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(Bildquelle: simple system GmbH)

Ein Gastbeitrag von Walter Ahmann (https://de.linkedin.com/in/walter-ahmann-77ab4619b), Prozess- und Integrationsmanager der simple system GmbH (https://company.simplesystem.com/).

Der deutsche Mittelstand hinkt beim Thema Digitalisierung nach wie vor hinterher und der indirekte Einkauf ist dabei leider keine Ausnahme. Laut Bundesnetzagentur (https://www.bundesnetzagentur.de/DE/Fachthemen/Digitalisierung/Mittelstand/Kennzahlen/start.html) sind aktuell nur knapp 60 % der Einkaufsabteilungen digitalisiert und liegen damit noch hinter der Transformation von Buchhaltung oder etwa Personalabteilungen. Dabei gibt es insbesondere für den Einkauf digitale Lösungen, die nicht nur einfach umsetzbar sind, Prozesskosten direkt senken und Ressourcen entlasten, sondern noch dazu schnelle Digitalisierungserfolge garantieren. Es gibt keine Ausrede mehr: Aufschieben war gestern, heute ist Anpacken angesagt.
Auch im kommenden Jahr werden sich Unternehmen insbesondere des Mittelstandes größeren Herausforderungen gegenübersehen. Der allgegenwärtige Fachkräftemangel wird eher zu- als abnehmen. Das ist besonders der sich langsam ins Rentenalter verabschiedenden Baby-Boomer-Generation geschuldet. Und während Personal fehlt, gilt es aber auch weiter, die Kosten zu senken. Dabei lassen sich im indirekten Einkauf sowohl Kosteneinsparungen als auch Ressourcenoptimierung perfekt digital kombinieren, um diesen Herausforderungen zumindest in Teilen entgegenzuwirken. Doch in vielen Unternehmen kommt es zu Abblockverhalten, fast schon Resignation, wenn es um das Thema Digitalisierung geht. Insgesamt hält sich hartnäckig das Bild, dass solche Digitalisierungsbestrebungen nur mit hohem finanziellem und personellem Aufwand erreicht werden können – ein Trugschluss. Statt Engagement herrscht im Mittelstand Prokrastination. Dabei hätten sogenannte E-Procurement-Plattformen wie beispielweise simple system einfache und bequeme, also mit wenig Aufwand verbundene Digitalisierungslösungen für den Einkauf zu bieten. Das sind „low hanging fruits“, leicht zu erreichende Erfolge, um einen schlanken Fuß in die Türe der Digitalisierung zu bekommen.

Eine Anbindung für alle Warenwirtschaftssysteme
Es herrscht zuweilen noch der Irrglaube, dass die Anbindung eines E-Procurement-Systems mit viel Aufwand verbunden wäre. Diese Fehlannahme rührt oft daher, dass Unternehmen meinen, sie müssten dafür eine dedizierte IT-Infrastruktur schaffen. Sobald ein Warenwirtschaftssystem mit digitalem Ein- und Ausgang vorhanden ist, das elektronische Nachrichten empfangen kann, ist jedoch die Grundvorrausetzungen für eine Anbindung schon gegeben! Je nach Unternehmensbedarf kann dann noch die passende Anbindungsform gewählt werden, um die E-Procurement-Plattform optimal an die vorhandenen Gegebenheiten anzudocken. Hier besteht die folgende Wahlmöglichkeit:

1.Zugriff über die Weboberfläche
Die einfachste Lösung ist der Zugriff auf die E-Procurement-Plattform über eine einfache Weboberfläche. Für Mitarbeiter ist diese Anbindung denkbar intuitiv, denn sie spiegelt gängige Webshop-Oberflächen wider, die sie beispielweise vom Onlineshopping im Privatbereich bereits kennen. Über eine Suchleiste können per Keyword die benötigten Materialien gesucht, Preise verschiedener Anbieter verglichen und anschließend Produkte im Warenkorb abgelegt und bestellt werden. So bleibt der gesamte Bestell- und Genehmigungsprozess innerhalb der Plattform, die die entsprechenden Abteilungen zum Beispiel via E-Mail über ausstehende Freigaben informiert. Bestellungen müssen dann gegebenenfalls noch in das eigene ERP übertragen werden.
2.Anbindung an das firmeneigene ERP
Noch einfacher und bequemer geht es über eine direkte Anbindung an das firmeneigene ERP. Mit minimalem Aufwand wird eine Verbindung zwischen ERP und E-Procurement-Plattform hergestellt. Mitarbeiter greifen über das interne System auf die Oberfläche der E-Procurement-Plattform zu. Der Bestellprozess läuft weiterhin simpel und intuitiv ab, nur dass das Programm BANF und Bestellungen direkt im ERP hinterlegt und Genehmigungsprozesse sofort durchgeleitet werden. Das entlastet vor allem Beschäftigte im Einkauf, die sich stattdessen strategischen und wertschöpfenden Aufgaben widmen können.

Kostenoptimiert und ressourcenschonend
Nach erfolgreicher Anbindung eines E-Procurement-Systems profitieren Unternehmen umgehend von den digital beschleunigten Prozessen im indirekten Einkauf. Anstatt dass, wie in vielen familiengeführten Unternehmen des deutschen Mittelstandes noch üblich, die Chefetage jede Bestellung händisch genehmigen muss, gibt es dafür nun automatisierte Prozesse sowie die Möglichkeit vordefinierter Limits. Dadurch können auch Mitarbeiter außerhalb der Einkaufsabteilung direkt zur Bestellung des benötigten Materials befähigt werden, was die Bindung interner Ressourcen im Einkauf aufhebt und zu weiteren Entlastungen führt. Das verschafft Unternehmen insbesondere in Zeiten des Fachkräftemangels, wo Nachwuchskräfte rar gesät sind, einen strategischen Vorteil!

Entscheidungshoheit verbleibt im Unternehmen
Unternehmen behalten auch bei der Bestellung über eine E-Procurement-Plattform stets die Entscheidungshoheit und können weiterhin ihre Haupt-Lieferanten favorisieren, um bestehende Kunden-Lieferanten-Beziehungen weiter zu vertiefen. Darüber hinaus profitieren sie von einer großen Auswahl an zusätzlichen Zulieferern. Die tagesaktuellen Preise auf der Plattform sorgen dafür, immer zum besten Preis-Leistungs-Verhältnis einkaufen zu können.

Schneller Digitalisierungserfolg
Zusammengefasst bietet eine E-Procurement-Plattform also viele Vorteile. Mit wenig Aufwand kann sie direkt an ein bestehendes digitales Warenwirtschafts- oder ERP-System angebunden werden. Unternehmerische Bedenken, dass dafür eine neue IT-Infrastruktur geschaffen werden muss oder ein langes Einlernen der Mitarbeiter in das neue System notwendig wird, treffen nicht zu. Stattdessen bietet sich Entscheidungsträgern eine lukrative Möglichkeit, nicht nur interne Prozesse zu beschleunigen und dadurch Kosten zu optimieren und Ressourcen besser zu verteilen, sondern auch schnell einen messbaren und geldwerten Digitalisierungserfolg vorzuweisen. Statt Ausreden zu suchen, heißt es jetzt, Engagement zu zeigen und die Initiative zu ergreifen, um den Grundstein für weitere Digitalisierungsbestrebungen im Unternehmen zu legen.

Über den Autor
Walter Ahmann (https://de.linkedin.com/in/walter-ahmann-77ab4619b) ist Prozess- und Integrationsmanager bei der simple system GmbH (https://company.simplesystem.com/). Seine Expertise umfasst über drei Jahrzehnte im Bereich Vertrieb, Einkauf und Vertriebscontrolling. Er verfügt über umfassendes Wissen in der Optimierung von Prozessen, insbesondere im Umgang mit SAP-Produkten und der Teamführung. Vor seiner aktuellen Position war er als Senior Consultant und Consultant im Bereich E-Procurement tätig. Seine Ausbildung als staatlich geprüfter Maschinenbautechniker bildet das Fundament seiner vielseitigen Kenntnisse. Die kölsche Frohnatur, die immer für einen guten Witz zu haben ist, lebt heute Erftstadt, Nordrhein-Westfalen. In seiner Freizeit genießt er mit Hündin Luna die Natur und verbringt gerne Zeit mit seiner Familie im Garten.

simple system bietet seit 2000 eine Komplettlösung für die indirekte Beschaffung. Als Herzstück fungiert eine Plattform, die ein Gesamtsortiment von 80 Millionen Artikeln führender Lieferanten bündelt und damit Beschaffungs- und Vertriebsprozesse entscheidend vereinfacht und verkürzt. Über zwei Jahrzehnte hinweg hat das Münchner Unternehmen das innovative Tool im direkten Dialog mit seinen Einkäufern und Lieferanten stets weiterentwickelt, sodass es sich heute in jedes Warenwirtschafts- bzw. ERP-System integrieren lässt. Als strategischer Partner begleitet simple system seine Einkäufer und Lieferanten darüber hinaus bei der digitalen Transformation ihrer Einkaufs- und Vertriebsprozesse und leistet Support bei der Implementierung effizienter Strukturen vor Ort. Das Kundenportfolio von simple system umfasst mehr als 1.500 überwiegend mittelständische Unternehmen auf der Einkaufsseite und über 700 Lieferanten. simple system beschäftigt aktuell 35 Mitarbeiter und vermittelt einen Umsatz von 150 Millionen Euro Mehr unter www.simplesystem.com.

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Verschlankung von Beschaffungsprozessen durch eProcurement am Beispiel des Technologieunternehmens VULKAN.

(Bildquelle: @VULKAN Gruppe)

Für die meisten Unternehmen ist es längst keine Frage mehr, ob Prozesse digitalisiert werden sollen. Sie fragen sich eher, wann und wie sie das tun können. Denn dass die Digitalisierung zahlreiche Vorteile mit sich bringt, ist unumstritten. Dabei ist der Einkauf oft der Bereich, der bei Digitalisierungsstrategien übersehen wird. Die Gründe für das Zögern oder die Abwehrhaltung sind vielfältig: Sie reichen von mangelnder Datentransparenz im Unternehmen über fehlende Akzeptanz für elektronische Lösungen bis hin zu internen Widerständen, die die Modernisierung des Einkaufs verhindern. Anders das Technologieunternehmen VULKAN (https://www.vulkan.com/) aus dem Ruhrgebiet, das sein Bestellsystem lange schon digitalisiert hat und vom frühen Start während der Corona-Krise nun stark von digitalen Prozessen profitieren konnte.

Analoger Einkauf und händisch organisierte indirekte Beschaffung ist bürokratische Sisyphusarbeit, ein irrsinnig intransparenter und zeitaufwendiger Prozess für alle Beteiligten: Anträge müssen gestellt, Begründungen geschrieben und Formulare ausgefüllt werden, bevor eine Abteilung ihre dringlich benötigten Materialien erhält. Da verwundert es nicht, dass viele Angestellte aus Frustration und Bequemlichkeit kleine Bestellungen oft eigenmächtig tätigten, meist über beliebige oder selbst ausgesuchte Online-Bestellplattformen im sogenannten „Maverick Buying“. Das ist ein organisatorischer Albtraum für Einkaufsabteilungen! Denn bei unkontrollierten Bestellungen lässt sich nur mit Mühe nachvollziehen, wer was wann und wo gekauft hat, noch, ob die Bestellung nachträglich genehmigt und verrechnet werden kann. Der gesamte Prozess verschlingt massiv Ressourcen in allen Abteilungen – Ressourcen, die an anderer Stelle fehlen.

Keine falsche Scheu vor Digitalisierung

Eine mögliche Lösung: die Digitalisierung von Beschaffungsprozessen. Noch bis vor fünf Jahren war die indirekte Beschaffung beim Technologieunternehmen VULKAN – wie bei vielen anderen Unternehmen im Mittelstand – ein zäher Ablauf. Doch mit der Umstellung auf eine digitale Bestellplattform konnte die VULKAN Gruppe ihre Einkaufs- und Bestellprozesse verschlanken und für ihre Mitarbeitenden signifikant vereinfachen. Andreas Wallny, IT-Analyst bei VULKAN, erklärt: „Die Einführungsphase im Unternehmen war sehr kurz. Ich musste lediglich die entsprechenden Programme administrieren, einstellen und meinen Kolleginnen und Kollegen Accounts anlegen, sodass diese ihre benötigten Produkte für sich und ihre Abteilungen selbstständig beziehen konnten“ und schildert: „Die Alternative, die uns simple system (https://company.simplesystem.com/) geboten hat, war so einfach und überzeugend, dass wir uns gar nicht erst die Frage stellten, ob wir umstellen sollen oder nicht“, so Wallny. Denn eine Optimierung und Automatisierung der Geschäftsprozesse sei lange überfällig gewesen.

Maßgeblich für die Entscheidung war die Möglichkeit der ERP-Integration. Bestellanforderungen werden hier im Warenwirtschaftssystem des Kunden so angelegt, dass interne Unternehmensworkflows weiter genutzt werden können. So werden Bestellabläufe verschlankt und Prozesse beschleunigt. VULKAN hat in diesem Zuge insgesamt 45 Mitarbeitende – verteilt auf den ganzen Betrieb bis hin zur Entwicklungsabteilung – berechtigt, auf der Plattform einzukaufen. Die Vereinheitlichung der Abläufe sorgt auch für mehr Transparenz: Sobald Mitarbeitende etwas über simple system kaufen, erhalten der entsprechende Lieferant und die IT von VULKAN eine E-Mail. Die IT verarbeitet diese E-Mail und importiert sie in das ERP-System, sodass der Einkäufer mit der weiteren Abwicklung keine Arbeit mehr hat. „Daraus erstellen wir durch einen Arbeitsablauf im Hintergrund eine Bestellung, auf die dann eine Rechnungsprüfung erfolgen kann. Dadurch haben wir keine Lücke in der gesamten Beschaffungskette und der Prozess verläuft ohne manuellen Aufwand. Auch mögliche Fehler sind rasch geklärt und können, wenn nötig, frühzeitig korrigiert werden“, erklärt Wallny.

Digitalisierung zahlt sich schnell aus

Seit dem Umzug in die digitale Beschaffungswelt sind rund 18.000 Bestellpositionen ausgelöst worden, die einem fast siebenstelligen Betrag des Bestellvolumens entsprechen. Der Übergang gestaltete sich laut Wallny problemlos: „Die Plattform ist von den Kolleginnen und Kollegen sehr gut angenommen worden. Online zu handeln und einzukaufen, ist ja auch recht einfach. Und ob ich im Web nun Schuhe oder für die Firma die Materialien für das Büro kaufe, ist vom Vorgang her gleich.“ Neben der Bedienfreundlichkeit der Benutzeroberfläche waren das große Warenangebot und der direkte Kontakt zu den Lieferanten auf simple system ausschlaggebend für die Wahl der VULKAN Gruppe. Gerade während der Pandemie hat simple system dem Unternehmen viele Vorteile geboten: Durch die langfristigen und engen Einkäufer-Lieferantenbeziehungen bestanden die Geschäftsbeziehungen weiter, der direkte Kontakt und das im Vorfeld geschaffene Vertrauen blieben erhalten. Das bot eine gute Ausgangslage, um gemeinsam durch die Krise zu gehen.

Digitaler Marktplatz mit persönlichen Geschäftsbeziehungen

Bei simple system handelt es sich um eine neutrale Mehrlieferanten-Plattform. Seit 2000 stellt das Münchener Unternehmen lediglich den Marktplatz für Kunden und Lieferanten zur Verfügung, ohne sich in die direkten Bestellprozesse oder Geschäftsbeziehungen einzumischen. Kunden erhalten über die Plattform den sofortigen Zugang zum Sortiment von über 750 führenden Lieferanten im europäischen Raum. Neben dem Partnermarktplatz, auf dem Lieferanten ihren Kunden individuell verhandelte Kataloge und Preislisten zur Verfügung stellen, bietet simple system zudem noch den sogenannten offenen Marktplatz. Hier können Kunden Ad-hoc-Bestellungen bei neuen Lieferanten platzieren, um 100 Prozent ihres indirekten Bedarfs über eine Plattform decken zu können. Das ist vor allem wichtig, sollten einmal gewohnte Lieferanten ausfallen oder neue Bezugsquellen erschlossen werden müssen. Simple system unterstützt seine Kundschaft hier zudem mit einer umfassenden Einkaufsstrategie: So können Unternehmen etwa ihre ERP-Systeme mit der Plattform koppeln. Auch der Beschaffungsprozess der VULKAN Gruppe wurde so noch weiter optimiert: „Mehr als 90 Prozent der in simple system getätigten Bestellungen würden ohne die Integration in unserem SAP ERP® weder für den Wareneingang noch für die Rechnungsstellung zur Verfügung stehen“, erklärt Wallny.

Ein einfach einfaches System

Es zeigt sich, dass der Weg vom ausgedruckten Katalog und klassischen Bestellformular hin zur elektronischen Lösung nicht so komplex und kompliziert ist, wie er zunächst scheint. Für Andreas Wallny und seine Kolleginnen und Kollegen ist der digitale Einkauf nicht mehr aus ihrem Arbeitsalltag wegzudenken. „Die Einführung von eProcurement-Systemen und deren zahlreichen Anbindungs- und Modifizierungsmöglichkeiten unterstützen uns und auch andere Unternehmen beim Übergang in die Digitalisierung und können ein wichtiges Fundament für weitere Modernisierungsmaßnahmen sein“, zieht Wallny zufrieden ein zukunftsweisendes (Zwischen-)Fazit.

Über VULKAN
Mit fünf Produktionsstätten, über 50 Vertriebsgesellschaften und rund 1.400 Mitarbeitern an mehr als 18 Standorten weltweit gehört die VULKAN Gruppe zu den Technologie- und Marktführern auf dem Gebiet der Marine-, der Industrie- und Energietechnik sowie der Kälte- und Klimatechnik. Unter dem Slogan „we ensure that systems work better.“ liefert VULKAN Kunden passgenaue Lösungen, die dazu beitragen, ihre Systeme technisch wie auch wirtschaftlich zu verbessern. Mehr unter www.vulkan.com (https://www.vulkan.com/).

simple system bietet seit 2000 eine Komplettlösung für die indirekte Beschaffung. Als Herzstück fungiert eine Plattform, die ein Gesamtsortiment von 80 Millionen Artikeln führender Lieferanten bündelt und damit Beschaffungs- und Vertriebsprozesse entscheidend vereinfacht und verkürzt. Über zwei Jahrzehnte hinweg hat das Münchner Unternehmen das innovative Tool im direkten Dialog mit seinen Einkäufern und Lieferanten stets weiterentwickelt, sodass es sich heute in jedes Warenwirtschafts- bzw. ERP-System integrieren lässt. Als strategischer Partner begleitet simple system seine Einkäufer und Lieferanten darüber hinaus bei der digitalen Transformation ihrer Einkaufs- und Vertriebsprozesse und leistet Support bei der Implementierung effizienter Strukturen vor Ort. Das Kundenportfolio von simple system umfasst mehr als 1.500 überwiegend mittelständische Unternehmen auf der Einkaufsseite und über 700 Lieferanten. simple system beschäftigt aktuell 35 Mitarbeiter und vermittelt einen Umsatz von 150 Millionen Euro. Mehr unter www.simplesystem.com.

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