Tag Workflow

Neue Lösung dg docapprove der dataglobal Group sorgt mit einfach konfigurierbaren Freigabeworkflows in windream ECM für Transparenz, Effizienz und Compliance.

dataglobal macht Prüfung und Freigabe von Dokumenten einfach und transparent

Heilbronn, 6. August 2025 – Mit dg docapprove bietet die dataglobal Group, Hersteller der führenden ECM-Plattform windream, eine neue Lösung für transparente, effiziente und auditierbare Prozesse zur Prüfung und Freigabe von Dokumenten. Als einfach konfigurierbarer Workflow in windream ECM bringt dg docapprove Menschen und Dokumente zur richtigen Zeit im richtigen Prozess zusammen. So lassen sich zeitaufwendige papierbasierte Umläufe ersetzen, die immer wieder zu Verzögerungen und Mehrarbeiten führen. Mit dg docapprove besteht jederzeit volle Transparenz im Freigabeprozess und nichts wird vergessen. Durch den lückenlosen Audit-Trail und die Archivierung unterstützt die Lösung die konsequente Einhaltung interner sowie gesetzlicher Vorgaben für eine verlässliche Compliance.

Typische Anwendungsfälle

dg docapprove unterstützt branchenübergreifend eine Fülle von Anwendungsfällen in Unternehmen und Organisationen jeglicher Größe. Dazu gehören insbesondere die Prüfung und Freigabe von Vertrags- und Rechtsdokumenten, von HR-Unterlagen sowie von IT- und sicherheitsrelevanten Dokumenten. Auch kaufmännische Unterlagen in Buchhaltung und Finanzabteilung wie die Freigabe von Zahlungsplänen und Investitionsanträgen gehören zum Spektrum der Möglichkeiten ebenso wie Marketing- und Vertriebsunterlagen. Als weiteres Beispiel kann die Prüfung und Freigabe technischer und produktbezogener Informationen mit ihrer besonderen Relevanz für die Produkthaftung abgesichert werden.

Großes Einsparungspotential

Wie die vielen potenziellen Anwendungsfälle zeigen, sind Freigaben wichtiger Bestandteil vieler Prozesse im Unternehmen. Entsprechend groß ist der Hebel für eine digitale Lösung. Erfolgt die Prüfung und Freigabe von Dokumenten bisher per E-Mail, Ausdruck oder Umlaufmappen entstehen entsprechende Verzögerungen und Rückfragen. Die teilweise fehlende Nachvollziehbarkeit stellt ein Compliance-Risiko da. Wer Freigaben mit dg docapprove digitalisiert, kann durch standardisierte Workflows mit klaren Verantwortlichkeiten, automatischen Benachrichtigungen und einer lückenlosen Protokollierung Freigabeprozesse typischerweise um bis zu 30 Prozent beschleunigen und oft 60 Prozent oder mehr an Rückfragen vermeiden. So wird das ganze Unternehmen agiler und überzeugt seine Kunden durch schnellere Reaktion auf Anfragen und Services. Die maximale Transparenz über Status, Beteiligte und Inhalte von Dokumentenfreigaben baut zudem Risiken ab.

Data City – digitale Transformation, statt einfach nur digital

„Nichts geht mehr verloren, Verantwortliche werden automatisch getriggert und alle bleiben stets informiert. dg docapprove macht Freigaben nicht nur digital, sondern produktiver, sicherer und zukunftsfähig“, sagt Nicolas Schwarzpaul, CEO der dataglobal Group. „dg docapprove steht exemplarisch für unseren ganzheitlichen Data-City-Ansatz, bei dem unsere Kunden von integrierten Abläufen über Systemgrenzen hinweg profitieren und pragmatisch eine zukunftssichere Digitalisierungsstrategie umsetzen können.“

Mehr Informationen über digitale Freigabeprozesse mit dg docapprove:

dg docapprove

Weitere Informationen zum ganzheitlichen Data-City-Ansatz für digitale Transformation und Souveränität:

Data City

Die dataglobal Group aus Heilbronn verfolgt den ganzheitlichen Data-City-Ansatz für den Digital Workplace und steht für leistungsstarke Softwarelösungen basierend auf etablierten Lösungen für Enterprise Content Management (ECM) und Business Process Management (BPM) sowie Ressourcenmanagement und Mail Security. Mit mehr als 3.000 Bestandskunden in der DACH-Region und darüber hinaus gehört sie zu den führenden Anbietern in diesem Bereich. Zum Markenportfolio der Gruppe gehören bekannte Produkte wie dataglobal CS, eXpurgate, windream und vysoft. Die Unternehmensgruppe besteht seit 2021 und bündelt die jahrzehntelange Expertise der zusammengeschlossenen Unternehmen. www.dataglobalgroup.com

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Komplexe Themen rund um HR und effektives Krankheitsmanagement

Fachtag digital ZEIT: Viele Besucher interessierten sich für die Fachvorträge.

Weiterbildung und Networking standen auch beim diesjährigen Fachtag des Zeiterfassungsspezialisten digital ZEIT aus Neu-Ulm im Mittelpunkt. Wie bereits im Vorjahr fand die Veranstaltung im Hotel Ochsen in Merklingen statt. In dem liebevoll restaurierten Fachwerksaal der ehemaligen Scheune genossen die rund hundert Teilnehmer nicht nur die besondere Atmosphäre, sondern erlebten spannende und interessante Fachvorträge zu aktuellen HR-Themen. In den Pausen blieb bei hervorragender Bewirtung Zeit für Gespräche und die Möglichkeit, neue Kontakte knüpfen.

Wolfgang Volz, Geschäftsführer von digital ZEIT, begrüßte die Kunden und Interessenten herzlich und stellte die diesjährigen Referenten vor. Bereits zum dritten Mal konnten die Fachanwältin für Arbeitsrecht, Juliane Wagner, sowie Rechtsanwalt Mario Dietrich begrüßt werden. Beide sind von der Kanzlei Urwantschky Dangel Borst PartmbB und zeichnen sich durch ihre umfassende Fachexpertise sowie ihre lebendige und interessante Präsentationsweise aus.

Gesetzliche Grundlage des Betriebliches Eingliederungsmanagement

Auch das Thema des Vortrags stieß auf großes Interesse. Seit 2004 sind Arbeitgeber verpflichtet, ein Betriebliches Eingliederungsmanagement (BEM) durchführen, sobald ein Arbeitnehmer innerhalb eines Zeitraums von zwölf Monaten länger als sechs Wochen ununterbrochen oder wiederholt arbeitsunfähig ist. Bei schwerbehinderten Beschäftigten sind gegebenenfalls die Schwerbehindertenvertretung oder das Integrationsamt einzubeziehen. Die Anwälte raten insbesondere vor einer geplanten krankheitsbedingten Kündigung dringend zu einem vorherigen BEM-Gespräch, um als Arbeitgeber nicht in die Situation einer Darlegungs- und Beweislast zu kommen. Es wird empfohlen, vorbereitete Schreiben für die Einladung dazu sowie für die Einholung der Einwilligung des Arbeitnehmers zur Durchführung bereitzuhalten und diese auf datenschutzrechtliche Hinweise zu prüfen. Der Arbeitnehmer kann dem BEM zustimmen oder es ablehnen. Die jeweils rechtlichen Konsequenzen wurden im Vortrag ausführlich erörtert.

Auswertung der Fehl- und Krankheitstage in der Zeiterfassung

Die Voraussetzung für die Einhaltung des BEM ist eine genaue Auswertung der Fehltage. Seit der Version 15.0 ist dies in der Zeiterfassung AVERO® noch einfacher möglich, wie Maximilian Denzel von digital ZEIT in seinem Vortrag „Effektives Management von Krankheitsfällen“ erörterte. Bei einer manuellen Abwicklung von Krankmeldungen kann es zu fehlender Echtzeit-Information und fehlender Transparenz kommen, daher ist der Abruf der elektronischen Krankheitserfassung (eAU) seit Beginn der Einführung Anfang 2023 auch in die AVERO® Zeiterfassung integriert und wird nach den gesetzlichen Vorgaben regelmäßig angepasst. Außerdem ist es möglich, Fehlzeiten nach Tagen, für den einzelnen Mitarbeiter oder abteilungsbezogen, auszuwerten und eine BEM-Auswertung durchzuführen. Im Personalstamm unter den Kopfdaten des persönlichen Mitarbeiter-Profils können nicht nur Sonderrollen, Qualifikationen, Behindertengrad oder Notfallkontakte u.a. hinterlegt werden, ein BEM-Feld bietet die Möglichkeit, die Daten des Erstkontakts, der Einladung und des erfolgten Gesprächs zu dokumentieren. Über frei definierbare Felder im Personalstamm, die neu eingerichtet wurden, lassen sich die Informationen zur Wiedereingliederung lückenlos und gesetzeskonform hinterlegen.

Förderprogramme für kleine und mittlere Unternehmen (KMU)

Ein interessantes Thema vor einer geplanten Digitalisierung, wie zum Beispiel der Einführung einer professionellen Zeiterfassung, sind staatliche Fördermittel. Gernot Schnaubelt von der IHK Ulm informierte nicht nur über die wichtigsten Förderprogramme und deren Ziele, sondern zeigte auch einen 5-Phasen-Plan für die Umsetzung auf. Ein wichtiger Hinweis kam vom Experten: Die Antragstellung muss immer vor Beginn des Vorhabens erfolgen! Nach der Recherche, um den passenden Fördertopf aus den über 2.500 Programmen zu finden, sollte der Antrag sorgfältig vorbereitet und eingereicht werden. Anschließend kann die Projektarbeit starten und der Zuschuss beantragt werden.

Fachinterview: 25-jährige Success Story mit AVERO®

digital ZEIT kann auf viele langjährige und treue Kundenbeziehungen zurückblicken. Ein Beispiel ist die 25-jährige Success Story mit der Karl Schmidt Spedition, einem Logistikunternehmen mit Hauptsitz in Heilbronn. Das Familienunternehmen, das weltweit 49 Standorte und 2.500 Mitarbeiter hat, nutzte 1999 noch neun Modems, um Daten von den Außenstellen an den Server zu übertragen. Das Haupt-Modem hing an seinem Fenster mit der Beschriftung „Nicht ausschalten“, wie Markus Riecker, langjähriger Personalleiter bei der Karl Schmidt Spedition im Gespräch mit Zeno Wrobbel von digital ZEIT schmunzelnd berichtete. Er schätzt an der Zusammenarbeit mit dem Neu-Ulmer Unternehmen die schnelle Hilfe und den Support. „Ich empfinde das gemeinsame Zusammenwachsen sehr schön und professionell. Mit Zeiterfassungsspezialisten zu arbeiten, die für alles eine Lösung kennen, war immer sehr angenehm.“, so Riecker. Der Workflow mit dem papierlosen Urlaubsantrag führte zu deutlich effizienterem Arbeiten. „Es kamen keine postalischen Anträge von den Außenstellen mehr.“ In diesem Jahr wurde auf die neue Version 15.0 umgestellt und es wird nun die BEM-Liste genutzt. Für die Zukunft wünscht sich Rieker die Möglichkeit, den Zutritt via Handy zu steuern. Er schätzt jedoch die kontinuierliche Weiterentwicklung von AVERO® sehr.

Sehen Sie auch unser Video zum effektiven Krankheitsmanagement in AVERO®.
https://www.tinyurl.com/digital-zeit

Die digital ZEIT GmbH mit Sitz in Neu-Ulm ist seit über 35 Jahren Hersteller von Komplettlösungen für Zeiterfassung, Workflowmanagement, Zutrittskontrolle, Projekt- und Betriebsdatenerfassung bis hin zum Fertigungsleitstand. Namhafte Kunden wie Bauhaus, OeTTINGER Brauerei, Carthago Reisemobile, Reisser und ROMA vertrauen der Software mit dem Namen AVERO®. Diese ist modular aufgebaut und kann jederzeit um zusätzliche Funktionen erweitert und über Schnittstellen an ERP-Systemen sowie Lohn- und Gehaltsprogrammen wie Datev, SAP, Paisy, Loga, Personio, Lexware u.v.m. angebunden werden. Die hauseigenen Zeit- und Zutrittsterminals komplettieren das Angebot ebenso wie Terminals vom Technologiepartner PCS.

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dataglobal Group baut die Möglichkeiten für Business Process Management im Data-City-Ansatz deutlich aus. Kunden können so Geschäftsprozesse effizient und einfach digitalisieren und profitieren rascher von erheblicher Kostensenkung.

dataglobal Group macht mit windream BPM Digitalisierung von Prozessen leicht

Heilbronn, 14.4.2025 – Die dataglobal Group gibt die allgemeine Verfügbarkeit der Version 9 ihrer Lösung Business Process Management (BPM) bekannt. Damit können Unternehmen, Verwaltungen und andere Organisationen ihre Prozesse digital modellieren, intuitiv bearbeiten und effizient softwaregestützt ausführen. Typische Einsatzbereiche sind unter anderem die Rechnungs- und Reisekostenverarbeitung, Urlaubsanträge, Dokumentenlenkung sowie Bedarfsanforderungen (eBANF). Business Process Management ermöglicht es, zügig alle relevanten Geschäftsprozesse zu digitalisieren und zu automatisieren – end-to-end und eingebunden in den ganzheitlichen Data-City-Ansatz der dataglobal Group.

Die Produkte der Data City bilden einen modernen Digital Workplace und ermöglichen effizientes und sicheres hybrides Arbeiten von überall. Sie sorgen mit durchgängig digitalen Prozessen für Effizienz, Sicherheit und Compliance sowie für eine verbesserte Zusammenarbeit in Projekten – auch über Unternehmensgrenzen hinweg. windream BPM ist dabei der Schlüssel zur Automatisierung, wodurch Prozesslaufzeiten verkürzt, manuelle Fehler minimiert und eine konstant hohe Qualität gewährleistet werden kann. Das Ergebnis: höhere Kundenzufriedenheit bei deutlich geringeren Kosten.

Grafischer Designer und Smart Robots erlauben einfache Workflow-Erstellung

Kommen Unternehmen bei der Digitalisierung nur schleppend voran, weil sie nicht über ausreichend Personal mit tiefen IT-Kenntnissen verfügen, bietet die windream BPM-Lösung der dataglobal Group einen entscheidenden Vorteil: Mit dem BPM-Designer lassen sich wiederkehrende Geschäftsprozesse auf Basis einer einfach und intuitiv zu bedienenden grafischen Oberfläche modellieren – auch ohne tiefe Programmierkenntnisse im Low-Code-Verfahren. Der BPM-Designer unterstützt den Fachanwender optimal bei der Überführung der relevanten Geschäftsprozesse in elektronische Workflows.

Ganz im Sinne des Data-City-Ansatzes der dataglobal Group rückt damit die Digitalisierung deutlich näher an die Fachabteilungen heran, die ihre Prozesskenntnisse so effizient einbringen können. windream BPM 9 zeichnet sich somit als hochflexible Lösung für die spezifischen Anforderungen von Unternehmen und deren Fachabteilungen aus.

Für die technische Umsetzung der Workflows bietet windream BPM 9 sogenannte Smart Robots. Sie stehen zur Automatisierung serverseitiger Aufgaben wie beispielsweise für den Mailversand oder den Datenaustausch mit Drittanwendungen wie CRM-, ERP- und HR-Systemen bereit. Auch für das Zusammenspiel von Prozessmanagement mit anderen Komponenten der Data-City-Infrastruktur kommen sie zum Einsatz und übernehmen zum Beispiel die Nachindizierung von Dokumenten im Dokumentenmanagement. Befreit vom Programmieraufwand sparen Kunden wertvolle Zeit beim Workflow-Design und minimieren zudem den üblichen Test- und Implementierungsaufwand.

Version 9 bringt viele Verbesserungen für die Anwender und im Backend-Bereich

Die Version 9 bringt eine Vielzahl weiterer Verbesserungen. So wird es mit der Unterstützung durch Profile möglich, mehrere Workflow-Jobs gleichzeitig zu bearbeiten, was einen erheblichen Produktivitätsgewinn für alle Workflow-Anwender bedeutet. Ebenso flexibel sind die mehrstufigen Eskalationen, die individuell für jeden Workflow-Schritt eingestellt werden können. Sie ermöglichen es, auf Fristüberschreitungen zu reagieren – drohende Nachteile einer nicht eingehaltenen Frist wie bspw. Skontoverluste gehören damit der Vergangenheit an. Mit den neuen Ad-hoc-Workflows können Anwender auf Basis vorbereiteter Templates individuelle Arbeitsabläufe spontan definieren und anpassen – einschließlich Schrittfolge, Zuständigkeiten und Fristen – ohne tiefergehende Kenntnisse im Workflow-Design.

Dank des Multithreading bei Systemschritten lassen sich Prozesse noch schneller und effektiver ausführen, und das neue Server-Konfigurations-Tool erleichtert die Verwaltung und Konfiguration des Systems erheblich. Zusätzlich kann PostgreSQL 17.2 als weitere ausgereifte und performante Open-Source-Datenbank eingesetzt werden. Diese neuen Leistungsmerkmale und viele Verbesserungen im Detail sorgen dafür, dass die neue Version 9 der BPM-Lösung ein echter Gamechanger ist.

Eingebunden in das ganzheitliche Data-City-Konzept

windream BPM 9 nimmt eine entscheidende Rolle in der Data City als Rückgrat der Prozessdigitalisierung und -optimierung ein. Es sorgt dafür, dass Abläufe effizient, reibungslos und abgestimmt funktionieren. „Eine Grundidee der Data City ist es, Menschen mit den benötigten Informationen und Prozessen im jeweils richtigen Kontext zusammenzubringen, damit sie hochproduktiv arbeiten können und das effizient, sicher und unabhängig vom Ort. windream BPM schafft dabei die Basis für die Automatisierung von Routineaufgaben und die Strukturierung komplexer Abläufe. Mit der Version 9 unserer BPM-Lösung wird das für unsere Kunden noch einfacher“, sagt Nicolas Schwarzpaul, CEO der dataglobal Group.

Mehr über die Lösung zur effizienten Digitalisierung von Geschäftsprozessen in der Data City:

Business Process Management

Mehr Informationen zur Unternehmensgruppe dataglobal Group:

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Die dataglobal Group aus Heilbronn verfolgt den ganzheitlichen Data-City-Ansatz für den Digital Workplace und steht für leistungsstarke Softwarelösungen basierend auf etablierten Lösungen für Enterprise Content Management (ECM) und Business Process Management (BPM) sowie Ressourcenmanagement und Mail Security. Mit mehr als 3.000 Bestandskunden in der DACH-Region und darüber hinaus gehört sie zu den führenden Anbietern in diesem Bereich. Zum Markenportfolio der Gruppe gehören bekannte Produkte wie dataglobal CS, eXpurgate, windream und vysoft. Die Unternehmensgruppe besteht seit 2021 und bündelt die jahrzehntelange Expertise der zusammengeschlossenen Unternehmen. www.dataglobalgroup.com

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Urlaubsanträge genehmigen – mobil per App oder über den Browser

Flintec App für mobile Zeiterfassung mit Modul mobile HR-Workflows

Mannheim, 13.06.2024: Flintec hat das Modul für mobile HR-Workflows in die mobile Zeiterfassung integriert. Hierfür hat Flintec zwei Genehmigungsverfahren für die mobile Zeiterfassung entwickelt: Einzelgenehmigung über die App und Stapelgenehmigung über den Browser. Beispielsweise stellt eine Person den Urlaubsabtrag selbstständig per App auf dem Smartphone. Anschließend wird der Antrag zur Genehmigung an die zuständige Person weitergegeben und mithilfe eines der beiden Genehmigungsverfahren bearbeitet.

Mobile Zeiterfassung und mobile HR-Workflows: Der Urlaubsantrag
Mit der mobilen Zeiterfassung von Flintec erfolgt die Erfassung der Zeit per Smartphone, Telefon oder Browser. Flintec hat das Modul mobile HR-Workflows in die mobile Zeiterfassung integriert. Workflows sind wiederkehrende Arbeitsabläufe der Zeiterfassung in einem Unternehmen, die eine Genehmigung oder Kenntnisnahme durch eine zuständige Person erfordern. Das Flintec Modul mobile HR-Workflow digitalisiert und automatisiert diese Genehmigungsverfahren. „Es gibt Workflows aller Art. Wir haben uns auf mobile HR-Workflows spezialisiert“ sagt Geschäftsführer Dipl.-Inform. Lucien Feiereisen. Ein Beispiel für einen mobilen HR-Workflow ist der Urlaubsantrag. Die Antragstellung erfolgt, wie die Erfassung der Zeit, komfortabel und selbstständig per Flintec App auf dem Smartphone oder Browser. Während die Standard-Buchungen (z.B. „Kommen“ und „Gehen“) der Zeiterfassung in Echtzeit erfolgen, wird der Workflow zeitversetzt und ortsunabhängig durchgeführt. Für mehr Transparenz wird der Zeitstempel der Durchführung erfasst.

Einzelgenehmigung per App und Stapelgenehmigung per Browser
Die Genehmigung oder Ablehnung des Antrages erfolgt durch eine zuständige Person (z.B. Führungskraft, Personalabteilung). Diese zuständige Person wird per Email über den Urlaubsantrag und dem daraus resultierenden Handlungsbedarf informiert. Es stehen zwei Genehmigungsverfahren zur Verfügung: Einzelgenehmigungen mobil über die App oder Stapelgenehmigungen über den Browser in der Verwaltungsoberfläche Flintec T-Inspect. Die Stapelgenehmigung umfasst mehrere Anträge, die gleichzeitigt bearbeitet werden. Für die Genehmigung von Workflows per App hat Flintec eine eigene App mit Kommentarfunktion entwickelt. „Mit der App werden Genehmigungen mobil und schnell durchgeführt“ sagt Feiereisen. Die antragstellende Person und die zuständige Person werden über den aktuellen Stand des Workflows informiert. Die freigegebenen Anträge werden zur Bewertung automatisch an die zeitlich nachgelagerte Zeitwirtschaft gesendet.

Weitere Unternehmensspezifische Workflows
Flintec hat das Modul mobile HR-Workflows in die mobile Zeiterfassung und Zutrittskontrolle integriert. „Wir haben eine einzige Anwendung für Zeiterfassung und Workflows. Damit haben wir eine elegante Lösung“ sagt Feiereisen. Workflows werden unternehmensspezifisch definiert. Weitere Beispiele für genehmigungsbedürftige Workflows im Rahmen der Zeiterfassung: PIN-Verwaltung, Nachbuchen, Home Office, Gleitzeitausgleich und Buchen von Abwesenheiten. Arbeitsunfähigkeit erfordert eine Kenntnisnahme, keine Genehmigung. Im Rahmen der Zutrittskontrolle wird das Modul Workflow beispielsweise für die Beantragung und Genehmigung von Berechtigungen eingesetzt.

Flintec App für mobile Zeiterfassung und Zutrittskontrolle
Flintec hat die native App für mobile Zeiterfassung und Zutrittskontrolle für das Smartphone und die Smartwatch mit Android, iOS oder watchOS Betriebssystem sowie eine betriebssystem-unabhängige Web App entwickelt. Mit der Flintec App wird die Zeit erfasst und der Zutritt zu Räumlichkeiten und Gebäuden mit elektronischen Schließsystemen (Smart Lock) gesteuert. Mit Flintec erfolgt die Zeiterfassung und Zutrittskontrolle mobil und komfortabel in einer einzigen App. Die Flintec App wird entweder individuell durch den Mitarbeiter über den jeweiligen Store oder zentral durch das Unternehmen über ein EMM-System installiert.

Die Flintec InformationsTechnologien GmbH ist Anbieter und Entwickler von IT-Lösungen „Made in Germany“. Flintec entwickelt kundenspezifische Informationstechnologien und Kommunikationslösungen zu den Themen Zeiterfassung per Telefon und mobil (kompatibel zu dormakaba und PCS), Kontrollmechanismen mit Echtzeitinformation (Anwesenheitskontrolle, Arbeitszeitregelung, Führerscheinkontrolle), mobiler Zutritt (per App für das Smartphone, Tablet, Smartwatch) und Telefonie-Lösungen für den Kundendienst (SprachPortal, Contact Center etc.). Gegründet wurde das Unternehmen 1992, der Unternehmenssitz ist in Mannheim. Für weitere Informationen: www.flintec.de

Kontakt
Flintec IT GmbH
Lucien Feiereisen
Heppenheimer Str. 23
68309 Mannheim
06213389230
https://www.flintec.de

Der Kreisverband Garmisch-Partenkirchen des Bayerischen Roten Kreuzes (BRK) hat im Januar 2024 die Einführung des Dokumenten-Management-Systems (DMS) DOCBOX® erfolgreich abgeschlossen. Die Implementierung der Lösung führte zu einer deutlichen Effizienzsteigerung und Prozesssicherheit in der Dokumentenverwaltung der gemeinnützigen Körperschaft.
Der Kreisverband Garmisch-Partenkirchen mit seinen über 2.000 aktiven Mitgliedern in den Bereichen Bergwacht, Bereitschaften, Wasserwacht und Jugendrotkreuz ist eine tragende Säule der Gefahrenabwehr und sozialen Hilfe im Landkreis. Um den vielfältigen Aufgaben und dem stetig wachsenden Dokumentenaufkommen gerecht zu werden, benötigt der Kreisverband eine skalierbare und zukunftsorientierte Lösung für das Dokumenten-Management.

Die DOCBOX® überzeugt mit Schnelligkeit, Benutzerfreundlichkeit und Funktionalität
Nach einer intensiven Prüfung verschiedener DMS-Lösungen entschied sich der Kreisverband Garmisch-Partenkirchen für die Cloud basierte Lösung der DOCBOX® von aktivweb. Ausschlaggebend für diese Entscheidung waren die schnelle Installation, die intuitive Benutzerführung und der umfassende Funktionsumfang der Lösung. „Die DOCBOX® bietet den mittlerweile fast 50 Anwendern alle Funktionen, die wir für eine revisionssichere und rechtskonforme elektronische Dokumentenverwaltung benötigen“, erklärt Klemens Reindl, Kreisgeschäftsführer beim BRK. „Die Lösung zeichnet sich durch ihre Flexibilität und Skalierbarkeit aus, sodass sie auch mit unseren zukünftigen Anforderungen wachsen kann.“

Automatisierte Rechnungsverarbeitung mit DOCBOX®-Workflow
Besonders profitieren die Mitarbeiter des BRK vom DOCBOX®-Workflow Rechnungsverarbeitung. Mithilfe des innovativen Workflowdesigners konnten die BRK-Mitarbeitenden selbstständig lauffähige Prozesse erstellen, die die Rechnungsbearbeitung automatisieren. „Die Automatisierung der Rechnungsverarbeitung hat zu einer deutlichen Zeitersparnis und Effizienzsteigerung geführt“, so Reindl. „Fehlerquellen wurden minimiert und die Durchlaufzeiten der Rechnungen konnten erheblich verkürzt werden.“

Hohe Automatisierung und KI-gestützte Datenextraktion
Die DOCBOX® verfügt über einen hohen Automatisierungsgrad, der durch den Einsatz von Meta-Masken und intelligenter Datenextraktion weiter gesteigert wird. So können Metadaten aus Rechnungen automatisch extrahiert und Dokumenten zugeordnet werden, wodurch manuelle Eingaben auf ein Minimum reduziert werden. „Die automatische Metadatenextraktion und -zuordnung spart unseren Mitarbeitern wertvolle Zeit und ermöglicht eine effiziente Dokumentenarchivierung“, erklärt Reindl. „Darüber hinaus können wir die extrahierten Daten für weiterführende Analysen und Auswertungen nutzen.“

KI-gestützte Datenextraktion ermöglicht zukunftsorientierte Analysen
Die DOCBOX® geht dank KI-gestützter Datenextraktion noch einen Schritt weiter. Das System erkennt automatisch relevante Informationen auf Rechnungen und extrahiert diese strukturiert. Diese Daten können dann für weiterführende Analysen und Auswertungen genutzt werden, um beispielsweise Muster und Trends in der Rechnungsbearbeitung zu erkennen. „Die KI-gestützte Datenextraktion eröffnet uns neue Möglichkeiten für die Optimierung unserer Prozesse und die Entscheidungsfindung“, so der Kreisgeschäftsführer. „So können wir zum Beispiel zukünftig ganze Buchungssätze automatisch generieren lassen.“

Der Kreisverband Garmisch-Partenkirchen zieht ein positives Fazit
Der Kreisverband Garmisch-Partenkirchen zeigt sich nach der Implementierung der DOCBOX® sehr zufrieden. „Die Lösung hat unsere Dokumentenverwaltung deutlich effizienter und prozesssicherer gemacht“, resümiert Reindl. „Wir sind von der DOCBOX® überzeugt und können sie anderen Unternehmen und Organisationen nur weiterempfehlen.“

Betreut wird der Kreisverband des BRK von Marschall Electronics. Die vier Grundpfeiler der Geschäftstätigkeit sind das Internet Service Providing (Webdesign, Anbindung, Hosting und Housing), die Software-Entwicklung (Datenbanken und Webprojekte), der Full-Service-Netzwerk-Support (Hardware und Software) sowie Telefonanlagen.

Über aktivweb System- und Datentechnik GmbH:
aktivweb ist Lösungslieferant kaufmännischer Geschäftsprozesse, digitaler Aktenlösungen, sowie CMS-Systeme und Webanwendungen. Mit ihrem Softwareprodukt DOCBOX® und über 100 autorisierten Vertriebspartnern zählt aktivweb System- und Datentechnik zu den führenden Entwicklungs- und Vertriebsunternehmen auf dem nationalen Wachstumsmarkt für Archivierungs- und Dokumenten-Management-Systemen (DMS). Die Bestandskunden kommen nahezu aus allen Branchen und allen Größenordnungen – von globalen Konzernen, innovativen mittelständischen Betrieben bis zu Einzelunternehmen.

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aktivweb System- und Datentechnik GmbH
Uwe Weikl
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94249 Bodenmais
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Zeiterfassung zu Dokumentationszwecken oder mit sofortigem Handlungsbedarf

Flintec mobile Zeiterfassung per Telefon und App: Ökosystem der Personalzeit

Mannheim, 09.11.2023: Flintec hat die mobile Zeiterfassung als stand-alone Lösung oder mit nachgelagerter Zeitwirtschaft entwickelt. Ob zu Dokumentationszwecken oder mit Workflow, Flintec hat für verschiedene Kundenanforderungen eine passende Lösung. Für eine Zeiterfassung mit sofortigem Handlungsbedarf hat Flintec eine Erfassung der Daten in Echtzeit. Die mobile Zeiterfassung erfolgt per Telefon, Smartphone und Smartwatch.

Flintec Zeiterfassung mit nachgelagerter Zeitwirtschaft
Mit der Flintec Zeiterfassung erfassen Mitarbeiter die Arbeitszeit mobil per App oder Telefon. Bei einer nachgelagerten Zeitwirtschaft gibt Flintec die erfassten Daten zur Bewertung an die Zeitwirtschaft. Bei einer fehlenden Internetverbindung werden die Buchungen offline gespeichert und bei bestehender Internetverbindung an die Zeitwirtschaft weitergegeben. Die Weitergabe erfolgt über ein zertifiziertes ERP-Interface, z.B. PCS DEXICON oder KABA B-COMM. Die Zeitwirtschaft speichert und bewertet die Daten. Anschließend übergibt sie die bewerteten Daten zur Abrechnung an Lohn und Gehalt. https://www.flintec.de/zeiterfassung

Zeiterfassung in Echtzeit für sofortigen Handlungsbedarf
Arbeitet die Zeitwirtschaft im Offline-Modus, werden Unregelmäßigkeiten und Regelverstöße oftmals erst am folgenden Tag festgestellt. Das ist für eine Standard-Zeiterfassung zu Dokumentationszwecken ausreichend. Für eine Zeiterfassung mit sofortigem Handlungsbedarf ist das zu spät. Viele Kunden fordern umgehend über fehlende oder fehlerhafte Buchungen informiert zu werden. Daher bevorzugen sie eine Erfassung der Daten in Echtzeit. „Die Echtzeit ist der Dreh- und Angelpunkt, wenn Unternehmen eine Reaktionsmöglichkeit fordern“ sagt Dipl.-Inform. Lucien Feiereisen.

Modul Plausibilitätsprüfung in Echtzeit
Das Modul Plausibilitätsprüfung erkennt Falschbuchungen, wie beispielsweise zweimal „Kommen“ ohne „Gehen“, in Echtzeit. Mitarbeiter korrigieren fehlerhafte Zeitbuchungen noch vor der Weitergabe an die Zeitwirtschaft. „Dadurch sind die Daten, die bei der Zeitwirtschaft ankommen, korrekt. Das ist eine enorme Zeitersparnis für die Personalabteilung“ stellt Feiereisen fest. Flintec verfügt über weitere Lösungen mit Echtzeitinformation. Beispielsweise prüft die Lösung zur Arbeitszeitregelung die Arbeitszeit in Bezug auf Arbeitszeitregelungen und Betriebsvereinbarungen. Die Lösung zur Anwesenheitskontrolle prüft die Einsatzzeiten an definierten Orten. Dabei werden Verspätungen und Fehlzeiten dem Unternehmen automatisch gemeldet.

Modul Workflow mit zeitnahem Handlungsbedarf
Das Modul Workflow digitalisiert Genehmigungsverfahren bei der Zeiterfassung, wie beispielsweise Abwesenheiten, Home Office, Nachbuchen und Beantragung von Überstunden. Der Workflow erfordert einen zeitnahen Handlungsbedarf. Mitarbeiter erstellen die Anträge in der Flintec App. Die zuständige Person wird über den Antrag per Email informiert und bearbeitet den Antrag. Freigegebene Anträge werden automatisch an die Zeitwirtschaft weitergegeben. „Der Workflow ist der Zeitwirtschaft zeitlich vorgelagert. Flintec gibt ausschließlich korrekte Buchungen an die Zeitwirtschaft weiter“ erklärt Feiereisen. Durch die selbstständige Antragstellung und die Korrektur fehlerhafter Buchungen durch die Mitarbeiter wird die Personalabteilung entlastet.

Flintec App für mobile Zeiterfassung
Flintec bietet die mobile Zeiterfassung per Telefon und App als stand-alone Lösung oder mit einer online Schnittstelle zu verschiedenen Zeitwirtschaftssystem sowie in Ergänzung zur Host-basierten Zeitwirtschaft an. Flintec hat die native App für das Smartphone und Smartwatch mit Android, iOS oder watchOS Betriebssystem entwickelt. Darüber hinaus hat Flintec eine betriebssystemunabhängige Web App entwickelt. Die Zeiterfassung ist kombinierbar mit der mobilen Zutrittskontrolle: EINE App, ein Layout, eine Konfiguration.

Die Flintec InformationsTechnologien GmbH ist Anbieter und Entwickler von IT-Lösungen „Made in Germany“. Flintec entwickelt kundenspezifische Informationstechnologien und Kommunikationslösungen zu den Themen Zeiterfassung per Telefon und mobil (kompatibel zu dormakaba und PCS), Kontrollmechanismen mit Echtzeitinformation (Anwesenheitskontrolle, Arbeitszeitregelung, Führerscheinkontrolle), mobiler Zutritt (per App für das Smartphone, Tablet, Smartwatch) und Telefonie-Lösungen für den Kundendienst (SprachPortal, Contact Center etc.). Gegründet wurde das Unternehmen 1992, der Unternehmenssitz ist in Mannheim. Für weitere Informationen: www.flintec.de

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Nachbuchen und Buchen von Fehlzeiten mit dem Modul Workflow

Flintec App für mobile Zeiterfassung: Modul Workflow

Mannheim, 25.10.2023: Flintec Zeiterfassung mit selbstständigem Nachbuchen und Buchen von Fehlzeiten. Mit dem Modul Workflow führt die betroffene Person zeitversetzte Extra-Buchung selbstständig per App auf dem Smartphone durch. Durch das Genehmigungsverfahren wird die Extra-Buchung zur Genehmigung oder Kenntnisnahme an die zuständige Person weitergegeben. Flintec hat das Modul Workflow in die App für mobile Zeiterfassung integriert.

Zeitversetzte Buchungen
Mit der mobilen Zeiterfassung von Flintec wird die Zeit unkompliziert per App erfasst. Die buchende Person erfasst die Zeit mit den Buchungsarten (z.B. „Kommen“, „Gehen“) über das Smartphone, die Smartwatch oder den Browser. Die Standard-Buchungen erfolgen üblicherweise in Echtzeit. Neben diesen Standard-Buchungen gibt es Extra-Buchungen wie beispielsweise das Nachbuchen und das Buchen von Fehlzeiten. Die Extra-Buchungen erfolgen zeitversetzt, da sie zu einem späteren Zeitpunkt durchgeführt werden.

Flintec Modul Workflow für selbstständige Extra-Buchungen
Die Bewertung der Extra-Buchungen erfolgt durch die Zeitwirtschaft. Mit dem Flintec Modul Workflow werden Extra-Buchungen selbstständig durch die buchende Person in der Flintec App durchgeführt. Zur besseren Nachvollziehbarkeit der Buchungen, wird ein aktueller Zeitstempel der Extra-Buchung hinzugefügt. Auf Kundenwunsch werden Regeln für die Extra-Buchungen konfiguriert. Ein Beispiel für eine Buchungsregel ist das Buchen innerhalb eines definierten Zeitfensters. Bei Unterschreitung oder Überschreitung dieses Zeitfensters wird die Buchung abgelehnt. Das Modul Workflow automatisiert Genehmigungsverfahren im Rahmen der Zeiterfassung. Der Workflow ist der Zeitwirtschaft zeitlich vorgelagert. Dadurch werden ausschließlich korrekte Buchungen an die Zeitwirtschaft weitergegeben“ erklärt Dipl.-Inform. Lucien Feiereisen. Durch das selbstständige Buchen und die Weitergabe ausschließlich korrekter Buchungen wird der Prozess optimiert und die Personalabteilung entlastet.

Nachbuchen und Buchen von Fehlzeiten
Das Nachbuchen ist eine Extra-Buchung. Die Buchungen werden nachträglich durchgeführt. Dabei wird der Ziel-Zeitstempel (Datum/Uhrzeit), die Buchungsart (z.B. „Kommen“, „Gehen“) und der Grund für das Nachbuchen (konfigurierbar z.B. Notfall, vergessen) erfasst. Die Extra-Buchung wird von der betroffenen Person mobil per App durchgeführt. Fehlzeiten sind Abwesenheiten vom Arbeitsplatz, für die Lohn gezahlt wird. Das Buchen von Fehlzeiten sind Zeitbuchungen, die nachträglich oder im Voraus durchgeführt werden. Bei der Erfassung von Fehlzeiten durch die betroffene Person werden der Ziel-Zeitstempel (Datum/Uhrzeit), die Buchungsart (z.B. „Fehlzeiten-Beginn“, „Fehlzeiten-Ende“) und der Grund für die Fehlzeit (z.B. Urlaub, Krankheit) erfasst.

Genehmigen, verwalten und buchen im Flintec T-Inspect
Genehmigungsbedürftige Prozesse werden als Workflow unternehmensspezifisch digitalisiert. Das Nachbuchen und das Buchen von Abwesenheiten sind im Rahmen eines Genehmigungsverfahren als Workflow definierbar. „Gerade bei den Extra-Buchungen sind Genehmigungen ein zentrales Thema für viele Unternehmen“ sagt Feiereisen. Der Antrag wird durch die betroffene Person in der App selbstständig erstellt. Die zuständige Person wird per Email über den Handlungsbedarf informiert. Die Genehmigung, Kenntnisnahme oder Ablehnung des Antrages erfolgt durch die zuständige Person in der Verwaltungsoberfläche Flintec T-Inspect. „Hier buchen z.B. Gruppenleiter für ihre Mitarbeiter“ erklärt Feiereisen. Extra-Buchungen werden im Flintec T-Inspect direkt durch die Drittstelle durchgeführt. Eine Drittstelle sind autorisierte Personen z.B. die Personalabteilung oder Führungskräfte. Im Flintec T-Inspect werden die Stammdaten verwaltet und die erfassten Daten verwaltet.

Flintec App für mobile Zeiterfassung
Flintec hat die native App für das Smartphone und die Smartwatch mit Android, iOS oder watchOS Betriebssystem entwickelt. Darüber hinaus verfügt Flintec über eine betriebssystem-unabhängige Web App. Die Flintec App wird entweder individuell durch den Mitarbeiter über den jeweiligen Store installiert oder zentral durch das Unternehmen über ein EMM-System.

Die Flintec InformationsTechnologien GmbH ist Anbieter und Entwickler von IT-Lösungen „Made in Germany“. Flintec entwickelt kundenspezifische Informationstechnologien und Kommunikationslösungen zu den Themen Zeiterfassung per Telefon und mobil (kompatibel zu dormakaba und PCS), Kontrollmechanismen mit Echtzeitinformation (Anwesenheitskontrolle, Arbeitszeitregelung, Führerscheinkontrolle), mobiler Zutritt (per App für das Smartphone, Tablet, Smartwatch) und Telefonie-Lösungen für den Kundendienst (SprachPortal, Contact Center etc.). Gegründet wurde das Unternehmen 1992, der Unternehmenssitz ist in Mannheim. Für weitere Informationen: www.flintec.de

Kontakt
Flintec IT GmbH
Lucien Feiereisen
Heppenheimer Str. 23
68309 Mannheim
06213389230
https://www.flintec.de

Die Integration von generativer KI in die M-Files-Plattform ermöglicht es Kunden, Informationschaos zu beseitigen, die Prozesseffizienz zu verbessern und Risiken zu verringern.

M-Files nutzt die Vorteile generativer KI mit dem neuen M-Files Aino (Bildquelle: M-Files)

Ratingen, 28.9.2023 – M-Files, ein führender Anbieter von Knowledge Work Automation, hat seine Plattform um Funktionen für die Automatisierung von Knowledge Work erweitert, die die Arbeitsweise von Wissensarbeitenden revolutionieren werden.

Mit den neuen Technologien für generative KI (GenKI) steht die Wissensarbeit vor der nächsten Stufe der Transformation. M-Files unterstützt übergreifend bei der Automatisierung wissensbasierter Arbeitsprozesse – von der Erstellung von Dokumenten und deren Management bis hin zur Workflow-Automatisierung. Über Unternehmensgrenzen hinweg fördert M-Files die Zusammenarbeit und unterstützt bei der übergreifenden Suche nach Informationen. Sicherheit und Compliance werden vereinfacht und die Erstellung von Audit Trails automatisiert. Mit der neuen GenKI-Technologie M-Files Aino unterstützt die M-Files-Plattform bei der Organisation von Informationen, beim Verstehen des Kontexts von Dokumenten sowie bei der Interaktion mit dem Wissen des Unternehmens unter Verwendung natürlicher Sprache.

„Die Produktivität von Wissensarbeitenden ist für das Wachstum und die Rentabilität von Unternehmen von entscheidender Bedeutung“, sagt Antti Nivala, Gründer und CEO von M-Files. „Durch Knowledge Work Automation schaffen wir mit unser M-Files-Plattform ein neues Arbeitsparadigma. Kunden können damit Automatisierung besser nutzen, um Dokumente so zu organisieren, dass sie leicht gefunden und im richtigen Geschäftskontext verwendet werden können. Sie können die Prozesseffizienz und -genauigkeit durch die Automatisierung dokumentenzentrierter Arbeitsabläufe verbessern und Risiken durch die Automatisierung von Maßnahmen für Sicherheit und Compliance vermeiden. Mit M-Files erhalten Wissensarbeitende eine echte End-to-End-Automatisierungslösung.“

Der Ausbau der M-Files-Plattform zur Knowledge-Work-Automation-Plattform ist das direkte Ergebnis aus dem Ziel des Softwareherstellers, seine Kunden in die Lage zu versetzen, mehr aus dem Wissen ihres Unternehmens herauszuholen und Aufgaben, Prozesse und Aktionen, die bisher menschliche Interaktion erforderten, zu automatisieren. M-Files Aino erlaubt es den Kunden, Produktivität weiter zu steigern, indem Wissensarbeitende mit natürlichsprachlichen Fragen in ihren Informationsbeständen recherchieren, Dokumente zusammenfassen oder in andere Sprachen übersetzen lassen können. Mit M-Files Aino profitieren Wissensarbeitende von den Vorteilen fortschrittlicher GenKI-Funktionen während ihre Daten sicher bleiben.

„Wir standen an einem technologischen Scheideweg und benötigten eine neue Lösung für das Dokumentenmanagement, um unser Wachstum zu unterstützen. Wir suchten nach einer Lösung, die unternehmensweit für Konsistenz und Effizienz sorgt und sich nahtlos in die bestehenden Systeme integrieren lässt. Vor allem aber sollte sie eine schnellere Bereitstellung von Kundenberichten ermöglichen bei minimalen operativen Veränderungen. Nach unseren Berechnungen hinsichtlich der Zeitersparnis bei wichtigen Aufgaben und der Gesamtkosteneinsparungen hat M-Files besser abgeschnitten als die Konkurrenz“, so Jenith Charpentier, Senior Director, Data and Report Delivery Services, Charles River Laboratories.

„Für uns ist der Wert der M-Files-Plattform enorm. Sie hilft uns wirklich bei der Integration und dem Zusammenhalt im gesamten Unternehmen – insbesondere, wenn die Kundenbetreuung zwischen Beratern wechselt. Der One-Shop-Stop für alle Informationen ermöglicht eine viel bessere Zusammenarbeit im gesamten Unternehmen“, erklärt Mikela Higgins, Finanzberaterin bei Valeo Financial Advisors.

Mehr Informationen dazu, wie M-Files die Wissensarbeit mit KI verändert:
https://www.m-files.com/solutions/artificial-intelligence

M-Files ist die führende Plattform für Knowledge Work Automation. Mit der M-Files-Plattform können Wissensarbeitende Informationen schneller finden, intelligenter arbeiten und mehr erreichen. M-Files verfügt über eine innovative, metadatengesteuerte Architektur, eine integrierte Workflow-Engine und fortschrittliche Künstliche Intelligenz (KI). Kunden können damit Informationschaos beseitigen, die Effizienz von Prozessen verbessern und Sicherheit sowie Compliance automatisieren. Weitere Informationen finden Sie unter www.m-files.com.

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Mit dem Angebotsworkflow erweitert der Rotenburger Spezialist für cloud-fähige Handwerkersoftware pds GmbH seine Lösung um ein neues Workflow-Modul.

Mit dem Angebotsworkflow hat pds ihr Lösungsportfolio um eine neue Workflow-Komponente erweitert

Mit dem Angebotsworkflow erweitert der Rotenburger Spezialist für cloud-fähige Handwerkersoftware pds GmbH seine Lösung um ein neues Workflow-Modul und zahlreiche neue Funktionen, um die Abläufe rund um die Angebotserstellung, Aufgabenzuweisung und Angebotsfreigabe sowie den Versand zu vereinfachen.

„Der pds Angebotsworkflow ist eine Neuerung, die vielen Handwerksbetrieben in der wichtigen Angebotsphase eine Reihe von manuellen Arbeitsschritten abnimmt und damit auch die Angebotsphase verkürzt. Damit sind Handwerksbetriebe nicht nur in der Lage, Angebote schneller an den Kunden zu übersenden, sondern auch die Zusammenarbeit bei der Erstellung von Angeboten nachhaltig zu verbessern“, so Stephanie Ladiges, Product Management bei der pds GmbH.

Individualisierbare Workflow-Aufgaben
So ist es Handwerksbetrieben ab sofort möglich, Workflow-Aufgaben zu jeder Projektphase zu definieren. Dies kann sowohl Aufgaben im Angebot, als auch außerhalb des Angebotes umfassen, wie z. B. eine „Photovoltaik-Genehmigung des örtlichen Netzbetreibers einholen“ oder den „Schornsteinfeger informieren“. Beim Start der pds Software sieht jeder Anwender eine Übersicht seiner jeweiligen Aufgaben, die für den weiteren Angebotsprozess noch zu erledigen sind, so dass keine Aufgaben vergessen werden und keine unnötigen Verzögerungen auftreten.

Doch damit nicht genug: Die pds Software unterstützt den Anwender zudem mit Aufgaben im Angebot, wie beispielsweise dem Eintragen der Kundenanschrift oder dem Abgabedatum, indem sie direkt in die zu befüllenden Felder springt. Die auszufüllenden Felder lassen sich dabei individuell vom Handwerksbetrieb selbst festlegen. Die Anwender der pds Software können die Aufgaben damit schnell und bequem erledigen.

Mehrstufige Freigabeprozesse
Auch bei der Freigabe von Angeboten unterstützt pds Software mit dem neuen Workflow. Die Angebote können nicht nur von einer einzigen, sondern auch von mehreren Personen oder in mehrstufigen Prüfungen freigegeben werden. Diese sogenannten summenbasierten Freigabeprozesse geben Handwerksbetrieben zusätzliche Möglichkeiten an die Hand, um für ein Angebot die optimalen Ansprechpartner einzubinden und die Zuverlässigkeit der Kalkulation zu verbessern. Sind zudem bestimmte Ansprechpartner, z. B. aufgrund von Urlaub oder Krankheit, während des Angebotsprozesses nicht verfügbar, kann in der pds Software eine Vertreterregelung für jeden Ansprechpartner hinterlegt werden. Jeder Vertreter erhält daraufhin die Aufgaben und Angebote zur weiteren Bearbeitung in seiner persönlichen Dashboard-Übersicht.

Einfache digitale Signatur in der pds Software
Um Angebote automatisch und ohne handschriftliches Gegenzeichnen unterschreiben zu lassen, wurde in die pds Software eine einfache digitale Signatur integriert. So können etwa der Kalkulator, der Freigeber und/oder der Bauleiter auf einfache Weise das Dokument für die Aussendung signieren. Wer das Angebot offiziell vor dem Versand an den Kunden unterschreibt, kann individuell in den Einstellungen festgelegt werden.

Vorkonfigurierter Standardversand
Ist der Freigabeprozess abgeschlossen und das Angebot gegengezeichnet, können Handwerksbetriebe das Angebot künftig mit nur einem Mausklick auf dem präferierten Versandweg an den Kunden übermitteln. Soll das Angebot üblicherweise per E-Mail verschickt werden, öffnet sich beim Klick auf den Versand-Button automatisch das Mailfenster mit dem angehängten Angebotsdokument. Wünscht ein Kunde das Angebot auf dem Postweg zu erhalten, wird mit dem Klick auf den Versandbutton das Angebot versandbereit ausgedruckt. Für jeden Kunden werden automatisch die präferierten Versandeinstellungen geladen. Das reduziert die Fehlerquote und beschleunigt den Versandprozess, da der Blick in die Stammdaten des Kunden künftig obsolet wird.

Automatische Erinnerungen
Naht das hinterlegte Abgabedatum des Angebotes, ohne dass das Angebot ausgegeben wurde, können sich Handwerksbetriebe automatisch erinnern lassen. Dabei können Handwerksbetriebe individuell festlegen, wie viele Tage die pds Software vorab eine Erinnerung an offene Angebots-Aufgaben ausgeben soll. Sollten sich offene Aufgaben in der persönlichen Übersicht häufen, erlaubt die automatische Erinnerung zeitkritischer Aufgaben eine bessere Priorisierung für die Abarbeitung offener Tasks.

Automatisierte Prozesse im Handwerk durch digitale Workflows
Neben dem Eingangsrechnungs- und Urlaubsworkflow hat die pds GmbH das Lösungsangebot der pds Handwerkersoftware mit dem Angebotsworkflow um einen weiteren Workflow erweitert. „Die Weiterentwicklung der Workflows für pds Software wird auch in anderen Arbeitsbereichen von uns weiter vorangetrieben, um Handwerksbetriebe aller Größenordnungen bei täglichen Routineaufgaben zu entlasten und manuelle Arbeitsschritte gezielt zu automatisieren“, gibt Stephanie Ladiges einen Ausblick. Die Workflows der pds Software erweitern das bestehende Produktportfolio der cloud-fähigen pds Software und pds Apps, um dem Digitalisierungsprozess im Handwerk einen weiteren Feinschliff zu verleihen.

Über pds
Mit rund 50-jähriger Branchenerfahrung entwickelt die pds GmbH digitale Lösungen für Handwerk und Bau für alle Prozesse von der Kalkulation über das Bestellwesen, Lagerwirtschaft, Serviceaufträge, Ressourcenplanung bis zur Rechnung sowie optional einem ganzheitlichen Finanz- und Personalwesen. Damit deckt pds Software alle Anforderungen des Bauhaupt- und Baunebengewerbes vollumfänglich ab – bei beständiger Flexibilität der Softwaremodule. Bereits über 45.000 Anwender organisieren mit pds Software ihre Geschäftsabläufe ganzheitlich, voll digital, mobil über moderne Apps und auf Wunsch jederzeit verfügbar in der Cloud. Rund 180 Mitarbeitende und ein dichtes Partnernetzwerk betreuen die Kunden bundesweit. Weitere Informationen: www.pds.de

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ERP und DOCBOX® arbeiten im Einklang

Hinsichtlich Managemententscheidungen und Verwaltung auf bestehende Daten und Fakten zurückgreifen zu können, ist für das Unternehmen Schnabel heute im Berufsalltag unverzichtbar. Hier unterstützt zum einen ein ERP-System beim Datenzugriff und -export, setzt Verbindungen zu anderen Software-Modulen und steigert die Effizienz. Daten aus den unterschiedlichsten Bereichen, wie etwa Produktion, Verkauf und Buchhaltung, werden zusammengetragen. Zum anderen wird die digitale Transformation von Geschäftsprozessen durch den Einsatz des Dokumenten-Management-Systems DOCBOX® verfeinert. Beide Anwendungen, ERP-System und DOCBOX®, ergänzen sich dabei hervorragend.

Schnittstelle zwischen ERP und DOCBOX®
In der DOCBOX® werden von den Mitarbeitenden der Firma Schnabel alle Eingangsdokumente, wie beispielsweise Rechnungen und Lieferscheine, sowie Ausgangsdokumente, überwiegend Ausgangsrechnungen, abgelegt. Die Ausgangsrechnungen werden direkt aus dem ERP-System mithilfe des DOCBOX®-Moduls AutoArchive sowie einer aaxml-Datei an der richtigen Stelle im DMS archiviert. Gleichzeitig werden die Dokumente dabei automatisch mit Metadaten versehen.
Eingangsdokumente werden mithilfe des DOCBOX®-Moduls MailArchive automatisch in den Workflow zur Prüfung und Freigabe gegeben. Papierdokumente werden entsprechend gescannt, entweder mitarbeiterbezogen oder ebenfalls direkt in den Workflow.
Im Workflow werden die DOCBOX®-Funktionen Stempel, Notiz und Freitext dezidiert verwendet, um die Dokumente mit zusätzlichen Informationen anzureichern. Darüber hinaus werden zur Bearbeitung einzelner Aufgaben bestimmte Dokumente mit Wiedervorlagen versehen. Dadurch werden wichtige Aktivitäten nicht vergessen und können rechtzeitig erledigt werden. Über die DOCBOX®-Funktion FolderSync werden alle Projektunterlagen, die im ERP erzeugt und auf dem Server abgelegt sind, in der DOCBOX® zur leichteren Auffindbarkeit zur Verfügung gestellt.
Aktuell wird die DOCBOX® von 15 Anwendenden im Unternehmen Schnabel genutzt.

Betreut und beraten wird die Firma Schnabel vom DOCBOX®-Vertriebspartner Büroprofis Laupheim GmbH. Seit Gründung der Büroprofis Laupheim im Jahr 2014 liegt der Fokus auf der digitalen Archivierung von Dokumenten. In mittlerweile deutlich mehr als 150 erfolgreichen Projekten haben die Büroprofis ihr Können in diesem Bereich unter Beweis gestellt.

Über Schnabel GmbH & Co. KG, Mosbach:
Seit 1897 setzt die Firma Schnabel Maßstäbe im Baugewerbe. Mittlerweile wird das Unternehmen von Eva Schnabel und Kai Schnabel bereits in der vierten Generation geführt. Wissen und Erfahrung werden über die Zeit weitergegeben, altbewährte mit innovativen Baumethoden kombiniert und neue Materialien neugierig erprobt.
So sind über die Jahrzehnte Strukturen gewachsen, die höchste Leistungsfähigkeit, Flexibilität und Zuverlässigkeit ermöglichen. Mit bis zu dreihundert Mitarbeitenden und Facharbeitenden zählt Schnabel heute zu den großen mittelständischen Unternehmen. Die Sorgfalt und das Fingerspitzengefühl des einfachen Familienbetriebs liegen allen Beteiligten jedoch nach wie vor ganz besonders am Herzen. Mit dem Namen SCHNABEL BAUMANUFAKTUR sollen die Herkunft und der Qualitätsanspruch noch stärker zum Ausdruck gebracht werden.

Über aktivweb System- und Datentechnik GmbH:
aktivweb ist Lösungslieferant kaufmännischer Geschäftsprozesse, digitaler Aktenlösungen, sowie CMS-Systeme und Webanwendungen. Mit ihrem Softwareprodukt DOCBOX® und über 100 autorisierten Vertriebspartnern zählt aktivweb System- und Datentechnik zu den führenden Entwicklungs- und Vertriebsunternehmen auf dem nationalen Wachstumsmarkt für Archivierungs- und Dokumenten-Management-Systemen (DMS). Die Bestandskunden kommen nahezu aus allen Branchen und allen Größenordnungen – von globalen Konzernen, innovativen mittelständischen Betrieben bis zu Einzelunternehmen.

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