Tag digitale Zeiterfassung

Effizienz-Boost für Unternehmen in der modernen Arbeitswelt

Digitalisierung ist in aller Munde. Unternehmen jeder Größe streben danach, ihre Prozesse effizienter zu gestalten und sich zukunftsfähig aufzustellen. Ein Bereich, der hierbei oft übersehen wird, ist die Zeiterfassung. Ja, ich sehe Sie schon mit den Augen rollen, bei dem Begriff „Zeiterfassung“ kommt schnell das Bild eines alten Stechuhren-Modells in den Sinn. Aber halt! In der heutigen digitalen Welt hat die Zeiterfassung ein echtes Upgrade erfahren.

Die Digitalisierung hat auch vor der Zeiterfassung nicht halt gemacht. Statt mühsam per Hand Zettel auszufüllen oder sich an die Zeiten des guten alten Stempelkissens zu erinnern, können Unternehmen jetzt auf digitale Zeiterfassungssysteme setzen. Diese modernen Lösungen bieten nicht nur eine präzise Erfassung der Arbeitszeiten, sondern erleichtern auch die Abrechnung und ermöglichen eine bessere Planung der Ressourcen.

Aber was genau macht die digitale Zeiterfassung so besonders? Nun, zum einen ermöglicht sie eine flexible Erfassung der Arbeitszeiten. Ob im Büro, im Homeoffice oder unterwegs – mit digitalen Zeiterfassungssystemen können MitarbeiterInnen ihre Arbeitszeiten überall und jederzeit erfassen. Das spart nicht nur Zeit, sondern verhindert auch den berühmten „Ich habe meinen Arbeitszeitenzettel vergessen“-Moment.

Ein weiterer Vorteil der digitalen Zeiterfassung ist die Möglichkeit der Integration in andere Systeme. So können die erfassten Zeiten direkt in die Lohnbuchhaltung oder in Projektmanagement-Tools übertragen werden. Das spart nicht nur Zeit, sondern minimiert auch Fehler bei der Datenübertragung. Denn mal ehrlich, wer hat schon Lust, stundenlang Excel-Tabellen hin- und herzuschieben?

Aber Vorsicht, nicht alle digitalen Zeiterfassungssysteme sind gleich. Es ist wichtig, auf eine benutzerfreundliche Oberfläche, Datenschutzkonformität und individuelle Anpassungsmöglichkeiten zu achten. Schließlich soll die Zeiterfassung den Arbeitsalltag erleichtern und nicht zusätzliche Kopfschmerzen bereiten.

Wenn Sie also bereit sind, die digitale Zeiterfassung in Ihrem Unternehmen einzuführen, dann lassen Sie sich von ExpertInnen beraten. Das Team der IT-Systemhaus Ruhrgebiet GmbH unterstützt Sie gerne bei der Auswahl und Implementierung des passenden Zeiterfassungss. Denn wer sagt, dass Digitalisierung immer ernst sein muss?

Ein IT-Systemhaus für große und kleine Unternehmen. IT Service für Unternehmen aus Bochum, Essen, Dortmund und das gesamte Ruhrgebiet.

Kontakt
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Zeiterfassungssystem entwickelt für Kleinbetriebe und Mittelstand

Zeiterfassungssystem

In Deutschland sind Unternehmen seit September 2022 verpflichtet, sobald Betriebe mehr als zehn Mitarbeiter beschäftigen, die Arbeitszeiten der Beschäftigten zu erfassen. Jedes Unternehmen benötigt somit ein Zeiterfassungssystem, welches die täglichen Arbeitszeiten der Mitarbeiter transparent darstellt. Mit einem digitalen Zeiterfassungssystem können Sie sicherstellen, dass Sie und Ihre Mitarbeiter die zulässigen Arbeitszeiten nach dem Arbeitsschutzgesetz einhalten.

Es gibt verschiedene Möglichkeiten der Arbeitszeiterfassung – Wir geben Ihnen einen Überblick und verraten Ihnen, welche Variante zu Ihrem Unternehmen am besten passt.

Arbeitszeiterfassung – welche Möglichkeiten gibt es?
Folgende Möglichkeiten zur Zeiterfassung stehen Ihnen zur Auswahl:

– Manuelle Stundenzettel
– Excelliste
– Stempeluhren
– Digitale und webbasierte Zeiterfassungssoftware mit App
– Komplett webbasiertes Zeiterfassungssystem mit Hardware und Software

Stundenzettel
Vorteile: Es gibt nahezu keine Vorteile, außer Sie führen einen relativ kleinen Betrieb mit weniger als fünf Mitarbeitern.

Nachteile: Stundenzettel sind nicht mehr zeitgemäß. Bei der Nutzung von Stundenzetteln entsteht überdies ein hoher Zeit- wie Arbeitsaufwand. Einzelne Zettel gehen schnell verloren, schnell kommt es zu einem Papierchaos – und umweltfreundlich ist diese Variante auch nicht. Mit einer digitalen Lösung für die Zeiterfassung hingegen sparen Sie viel Zeit und Aufwand.

Zeiterfassung über Excel

Vorteile: Eine Zeiterfassung über Excel ist besser als eine manuelle Erfassung. Bei Excel-Vorlagen sind sowohl das digitale Ausfüllen als auch die ausgedruckte Form möglich.

Nachteile: Ausgedruckte Arbeitszeitlisten müssen Sie mindestens zwei Jahre lang aufbewahren. Sie beanspruchen viel Platz und können leicht verloren gehen. Außerdem sind Excellisten fehleranfällig. Geben Sie eine Formel unkorrekt ein, dann ist das Ergebnis auch falsch. Besser eignen sich daher digitale und webbasierte Zeiterfassungssysteme.

Stempeluhren

Vorteile: Bei Stempeluhren ist die Arbeitszeiterfassung transparenter und weniger fehleranfällig als bei Stundenzetteln. Ihre Mitarbeiter melden sich mittels einer Chipkarte, eines Transponders oder per Fingerabdruck am Terminal an und ab.

Nachteile: Bei Stempeluhren besteht das Problem, dass Ihre Mitarbeiter im Homeoffice oder Außendienst keine Möglichkeit haben, ihre Arbeitszeit zu erfassen. Möchten Sie die Auswertungen anschauen, ist es erforderlich, immer mittels USB Stick an die Stechuhr zu gehen, um Daten herunterzuladen.

Digitale und cloudbasierte Zeiterfassungssoftware mit App

Vorteile: Digitale cloudbasierte Zeiterfassungssysteme mit App sind eine der modernsten und effizientesten Lösungen für die Erfassung von Arbeitszeiten Ihrer Mitarbeiter. Mithilfe eines solchen Tools stellen Sie Überstunden, Fehlstunden, sowie Zeiten für Urlaub, Krankheit und Fortbildung schnell, einfach und übersichtlich dar. Es ist Ihnen möglich, von der App auf alle Daten zuzugreifen.

Nachteile: Sofern Ihr Arbeitgeber kein Diensthandy zur Verfügung stellt, um die App zu installieren, benötigen Sie Ihr privates Handy. Überdies benötigen Sie ständig eine Internet Verbindung, wenn Sie auf diese Daten zugreifen möchten. Ihre Daten von Ihrem Unternehmen bleiben nicht in Ihren Händen, sondern in den Händen des Zeiterfassungssystem Lieferants.

Komplett webbasiertes Zeiterfassungssystem mit Hardware und Software

Das Zeiterfassungssystem von Get2world System (ZFDM) bietet eine komplette Lösung mit Hardware und Software. Damit erhalten Sie eine optimale Lösung für Ihr Unternehmen und eine präzise Arbeitszeiterfassung nach Maß. Ob Sie sich für eine Zeiterfassung mit Chip oder Fingerprint entscheiden, bleibt Ihnen überlassen – beide Möglichkeiten bieten individuelle Vorteile. Auch eine Verknüpfung mit mehreren Terminals respektive Standorten ist möglich.

Diese Vorteile bietet das ZdfM Zeiterfassungssystem:
– Keine monatlichen Kosten
– Keine Internet Verbindung notwendig für Standalone Installation
– Keine jährlichen Servicegebühren
– Home Office fähig
– Einfache Installation und Montage
– Datenschutzkonformität (Lokale Datenspeicherung)
– Hohes Maß an Transparenz für Mitarbeiter
– Bessere Einsatzplanung für Arbeitgeber

Da alle Daten direkt im Gerät gespeichert sind, ist es eine komplett datenschutzkonforme Lösung, und Ihre Daten bleiben in Ihrem Händen. Sie greifen auf die Software von Ihrem lokalen Netzwerk mithilfe Ihres Browsers zu.

Durch die übersichtliche Web-Oberfläche managen Sie die Arbeitszeiterfassung unkompliziert und bequem vom Laptop, PC, Tablet und Smartphone aus. Mitarbeiter im Homeoffice erfassen ihre Arbeitszeiten bequem von zu Hause aus.

Mittlerweile ist das System bei einer Vielzahl von Kunden in Deutschland, Österreich, in der Schweiz sowie in Luxemburg im Einsatz.
Was Kunden über unser System sagen, das erfahren Sie unter
https://www.zeiterfassung-fdm.de/referenzen-details.php

ZfdM – Zeiterfassung für Kleinbetriebe und den Mittelstand: Wir produzieren einfache, kostengünstige und web-basierte Zeiterfassungssysteme ohne monatliche Kosten.

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Wie Unternehmen von Online-Zeiterfassung profitieren können

In vielen Unternehmen erfolgt die Arbeitszeiterfassung immer noch manuell, sei es durch handschriftliche Notizen, Excel-Tabellen oder veraltete Systeme. Diese manuelle Erfassung birgt Fehlerquellen und ist zeitaufwendig. Mitarbeiter müssen ihre Arbeitszeiten mühsam notieren, was zu Ungenauigkeiten und falschen Abrechnungen führen kann. Zudem gestaltet sich der Überblick über Überstunden, Urlaubstage und andere Arbeitszeitdetails schwierig, was zu Mitarbeiterunzufriedenheit, rechtlichen Problemen und ineffizienten Arbeitsabläufen führen kann.

Eine Lösung bietet die digitale Zeiterfassung. Durch den Einsatz von Online-Zeiterfassungssystemen können Unternehmen manuelle Prozesse automatisieren und die Genauigkeit ihrer Arbeitszeitaufzeichnungen verbessern. Diese Systeme ermöglichen es den Mitarbeitern, ihre Arbeitszeiten einfach und genau zu erfassen, sei es am Computer, auf dem Smartphone oder an einem Terminal.

Vorteile der digitalen Zeiterfassung:

1. Automatisierung und Genauigkeit
2. Transparente Daten und Überblick
3. Flexibilität und Mobilität
4. Kostenersparnis und Effizienzsteigerung
5. Rechtliche Compliance und Datenschutz
6. Skalierbarkeit und Anpassungsfähigkeit

Automatisierung und Genauigkeit

Digitale Zeiterfassungssysteme automatisieren den gesamten Prozess der Arbeitszeiterfassung. Online-Plattformen ermöglichen die präzise Erfassung und automatische Berechnung von Arbeitszeiten, was Fehler minimiert und die Genauigkeit verbessert.

Mitarbeiter erfassen ihre Arbeitszeiten entweder mit einem RFID-Chip (https://www.zeiterfassung-fdm.de/rfid/), per Fingerabdruck (https://www.zeiterfassung-fdm.de/fingerabdruck/)oder Gesichtserkennung. Das System berechnet automatisch die Arbeitsstunden, Überstunden und Urlaubstage für jeden Mitarbeiter. Dadurch wird nicht nur die Fehlerquote minimiert, sondern auch der zeitaufwendige Prozess der manuellen Dateneingabe und -überprüfung eliminiert.

Transparente Daten und Überblick

Digitale Zeiterfassungssysteme bieten transparente und detaillierte Daten über die Arbeitszeiten der Mitarbeiter. Unternehmen haben jederzeit Zugriff auf Echtzeitdaten und können den Überblick über Arbeitsstunden, Überstunden und Urlaubstage behalten. Diese Informationen ermöglichen es Managern und der Personalabteilung, effektive Entscheidungen zu treffen und Ressourcen effizient zu planen.

Durch die einfache Erfassung und Aufbereitung der Daten können Unternehmen Trends erkennen, Engpässe identifizieren und die Arbeitszeit ihrer Mitarbeiter optimal verwalten. Die Online-Zeiterfassung gewährleistet nicht nur Transparenz, sondern auch einen umfassenden Überblick über die Arbeitszeitgestaltung im Unternehmen.

Flexibilität und Mobilität

Webbasierte Zeiterfassungssysteme ermöglichen es Mitarbeitern, ihre Arbeitszeiten von überall aus zu erfassen, sei es im Büro, zu Hause oder unterwegs. Dies bietet Flexibilität und Mobilität, besonders in Zeiten von Remote-Arbeit und flexiblen Arbeitsmodellen.

Durch die Erfassung der Arbeitszeiten unabhängig vom Standort können Mitarbeiter ihren Arbeitstag flexibler gestalten und ihre Arbeitszeit besser an ihre individuellen Bedürfnisse anpassen. Dies trägt nicht nur zur Steigerung der Mitarbeiterzufriedenheit bei, sondern ermöglicht es Unternehmen auch, talentierte Mitarbeiter unabhängig von ihrem Standort oder ihrer Arbeitsweise zu gewinnen und zu halten.

Kostenersparnis und Effizienzsteigerung

Digitale Zeiterfassungssysteme bieten eine kostengünstige Lösung im Vergleich zu traditionellen Methoden. Unternehmen sparen nicht nur Kosten für Papier und Druck, sondern auch für manuelle Dateneingabe und Verwaltungsaufwand. Die Automatisierung der Online-Arbeitszeiterfassung reduziert die Kosten für die Verwaltung und den Betrieb des Systems erheblich. Zudem entfallen die Kosten für Fehlerkorrekturen und manuelle Nachbearbeitung, da die Daten direkt und präzise erfasst werden.

Diese Kostenersparnis geht Hand in Hand mit einer Effizienzsteigerung, da Mitarbeiter weniger Zeit mit administrativen Aufgaben verbringen und sich stattdessen auf ihre Kernkompetenzen konzentrieren können. Die digitale Zeiterfassung ermöglicht nicht nur eine effizientere Arbeitszeitverwaltung, sondern trägt auch zu einer langfristigen Kostenoptimierung im Unternehmen bei.

Rechtliche Compliance und Datenschutz

Digitale Zeiterfassungssysteme helfen Unternehmen, rechtliche Anforderungen und Datenschutzbestimmungen einzuhalten. Die Automatisierung und Protokollierung von Arbeitszeiten stellen sicher, dass alle gesetzlichen Vorschriften eingehalten werden. Diese Systeme ermöglichen eine lückenlose Dokumentation der Arbeitszeiten, was im Falle von rechtlichen Streitigkeiten oder behördlichen Prüfungen von entscheidender Bedeutung ist.

Viele digitale Zeiterfassungssysteme bieten Funktionen zum Schutz sensibler Mitarbeiterdaten, wie Verschlüsselungstechnologien und Zugriffsbeschränkungen. Dadurch können Unternehmen sicherstellen, dass die Datenschutzbestimmungen eingehalten werden und die Privatsphäre ihrer Mitarbeiter geschützt ist. Die online Zeiterfassung unterstützt nicht nur die Effizienzsteigerung, sondern auch die rechtliche Compliance und den Datenschutz im Unternehmen.

Skalierbarkeit und Anpassungsfähigkeit

Digitale Zeiterfassungssysteme passen sich flexibel den individuellen Anforderungen und Wachstumszielen eines Unternehmens an. Egal ob Kleinbetrieb, Mittelstand oder Großunternehmen, die Lösung kann einfach erweitert und angepasst werden. Dies ermöglicht eine agile Reaktion auf Veränderungen in der Arbeitsstruktur und gewährleistet, dass die Arbeitszeitverwaltungslösung stets den aktuellen Anforderungen entspricht.

Fazit

Die Einführung digitaler Zeiterfassungssysteme bietet Unternehmen zahlreiche Vorteile, von der Automatisierung und Genauigkeit bis hin zur Flexibilität und Mobilität. Durch den Einsatz moderner Technologien können Unternehmen nicht nur ihre Arbeitszeiterfassungsprozesse optimieren, sondern auch ihre Kosten senken, die Effizienz steigern und die rechtlichen Anforderungen sowie den Datenschutz gewährleisten. Die Skalierbarkeit und Anpassungsfähigkeit digitaler Zeiterfassungssysteme ermöglichen es Unternehmen, flexibel auf Veränderungen zu reagieren und sicherzustellen, dass ihre Arbeitszeitverwaltungslösung stets aktuell bleibt.

Wir empfehlen die digitalen Zeiterfassungssysteme von ZfdM (https://www.zeiterfassung-fdm.de/). Das Unternehmen hat sich auf die Anforderungen an die Online-Zeiterfassung für Kleinbetriebe und den Mittelstand spezialisiert. Das Versprechen von ZfdM: einfache, günstige und webbasierte Zeiterfassungslösungen ohne monatliche Kosten. Erfahren Sie mehr über Funktionen und Möglichkeiten von ZfdM auf ihrer Website.

ZfdM – Zeiterfassung für Kleinbetriebe und den Mittelstand: Wir produzieren einfache, kostengünstige und web-basierte Zeiterfassungssysteme ohne monatliche Kosten.

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Überstunden in Unternehmen (Bildquelle: https://unsplash.com/photos/NSFG5sJYZgQ)

Laut einer Studie von Gehalt.de arbeitete 2021 jede(r) Beschäftigte rund 3 Stunden mehr pro Woche, als er laut Arbeitsvertrag müsste. Von diesen drei Stunden wurden aber nur ca. eine Stunde pro Woche als Überstunden mit Gehalt oder Freizeit ausgeglichen. Da stellt sich die Frage, wie kann das sein?

Keine Pflicht zur Vergütung von Mehrarbeit
Der Grund hierfür liegt im Arbeitszeitgesetz. Eine gesetzliche Pflicht Mehrarbeit zu vergüten, gibt es in Deutschland nicht. Wenn Beschäftigte also ohne explizite Anordnung oder Anweisung länger arbeiten, dann müssen Arbeitgeber*innen diese Zeit nicht zwingend ausgleichen.
Dies gilt vor allem dann, wenn Beschäftigten nachgewiesen werden kann, dass sie nur länger am Arbeitsplatz bleiben, um durch die Mehrarbeit eine höhere Vergütung zu erlangen. Beispielsweise, weil sie unangemessen lang nach der Arbeit duschen und sich erst danach an der Zeiterfassung abmelden. Oder nach dem Einstempeln erst noch eine halbe Stunde frühstücken, bevor die eigentliche Arbeit beginnt.
Dies ist Mehrarbeit die nicht ausgezahlt oder mit Freizeit ausgeglichen werden muss.

Mehrarbeit stillschweigend akzeptieren
Ein anderer Fall liegt vor, wenn Mitarbeitende regelmäßig länger, als vertraglich vereinbart, für das Unternehmen arbeiten und diese Arbeit vom Arbeitgeber akzeptiert wird. In diesem Fall greift §616 BGB, der davon ausgeht, dass eine stillschweigende Vereinbarung vorliegt, wenn das Ergebnis der Arbeit den Umständen nach nur gegen eine Vergütung zu erwarten ist.
Arbeitgeber müssen diese Mehrarbeit noch nicht einmal explizit einfordern. Das Akzeptieren der Arbeitsergebnisse genügt für diesen Fall.

Klare Regeln definieren
Dem können Arbeitgeber*innen vorbeugen, indem sie die Umstände, die zur Vergütung der Überstunden führen, klar im Arbeitsvertrag regeln.
Möglich und zulässig ist es z.B. zu definieren, dass eine gewisse Zahl an Mehrarbeitsstunden mit dem Gehalt abgegolten ist. Die Rechtsprechung definiert hier keine klaren Grenzen. Die Praxis zeigt jedoch, dass 10% bis 15% monatliche Arbeitszeit durchaus üblich sind. Im Schnitt also ungefähr 20 Stunden im Monat.
Aber Vorsicht: Sofern die bestehenden Arbeitsverträge eine unbezahlte Mehrarbeit nicht bereits enthalten, kann eine Einführung von 20 Stunden unbezahlter Mehrarbeit, den Betriebsfrieden erheblich stören.
Daher unser Pro Tipp: Eine weniger drastische Möglichkeit ist es eine Übergangszeit von einer halben Stunde vor Arbeitsbeginn und einer halben Stunde nach Arbeitsende festzulegen. Diese Übergangszeit wird vom Arbeitgeber, vertraglich geregelt, nicht bezahlt. Erst wenn Beschäftigte länger als diese halbe Stunde davor oder danach arbeiten, ist davon auszugehen, dass es sich tatsächlich um eine akzeptierte Mehrarbeit handelt, die vom Arbeitgeber auch bezahlt oder mit Freizeit ausgeglichen werden muss. In der Summe ergibt diese Stunde pro Tag, ebenfalls eine unbezahlte Mehrarbeit von 22 Std. im Monat.

Wie hoch ist die Überstundenvergütung?
Überstunden werden in der Regel mit dem normalen Stundenlohn vergütet. Sofern es sich um einen Gehaltsempfänger handelt, kann der Stundenlohn durch eine einfache Formel aus dem Bruttogehalt berechnet werden: Der Stundenlohn entspricht dann dem Bruttolohn geteilt durch 4,333 geteilt durch die wöchentliche Arbeitszeit.
Eine Zuschlagspflicht für Überstunden existiert in Deutschland nicht. Ausnahme ist, wenn dies im Arbeits- oder Tarifvertrag anderweitig geregelt ist.

Alternative Freizeitausgleich, Vorteile für Arbeitgeber*innen
Eine Alternative zur Überstundenvergütung ist der Freizeitausgleich. Der Vorteil für Arbeitgeber*innen liegt auf der Hand. Die Auslastung wird durch den flexiblen Einsatz der Mitarbeitenden optimiert.
Liegt viel Arbeit an, wird die Arbeitszeit flexibel durch das Anordnen von Überstunden erhöht. Ebbt die Auslastung ab, können Beschäftigte das zuvor aufgebaute Überstundenkonto durch das nehmen von Gleitzeit wieder abbauen.
Wichtig ist, das Anordnen von Überstunden muss für Arbeitnehmer*innen auch zumutbar sein. Arbeitgeber dürfen dabei nicht nur die betrieblichen Erfordernisse, sondern auch das persönliche Umfeld der Beschäftigten im Blick behalten. Und vor allem gilt, die maximale Arbeitszeit von 10 Std. pro Tag darf auch bei angeordneten Überstunden nicht überschritten werden. Das im Blick, profitieren Unternehmen und Beschäftigte gleichermaßen davon. Unternehmen durch die bessere Auslastung, Beschäftigte durch mehr freie Tage.

Fazit
Die genannten Anregungen und Vorteile ergeben sich für Betriebe und Angestellte nur, wenn die Arbeitszeit effektiv erfasst wird. Inkludierte Mehrarbeit, Übergangszeiten vor und nach der Arbeit, Gleitzeitkonten und vieles mehr, lassen sich nur mit einem modernen Zeiterfassungssystem, wie das der TimePunch KG, effektiv abbilden. Systematische Zeiterfassung sollten daher nicht als Problem, sondern als Lösung des Problems gesehen werden.

TimePunch – TRACKING PROGRESS NOT ONLY HOURS

Mit der Zeiterfassungs-Software der TimePunch KG sind alle Unternehmen gut beraten. Egal, ob große Unternehmen, KMUs oder Selbständige, wir bieten Ihnen die passende, professionelle Software und Hardware und erfassen damit nicht nur Stunden, sondern helfen Ihnen, Ihr Unternehmen voranzubringen.

Unsere Software ist einfach zu bedienen und bietet die größtmögliche Flexibilität. Über buchbare, thematische Schulungen und Intensiv-Workshops erklären wir Ihnen die Funktionen detailliert und persönlich.

Bei unseren Software-Produkten „Time Punch One“ für Soloselbständige und „TimePunch Pro“ für mittelständische oder große Unternehmen, können problemlos Kundenwünsche direkt implementiert werden, da wir selbst Entwickler der Produkte sind.

Interesse an TimePunch? Nehmen Sie an einer unserer kostenlosen digitalen Infoveranstaltungen teil, oder melden Sie sich direkt bei uns: https://beratung.timepunch.de/

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TimePunch KG
Gerhard Stephan
Bauhofstr. 34
68623 Lampertheim
+49 (6206) 70409-00
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https://beratung.timepunch.de/

Zumindest zwei davon, werden Angestellte bei einer Krankschreibung ab dem nächsten Jahr nicht mehr erhalten.

Der „gelbe“ Zettel

Ursprünglich war bereits für Juli 2022 vorgesehen, dass Ärzte, bei einer Krankschreibung den Patienten nur noch ein Exemplar der Krankschreibung ausgedruckt auf Papier mitgeben. Das Exemplar sollte nicht für Arbeitgeber*innen oder die Krankenkasse sein, sondern nur zum Nachweis für den Patienten selbst. Doch daraus wird jetzt erst einmal nichts.

Ärzte starteten erst im Januar 2022
Bei einer Krankschreibung geben Ärzte erst seit Januar 2022 die Daten direkt an die Krankenkassen weiter. Zuvor gab es lediglich eine 3monatige Pilotphase, bei der sich nicht alle Ärzte beteiligten. Aber auch jetzt läuft noch nicht alles optimal. Die Daten werden teilweise noch nicht komplett elektronisch übermittelt und müssen noch von Hand bei den Krankenkassen übernommen werden.

Unternehmen stehen vor großen Herausforderungen
Auf der Seite der Unternehmen sieht es nicht besser aus. Wäre bereits, wie ursprünglich geplant, im Juli die papierhafte Krankschreibung weggefallen, hätten Arbeitgeber*innen vor der Herausforderung gestanden, manuell bei den Krankenkassen nachfragen zu müssen, ob Mitarbeitende wirklich krank sind oder nur vorgeben, krank zu sein. Durch den fehlenden Ausdruck des Arztes, ist eine alleinige Prüfung durch Arbeitgeber*innen dann nicht mehr möglich.

77 Millionen Krankschreibungen pro Jahr
Der Grund für die Digitalisierung liegt dabei auf der Hand. Nach Schätzung des GKV (Spitzenverband Bund der Krankenkassen) werden pro Jahr über 308 Millionen Gelbe Zettel gedruckt! Eine unfassbare Menge an Papier, Druckertinte und nicht zuletzt Arbeitszeit die man durch digitale Prozesse reduzieren kann.

Mit im Boot, Zeiterfassungssysteme wie TimePunch
An dieser Stelle sieht der Bund Zeiterfassungssysteme wie TimePunch, in der Pflicht, die Schnittstelle für Unternehmen abzubilden. Nutzt ein Betrieb bereits eine Zeiterfassungslösung, dann sind in dieser zumeist alle relevanten Daten der Mitarbeitenden gespeichert. Was liegt also näher, als ein solches System dazu zu verwenden, um Krankmeldungen von Arbeitnehmer*innen zu prüfen. Betriebe sollen so wieder in die Lage versetzt werden, Krankmeldungen von Mitarbeitenden selbstständig und einfach überprüfen zu können. Wie vorher, aber alles digital und damit zukunftsfähig!
Mitarbeiter*innen melden sich krank
Zukünftig soll der Ablauf dabei so sein, dass sich Mitarbeitende nach einer Krankschreibung bei Ihrem Betrieb melden und mitteilen, wie lange sie krankgeschrieben sind. Arbeitgeber*innen erhalten dabei aber keine papierhafte Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung. Das Personalbüro muss dann, über das verwendete Zeiterfassungssystem, die Krankmeldung übernehmen und eine Überprüfung bei den Krankenkassen, mit Hilfe des Zeiterfassungssystems, beantragen. Die für den Mitarbeitenden zuständige Krankenkasse bestätigt die Krankmeldung digital. Anschließend erhält der Betrieb die Bestätigung der Krankmeldung, vollständig automatisiert, über das genutzte Zeiterfassungssystem angezeigt.

Prozess stellt große Herausforderungen an Zeiterfassungssysteme
Aber anders als z.B. Abrechnungssysteme für Lohn -und Gehalt, übertragen Zeiterfassungssysteme aktuell noch keine Daten der Mitarbeiter*innen an Krankenkassen. Bisher waren solche Systeme nur Zulieferer, welche die Arbeitszeiten an die verwendeten Lohn -und Gehaltsabrechnungsprogramme wie DATEV und Lexware exportierten. Ab Januar 2023 sollen Zeiterfassungssysteme selbst, als Schnittstelle zwischen Unternehmen und Krankenkassen in Aktion treten. Auf Seiten der Zeiterfassungshersteller, wie der TimePunch KG, müssen daher diese Schnittstellen zuerst implementiert und getestet werden. Durch die Brisanz der Daten, werden von der GKV, sehr große Anforderungen an Sicherheit und Zuverlässigkeit der Systeme gestellt.

Zusammenarbeit mit dem Spitzenverwand der Krankenkassen
Die TimePunch KG, arbeitet daher sehr eng mit der GKV zusammen, um die Qualität und Sicherheit der Schnittstelle zu gewährleisten. Dazu wird das Zeiterfassungssystem TimePunch in einem Qualifizierungsprozess, in Abstimmung mit der GKV, erweitert und anschließend einer Zertifizierung unterzogen. Nach Abschluss der Zertifizierung muss jedes Zeiterfassungssystem dann nochmals eine drei-monatigen Pilotphase durchlaufen. Erst nach dem erfolgreichen Abschluss dieser Pilotphase dürfen dann alle Kunden, die durch die Software bereitgestellte Schnittstelle zum Abruf der eAU (elektronischen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung) nutzen.

2023 soll die elektronische Krankschreibung flächendeckend verpflichtend werden
Bei der Sitzung am 18. Februar 2022 hat der Deutsche Bundestag in der 2./3. Lesung die Verlängerung der Pilotphase und damit den Start am 1. Januar 2023 beschlossen. Bis dahin gibt es noch viel zu tun. Durch den hohen Implementierungs- und Zertifizierungsaufwand ist es sehr wahrscheinlich, dass vor allem Billiganbieter von Zeiterfassungssystemen den Aufwand der Umsetzung scheuen.

Fazit
Arbeitgeber*innen sollten sich daher schon frühzeitig nach einem Zeiterfassungssystem, wie TimePunch umsehen, das den Prozess der elektronischen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung implementiert.

TimePunch – TRACKING PROGRESS NOT ONLY HOURS

Mit der Zeiterfassungs-Software der TimePunch KG sind alle Unternehmen gut beraten. Egal, ob große Unternehmen, KMUs oder Selbständige, wir bieten Ihnen die passende, professionelle Software und Hardware und erfassen damit nicht nur Stunden, sondern helfen Ihnen, Ihr Unternehmen voranzubringen.

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Zeiterfassung, ja oder nein? (Bildquelle: Kommerziell frei nutzbares Bild)

Um das Thema Zeiterfassung ranken sich viele Mythen und Halbwahrheiten. Dürfen Arbeitgeber*innen die Zeiten der Mitarbeiter erfassen, oder müssen sie es sogar? Oder ist es am Ende gar nicht erlaubt?

Bei der systemischen Zeiterfassung, also der Zeiterfassung am PC oder mit RFID Chips, werden personenbezogene Daten erhoben. Das ist z.B. die Uhrzeit, wann sich Mitarbeiter*innen an -bzw. abmelden, es sind aber auch Ortsinformationen über den Standort des Terminals oder die GPS-Daten, die erhoben werden. Eventuell auch biometrische Daten, wie der Fingerabdruck oder die Gesichtserkennung. Das alles ruft die Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) auf den Plan.

Ist Zeiterfassung rechtsgültig?
Um diese Frage zu klären, bedarf es einen Blick in das Gesetz. In der DSGVO sind klare Regeln für die Aufzeichnung von personenbezogenen Daten verankert. Im Artikel 6 Abs 1 f steht als Voraussetzung, dass die Verarbeitung zur Wahrung der berechtigten Interessen des Verantwortlichen (also des Arbeitgebers) oder eines Dritten (z.B. Steuerberater / Lohnbüro) erforderlich ist. Berechtigte Interessen des Arbeitgebers zur Einführung der Zeiterfassung sind beispielsweise:
-Die Arbeitszeit des Mitarbeitenden soll dem Lohnbüro zur Berechnung des Gehalts übermittelt werden.
-Überstunden sollen dokumentiert werden, damit diese ausgezahlt oder mit Freizeit abgegolten werden können.
-Pausen von Mitarbeitenden sollen zum Nachweis des Arbeitsschutzgesetzes aufgezeichnet werden.
Die Zeiterfassung bildet also die Grundlage, damit die berechtigten Interessen durchgesetzt werden können. Eine Erfassung ist somit rechtsgültig.
Spannend wird die Frage aber bei biometrischen Daten, wie dem Fingerabdruck oder der Gesichtserkennung. Hier greift der Grundsatz der Verhältnismäßigkeit und der Datensparsamkeit. D.h. Arbeitgeber*innen müssen sich die Frage gefallen lassen, ob das berechtigte Interesse nicht auch mit weniger Daten durchsetzbar ist. Die Antwort ist hier ein meist ein klares ja. Ein RFID Schlüsselanhänger erfüllt die Anforderung in den meisten Fällen ganz genauso wie ein Fingerscanner. Daher sollten sich Arbeitgeber*innen die Einwilligung zur Arbeitszeiterfassung mittels biometrischer Daten vorab von der Belegschaft schriftlich einholen, oder auf eine Alternative via RFID Schlüsselanhänger für Verweigerer umsteigen. Gute Zeiterfassungssysteme wie TimePunch erlauben zumeist beide Möglichkeiten zur Zeiterfassung (Schlüsselanhänger und/oder Biometrisch).

Ist eine Zeiterfassung zwingend erforderlich?
Viele Hersteller von Zeiterfassungs-Systemen versuchen Interessenten zu verunsichern, indem sie aufführen, dass eine systematische Zeiterfassung bereits vom Europäischen Gerichtshof (EuGH) in einem Urteil vom Mai 2019 gefordert wurde. Damit endet die Erzählung aber zumeist unvollständig.
Richtig ist, dass am 24. Februar 2020 das Arbeitsgericht in Emden in einer ersten Entscheidung das Urteil vom EuGH bestätigte und auch am 24. September 2020 in einer zweiten Entscheidung bekräftigte. Allerdings widerrief das Landes Arbeitsgerichts von Niedersachen (LAG) – also eine höhere Instanz – die Entscheidung des Arbeitsgerichts in Emden in der Berufung.
Der Grund: Nach Ansicht des Landesarbeitsgerichts hatte der EuGH aufgrund von Art. 153 AEUV keine Kompetenz über Vergütungsfragen zu entscheiden. Hier steht also Meinung gegen Meinung. Eine klare Aussage, ob Zeiterfassung im Allgemeinen zwingend erforderlich ist, steht also noch aus.

Wann ist eine Zeiterfassung vom Gesetzgeber gefordert?
Nichtsdestotrotz existieren mehrere Fälle, in denen eine Zeiterfassung vom Gesetz gefordert wird.
Bei Einführung der Kurzarbeit:
Will ein Unternehmen die Kurzarbeit einführen, dann muss die geleistete Arbeitszeit der Mitarbeitenden in Kurzarbeit korrekt und vollständig dokumentiert werden. Dies ist notwendig, damit nach Abschluss des Monats das Kurzarbeitergeld korrekt berechnet werden kann. Die Agentur für Arbeit kann jederzeit den Stundennachweis für Mitarbeiter*innen vom Unternehmen einfordern.
Bei Beschäftigten im Mindestlohn bzw. Niedriglohn:
Sind Arbeitnehmer*innen bei den Betrieben im Mindestlohn, bzw. Niedriglohn beschäftigt, dann ist hier die Zollverwaltung zuständig. Diese prüft sehr genau, ob der Mindestlohn eingehalten wird. Damit der Zoll die Lohnzahlung und damit Einhaltung des Mindestlohns prüfen kann, ist eine genaue Zeiterfassung vom Gesetzgeber gefordert.
Bei Überstunden:
Werden im Betrieb regelmäßig Überstunden fällig, dann besteht nach § 16 Absatz 3 Arbeitszeitgesetz (ArbZG) die Verpflichtung des Arbeitgebers die über 8 Stunden pro Tag hinaus gehende Arbeitszeit aufzuzeichnen. Selbstverständlich schreibt der Gesetzgeber hier nicht vor, dass ein elektronisches Zeiterfassungssystem zum Einsatz kommt, aber gerade ein System wie TimePunch macht dabei vieles einfacher.

Fazit
Stand März 2022 ist in Deutschland nicht klar geregelt, ob eine elektronische Zeiterfassung für alle Betriebe zur Pflicht wird. Allerdings existieren heute schon Fälle, in denen eine Zeiterfassung erforderlich ist. Dabei liegen die Vorteile einer Zeiterfassung klar auf der Hand: Gleichbehandlung von Mitarbeitenden, einfachere Lohnzahlung und Rechtssicherheit bei Arbeitsrechtsklagen aufgrund von Kündigung oder ähnlichem. Wie so oft gilt auch hier: Haben ist besser als Brauchen.

TimePunch – TRACKING PROGRESS NOT ONLY HOURS

Mit der Zeiterfassungs-Software der TimePunch KG sind alle Unternehmen gut beraten. Egal, ob große Unternehmen, KMUs oder Selbständige, wir bieten Ihnen die passende, professionelle Software und Hardware und erfassen damit nicht nur Stunden, sondern helfen Ihnen, Ihr Unternehmen voranzubringen.

Unsere Software ist einfach zu bedienen und bietet die größtmögliche Flexibilität. Über buchbare, thematische Schulungen und Intensiv-Workshops erklären wir Ihnen die Funktionen detailliert und persönlich.

Bei unseren Software-Produkten „Time Punch One“ für Soloselbständige und „TimePunch Pro“ für mittelständische oder große Unternehmen, können problemlos Kundenwünsche direkt implementiert werden, da wir selbst Entwickler der Produkte sind.

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