Tag Automatisierung

Cosima von Kries, Nintex Director, Solution Engineering EMEA (Bildquelle: @Nintex)

Trotz des Konsenses darüber, dass die digitale Transformation eine Voraussetzung für eine erfolgreiche Geschäftstätigkeit ist, stehen viele Unternehmen bei der technologischen Transformation noch vor Herausforderungen, da sie oft nur den technologischen Teil des Transformationspuzzles betrachten. Um jedoch mit einer Strategie zur digitalen Transformation erfolgreich zu sein, müssen Unternehmen drei wichtige Elemente zusammenbringen: Menschen, Prozesse und Technologie.

Den Wandel managen, um die digitale Transformation voranzutreiben

„Die Rolle, die Menschen bei der Schaffung der richtigen Bedingungen für eine kooperative Veränderungskultur in einem Unternehmen spielen, wird oft unterschätzt. Oftmals führen Unternehmen einen technologischen Wandel ein und gehen davon aus, dass die Änderungen angenommen und genutzt werden. Es wäre schön, wenn es so funktionieren würde, aber Führungskräfte sollten für den Fall der Fälle auf Hindernisse bei der Einführung neuer Technologien vorbereitet sein. Daher ist es unerlässlich, sämtliche Veränderungsschritte klar mit den Mitarbeitenden zu kommunizieren und sie umfassend auf die neuen Anforderungen vorzubereiten,“ betont Cosima von Kries, Nintex Director, Solution Engineering EMEA.

Jede Neuerung bringt Herausforderungen mit sich – technologische Veränderungen sind da keine Ausnahme. Wenn es um die Auswirkungen der digitalen Transformation auf die Mitarbeitenden geht, müssen Unternehmen Faktoren wie die Auswirkungen auf interne Teams, Unklarheiten bei der Nutzung neuer Technologien und vieles mehr berücksichtigen. Jede Strategie zur digitalen Transformation sollte proaktiv Fragen und Bedenken der Mitarbeiter berücksichtigen und darauf eingehen. Dies beginnt damit, dass klar kommuniziert wird, wie die Veränderungen mit den Geschäftszielen des Unternehmens zusammenhängen, und dass die erwarteten Ergebnisse der Veränderungen dargelegt werden.

Ein Managementrahmen, der genutzt werden kann, ist das Lippitt-Knoster-Modell, das sechs Schlüsselelemente hervorhebt, die für einen wirksamen Wandel erforderlich sind: Vision, Konsens, Fähigkeiten, Ressourcen, Anreize und ein Aktionsplan. Beispielsweise führt das Fehlen einer klaren Vision zu Verwirrung, während mangelnder Konsens Widerstand hervorruft. Fehlen die notwendigen Fähigkeiten oder Ressourcen, sind die Mitarbeitenden nicht in der Lage, den Wandel umzusetzen. Ohne Anreize gibt es keine Motivation. Und ohne einen detaillierten Aktionsplan bleibt der Wandel unkoordiniert.

Um die besten Ergebnisse zu erzielen, sollten die Teams daher nicht nur über klare Rollen und Zuständigkeiten verfügen, sondern auch mit leicht zugänglichem Prozesswissen ausgestattet werden. Dies stellt sicher, dass alle Beteiligten verstehen, wie die einzelnen Elemente des Modells ineinandergreifen, um den Wandel effektiv zu steuern und nachhaltige Erfolge zu erzielen.

Menschen und Technologie mit Prozessautomatisierung zusammenbringen

„Wenn es um die Implementierung neuer Technologie geht, muss diese mit dem Rest des Tech-Stacks verbunden sein. Denken Sie an die Vielzahl der Anwendungen in einem Unternehmen und an die enorme Datenmenge, die jede einzelne Technologie enthält. Wenn die Punkte nicht miteinander verbunden sind, werden die Mitarbeitenden nicht in der Lage sein, die Daten, die sie für ihre Arbeit benötigen, sinnvoll zu verknüpfen. Einfach ausgedrückt: Sie haben ein großes Prozessproblem, und alle Bemühungen um die digitale Transformation werden abgebrochen, bevor sie überhaupt begonnen haben,“ so Cosima von Kries weiter.

Aus diesem Grund muss bei allen Bemühungen um die digitale Transformation der Schwerpunkt auf der Automatisierung, Orchestrierung und Optimierung des Arbeitsplatzes liegen.

Wo liegen Ineffizienzen?

Der erste Schritt, um Technologie und Menschen zusammenzubringen, besteht darin, herauszufinden, wo Ineffizienzen in Technologiesystemen und -prozessen liegen. Wenn das übergeordnetes Ziel darin besteht, die bestehenden Prozesse zu modernisieren, müssen Unternehmen ihr aktuelles Prozessinventar überprüfen. Durch die Abbildung ihrer Geschäftsprozesse können sie sich einen Überblick über jeden einzelnen Prozess innerhalb der bestehenden Arbeitsabläufe verschaffen. Diese Transparenz ermöglicht es, Engpässe, redundante Schritte und ineffiziente Ressourcennutzung zu identifizieren. Anschließend können Unternehmen gezielte Maßnahmen ergreifen, um diese Ineffizienzen zu beseitigen, was zu optimierten Prozessen führt.

Sobald sie wissen, wo die Ineffizienzen liegen, kann die Prozessautomatisierung helfen, den Arbeitsfluss zwischen Menschen und Systemen zu orchestrieren. Diese Technologie fungiert als verbindendes Element zwischen den verschiedenen Bereichen einer Organisation und ermöglicht es, die Steuerung der Prozesse zukunftssicher zu gestalten. Nachdem ein Unternehmen seine Prozesse automatisiert hat, ist es in der Lage, diese Prozesse kontinuierlich zu überwachen, zu verwalten und zu verbessern. Dabei kann es die gewonnenen Erkenntnisse über die Prozessleistung nutzten, um die Arbeitsabläufe weiter zu optimieren und die Effizienz der Belegschaft zu steigern.

Höhere Abschlussraten erreichen

Ein kürzlich veröffentlichter IDC-Bericht hat ergeben, dass Unternehmen, die ihre Geschäftsprozesse durch Automatisierung konsequent verbessern, einen höheren Gesamtnutzen daraus ziehen und eine überdurchschnittlich hohe Abschlussrate ihrer Automatisierungspipeline aufweisen (40 % im Vergleich zu einem Durchschnitt von 32 % – 35 %).

„Jede Maßnahme zur digitalen Transformation sollte als Gelegenheit für ein Unternehmen gesehen werden, die Gesamtheit seiner Geschäftsprozesse zu bewerten – und nicht nur die Technologie, die es einsetzt. Eine Strategie zur digitalen Transformation sollte den Menschen in den Mittelpunkt stellen und mit einem Aktionsplan zur Implementierung der neuen Technologie und Prozesse im gesamten Unternehmen beginnen. Ein weiterer wichtiger Teil eines jeden Aktionsplans ist die Prozessautomatisierung, damit Unternehmen Menschen und Technologie miteinander verbinden können,“ geht Cosima von Kries ins Detail.

Prozesse sind das Puzzlestück der digitalen Transformation, das Menschen und Technologie zusammenbringt. Wenn die Technologiesysteme im Unternehmen nahtlos miteinander verbunden sind, sind das auch die Mitarbeitenden. Letztendlich besteht eines der Hauptziele der digitalen Transformation für viele darin, die Leistungsfähigkeit von Unternehmen zu steigern. Ohne Prozessautomatisierung ist es unwahrscheinlich, dass ein Unternehmen die angestrebte Effizienz erreichen kann – ganz gleich, wie gut die implementierte Technologie ist.

Über Nintex
Nintex ist ein Anbieter für Lösungen rund um Prozessintelligenz und -automatisierung. Mehr als 10.000 Organisationen des öffentlichen und privaten Sektors in 90 Ländern nutzen die Nintex Process Platform. Sie beschleunigen ihre digitale Transformation durch schnelle und einfache Verwaltung, Automatisierung und Optimierung von Geschäftsprozessen. Nintex und sein globales Partnernetzwerk definieren die Zukunft der Intelligent Process Automation (IPA). Weitere Informationen: https://www.nintex.de

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Optimale Cybersicherheit mit hybrider UEM-Strategie

(Bildquelle: Aagon)

Soest, 10. Oktober 2024: Auch in diesem Jahr zeigt sich die it-sa in Nürnberg als Hotspot für aktuelle Trends in der IT-Sicherheit, deren Relevanz kontinuierlich zunimmt. Auf dem größten europäischen IT-Security-Event präsentiert Aagon, als einer der führenden Hersteller von Client-Management-Lösungen, sowohl die neue Version seiner ACMP Suite (Version 6.7) als auch umfassende Tools zur Automatisierung des Cybersecurity-Managements über UEM. Ein weiteres Highlight ist die Vorstellung des ACMP Intune-Moduls, das die Endgeräteverwaltung auf ein neues Niveau heben wird.

„Gemeinsam stark gegen Cyberangriffe“ ist das Motto der Sicherheitsmesse, die zum 15ten Mal stattfindet und sich als Treffpunkt internationaler IT- und Security-Experten etabliert hat. Damit bietet die stetig wachsende Nürnberger IT-Messe das ideale Forum für das Soester Softwarehaus Aagon, das live seine neuesten Lösungen für optimale Cybersicherheit vorstellt.

Unter dem Leitsatz „Better together für Ihre hybride UEM-Strategie“ präsentiert Aagon hilfreiche Erweiterungen für die Endgeräteverwaltung über Microsoft Intune. Das ACMP Intune-Modul setzt dort an, wo sich IT-Administratoren – neben der durch MS-Intune geregelten Verwaltung von Mobile Devices und Clients – weitere Unterstützung wünschen: Es verbindet das Beste aus beiden Welten – Cloud und OnPremises – in einer zentralen Management Console für Clients, Server und Mobile Device und bietet somit, in Kombination mit dem cloudbasierten Microsoft Intune, einen jederzeitigen und komfortablen Überblick über die komplette IT-Infrastruktur und hilft gleichzeitig dabei, Sicherheitsrisiken schneller zu erkennen. Ebenso zeigt Aagon auf der Messe, wie das neue Release – ACMP 6.7 – Unternehmen dabei unterstützt, NIS-2-Anforderungen zu erfüllen.

NIS-2-Unterstützung

Denn auch beim neuen Release der ACMP Suite steht das Thema Sicherheit an vorderster Stelle. Zu den wichtigsten Neuerungen gehört die Multifaktor-Authentifizierung, die speziell für die von NIS-2 betroffenen Unternehmen relevant ist. Damit ist sichergestellt, dass nur nachweislich geprüfte Personen Zugriff auf die IT-Ressourcen des Unternehmensnetzwerks haben.

Geballtes Security-Know-how: Fachvortrag des UEM-Experten Sebastian Weber

Wer wissen möchte, wie Unternehmen und IT-Verantwortliche in der Praxis Routineaufgaben und Security-Prozesse in ihrer Unternehmens-IT automatisieren können, dem bietet der Vortrag von Sebastian Weber, Head of Product Management bei Aagon, neue Erkenntnisse. In seinem Vortrag „NIS-2: Handlungsanweisungen und der entscheidende Beitrag von UEM“ erläutert Weber, wie sich mit Hilfe einer hybriden UEM-Strategie die aktuellen Herausforderungen wie Optimierung der IT-Sicherheit, Bedrohungen durch stets neue Cyberrisiken sowie gleichzeitiger IT-Fachkräftemangel meistern lassen. Der Vortrag findet statt am Dienstag, 23. Oktober um 11:15 Uhr im Forum 7-C, Halle 7.

Zu sehen gibt es das neue ACMP 6.7 sowie das erweiterte Intune-Modul bei Aagon in Halle 7, am Stand 7-436. Kund:innen und Interessierte, die Aagon auf der it-sa besuchen möchten, erhalten über die Webseite eine kostenlose Eintrittskarte. Und hier geht“s zur Anmeldung. (https://www.aagon.com/it-sa2024/)

Über Aagon
Die Aagon GmbH entwickelt seit über 30 Jahren innovative Client-Management- und -Automation-Lösungen, die perfekt auf die Anforderungen von IT-Abteilungen optimiert sind. Diese ermöglichen Anwendern, die komplette IT ihrer Organisation einfach zu verwalten, Routineaufgaben zu automatisieren und helfen so, IT-Kosten zu senken. Flaggschiff des Softwareherstellers ist die ACMP Suite mit Modulen für die Bereiche Inventarisieren, Managen & Verteilen, Installieren & Migrieren, Sicherheit, Dokumentieren sowie Vernetzen. Das 1992 gegründete Unternehmen mit Sitz in Soest beschäftigt derzeit über 140 Mitarbeiter. Zu den Kunden von Aagon gehören namhafte Unternehmen aus der Automobil-, Luftfahrt-, Logistik- und Elektronik-Branche sowie große Behörden, Krankenhäuser und Versicherungen. Weitere Informationen gibt es unter www.www.aagon.com (https://www.aagon.com)

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Das Bitkom Reifegradmodell bei MR.KNOW verhilft zur Messung des digitalen Reifegrades

MR.KNOW, führender Anbieter von Prozessmanagement-Software, freut sich, die Einführung eines neuen Online-Assistenten bekanntzugeben, mit dem Unternehmen und öffentliche Organisationen den Reifegrad ihrer digitalen Prozesse eigenständig messen können. Dieses innovative Tool basiert auf dem Bitkom Reifegradmodell „Digitale Prozesse 2.0“ und ermöglicht eine präzise Analyse der aktuellen digitalen Transformation in verschiedenen Prozessbereichen.

Digitale Reifegradmodelle sind entscheidend für Organisationen, um ihren Stand in der Digitalisierung zu bewerten, sich mit Branchenkollegen zu vergleichen und gezielt Verbesserungspotentiale zu identifizieren. Das Bitkom Reifegradmodell „Digitale Prozesse 2.0“ bietet einen branchenübergreifenden Ansatz, der besonders für kleine und mittelständische Unternehmen sowie öffentliche Verwaltungen geeignet ist. Es umfasst die Dimensionen Technologie, Prozessqualität, Prozessdaten, Kundenzentrierung sowie Skills und Kultur.

Der neue Assistent von MR.KNOW erlaubt es Nutzern ab sofort, ihre Prozesse durch die Beantwortung von gezielten Fragen online zu analysieren und gibt Tipps für weitere Vorgehensweisen je nach Digitalisierungsgrad. Die Ergebnisse helfen dabei, gezielte Maßnahmen zur Optimierung der Digitalisierung und Automatisierung zu identifizieren und voranzutreiben. Dieses Tool bietet einen einfachen Einstieg in die Prozessdigitalisierung und unterstützt gleichzeitig fortgeschrittene Anwender dabei, Automatisierungspotenziale zu erkennen oder organisationsinternes Benchmarking zu entwickeln.

„In einer Zeit, in der die Digitalisierung unverzichtbar ist, wollen wir Unternehmen und öffentliche Verwaltungen dabei unterstützen, ihre Prozesse effizient und zukunftssicher zu gestalten. Mit unserem neuen Assistenten können sie schnell und einfach ihren digitalen Reifegrad prüfen und konkrete Optimierungspotentiale ausmachen,“ so Andreas Mucke, geschäftsführender Gesellschafter bei MR.KNOW.

Der Assistent ist ab sofort kostenfrei auf der MR.KNOW – PLATFORM (https://platform.mrknow.ai/index.html?component=startAssistant&hashID=SCj..QPsQ0ejWTrPUvuT-l6_yIXXcN13TfIympIHV-EndBBG7YFuV_MiaWQdNsQ24Ie4btWJVyATD0YezBaGnE-7dml) verfügbar.

Über MR.KNOW by Inspire Technologies GmbH:
Lösungen ohne Programmierung: von einfach bis komplex mit der NO-CODE-BPM Software von MR.KNOW. Dabei unterstützt MR.KNOW IT-Projektmanager und Citizen Developer bei der Automatisierung ihrer Prozesse und ermöglicht so einen besonders leichten Einstieg in die Prozessautomatisierung mit Künstlicher Intelligenz, digitalen Assistenten oder der Prozessaufnahme über das Process-Board. Weitere Informationen: www.mrknow.ai

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Ivalua (https://de.ivalua.com/), ein weltweit führender Anbieter von Cloud-basierten Spend-Management-Lösungen und sein Partner Stretch geben heute bekannt, dass SKF die Ivalua-Plattform erfolgreich implementiert hat. Der weltweit führende Anbieter von Lösungen rund um Wälzlager wird mit Ivalua seine Lieferantenmanagement-Prozesse optimieren und die Beschaffungsprozesse automatisieren.

SKF erkannte die Möglichkeit, das Lieferantenmanagement zu optimieren, indem mehrere Systeme digitalisiert und auf einer Plattform konsolidiert werden. Nach einem umfassenden Auswahlverfahren entschied sich SKF für Ivalua. Die Entscheidung fiel aufgrund der intuitiven Benutzererfahrung, der robusten SRPM-Funktionen (Supplier Relationship and Performance Management) sowie der großen Flexibilität der Plattform.

Vor der Implementierung von Ivalua war die Verwaltung eines großen und vielfältigen Lieferantenstamms durch einen fragmentierten Ansatz mit mehreren Herausforderungen verbunden. Dazu gehörte eine eingeschränkte Sichtbarkeit in der gesamten Lieferkette, was die Fähigkeit von SKF beeinträchtigte, die Leistung seiner Lieferanten effektiv zu überwachen und mit ihnen zusammenzuarbeiten.

Beschaffungsprozesse bei SKF automatisieren, Abläufe verbessern
Durch die Partnerschaft mit Ivalua will SKF seine Beschaffungsprozesse automatisieren, manuelle Aufwände reduzieren und betriebliche Abläufe verbessern. Dies soll die betriebliche Effizienz steigern und Kosteneinsparungen ermöglichen. Durch die Zentralisierung des Lieferantenmanagements kann SKF die Kommunikation mit den Lieferanten optimieren, die Geschäftsbeziehungen verbessern und eine bessere Zusammenarbeit ermöglichen. Darüber hinaus wird SKF nun in der Lage sein, die Leistung der Lieferanten durch Score Cards, Key Performance Indikatoren (KPIs) und regelmäßige Bewertungen auf konsistente und strukturierte Weise zu überwachen und zu bewerten.

SKF: Mit Ivalua engere Beziehungen zu Lieferanten und widerstandsfähige Lieferketten
„Ivalua ermöglicht eine unübertroffene Transparenz und Zusammenarbeit mit unseren Lieferanten, wodurch wir unsere Entscheidungsfindung verbessern und engere Beziehungen zu unseren Lieferanten aufbauen können. Dies ist ein entscheidender Schritt, um die Widerstandsfähigkeit unserer Lieferkette zu gewährleisten und weiterhin gemeinsam Innovationen zu entwickeln“, so Loic Abgrall, Purchasing Transformation Specialist bei SKF.

„Ivalua ermöglicht es Unternehmen wie SKF, den Wert ihrer Lieferantenbasis zu erschließen, indem es kollaborative Prozesse fördert, die die Unternehmensleistung verbessern, die Effizienz steigern und Innovationen vorantreiben. Wir freuen uns, SKF bei diesem Digitalisierungsvorhaben als Partner zur Seite zu stehen und darauf, das Unternehmen auch in Zukunft zu unterstützen“, sagte Dan Amzallag, Chief Operating Officer (COO) bei Ivalua.

SKF hat Stretch Procurement als Partner für die Implementierung von Ivalua ausgewählt. Sara Bråtegren, COO bei Stretch, fügte hinzu: „Wir freuen uns, mit SKF und Ivalua bei dieser strategischen Initiative zusammenzuarbeiten und das nötige Fachwissen und die Unterstützung bereitzustellen, um eine erfolgreiche digitale Transformation zu gewährleisten.“

Über SKF
SKF ist ein weltweit führender Anbieter innovativer Lösungen, die Branchen dabei unterstützen, wettbewerbsfähiger und nachhaltiger zu werden. Indem wir Produkte leichter, effizienter, langlebiger und reparierbar machen, helfen wir unseren Kunden, die Leistung ihrer rotierenden Geräte zu verbessern und ihre Umweltauswirkungen zu reduzieren. Unser Angebot rund um die rotierende Welle umfasst Lager, Dichtungen, Schmierungsmanagement, Zustandsüberwachung und Dienstleistungen. SKF wurde 1907 gegründet und ist in etwa 129 Ländern vertreten. Weltweit gibt es etwa 17.000 SKF-Vertriebsstandorte. Der Jahresumsatz im Jahr 2023 betrug 103.881 Millionen SEK und die Zahl der Beschäftigten lag bei 40.396.
Weitere Informationen finden Sie auf www.skf.com (https://www.skf.com).

Über Ivalua
Ivalua ist ein führender Anbieter von Cloud-basierten und KI-gestützten Spend-Management-Lösungen. Unsere einheitliche Source-to-Pay-Plattform ermöglicht es Unternehmen, alle Ausgabenkategorien und alle Lieferanten effektiv zu verwalten, die Rentabilität zu steigern, die Nachhaltigkeit zu verbessern, Risiken zu senken und die Produktivität der Mitarbeiter zu erhöhen. Ivalua genießt das Vertrauen von Hunderten der weltweit angesehensten Marken und wird von Gartner und anderen Analysten als führendes Unternehmen anerkannt. Weitere Informationen unter https://de.ivalua.com . Folgen Sie uns auf LinkedIn (https://www.linkedin.com/company/ivalua) und X (https://x.com/ivalua).

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Cosima von Kries, Nintex Director, Solution Engineering EMEA (Bildquelle: @Nintex)

Länder wie die Niederlande oder Schweden machen es vor. Deutschland hinkt noch hinterher. Doch wird sich das bald ändern? Erst kürzlich beschloss Brandenburg seine KI-Strategie. Bis 2030 werden etwa 1,3 Millionen Beschäftigte aus dem öffentlichen Dienst in den Ruhestand gehen. „Die öffentliche Verwaltung in Deutschland wird nicht umhin kommen sich vermehrt mit Künstlicher Intelligenz (KI) auseinanderzusetzen. Zu groß sind die Vorteile, die diese Technologie mit sich bringt,“ so Cosima von Kries, Nintex Director, Solution Engineering EMEA.

Der Einsatz von KI eröffnet zahlreiche Möglichkeiten den Bürgerservice zu verbessern. Generative KI, beispielsweise Chatbots, können schnelle Hilfe bei häufigen Fragen bieten, zum Beispiel bei der Kfz-Zulassung, Gewerbebeantragung, Pass-Erneuerung oder Wohnsitz An- und Abmeldung.
Die KI-basierte Texterkennung ist ein weiteres Beispiel, wie Künstliche Intelligenz zur Arbeitsentlastung in Verwaltungen beitragen. Sie kann das arbeitsaufwendige Anfertigen von Protokollen, Dokumenten oder Berichten automatisiert erledigen. Oder sie filtert Daten, z.B. aus eingescannten Dokumenten, klassifiziert sie und bereitet sie auf zur weiteren Verwendung – inkl. eingebundener Stichwortsuche für die Mitarbeitenden.

Ein Bericht des Ausschusses für Bildung, Forschung und Technikfolgenabschätzung des Deutschen Bundestags vom 26. September 2022 nennt weitere Vorteile: „Auf Bundesebene können KI-basierte Prognosemodelle proaktives und präventives staatliches Handeln stärken, z. B. in Bezug auf die Sicherheit, die Versorgung, den Umweltschutz, die Verkehrsplanung, den Verbraucherschutz oder auch die Migration.“

Erste aktive Schritte in Richtung KI-Integration

Mit PLAIN ist seit 2023 eine Plattform im Einsatz, die KI-basierte Datenanalyse in der Bundesverwaltung ermöglicht. Länderverwaltungen könnten mit KI-Prognosen Schul- und Kitaplätze besser planen oder zukunftsgerichtete Steuerschätzungen und Kommunen Infrastrukturplanungen vornehmen.

Bereits seit 2018 investiert Deutschland in die Erforschung, Entwicklung und Anwendung von Künstlicher Intelligenz. Unter der Überschrift „KI in der öffentlichen Verwaltung“ nennt das Papier mögliche Einsatzbereiche, zum Beispiel bei der Abwehr von Cybergefahren, in Sicherheitsbehörden, im Bevölkerungsschutz oder in der Nachhaltigkeitspolitik. Bereits realisiert wurde das im Umweltbundesamt angesiedelte „Anwendungslabor KI und Big Data“.

Das Bundesministerium des Innern und für Heimat (BMI) hat vor dem Hintergrund der zahlreichen ethischen und rechtliche Fragen, Transparenz, Verständlichkeit und Nachvollziehbarkeit von Anwendungen ein KI-Leitbild entwickelt. Mit dem im Aufbau befindlichen Beratungszentrum für Künstliche Intelligenz („BeKI“) schafft das Bundesministerium des Innern und für Heimat (BMI) eine zentrale Anlauf- und Koordinierungsstelle für KI-Vorhaben in der Bundesverwaltung. In einem ersten Pilotprojekt wird ein „Marktplatz der KI-Möglichkeiten“ entwickelt, welcher Ministerien und Behörden mit passenden KI-Anwendungen und Bedarf zueinander bringen soll und zudem Transparenz über die KI-Anwendungslandschaft und Erfahrungswerte bietet.

KI im Verwaltungsalltag

Es ist noch einiges zu tun, bis KI-Technologien sich im Verwaltungsalltag etablieren. Ministerien und Ämter müssen die nötige Infrastruktur vorhalten, Datenbestände erschließen und KI-Systeme im Einklang mit strenger Regulierung aufsetzen. Die Einführung von KI ist nur ein Ziel, wenn die bestehenden IT-Systeme nicht modernisiert werden. Die derzeitigen Systeme sind für die Anforderungen der KI schlecht gerüstet. Sie haben eine begrenzte Rechenleistung und sind nicht in der Lage, effiziente digitale Arbeitsabläufe zu unterstützen.

Diese Altsysteme verwenden häufig veraltete Datenformate, die die Gewinnung von Erkenntnissen erschweren. Darüber hinaus verschlechtert die Abhängigkeit von der manuellen und papierbasierten Datenerfassung und -verwaltung die Datenqualität weiter. Die IT-Infrastruktur des öffentlichen Sektors ist nach wie vor fragmentiert und ineffizient.

„Um das Potenzial der künstlichen Intelligenz voll auszuschöpfen, müssen Organisationen des öffentlichen Sektors der Cloud-Migration Vorrang einräumen. Diese Strategie ist für die Modernisierung von IT-Systemen von entscheidender Bedeutung und gewährleistet eine ordnungsgemäße Speicherung und Verwaltung von Daten, was das Training und Testen von KI-Lösungen mit hochwertigen Datensätzen erleichtert,“ geht Cosima von Kries ins Detail.

Es ist daher wichtig einen funktionsübergreifenden Ansatz für die Cloud-Strategien zu wählen und Überlegungen aus der gesamten Regierung und dem öffentlichen Sektor zu integrieren. Gerade für den öffentlichen Sektor gibt es spezielle Cloudkonzepte, wie die private Cloud oder die deutsche Verwaltungscloud, welche auf die erhöhten Sicherheitsanforderungen ausgelegt sind. Dieser ganzheitliche Ansatz ist von entscheidender Bedeutung für die Digitalisierung von Datenerfassungsprozessen und ermöglicht KI-gestützte Erkenntnisse. Durch die Abkehr von manuellen oder papierbasierten Methoden, die zu ungenauen oder veralteten Daten führen können – hin zu digitalen Prozessen, die auf die sich entwickelnden Anforderungen und Geschäftsbedürfnisse zugeschnitten sind, kann der öffentliche Sektor die Anpassungsfähigkeit gewährleisten, die für die Weiterentwicklung von KI-Systemen und die Verbesserung ihrer Leistung im Laufe der Zeit erforderlich ist.

Überbrückung der Produktivitätslücke

Die Modernisierung der IT-Infrastruktur kann ein langwieriger Prozess sein. Organisationen der öffentlichen Verwaltung müssen Werkzeuge und Technologien finden, um die Produktivitätslücke in der Zwischenzeit zu überbrücken, z. B. durch Automatisierung.

Durch die Automatisierung des Prozesses der Forschungsförderung und die Migration des Projektmanagements in die Cloud konnte AgriFutures Australia beispielsweise die Zeit für die Bearbeitung von Verträgen von vier Wochen auf nur noch 30 Minuten verkürzen. Ein Automatisierungsansatz verbesserte auch den Zugang zu großen Datenmengen, die für die zukünftige Implementierung von KI unerlässlich sind.

„Mit diesen Schritten können Organisationen des öffentlichen Sektors sowohl die Produktivität als auch die Bürgerzufriedenheit steigern und letztlich mit weniger Aufwand mehr erreichen. Mit modernen Cloud-basierten Automatisierungstechnologien können Organisationen schnell mit ihrer Modernisierung beginnen und sich darauf konzentrieren, in kurzer Zeit echte Ergebnisse zu erzielen,“ erklärt Cosima von Kries abschließend.

Quellennachweis:
-https://www.egovernment.de/brandenburg-beschliesst-ki-strategie-a-4a71e871d574b215eb00f3eb53475fd0/
-https://www.bundesdruckerei.de/de/innovation-hub/kuenstliche-intelligenz-verwaltung
-https://www.bundesdruckerei.de/de/innovation-hub/plain
-https://www.cio.bund.de/Webs/CIO/DE/digitale-loesungen/datenpolitik/daten-und-ki/daten-und-ki-node.html
-https://www.cio.bund.de/SharedDocs/downloads/Webs/CIO/DE/digitale-loesungen/datenpolitik/KI-Leitbild.html;jsessionid=7CF3F3822DD16176B86BC2676EC303F8.live891
-https://resources.nintex.com/k2-recommend/argifutures-aus-cs#page=1

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Nintex ist ein Anbieter für Lösungen rund um Prozessintelligenz und -automatisierung. Mehr als 10.000 Organisationen des öffentlichen und privaten Sektors in 90 Ländern nutzen die Nintex Process Platform. Sie beschleunigen ihre digitale Transformation durch schnelle und einfache Verwaltung, Automatisierung und Optimierung von Geschäftsprozessen. Nintex und sein globales Partnernetzwerk definieren die Zukunft der Intelligent Process Automation (IPA). Weitere Informationen: https://www.nintex.de

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Fertige, vortrainierte KI-Services für konkrete Dokumentenklassen bieten niedrigschwelligen Einstieg in KI-getriebene Automatisierung. Interessenten können zum Test eigene Belege ad-hoc von der Künstlichen Intelligenz auslesen lassen.

Einfach mal ausprobieren: KI-basierte Verarbeitung von Dokumenten.

Kaiserslautern, 30. Juli 2024 – Mit dem Insiders Marketplace für KI-basierte Services hat Insiders Technologies, ein technologisch führender Anbieter von Software für Intelligent Document Processing (IDP), ein neues Kapitel in der Nutzung modernster KI-Technologien aufgeschlagen.

Die vortrainierten und damit ohne großen Projektaufwand sofort einsetzbaren Automatisierungsservices erlauben durch den Einsatz moderner KI die Automatisierung von Geschäftsprozessen, bei denen Dokumente wie Belege, Urkunden oder Ausweise verarbeitet werden müssen. Im Fokus steht zum einen die Klassifikation nach Dokumenten-Art und zum anderen das automatisierte Auslesen von Daten aus Dokumenten zur weiteren Verarbeitung.

Die nun erfolgte Erweiterung des Insiders Angebotes umfasst nicht nur weitere Automatisierungsservices, sondern bietet auch eine attraktive Möglichkeit für Interessenten, die KI mit eigenen Belegen zu testen.

Selbst ausprobieren mit eigenen Belegen

Zur besseren Illustration der Leistungsfähigkeit bietet der Insiders Marketplace ab sofort die Möglichkeit, einzelne Services mit eigenen Belegen auszuprobieren. Dazu wählt der Nutzende den Service aus, für den er sich interessiert, und kann dann nach einer kostenfreien und unverbindlichen Registrierung einen beispielhaften Beleg hochladen und die Demo starten. Nach einer kurzen Analyse zeigt das System ad-hoc, welche Daten der Service konkret ausgelesen hat.

Es ist für Laien oft verblüffend, mit welcher Präzision und in welchem Umfang Belege von der KI ausgewertet werden können. So werden bei der stammdatenfreien Rechnungsverarbeitung neben allen Daten des Rechnungskopfes wie Absender und Empfänger mit Steuernummern, Kontoverbindungen und dergleichen auch die einzelnen Rechnungspositionen ausgelesen. Der Service für die Lesung von Ausweisdokumenten erkennt sicher Reisepässe, Personalausweise und Aufenthaltstitel – auch aus dem Ausland. Dabei liest er alle relevanten Felder aus und kann auch Bilder ausschneiden und für die Weiterverarbeitung optimieren. Damit erlauben die Services mit der leistungsfähigen Kombination der Prozessschritte Erkennen, Ausschneiden und Datenlesen die vollständig automatisierte Verarbeitung von Dokumenten – ganz ohne menschliches Zutun und in einem Bruchteil der Zeitaufwände manueller Bearbeitung.

KI-Services eröffnen viele neue Möglichkeiten

Die von den Services genutzten Deep-Learning-Systeme sind bereits für die jeweiligen Dokumentenklassen bestens vortrainiert und unterliegen der stetigen Pflege durch Insiders Technologies. Damit sind sie nicht nur sofort einsatzbereit – wie die Live-Demo mit eigenen Belegen zeigt -, sondern für die Kunden vollständig wartungsfrei nutzbar. Das Pay-per-use-Modell erlaubt einen kostenoptimierten Einstieg in die Nutzung nach dem tatsächlichen Bedarf. Zudem werden Unternehmen, die diese Services nutzen, vom Aufbau des notwendigen KI-Know-hows sowie den personellen und technischen Ressourcen für die Etablierung komplexer KI-IT-Infrastruktur befreit.

Technisch können diese Services sehr einfach über entsprechende Schnittstellen in beliebige Lösungen eingebaut werden. Damit lassen sich auch bestehende Softwarepakete oder individuell entwickelte Lösungen zur Prozessunterstützung mit moderner KI aufwerten und der Automatisierungsgrad deutlich steigern.

„Mit den Services des Insiders Marketplace bieten wir einen niedrigschwelligen Einstieg in die KI-gestützte Automatisierung von Prozessen. Damit werden Fachkräfte von ermüdenden Routineaufgaben entlastet und können für wertsteigende Tätigkeiten eingesetzt werden. Unsere KI-Services sind somit auch ein konkreter Ansatz, um den Fachkräftemangel zu reduzieren“, erklärt Christian Bokelmann, Prokurist und Leiter der Business Unit „Intelligent Automation“ bei Insiders Technologies.

Im Marketplace werden aktuell branchenübergreifende Services wie das Auslesen von Ausweisdokumenten, Fahrzeugscheinen, Pfändungen als Formular oder im Freitext sowie die stammdatenfreie Verarbeitung von Kreditorenrechnungen und vieles mehr angeboten. Zusätzlich gibt es branchenspezifische Automatisierungsservices wie beispielsweise die Verarbeitung von Schadensrechnungen, Versicherungspolicen oder Prämienrechnungen für die Versicherungswirtschaft. Auf individuelle Anregung erstellt Insiders Technologies auch kontinuierlich neue Services. Mit dem Insiders Marketplace wird schnell und einfach deutlich, welche Leistungen moderne KI heutzutage bereits ohne langwierige Projekte erbringen kann.

Hier lassen sich die Automatisierungsservices des Insiders Marketplace ausprobieren:
https://insiders-marketplace.com/de/

Weitere Informationen über den Hersteller intelligenter Software für Prozessautomatisierung auf Basis von KI: https://www.insiders-technologies.com/

Insiders Technologies ist technologisch führender und marktetablierter Anbieter von Software zur Cognitive Process Automation. Mehr als 5.000 Kunden aus allen Branchen vertrauen bei der Optimierung ihrer dokumentzentrierten Geschäftsprozesse auf die innovativen Lösungen des Produkthauses aus Kaiserslautern. Als erfolgreichstes Spin-Off des Deutschen Forschungszentrums für Künstliche Intelligenz (DFKI) hat es sich Insiders zur Aufgabe gemacht, modernste KI in echten Kundennutzen zu überführen. Dank neuester Deep Learning-Technologien verstehen die Software-Lösungen heterogene Inhalte, extrahieren geschäftsrelevante Informationen, automatisieren Transaktionen und verkürzen Reaktionszeiten. Dabei sind der technologische Pioniergeist und die Agilität ein Garant für kontinuierliche Innovationen und Produkte am Puls der Zeit.

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Warum Unternehmen Weiterbildungen und Umschulungen im Jahr 2024 höchste Priorität einräumen sollten

Cosima von Kries, Nintex Director, Solution Engineering EMEA (Bildquelle: @Nintex)

Automation Citizen Developers und Citizen Prozess Experts sind gefragt

Die hohen Mitarbeitererwartungen in Kombination mit dem Fachkräftemangel bedeuten, dass Weiterbildungs- und Qualifizierungsprogramme für Unternehmen nicht mehr nur ein „Nice-to-have“ sind, sondern eine Notwendigkeit. Es gibt vor allem zwei Gründe, warum moderne Weiterbildungs- und Qualifizierungsinitiativen eine unternehmensweite Priorität sein sollten.

Langfristiger Mangel an Fachkräften

Automatisierung und künstliche Intelligenz (KI) verändern die für Arbeitsplätze in allen Branchen erforderlichen Qualifikationen. Doch entgegen der Annahme, dass KI und Automatisierung menschliche Arbeitsplätze vernichten werden, ist das Gegenteil der Fall. Laut der aktuellen Studie „Fachkräftemangel 2024“ kämpfen 82 Prozent der deutschen Unternehmen mit offenen Stellenbesetzungen. Der Fachkräftemangel hat sich in zehn Jahren in Deutschland mehr als verdoppelt und ist weltweit auf einem Höchststand. Eine McKinsey-Studie ergab, dass die Bereiche Datenanalyse sowie IT-Entwicklung und -Technik ganz oben auf der Liste der fehlenden Qualifikationen stehen.

Talentbindung: Heute noch wichtiger als je zuvor

Die Botschaft ist laut und deutlich. Mitarbeitende wollen neue Fähigkeiten erlernen, und sie erwarten, dass ihr Unternehmen ihnen die entsprechenden Entwicklungsmöglichkeiten bietet. In einer Studie von Gallup gaben 57 % der befragten Mitarbeitenden an, dass sie ihre Fähigkeiten aktualisieren und weiterentwickeln möchten. 73 % der in der Deloitte-Studie Global Human Capital Trends befragten Mitarbeitenden sind der Meinung, dass die Personalentwicklung in der Verantwortung ihres Unternehmens liegt.

Unternehmen, die dem Ruf ihrer Angestellten nicht folgen, laufen Gefahr, dass die Fluktuation steigt. Dieselbe Gallup-Studie ergab, dass 48 % der Befragten ihr Unternehmen für ein anderes Unternehmen verlassen würden, das Weiterbildungsmöglichkeiten bietet. Darüber hinaus stellt ein Bericht des Weltwirtschaftsforums fest, dass der Hauptgrund, aus dem Angestellte in den letzten 12 Monaten ihren Arbeitsplatz verließen, die mangelnde berufliche Entwicklung und Förderung war.

Unternehmen, die die Erwartungen ihrer Mitarbeitenden erfüllen, indem sie Umschulungs- und Weiterbildungsprogramme durchführen, ernten die Früchte. Gallup hat herausgefunden, dass Mitarbeitende, die kürzlich an einem Weiterbildungsprogramm teilgenommen haben, mit 37 % höherer Wahrscheinlichkeit mit Gehalt und Sozialleistungen zufrieden sind und 76 % eher eine positive Einstellung zu Beförderungsmöglichkeiten haben. Darüber hinaus berichteten 71 % der umgeschulten Belegschaft über eine höhere Arbeitszufriedenheit. Umschulung und Höherqualifizierung führen zu neuen Positionen und Verantwortlichkeiten für die Mitarbeitenden, was ebenfalls zu einer höheren Mitarbeiterbindung beiträgt. LinkedIn hat herausgefunden, dass Unternehmen, die eine hohe interne Mitarbeitermobilität aufweisen, eine doppelt so lange Mitarbeiterbindung haben.

„Unternehmen müssen jetzt damit beginnen, ihre Belegschaft auf die Zukunft vorzubereiten, sonst laufen sie Gefahr, den Anschluss zu verlieren. Der Fachkräftemangel wird noch längere Zeit bestehen bleiben. Umso wichtiger ist es, die Talente im Unternehmen zu halten, zu fördern und auch an Umschulungen zu denken. Unternehmen können so die Lücken schließen und die Arbeitszufriedenheit durch neue Herausforderungen und Aufgaben erhöhen,“ geht Cosima von Kries, Nintex Director, Solution Engineering EMEA, ins Detail.

In Umschulungen investieren

Eine Umschulung hat mehrere Vorteile. Entlassen Unternehmen Angestellte und finden dann aufgrund des Fachkräftemangels keine bereits qualifizierten Mitarbeitenden, kommt es zu einem Personalengpass, der sich auch auf die alltägliche Arbeit auswirkt. Zudem ist die Einstellung von neuem Personal oftmals deutlich teurer als eine Umschulung. Die meisten Teammitglieder sind an Weiterbildungsmöglichkeiten interessiert. Das sollten Unternehmen nutzen. Bestehende Mitarbeitende kennen das Unternehmen, die Prozesse, die Kultur, Kunden sowie andere Teammitglieder.

Weiterbildungsprogramme: Automation Citizen Developers und Citizen Prozess Experts

„Die Umschulung und Höherqualifizierung von Mitarbeitenden anstelle der Einstellung neuer Mitarbeitender bereitet die Belegschaft auf die Zukunft vor und mindert gleichzeitig die Organisationskosten,“ so Cosima von Kries. „Es gibt zwei wichtige Programme, die Unternehmen unbedingt in ihre Umschulungs- und Weiterbildungsstrategie mit aufnehmen sollten.“

1. Automation Citizen Developers

Die Automatisierung und KI hat für Unternehmen nach wie vor Priorität und steht im Mittelpunkt zukünftiger Geschäftsentwicklungen. Einer der größten Engpässe wird jedoch bei Entwicklern und Softwareingenieuren prognostiziert. IDC schätzt, dass im Jahr 2025 4 Millionen Stellen für Entwickler fehlen werden.
Citizen Developer sind Mitarbeitende, die für die Verwendung von No-Code- und Low-Code-Automatisierungs-, KI- oder anderen Technologielösungen geschult sind. Sie verfügen über technischen Sachverstand, besitzen aber keine professionellen Programmier- oder Entwicklerfähigkeiten. Stattdessen kommen sie direkt aus dem Unternehmensbereich, zum Beispiel Buchhaltung oder Verkauf, für den sie dann kleinere technische Lösungen entwickeln.
Die Umschulung oder Höherqualifizierung von Mitarbeitenden zu Automation Citizen Developern hat zahlreiche Vorteile. Gut ausgebildete Citizen Developer reduzieren den Bedarf an IT oder professionellen Entwicklern. Dies setzt nicht nur vorhandene IT-Ressourcen frei und führt zu einem schnelleren ROI für die Automatisierung in der Gegenwart, sondern hilft Unternehmen auch dabei, Qualifikationslücken in der Zukunft zu überwinden. Die Einführung eines Citizen Developer Weiterbildungsprogramms führt zu einer veränderten Belegschaft, die sich an die Nutzung der Technologie gewöhnt hat, die die Zukunft des Unternehmens bestimmen wird.

2. Citizen Process Experts

Citizen Process Experts (Prozess-Experten) sind Angestellte, die genau wissen, wie die Arbeit in einem Unternehmensbereich abläuft: von den Prozessen bis hin zu den beteiligten Systemen und Akteuren. Citizen Process Experts sind in Prozessdokumentation, Prozessmodellierung, Process Mining und Task Mining geschult.

Unternehmen brauchen Citizen Process Experts, um mit Citizen Developern zusammenzuarbeiten, denn Unternehmen können Automatisierung nicht erfolgreich implementieren und skalieren, ohne ihre Prozesse zu verstehen und zu optimieren. Wie Forrester sagt, wären Unternehmen „auf einem Irrweg, wenn sie eine weitreichende Automatisierung einführen würden, ohne die bestehenden Prozesse zu verstehen und möglicherweise zu überarbeiten“.

„Durch den gleichzeitigen Aufbau von Citizen-Developer- und Citizen-Process-Expert-Programmen zur Automatisierung können Unternehmen die Genauigkeit, den Erfolg und die Akzeptanz ihrer Initiativen zur Prozessverbesserung und -automatisierung sicherstellen, während sie gleichzeitig ihre Belegschaft umstrukturieren und die für die Zukunft erforderlichen Fähigkeiten fördern“ so Cosima von Kries abschließend.
Mehr Informationen über die Nintex Prozess Plattform: https://www.nintex.de/prozessplattform/

Quellennachweis:
https://www.manpowergroup.de/de/insights/studien-und-research/studien/2024/01/08/14/07/mpg-studie-fachkraeftemangel-2024
https://www.mckinsey.com/capabilities/people-and-organizational-performance/our-insights/beyond-hiring-how-companies-are-reskilling-to-address-talent-gaps
https://www.gallup.com/analytics/506696/amazon-research-hub.aspx
https://www2.deloitte.com/content/dam/Deloitte/pl/Documents/Prezentacje-webinary/pl_webinar_17-02-2022_Reskilling_Webinar.pdf
https://www.weforum.org/agenda/2022/08/jobs-work-quit-great-resignation/
https://learning.linkedin.com/resources/workplace-learning-report
https://www.developers.net/post/the-state-of-the-developer-shortage-in-2023

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Nintex ist ein Anbieter für Lösungen rund um Prozessintelligenz und -automatisierung. Mehr als 10.000 Organisationen des öffentlichen und privaten Sektors in 90 Ländern nutzen die Nintex Process Platform. Sie beschleunigen ihre digitale Transformation durch schnelle und einfache Verwaltung, Automatisierung und Optimierung von Geschäftsprozessen. Nintex und sein globales Partnernetzwerk definieren die Zukunft der Intelligent Process Automation (IPA). Weitere Informationen: https://www.nintex.de

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Durch Automatisierung & Digitalisierung ebnet Karl Consulting den Weg für nachhaltiges Wachstum und effizientere Vermittlung von Pflegekräften

Ulm, 01. Juli 2024 – Die Karl Consulting & Solutions GmbH (https://www.karl-consulting-solutions.de/), ein aufstrebendes Unternehmen im Bereich der Digitalisierung und Prozessoptimierung, hat erfolgreich die Geschäftsprozesse der Ulmer-Pflege24 GmbH automatisiert. Diese wegweisende Initiative markiert einen bedeutenden Schritt für die Vermittlung von Pflegekräften und stellt die Professionalität und Expertise von Karl Consulting & Solutions unter Beweis.

Die Ulmer Pflege 24 GmbH (https://www.ulmer-pflege24.de/), unter der Leitung von Geschäftsführerin Andrea Baumann, vermittelt 24-Stunden-Pflegekräfte zur häuslichen Pflege und leistet damit einen wichtigen Beitrag zur Unterstützung pflegebedürftiger Menschen in ihrer vertrauten Umgebung. Durch die Digitalisierung und Automatisierung der Prozesse können die Mitarbeiter nun effizienter arbeiten und sich verstärkt auf die Bedürfnisse ihrer Klienten konzentrieren.

„Dank der Automatisierung durch Karl Consulting & Solutions können wir unsere internen Abläufe erheblich effizienter gestalten“, betont Andrea Baumann. „Dies bedeutet weniger administrative Aufgaben und mehr Zeit für die Betreuung unserer Klienten. Die freigesetzten Ressourcen können wir nun für weiteres Unternehmenswachstum und die Verbesserung unserer Dienstleistungen einsetzen.“

Die Implementierung der Softwarelösungen durch Karl Consulting & Solutions umfasst modernste cloudbasierte Technologien, die es der Ulmer Pflege 24 GmbH ermöglichen, ihre täglichen Prozesse zu optimieren. Von der Kundenauftragsinitiierung bis hin zur monatlichen Abrechnung – die neue Anwendungsplattform vereinfacht und beschleunigt Arbeitsabläufe, reduziert Fehlerquoten und erhöht die Zufriedenheit sowohl der Mitarbeiter als auch der Klienten. Diese Effizienzsteigerung kommt direkt den Pflegebedürftigen zugute, die nun noch intensiver und individueller betreut werden können.

„Unser Ziel ist es, Unternehmen dabei zu unterstützen, effizienter und zukunftssicherer zu werden“, erklärt Walerij Karl, Geschäftsführer der Karl Consulting & Solutions GmbH. „Die erfolgreiche Automatisierung der Abläufe der Ulmer Pflege 24 GmbH zeigt, wie unsere maßgeschneiderten Lösungen nicht nur Zeit und Ressourcen sparen, sondern auch die Qualität der Pflege verbessern können. Wir sind stolz darauf, einen Beitrag zur humanitären Arbeit der Ulmer Pflege 24 zu leisten und dadurch die Lebensqualität vieler Menschen zu erhöhen.“

Karl Consulting & Solutions GmbH hat sich unter anderem darauf spezialisiert Unternehmen in verschiedenen Branchen dabei zu helfen, ihre Produktivität zu steigern und ihr volles Potenzial auszuschöpfen. Die Zusammenarbeit mit der Ulmer Pflege 24 GmbH ist ein weiteres Beispiel für das Engagement des Unternehmens, innovative und effiziente Lösungen bereitzustellen, die auf die spezifischen Bedürfnisse der Kunden zugeschnitten sind.

Für weitere Informationen über Karl Consulting & Solutions GmbH und deren Dienstleistungen besuchen Sie bitte unsere Website unter https://www.karl-consulting-solutions.de/ oder kontaktieren Sie uns direkt unter presse@karl-consulting-solutions.de.

Gegründet im Oktober 2021, ist unser Startup von einem erfahrenen Berater ins Leben gerufen worden, mit dem Ziel, Unternehmensprozesse durch fortschrittliche Digitalisierung zu revolutionieren. Unsere Mission ist es, Unternehmen dabei zu unterstützen, effizienter, transparenter und dynamischer zu operieren. Wir streben danach, der bevorzugte Vertrauenspartner für Unternehmen jeder Größe zu sein, insbesondere wenn es um Digitalisierung und Prozessoptimierung geht.

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free-com solutions integriert smart INVOICE für besonders benutzerfreundliche und flexible Cloud-Service-Lösung zur automatisierten Verarbeitung und Freigabe von Eingangsrechnungen in der Microsoft Cloud.

Eingangsrechnungs-Workflow aus der Microsoft Cloud

Kaiserslautern, 19. Juni 2024 – free-com solutions, Experte für dokumentengetriebene Geschäftsprozesse, nutzt die smart-Produkte von Insiders Technologies, dem technologisch führenden Anbieter von Software für Intelligent Document Processing (IDP), als leistungsstarke Komponenten zum Klassifizieren, Auslesen und Validieren. Eingebettet in Microsoft 365 und unkompliziert als SaaS (Software as a Service) auch aus dem Azure Marketplace beziehbar, profitieren insbesondere KMU, aber auch Großkunden, von der Lösung.

Unter dem Unternehmensmotto „Lösungen, die dem User Freude bereiten“ entwickelt und vermarktet die free-com solutions GmbH seit mehr als 20 Jahren Lösungen für dokumentengetriebene Geschäftsprozesse für mittelständische und große Unternehmen in der DACH-Region. Der Anbieter mit Hauptsitz in Wien automatisiert alltägliche Prüf-, Freigabe- und Ablageschritte rund um wichtige Geschäftsdokumente wie unter anderem Eingangsrechnungen, Reisekosten- und Spesenabrechnungen sowie Bestellungen. Neben einer intuitiven und leichten Bedienbarkeit ist free-com solutions dabei besonders wichtig, dass sich Lösungen gut in den Arbeitsprozess einpassen und ein effizientes Arbeiten ermöglichen, indem sie Routineaufgaben automatisieren und Compliance-Anforderungen selbstständig umsetzen. Das gilt vor allem in den Details oder auch bei individuellen Fällen – so wird aus einer guten Lösung die beste Lösung am Markt.

Für die intelligente, KI-gestützte Verarbeitung von Dokumenten nutzt free-com solutions seit vielen Jahren die Produkte von Insiders Technologies als leistungsstarke Komponenten zum Klassifizieren, Auslesen und Validieren. In der Eingangsrechnungsverarbeitung von free-com solutions ist smart INVOICE integriert. Die Lösung besticht durch einen durchgängig digitalen Prozess vom Rechnungseingang bis zur Archivierung, mit besonders hoher Flexibilität bei der Gestaltung des Freigabeprozesses sowie der Integrationsmöglichkeit für viele gängige FIBU-Systeme wie u.a. BMD, DATEV, Microsoft Dynamics 365 sowie SAP in allen aktuellen Versionen.

Auch andere Produkte aus dem Portfolio von Insiders Technologies kommen bei free-com solutions für weitere Anwendungsfelder der Kunden zum Einsatz. smart ORDER wird beispielsweise im O2C-Bereich in der Auftragsannahme bei Unternehmen in der Papierindustrie und Logistik eingesetzt, andere nutzen smart ORDER CONFIRMATION für Auftragsbestätigungen oder smart DELIVERY NOTES für die Verarbeitung von Lieferscheinen.

free-com solutions hat früh erkannt, welches Potential für seine Kunden im Cloud-Modell steckt. Insbesondere kleinere und mittlere Endkunden müssen sich so nicht um den kostenaufwändigen und arbeitsintensiven Betrieb einer eigenen Infrastruktur für die Lösung kümmern. Die Anwendung lässt sich zudem sehr einfach mit geringeren Anfangsinvestitionen in Betrieb nehmen und flexibel skalieren. Deshalb bietet free-com solutions seinen Kunden die Wahl des Deployments: als SaaS-Lösung aus der Cloud oder in Eigenregie on premises. Als Cloud-Service läuft die Lösung in Microsoft Azure und kann besonders einfach aus dem Microsoft Azure Marketplace bezogen werden. Mit Insiders Technologies hat free-com solutions einen Partner an der Seite, der selbst eine klare Cloud-Strategie umsetzt und die Komponenten sowohl on premises als auch als Cloud Service anbietet.

Insbesondere mit Blick auf den eigenen Anspruch an Exzellenz – gerade auch im kundenorientierten Detail – nutzt free-com solutions konsequent die besten Komponenten und kennt mit mehr als 20 Jahren Erfahrung im Thema den Markt und die Leistungsfähigkeit der Anbieter sehr genau.

„Es gibt viele Komponenten, die Informationen aus Dokumenten auslesen können, aber bei der Qualität der Ergebnisse und der automatisierten Prüfung und Validierung sowie der Nutzerfreundlichkeit in der Verifizierung ist Insiders vom Wettbewerb unerreicht und entwickelt sich stetig innovativ weiter. Von dieser Qualität profitieren unsere Kunden deutlich“, erklärt Christian Cerny, Managing Director bei free-com solutions.

„free-com solutions hat früh den Trend zu cloudbasierten Lösungen für die Automatisierung von Geschäftsprozessen erkannt“, sagt Dr. Alexander Swienty, Head of Channel Management bei Insiders Technologies. „Unsere gemeinsamen Kunden profitieren deshalb besonders von der Kombination aus der Workflow-Engine von free-com solutions und der automatischen Rechnungserkennung in unserer smart CLOUD.“

Den detaillierten Projektbericht und weitere Case Studies zu Projekten zur Cognitive Process Automation mit Insiders Technologies finden Sie hier: https://insiders-technologies.com/de/customer-overview/#success-stories

Weitere Informationen über den Hersteller intelligenter Software für Prozessautomatisierung auf Basis von KI: https://www.insiders-technologies.com/

Insiders Technologies ist technologisch führender und marktetablierter Anbieter von Software zur Cognitive Process Automation. Mehr als 5.000 Kunden aus allen Branchen vertrauen bei der Optimierung ihrer dokumentzentrierten Geschäftsprozesse auf die innovativen Lösungen des Produkthauses aus Kaiserslautern. Als erfolgreichstes Spin-Off des Deutschen Forschungszentrums für Künstliche Intelligenz (DFKI) hat es sich Insiders zur Aufgabe gemacht, modernste KI in echten Kundennutzen zu überführen. Dank neuester Deep Learning-Technologien verstehen die Software-Lösungen heterogene Inhalte, extrahieren geschäftsrelevante Informationen, automatisieren Transaktionen und verkürzen Reaktionszeiten. Dabei sind der technologische Pioniergeist und die Agilität ein Garant für kontinuierliche Innovationen und Produkte am Puls der Zeit.

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Warum Risikominimierung ganz oben auf die To-Do-Liste der Führungskräfte gehört

Cosima von Kries, Nintex Director, Solution Engineering EMEA (Bildquelle: @Nintex)

Dies gilt insbesondere für Unternehmen, die in stark regulierten Branchen tätig sind, wie z. B. Finanzdienstleistungen, öffentlicher Dienst oder Gesundheitswesen. In diesen Bereichen kann schon der kleinste Fehler erhebliche finanzielle und rechtliche Folgen haben. Die Erfahrung zeigt, dass ein wichtiger Bestandteil erfolgreicher Risikomanagementstrategien die Prozessautomatisierung und das Prozessmanagement sind. Beides führt zu mehr Konsistenz, Effizienz und Verantwortlichkeit im gesamten Unternehmen.

„Im Wesentlichen wird durch die Automatisierung sichergestellt, dass die Prozesse in Übereinstimmung mit den festgelegten Richtlinien und Vorschriften durchgeführt werden, wodurch rechtliche Risiken verringert werden. Die Automatisierung ermöglicht eine Echtzeitüberwachung und -berichterstattung über betriebliche Aktivitäten, so dass die Unternehmen Risiken sofort erkennen und angehen können. Wichtige Punkte, wenn man bedenkt, dass auch die neue NIS2-Richtlinie bald in Kraft tritt,“ verdeutlicht Cosima von Kries, Nintex Director, Solution Engineering EMEA.

Viele Unternehmen scheitern

Doch viele Unternehmen scheitern bei der Einführung oder schöpfen das volle Potenzial der Technologien nicht aus. Das führt zu Unsicherheiten, Missstimmungen im Management sowie bei den Mitarbeitern und kann letztendlich auch sicherheitsrelevante Schwierigkeiten verursachen. Jede Technologie ist nur so gut, wie der Nutzer, der sie bedient und die Datenbasis, die verwendet wird.

„Wenn Unternehmen im Bereich Prozessautomatisierung und der Verarbeitung der richtigen Datenbasis fit sind, können sie damit ebenfalls sehr gut die NIS2-Richtlinie oder ISO 27001 umsetzen. Sie wissen dann zum Beispiel, wie Sicherheitsvorfälle digital gemeldet oder Notfallpläne je nach aufgetretenem Sicherheitsfall sofort automatisiert eingeleitet werden. Viele Unternehmen wissen das jedoch nicht und denken bei Richtlinien, die die Informationssicherheit oder Cybersicherheit betreffen, nur an reine Sicherheitsmaßnahmen und -werkzeuge. Aber es geht viel tiefer und weiter. Erst die richtige Prozessautomatisierung verhilft Unternehmen zu ganzheitlichen Strukturen, in denen Sicherheitsrichtlinien effektiv wirken können,“ geht Cosima von Kries weiter ins Detail.

Sie empfiehlt Unternehmen daher die folgenden fünf Schritte, um ein Prozessautomatisierungsprojekt erfolgreich umzusetzen und damit auch das Risikomanagement deutlich zu verbessern:

1.Schrittweise beginnen

Auch wenn alle Ziele des Projekts wichtig sind, ist es entscheidend, klein anzufangen. Anstatt zu versuchen, einen ganzen Prozess zu automatisieren, ist es am besten, den Fokus des Einführungsteams einzugrenzen. Zunächst sollten die Bereiche in Cybersicherheits- und Informationssicherheitsinfrastruktur identifiziert werden, in denen Prozessautomatisierung am meisten Sinn ergibt. Die identifizierten Prozesse werden nach ihrer Komplexität, Häufigkeit und dem möglichen Risiko bewertet, das mit ihrer manuellen Durchführung verbunden ist. Das können zum Beispiel wiederkehrende Aufgaben wie Patch-Management, Log-Analyse, Bedrohungsabwehr, Vorfallsmeldung oder Compliance-Überwachung sein.

Kleinere, schrittweise Veränderungen können schneller überprüft und angepasst werden. Erfolge ermutigen die Führungskräfte und Mitarbeitende, den nächsten Schritt anzugehen. Kunden profitieren ebenfalls von den positiven Auswirkungen. Eine schrittweise Umstellung schafft eine Kultur der kontinuierlichen Verbesserung hin zu schlankeren Prozessen und verbessertem Risikomanagement.

2. Vorteile klar kommunizieren

Führungskräfte sollten Mitarbeitende frühzeitig in den Veränderungsprozess einbinden. Sie sollten ihre Teams umfassend über Vorteile, Vorgehensweisen und Veränderungsschritte informieren sowie weshalb die Informations- und Cybersicherheit den höchsten Stellenwert im Unternehmen einnimmt und die Umsetzung diverser Richtlinien oberste Priorität hat. Mitarbeitende, die die Vorteile für das Unternehmen und für ihre eigene Arbeitsweise kennen, sind motivierter bei der Veränderung mitzuwirken. Zudem fühlen sie sich in den Kulturwandel eingebunden, in ihrer Arbeit wertgeschätzt und unterstützt durch die neue Software.

Der erste Schritt ist eine genaue Dokumentation aller Prozesse, um dann zu evaluieren, welche Prozesse wie effektiv automatisiert werden können. Er liefert umfassende Informationen wie Aufgaben durchgeführt werden, welche Rollen und Verantwortlichkeiten involviert sind und wie der gesamte Arbeitsablauf aussieht. Abgeleitet von diesen Informationen lassen sich dann im zweiten Schritt Verbesserungsmöglichkeiten ermitteln, Abläufe rationalisieren und Risiken durch die Reduzierung von Verfahrensabweichungen verringern.

3. Mensch-zentriert bleiben

Im Mittelpunkt eines effektiven Risikomanagements in Unternehmen stehen die Menschen, die dort arbeiten und bleiben es auch, egal an welcher Einführungs- und Veränderungsstufe das Prozessautomatisierungsprojekts ist. Durch gezielte Schulungen und eine Kultur des offenen Austauschs können Unternehmen ihre Mitarbeitende befähigen, potenzielle Risiken frühzeitig zu erkennen und proaktiv zu handeln. Die Einbeziehung aller Teammitglieder in Entscheidungsprozesse und die Wertschätzung ihrer Perspektiven fördert nicht nur das Vertrauen, sondern auch die Innovationskraft des Unternehmens. Eine starke, informierte und engagierte Belegschaft bildet somit das Rückgrat eines erfolgreichen Risikomanagements, das flexibel und widerstandsfähig auf Herausforderungen reagieren kann.

4. Technologie auch in stark regulierten Sektoren einführen

Unternehmen, die in stark regulierten Bereichen, wie Finanzdienstleister, Gesundheitswesen oder öffentlichem Dienst tätig sind, zögern in der Regel, neue Technologien einzuführen. Der potenzielle Nutzen der Prozessautomatisierung kann hier jedoch noch höher sein als in anderen Geschäftsbereichen.

Die Prozessautomatisierung ist hier besonders vorteilhaft, da sie hilft, Compliance-Anforderungen zu erfüllen, die Integrität und Sicherheit der Daten zu gewährleisten, Fehler zu minimieren, die Effizienz zu steigern, Transparenz und Rückverfolgbarkeit zu verbessern und die Anpassungsfähigkeit an regulatorische Änderungen zu erhöhen.

Diese Vorteile tragen dazu bei, das geschäftliche Risiko sowie Zeit- und Arbeitsaufwand zu reduzieren, der normalerweise mit der Anpassung manueller Prozesse an neue regulatorische Anforderungen verbunden ist und führen zu Kosteneinsparungen als auch einer besseren Ressourcennutzung, indem redundante oder manuelle Aufgaben deutlich reduziert werden.

5. Unbeabsichtigte Risiken vermeiden

Richtig eingesetzt verringert Prozessautomatisierung das Geschäftsrisiko erheblich. Falsch eingesetzt hingegen kann die Automatisierung von Prozessen manchmal unbeabsichtigt Risiken in Form von Datenschutzverletzungen, Bedenken hinsichtlich des Datenschutzes und der Nichteinhaltung von Vorschriften mit sich bringen. Daher ist es entscheidend, das Unternehmen Governance-Mechanismen und Datenhygienepraktiken einführen, um Risiken zu identifizieren und zu bewerten, Kontrollen zur Risikominderung zu implementieren und die Einhaltung von Branchenstandards und Vorschriften zu gewährleisten.

Durch die Automatisierung komplexer, fehleranfälliger Prozessschritte wird sichergestellt, dass sie jedes Mal ordnungsgemäß ausgeführt werden. Das verringert das Risiko menschlicher Fehler und kostspieliger Folgen oder Imageschäden. Eine automatisierte Überwachung hilft bei regelmäßigen Überprüfungen und Anpassungen z.B. an neue Richtlinien wie die NIS2 sowie Verbesserungen bei Bedarf schnell umzusetzen.

Mehr Informationen über die Nintex Prozess Plattform: https://www.nintex.de/prozessplattform/

Über Nintex
Nintex ist ein Anbieter für Lösungen rund um Prozessintelligenz und -automatisierung. Mehr als 10.000 Organisationen des öffentlichen und privaten Sektors in 90 Ländern nutzen die Nintex Process Platform. Sie beschleunigen ihre digitale Transformation durch schnelle und einfache Verwaltung, Automatisierung und Optimierung von Geschäftsprozessen. Nintex und sein globales Partnernetzwerk definieren die Zukunft der Intelligent Process Automation (IPA). Weitere Informationen: https://www.nintex.de

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