Tag Spesenmanagement

Expertenkommentar von Aidana Zhakupbekova, CFO bei Rydoo.

Für gewöhnlich unter dem Radar der Öffentlichkeit, aber gerade in finanziell angespannten Zeiten unerlässlich, ist für Unternehmen das Management von betrieblichen Ausgaben wie Geschäftsreisen. Doch auch dieser scheinbar starre Bereich ist fortwährend in Bewegung. Der Jahreswechsel bietet eine gute Gelegenheit, um einen Blick auf drei Punkte zu blicken, die 2025 besonders im Fokus stehen werden.

1. KI-Assistenten statt Zettelwirtschaft
Was die Dubai-Schokolade bei Konsumenten ist, sind im B2B die Möglichkeiten und Potenziale von KI-Tools: Das Hype-Thema 2024. Und natürlich haben künstliche Intelligenz und Automatisierung auch im Spesenmanagement bereits Einzug gehalten. So überprüft das KI-gestützte „Smart Audit“ von Rydoo (https://www.rydoo.com/de/)eingescannte Belege in jeder Sprache automatisch auf mögliche Compliance-Verstöße. Diese Weiterentwicklung nimmt Finanz-Teams große Teile manueller Arbeit ab und verschafft ihnen zusätzliche Zeit. Unternehmen profitieren außerdem von Einsparungen in Millionenhöhe, die durch fehlerhafte Abrechnungen oder Betrug regelmäßig entstehen. Kein Wunder also, dass laut Gartner (https://www.gartner.com/en/newsroom/press-releases/2024-09-11-gartner-survey-shows-58-percent-of-finance-functions-use-ai-in-2024) schon jetzt bei etwa 60 % aller mit Finanzen verbundenen Aufgaben in Unternehmen eine Form von KI-Tools im Einsatz ist. Auch für 2025 dürfen wir hier neue Features und Funktionen erwarten, die ungeliebte manuelle Aufgaben übernehmen und allen Nutzern das Leben leichter machen.

2. Neue Compliance-Pflichten brauchen transparente Daten
Jahr für Jahr verändern neue Vorschriften Abläufe in der Geschäftswelt. In jüngster Vergangenheit war dabei vor allem Compliance der große Antreiber. Bereits umgesetzte oder kurz bevorstehende Initiativen wie die Pflicht zu E-Rechnungen oder die CSRD (Corporate Sustainability Reporting Directive) erfordern auf diversen geschäftlichen Ebenen ein neues Maß an Transparenz. Dabei ist es nötig, Daten nicht nur zu sammeln, sondern auch berichtsfähig zu verwalten. Mit Papierbelegen ist dies kaum zu leisten. Wie oben bereits angesprochen, tragen moderne Plattformen für das Spesenmanagement mit ihren KI-gestützten Tools signifikant dazu bei, Compliance-Verstöße zu vermeiden. Auch das Aufbereiten von Rechnungen erleichtern sie deutlich. Daher wird ihnen im Licht neuer Vorschriften weitere Aufmerksamkeit als nützliche Lebensretter zukommen.

3. Unternehmen müssen ihre alltäglichen Geldflüsse optimieren
Insbesondere deutsche Unternehmen stehen als Folge der letzten Jahre unter Druck und streben danach, ihr operatives Geschäft zu optimieren. CFOs kommt dabei mehr und mehr die aktive Rolle zu, Firmen finanziell in ruhigen Gewässern zu halten. Um dabei die bestmöglichen Entscheidungen zu treffen, brauchen sie Daten und Analysen – je leichter diese zugänglich und lesbar sind, umso besser. Und auch wenn sie weniger im Rampenlicht stehen als große Investments, betrifft dies auch die zahlreichen regelmäßigen Ausgaben im Tagesgeschäft. Ein intelligentes Spesenmanagement kann ganz genau aufzeigen, welche Aufwendungen gut genutzt sind und wo Geldströme möglicherweise versanden. Auf Basis dessen können CFOs wertvolle Ressourcen freilegen.

Dies sind nur drei der Punkte, die die Rolle des Spesenmanagements im Jahr 2025 prägen werden. Jeder davon bringt weitere Implikationen, die beleuchtet werden könnten. Doch eines ist sicher: Mehr denn je brauchen Unternehmen ein Spesenmanagement, das digital, komfortabel und transparent ist.

Über Rydoo:
Rydoo ist ein führendes B2B SaaS-Unternehmen mit einer Plattform für intelligentes Spesenmanagement, die Spesenflüsse automatisiert und durch einfachere Erstattungszyklen für mehr Komfort, Compliance und Kontrolle im Prozess der Spesenabrechnung sorgt. Mit einer mobilen sowie Web-basierten App können Mitarbeiter effizient Ausgaben in Echtzeit erstellen, einreichen und genehmigen. Finanzteams können die flexible Lösung in ihre HR-, Finanz- und ERP-Tools integrieren. Weiterhin können sie mit Rydoo die Ausgabenmuster und Fahrer des Unternehmens identifizieren und sicherstellen, dass Kilometerabrechnungen und Pauschalvergütungen überall konform sind. Rydoo verfügt über mehr als ein Jahrzehnt Erfahrung in der Branche. Ein Team von 150 Mitarbeitern in acht Ländern weltweit unterstützt mehr als eine Million Nutzer. Deutscher Standort ist München.
Seit Juni 2024 ist Eurazeo Mehrheitsaktionär von Rydoo. Eurazeo ist eine führende europäische PE-Firma und Investmentgruppe mit einem Vermögen von über 35 Milliarden Euro, die in über 600 Unternehmen weltweit investiert hat.
Für weitere Informationen besuchen Sie bitte: https://www.rydoo.com

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TripActions bringt mit Liquid eine Komplettlösung für SmartCards, Geschäftsreise- und Spesenmanagement auf den europäischen Markt

LONDON, 7. Dezember 2021 – TripActions, die einzige All-in-One-Lösung für Reise-, Firmenkarten- und Spesenmanagement, gab heute die Einführung von TripActions Liquid in Europa bekannt. Durch die Partnerschaft mit Stripe ist TripActions Liquid nun das erste Fintech-gestützte Reise- und Spesenmanagement-Angebot, das mehrere Währungen unterstützt. Mit dieser Erweiterung ist TripActions in der Lage, eine End-to-End-Lösung für globale Unternehmen jeder Größe anzubieten und die zeitaufwändige, fehleranfällige manuelle Spesenabrechnungen für die Mitarbeiter zu eliminieren. Zudem automatisiert die Lösung den gesamten Kostenmanagementprozesses für Unternehmen.

Mit renommierten Partnern wie Stripe, Visa, Modern Treasury und Plaid ist TripActions in der Lage, veraltete, uneinheitliche Reise- und Spesenlösungen zu ersetzen und den gesamten Travel&Expenses-Stack vollständig zu digitalisieren.

„TripActions Liquid hat in diesem Jahr ein durchschnittliches monatliches Wachstum des Transaktionswertes von 34 Prozent erreicht, da Unternehmen es sich nicht mehr leisten können, veraltete, analoge Systeme zu verwenden“, sagt Ariel Cohen, Mitbegründer und CEO von TripActions. „Es ist unabdingbar, in Echtzeit Einblick in die Ausgaben, den CO2-Fußabdruck und die Sicherheit der Mitarbeiter zu haben. Kein anderes Unternehmen ist in der Lage, die vollständigen End-to-End-Funktionen von TripActions Liquid für Reise-, Firmenkarten- und Spesenmanagement anzubieten. Wir spielen auf diesem Markt wirklich in einer eigenen Liga.“

TripActions Liquid bietet Finanzteams in Unternehmen Echtzeit-Transparenz und Echtzeit-Kontrolle über Ausgaben und ermöglicht es, Kosten einzusparen, die Produktivität zu steigern und die Compliance zu fördern. Die Reise- und Ausgabenrichtlinien für Mitarbeitenden sind in den von Stripe ausgegebenen Smart Cards hinterlegt, so dass die Ausgaben kontrolliert sind, keine Limits überschritten werden, nur bei präferierten Partnern die günstigsten Angebote gebucht werden. Da sämtliche Abläufe über eine zentrale Plattform laufen, ist das gesamte Ausgabenmanagement vom Einzug bis zum Abgleich, vom Home Office bis zum Hotelzimmer automatisiert.

„Spesenabrechnungen gehören der Vergangenheit an. Was TripActions Liquid auf den Markt gebracht hat, ist das Ende der Spesenabrechnungen“, sagt Joel Jeselsohn, Chief Financial Officer bei Relayr in Berlin, Lösungsanbieter für Industrial Internet of Things und Teil der Munich Re Gruppe. „Wenn ich an die Berichtsmöglichkeiten anderer Lösungen denke, ist das wie Tag und Nacht. TripActions Liquid ist Legacy-Systemen überlegen.“

Bestehende, traditionelle Lösungen erfordern, dass die Finanzteams jede Ausgabentransaktion überprüfen. Mit TripActions Liquid, das auf physischen und virtuellen Smartcards des Unternehmens basiert, sind die Richtlinien voreingestellt, so dass sich der Zeitaufwand für die Berichterstattung um bis zu 66 Prozent und die Zeit für den Abgleich um bis zu 95 Prozent verringert. Für TripActions-Unternehmenskunden reduziert sich die Abgleichszeit von Wochen auf Stunden. Weitere Vorteile sind:

-Ausgabenkontrolle: TripActions Liquid verhindert, dass Mitarbeiter Ausgaben außerhalb der zuvor genehmigten Richtlinien generieren. Mit einem benutzerdefinierten „Policy Builder“ können Administratoren Ausgabenkontrollen auf der Grundlage von Rollen, der Ausgabenkategorien und dem Geschäftskontext festlegen und so die Anzahl der Transaktionen, die von Finanzteams geprüft und genehmigt werden müssen, automatisieren und minimieren.
-Chipkarten: Chipkarten sind für Mitarbeiter eine einfache Möglichkeit, benötigte Ausgaben zu tätigen. Der Einsatz der Chipkarten macht Spesenabrechnungen überflüssig. Mit intelligenten virtuellen und physischen Karten, die von Stripe in US-Dollar, Euro oder Pfund Sterling ausgestellt werden, sind Richtlinien integriert, die verantwortungsvolle Ausgaben und eine automatisierte Spesenabrechnung für genehmigte Ausgaben sicherstellen, unabhängig davon, ob die Mitarbeiter für über TripActions gebuchte Reisen, Routineausgaben, Spontankäufe oder wiederkehrende Abonnements bezahlen.
-Spesen und Erstattungen: TripActions Liquid eliminiert den Aufwand der Spesenabrechnung für Geschäftsausgaben (Bargeld, Kilometergeld) und sorgt für schnelle Erstattungen. Mitarbeiter erhalten schnelle Rückerstattungen, die von TripActions‘ Partnerbanken durch direkte Einzahlung ausgeführt werden, wenn sie die App mit einem europäischen Bankkonto verbinden, das SEPA- oder BACS-Überweisungen unterstützt.
-Automatische Genehmigungsworkflows: Mit TripActions Liquid lassen sich Transaktionen markieren, die eine Prüfung und Freigabe erfordern, um dann den automatischen Freigabe- und Erstattungsprozess zu starten.
-Mobiler Belegscanner: Mit TripActions Liquid lassen sich relevante Daten aus Quittungen extrahieren und Spesenabrechnungen im Handumdrehen automatisch ausfüllen.
-Persönlicher Kartenimport: Anwender können persönliche Kartenkonten verknüpfen und Transaktionen für die Erstattung einfach importieren, ohne dass Details zu den Ausgaben hinzufügt werden müssen.
-Schnelle Erstattung: Die Gelder werden über Partnerbanken innerhalb von 1-2 Werktagen via SEPA und BACS für automatisch genehmigte Ausgaben direkt auf das Bankkonto des Mitarbeiters überwiesen.
-Kalender-Synchronisation: Wenn die Liquid App mit dem Kalender eines Benutzers verknüpft ist, werden die Teilnehmer automatisch eingetragen, wodurch ein weiterer Schritt für die automatische Abstimmung entfällt.
-Automatischer Abgleich: Der Monatsabschluss wird beschleunigt, da Belege und Zahlungsdetails automatisch erfasst werden und so den Abgleich von Tagen auf Minuten verkürzen.
-Ausgaben-Berichterstattung: Controller erhalten einen Echtzeit-Überblick über alle Geschäftsausgaben an einem Ort, um den Überblick über die Ausgaben zu behalten, Trends zu überwachen und Maßnahmen zu ergreifen, wenn die Kosten aus dem Rahmen fallen.

„Mit 39 Niederlassungen in 30 Ländern brauchte Teads – die globale Medienplattform – ein wirklich globales, modernes Tool, das die Abwicklung von Reisen und Ausgaben vereinfacht“, sagt Anush Jeunet, Corporate Buyer bei Teads. „Die Bereitstellung unkomplizierter Lösungen in Verbindung mit hochwertigem Support ist für ein schnell wachsendes Unternehmen unerlässlich und TripActions hat diese Anforderungen absolut erfüllt, insbesondere da das internationale Geschäft wieder zunimmt.“

Die Kombination aus TripActions‘ User Experience und Innovation, gepaart mit seiner Fintech-basierten Ausgabenmanagementlösung TripActions Liquid, hat ein cloudbasiertes Kraftpaket geschaffen, das unübertroffene Transparenz, Kostenkontrolle und Effizienz bietet, während das Unternehmen den gesamten Reise-, Ausgaben-, Ausgaben- und Zahlungsprozess in Unternehmen revolutioniert.

„TripActions Liquid ist ein gutes Beispiel für die Möglichkeiten, die die globale Finanzinfrastruktur von Stripe bietet“, sagt Eileen O’Mara, EMEA Revenue & Growth Lead bei Stripe. „Der Einsatz von intelligenten Unternehmenskarten mit programmatischer Ausgabenkontrolle und Abgleich über mehrere Länder hinweg war noch vor wenigen Jahren undenkbar. Wir freuen uns sehr, dass TripActions sein Liquid-Produkt auf Stripe aufbaut und seine globale Expansion beschleunigt.“

TripActions ist die führende, cloud-basierte Reise und Expenses/Spesen-Plattform, die branchenführende Technologie mit dem besten Service eines Reisebüros kombiniert und sich schnell zum Standard für Geschäftsreisen und Spesen entwickelt hat. Mehr als 5.000 Unternehmen weltweit vertrauen auf TripActions. TripActions stellt Unternehmen Echtzeitdaten zur Verfügung, um geschäftsrelevante Entscheidungen zu treffen, und bietet flexible Reise- & Ausgaben-Managementtools, mit denen sie sich an veränderte Marktbedingungen anpassen können, um die Sicherheit der reisenden Mitarbeiter zu gewähren, Kosten zu kontrollieren und Geld zu sparen. Erfahren Sie mehr unter

Kontakt
TripActions
Rafael Rahn
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rafael.rahn@ruess-group.com
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