vergangenen Jahr eine Gross Revenue Retention von mehr als 90 % erzielen – diese Kennzahl misst den wiederkehrenden Umsatz mit Bestandskunden inklusive Kündigungen und Reduktionen, aber ohne Erweiterungen. Zudem konnte M-Files eine 70-prozentige Steigerung bei neuen Kundenimplementierungen in der Cloud verzeichnen. In den vergangenen sechs Monaten stieg die Anzahl der zertifizierten M-Files Delivery Partner um zwei Drittel, die Anzahl der zertifizierten Solution Engineers um 60 % und die Anzahl der zertifizierten Entwickler um 59 %.

„Wir bei M-Files haben uns zum Ziel gesetzt, unseren Vertriebspartnern die Ressourcen zur Verfügung zu stellen, die sie für den Ausbau ihres Geschäfts benötigen. Wir helfen ihnen dabei, den Wert, den sie ihren Kunden bieten, deutlich zu steigern“, so Bob Pritchard, Chief Revenue Officer bei M-Files. „Im Jahr 2022 haben wir die Kommunikation mit unseren Partnern rund um den Globus durch die Einrichtung eines speziellen Channel-Marketing-Teams und durch umfassende Partnerschulungen weiter verbessert. Die neue Webinar-Reihe ist ein weiterer hochwertiger Baustein, der nicht nur das Vertrauen von Partnern und Kunden in die Lösungen von M-Files stärkt, sondern auch zu noch erfolgreicheren Ergebnissen führt.“

M-Files-Business ist ein Katalysator für die Partner
Mit seinem SaaS-Geschäftsmodell unterstützt M-Files seine Partner dabei, mit hohen jährlich wiederkehrenden Umsätzen wirtschaftliche Stabilität zu erzeugen und Erträge zu sichern. Interessant ist auch der Multiplikatoreffekt von M-Files-Umsätzen bei den Partnern. M-Files – als universelle Plattform – wird bei Kunden rasch für immer neue Anwendungsgebiete genutzt. Daraus generieren sich wiederum Dienstleistungsaufträge für die Partner.

„Wir haben berechnet, dass der Verkauf von SaaS-Lizenzen für M-Files einen starken Multiplikatoreffekt auf unsere Serviceeinnahmen hat. Im Rahmen unseres dedizierten Programms zum Kundenerfolg generiert jeder Dollar, den ein Kunde für M-Files-SaaS-Lizenzen ausgibt, über die gesamte Lebensdauer des Kunden durchschnittlich 3 Dollar an zusätzlichen Dienstleistungen durch uns“, so Brad Nickle, CEO von Strickland Solutions, einem langjährigen M-Files-Premier-Partner. So beschleunigt das SaaS-Modell von M-Files auch die Transformation von Partnern zu nachhaltigerem Erfolg im Markt.

Umfangreiche Webinar-Reihe bietet Austausch, Vertriebsunterstützung und Support
Die kürzlich gestartete neue Webinar-Reihe, die noch bis Mai 2023 läuft, bietet Partnern zusätzliche Möglichkeiten zum geschäftlichen und strategischen Austausch, zur Vertriebsunterstützung und zum erweiterten technischen Support. Die Webinare werden teils global, teils regional durchgeführt.

Dabei spannen sich die Themen über drei Bereiche: In den quartalsweisen Keynotes Webinars liegt der Fokus auf Strategie und Ausblick auf neue Produkte, interessante Märkte und Marketingkampagnen und beinhaltet auch virtuelle Partner Summits. Die Commercial Webinars richten sich an Sales und Marketing. Fachexperten von M-Files stellen hier neue Marketing- und Sales-Kampagnen vor, bieten Ask me Anything Sessions, erläutern Sales Playbooks und präsentieren weitere Tools für die Partner. Die Technical Webinars zielen auf Pre- und Post-Sales Consultants, Projektmitarbeitende, Developer und anderes technisches Personal. Diese Webinare erläutern alle technischen Aspekte der M-Files-Plattform wie die neuesten Produktversionen, Roadmaps und technischen Updates. Außerdem gibt es eine Reihe von „Partner Showcase“-Webinaren, in denen Partner aus der ganzen Welt ihre einzigartigen Lösungen und Anwendungen vorstellen, die sie für die M-Files-Plattform entwickelt haben. Dieses virtuelle Programm zur Intensivierung der Zusammenarbeit mit Partnern wird im kommenden Frühjahr durch die Global Partner Conference als Präsenzveranstaltung ergänzt werden.

Die Webinar-Reihe wird hier im Detail vorgestellt:
https://media.m-files.com/m-files-partner-program-webinar-series.

Weitere Informationen über das M-Files-Partnerprogramm finden Sie unter:
https://www.m-files.com/de/partner-2/ein-partner-werden/

M-Files ist ein weltweit führendes Unternehmen für Lösungen zum Informationsmanagement. Die Plattform für metadatengesteuertes Dokumentenmanagement von M-Files ermöglicht es Wissensarbeitern, sofort die richtigen Informationen in jedem Kontext zu finden, Geschäftsprozesse zu automatisieren und Compliance und Sicherheit im Informationsmanagement durchzusetzen. Damit können Unternehmen einen Wettbewerbsvorteil erzielen und ihre Performance steigern, indem sie besseren Kundenservice und höhere Qualität bei geringerem Risiko bieten können. Weitere Informationen finden Sie unter www.m-files.com.

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