Tag revisionssicher

Wie das Trio ADN, Nugolo und DataCore Daten für die Zukunft absichert

(Bildquelle: @ Datacore)

Unternehmen müssen heute große Mengen an Daten speichern, vor Diebstahl oder Verschlüsselung durch Ransomware schützen, über Jahrzehnte revisionssicher aufbewahren und auf Knopfdruck Mitarbeitern, Kunden oder Behörden zur Verfügung stellen können. Diese Anforderungen lassen sich mit herkömmlichen Storage-Ansätzen nicht erfüllen und bedürfen eines kompetenten Partners mit Know-how, wie es der Distributor ADN (http://www.adn.de/) bietet. Sinisa Eisenmann, Geschäftsführer des Schweizer IT-Dienstleisters Nugolo (https://nugolo.ch/), erklärt, warum Object Storage die richtige Antwort ist und weshalb die Nachfrage in den kommenden Jahren stark wachsen wird.
Wer schon einmal versucht hat, 15 oder 20 Jahre alte Digitalfotos zu öffnen, kennt das Problem: Viele Dateien weisen Artefakte auf oder sind gar nicht mehr lesbar. Dieser schleichende Verfall digitaler Daten mag bei Familienfotos traurig sein, im geschäftlichen Umfeld ist er eine Katastrophe: „Sind rechtlich relevante Dokumente beschädigt oder verändert, kann das erhebliche juristische Konsequenzen haben“, erklärt Sinisa Eisenmann, Geschäftsführer des Schweizer IT-Dienstleisters Nugolo. In der Schweiz seien die Anforderungen dabei besonders streng: „Organisationen wie Pensionskassen müssen Dokumente mindestens 150 Jahre unverändert aufbewahren.“

Die Datenqualität ist jedoch nicht das einzige Problem, mit dem Unternehmen zu kämpfen haben. Auch die schiere Masse an Dokumenten überfordert viele. Millionen von Dateien müssen gespeichert, vor Diebstahl oder Verschlüsselung durch Ransomware geschützt und im Fall der Fälle auch wiedergefunden werden. „Vor allem Kunden aus der Finanzbranche haben früh erkannt, dass klassische Lösungen wie eine Auslagerung auf Band oder Microfiche auf Dauer nicht tragfähig sind“, sagt der Nugolo-Geschäftsführer.

Eisenmann hat sich deshalb bereits vor mehr als 20 Jahren für Object Storage als Speicher-, Backup- und Archivierungslösung entschieden: „Object Storage stellt sicher, dass wir Daten über Jahrzehnte hinweg unverändert aufbewahren können.“ Christoph Kuhn, Distribution Manager CE bei DataCore (https://www.datacore.com/de/) Software, erklärt: „DataCore kann mit ihrem ganzen Produktportfolio die komplette Bandbreite anbieten. Block, File und Object Storage.“
Wie alle DataCore-Produkte ist auch Swarm hardwareunabhängig und lässt sich daher auf jedem Standardserver installieren. „Wir müssen mit dem Kunden nicht darüber diskutieren, welche Hardware er einsetzen soll, sondern können uns auf die viel wichtigeren Fragen nach seiner Strategie und seinen Anforderungen konzentrieren“, erklärt Eisenmann.

Eine Plattform für alles

Einer der großen Vorteile von Object Storage ist laut Eisenmann, dass alle Daten zentral, sicher und unveränderbar gespeichert, mit Metadaten angereichert, jederzeit einfach wiedergefunden und beliebig ausgespielt werden können: „Mit Object-Storage-Lösungen wie Swarm habe ich eine Plattform, die alles bedienen kann.“ Als Beispiel nennt Eisenmann ein Medienhaus, das Videobeiträge produziert: „Man kann alle Filme, die bestimmten Kriterien entsprechen, per Link direkt aus dem Object Storage auf der Webseite zeitlich terminiert veröffentlichen. Nach Ablauf des Links verschwinden die Beiträge automatisch aus dem öffentlichen Bereich, sind aber intern weiter verfügbar.“ Auch Call Center profitieren vom universellen Zugang durch Object Storage: „Ein Agent kann in Sekundenschnelle die Daten eines Kunden finden und ihm per Direktlink zur Verfügung stellen.“

Object Storage ist aber nicht nur für Kunden wie Pensionskassen, Banken oder Medienunternehmen interessant, die sehr hohe Anforderungen an Datenqualität, Sicherheit und Verfügbarkeit stellen. Auch mittelständische Unternehmen profitieren laut Eisenmann von den Vorteilen: „Die meisten kleinen Hotels haben beispielsweise nur einen PC unter dem Schreibtisch. Mit Object Storage können wir dafür sorgen, dass der Kunde seine Daten sicher und unveränderbar ablegen kann. Dabei hat er die volle Freiheit, wo er seine Daten speichern möchte. Egal ob lokal, in unserer Cloud oder in einer Public Cloud – über die S3-Schnittstelle können wir jeden Speicherort nutzen. Es ist alles abgedeckt.“

Unterstützung durch Distribution und Hersteller

Noch seien die Vorteile von Object Storage vielen Kunden nicht bewusst, so Eisenmann weiter: „Hier müssen wir gemeinsam mit Herstellern und Distribution noch viel Aufklärungsarbeit leisten.“ ADN ist dabei eine wichtige Stütze: „Wir tragen die Informationen in den Markt, organisieren mit unseren Partnern Webinare und Veranstaltungen und unterstützen sie im Projekt mit technischer und vertrieblicher Expertise sowie den zahlreichen Fortbildungs- und Zertifizierungsmöglichkeiten der ADN Akademie“, sagt Franz Blattmann, Business Development Manager bei ADN. ADN und Nugolo kennen und vertrauen sich schon seit mehr als zehn Jahren: „Für uns war es gar keine Frage, mit welchem Distributionspartner wir zusammenarbeiten wollen“, so Eisenmann.

Fazit: Mit Object Storage zur erfolgreichen Digitalisierung

Die Herausforderungen der Digitalisierung werden nach Ansicht von Eisenmann oft falsch verstanden: „Es geht nicht so sehr darum, welche Hard- und Software ich anschaffe, sondern wie ich mit meinen Daten umgehe“, sagt der Nugolo-Geschäftsführer. „Server und Applikationen kann man jederzeit ersetzen, Daten nicht.“ Blattmann von ADN ergänzt: „Object-Storage-Lösungen wie Swarm können Daten über Jahrzehnte unverändert und revisionssicher aufbewahren, vor Diebstahl oder Verschlüsselung durch Ransomware schützen und jederzeit wieder auffindbar und zugänglich machen.“ Diese Erkenntnis werde sich langfristig auch bei den Kunden durchsetzen, ist sich Blattmann sicher: „Der Markt ist riesengroß, wir stehen erst am Anfang einer Welle.“

Interessenten, die mehr über Objekt Storage erfahren möchten, melden sich HIER (https://page.adn.de/de-de/datacore).

Über ADN
Die ADN Distribution GmbH ist als IT-Distributor, Service Provider, Technologieanbieter und Dienstleister der zuverlässige Partner an der Seite von mehr als 6.000 Fachhändlern, Systemhäusern sowie Managed Service Providern (MSP) im DACH-Raum. Das inhabergeführte Unternehmen vereint ein zukunftssicheres Portfolio an modernen IT-Lösungen aus den Bereichen Cloud Services, Cyber-Security, Data Center Infrastructure, UCC und Modern Workplace. Im autorisierten Trainingscenter, der ADN Tech Cloud Academy, bereiten praxiserfahrene Trainer die Teilnehmenden überdies auf Herstellerzertifizierungen vor und vermitteln hands-on das technische sowie vertriebliche Know-how. Die vielen Auszeichnungen durch Hersteller, Fachmagazine und Partner bürgen für die seit 1994 währende vertrauensvolle Verbundenheit von ADN zum Channel. 2022 lag der Unternehmensumsatz bei über 700 Millionen Euro. Mehr unter adn.de

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Die Frankenne GmbH aus Aachen ist eines der angeschlossenen Handelsunternehmen im Verbund der Sonnecken eG. Die Soennecken eG ist die im deutschsprachigen Raum führende Handelskooperation für Produkte und Dienstleistungen rund ums Büro und Homeoffice. Durch die Kooperation mit der Firma aktivweb, einem der richtungsweisenden Anbieter für Dokumenten-Management-Systeme (DMS) in der D-A-CH-Region, profitieren Soennecken-Mitglieder seit 2021 von der DOCBOX®, dem digitalen Archivierungssystem für Dokumente. Soennecken stärkt damit das Produktportfolio für die rund 800 Fachhändler der Genossenschaft. Auch die Frankenne GmbH bietet ihren Kunden die revisionssichere digitale Archivierung mit der DOCBOX® an und nutzt das DMS selbstverständlich gleichsam im eigenen Unternehmen.

Für Geschäftsführer Felix Frankenne liegen die Vorzüge der DOCBOX® klar auf der Hand:
„Die DOCBOX® ist ein System sowohl für die einfache als auch die anspruchsvolle Anwendung: schneller, unkomplizierter und kostengünstiger Start, ausbaufähig auch für ausgewachsene Prozesse. Insbesondere für Neueinsteiger erleben wir mit der Vorgehensweise, Prozesse auf dem Weg der Einführung gemeinsam mit der DOCBOX® digital zu entwickeln, große Vorteile: Der Weg in die Digitalisierung nimmt alle Beteiligten bedacht und nachhaltig mit.“
Als alteingesessener Bürobedarfsfachhandel mit einer vielfach persönlich bekannten Stammkundschaft ist für Frankenne die Kombination des Einsatzes der DOCBOX® im eigenen Unternehmen sowie im Vertrieb an die Kunden und somit der Weiterentwicklung des Sortimentes eine Win-Win-Situation. „Seitdem wir das System selbst nutzen, lieben wir es, Dokumente ultraschnell zu finden und Prozesse digital zu automatisieren. Durch den unkomplizierten Start mit der DOCBOX® – schnell eingerichtete Testphase und sehr kleine Einstiegskosten – können wir bei unseren Kunden rasche Erfolge und eine Zeit-/Kostenersparnis erzielen. Dies entlastet die Anwender spontan und macht Lust auf die Nutzung weiterer Funktionen der DOCBOX®.“
Das DOCBOX® Application Programming Interface (API) ermöglicht es zudem anderen Programmen, mit der DOCBOX® zu kommunizieren. Dadurch können andere Programme auf Funktionen, wie z. B. Archiv- oder Workflow-Bearbeitung, zugreifen.
Sehr zufrieden zeigt sich Fekix Frankenne auch mit der Unterstützung durch das DOCBOX®-Team: „Wir sind begeistert, von der Kommunikation mit aktivweb. Das Team stellt sich allen individuellen Fragestellungen und liefert auch Lösungen für größere Strukturen unserer Kunden.“

Über Frankenne GmbH, Aachen:
Das Familienunternehmen, gegründet 1919, steht für persönlichen und fachkompetenten Service rund um Büro-, Schul- und Kreativbedarf. Darüber hinaus bietet es professionelle Planung und Einrichtung von Büroräumen, reibungslose Beschaffung von Büromaterial bis hin zu individuellen Sortimenten im E-Procurement. Mit der Planung und Entwicklung wirksamer E-Commerce-Konzepte sowie dem Einsatz modernster Logistik ist das Familienunternehmen zukunftsorientiert aufgestellt.

Über aktivweb System- und Datentechnik GmbH:
aktivweb ist Lösungslieferant kaufmännischer Geschäftsprozesse, digitaler Aktenlösungen, sowie CMS-Systeme und Webanwendungen. Mit ihrem Softwareprodukt DOCBOX® und über 100 autorisierten Vertriebspartnern zählt aktivweb System- und Datentechnik zu den führenden Entwicklungs- und Vertriebsunternehmen auf dem nationalen Wachstumsmarkt für Archivierungs- und Dokumenten-Management-Systemen (DMS). Die Bestandskunden kommen nahezu aus allen Branchen und allen Größenordnungen – von globalen Konzernen, innovativen mittelständischen Betrieben bis zu Einzelunternehmen.

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Mit der DOCBOX® auf der Überholspur

Die Firma CARTEC Autotechnik Fuchs GmbH ist der Spezialist für Smart Repair-Systeme rund ums Auto und steht für Nachhaltigkeit durch effiziente Reparaturprozesse. Auf das fast 30-jährige Know-how und die Produkte von CARTEC verlassen sich Autohäuser, freie Werkstätten, Karosserie- und Lackierfachbetriebe, Automobilzulieferer sowie namhafte deutsche Automobilhersteller, wie etwa Daimler, Audi und BMW.

Mit der Einführung der DOCBOX® als Dokumenten-Management-System wurde vor allem der Prozess der Rechnungsbearbeitung mithilfe eines Workflows digitalisiert. Zusatzfunktionen, wie z. B. Stempel und Notizen, erleichtern zudem die Bearbeitung durch berechtigte Mitarbeitende, die z. T. auch vom Home-Office auf die Dokumente zugreifen. Ferner erlaubt die DOCBOX® das Filtern nach Sachkonten.

ERP-Schnittstelle zur DOCBOX®
CARTEC arbeitet mit einem ERP-System von DELTA BUSINESS. Das ERP-System generiert einerseits unterschiedliche geschäftsrelevante Dokumente, wie etwa Rechnungen, Lieferscheine oder Zertifikate. Andererseits lösen E-Mails, beispielsweise von Kunden oder Lieferanten, Prozesse im ERP-System aus. Hinzu kommen eingehende Papierdokumente, die per OCR-Texterkennung digitalisiert und erfasst werden. „Durch die DOCBOX® liegen alle diese Dokumente an zentraler Stelle vor. Eine Kopplung der beiden Systeme eröffnet zahlreiche Vorteile für CARTEC“, berichtet Geschäftsführer Daniel Fuchs. Das ERP-System steuert und verwaltet sämtliche Transaktionen im Unternehmen, die elektronisch in der DOCBOX® erfasst und verwaltet werden. Im ERP erzeugte Dokumente können automatisch in der DOCBOX® revisionssicher archiviert und mit anderen zugehörigen Dokumenten zu einer elektronischen Akte zusammengeführt werden. Ebenso werden Dokumente aus E-Mail-Eingangsfächern, wie beispielsweise Rechnungen, von der DOCBOX® automatisch erfasst und über vordefinierte Workflows an die berechtigten Mitarbeitenden im Unternehmen verteilt. Bei einer Rechnung erfolgt danach eine Prüfung der Beträge sowie ein inhaltlicher Abgleich gegen die Stammdaten im ERP-System.

Auch das Thema Quartalsberichte erfuhr mit der Einführung der DOCBOX® eine Verbesserung und Erleichterung in der Bearbeitung. Wurden früher wichtige Inhalte, wie etwa Umsatzziele und Kennziffern für den Vertrieb, noch per E-Mail hin und hergeschickt, stehen heute die relevanten Dokumente für die berechtigten Mitarbeitenden im DMS zur Verfügung.

Über CARTEC Autotechnik Fuchs GmbH:
CARTEC Autotechnik Fuchs wurde 1990 von Roland Fuchs gegründet. Heute zählt das Unternehmen zu den führenden sowie innovativsten Entwicklern und Anbietern von Smart Repair-Systemen. Im deutschsprachigen Raum arbeiten knapp 700 Partnerbetriebe mit dem TÜV-zertifizierten WheelDoctor und den weiteren Systemen aus der WheelMaster-Familie zur fachgerechten Alufelgen-Aufbereitung. Im Bereich der glanzgedrehten Alufelgen bietet CARTEC im Rahmen der WheelDoctor Strukturpad-Technologie als einziges Unternehmen in Deutschland ein sicheres sowie zulässiges Verfahren zur Nachbildung der Originalstruktur an.
Der „BigBoxBlower“ von CARTEC wurde 2018 mit dem Innovation Award ausgezeichnet und sorgt für eine perfekte Lackierung in Handwerk und Industrie.

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Mit der DOCBOX® projektbezogen im Team arbeiten

Mit fünf Niederlassungen und 13 Außenstellen in Deutschland und Österreich betreut ISO-BA jährlich bis zu 120 Projekte in den Bereichen Isolierung, Brandschutz und Metallteilfertigung. Zu den namhaften Kunden zählen beispielsweise Fraport, Lidl, Daimler oder Roche. Seit mehreren Jahren vertraut das Unternehmen bereits den Vorteilen des Managements von Dokumenten mit der DOCBOX®. „Die DOCBOX® sorgt für eine strukturierte Dateiablage. Alle Projekte bzw. die dazugehörigen Dokumente erhalten so eine einheitliche Ordnerstruktur. Das erleichtert unsere Arbeit ungemein“, so Geschäftsführer Murat Basaran. Etwa 50 Mitarbeitende nutzen den kompletten Funktionsumfang der DOCBOX®. Der Zugriff auf die DOCBOX® erfolgt über ein Virtual Private Network (VPN). Vor allem auf Geschäftsreisen, im Home Office oder bei dringenden Notfällen kann so auch gearbeitet werden, wenn Mitarbeitende sich nicht im Büro befinden.

Effizienzsteigerung dank Workflows
Mithilfe von fünf verschiedenen DOCBOX®-Workflows digitalisiert und optimiert Iso-Basaran beispielsweise Geschäftsprozesse. So erfolgt eine Steigerung der Effizienz von Prozessen im Unternehmen. Außerdem vermeiden die Workflow-Systeme unnötige Mehrarbeiten durch die Aufzeichnung von wiederkehrenden Prozessen. Schließlich minimieren die Workflow-Prozesse Kosten, sie verbessern die Qualität der Prozesse, sie reduzieren Durchlaufzeiten und sie verbessern die Transparenz der Prozesse.
So wird etwa der gesamte Vorgang der Rechnungsverarbeitung bei ISO-BA durch einen DOCBOX®-Workflow gesteuert.
Ein weiterer Workflow wird im Bereich der Projektfreigabe eingesetzt. Das betrifft vor allem folgende Fragen: Wie kann das unternehmerische Risiko verlässlich eingeschätzt werden? Wie wird eine Transparenz geschaffen, auf der fundierte Entscheidungen getroffen werden können? Wie werden stabile und schnelle Freigaben erreicht? Wie gelingt es, Risikomanagement über den gesamten Projektlebenszyklus zu betreiben? Ein optimierter Workflow hat eine zentrale Bedeutung in der Projektfreigabe sowie im Auftragscontrolling. Der Freigabeprozess wird unter Einbezug des DOCBOX®-Workflows sowie effizienter Nachverfolgung deutlich beschleunigt. Ferner ist insbesondere im Rahmen des Angebotsprozesses eine schnelle und effiziente Projektfreigabe erforderlich, um den Kunden termingerecht ein verbindliches Angebot übermitteln zu können. Der Workflow gesteuerte Prozess ermöglicht dabei schnelle, transparente und standardisierte Projektfreigaben unter Einbindung verschiedener Hierarchieebenen.

Standortübergreifende Versionsverwaltung und E-Mail-Zugriff
Die Versionierung bzw. Versionsverwaltung mit der DOCBOX® spielt bei der gemeinsamen Arbeit der ISO-BA-Mitarbeitenden an Dokumenten, etwa an Excel-Dateien, eine wichtige Rolle. Durch Versionierung kann auf ältere Versionen eines Dokuments zugegriffen werden und durch Protokollierung der Änderungen können diese jederzeit nachvollzogen werden. Das DOCBOX®-Modul Versionierung koordiniert den gemeinsamen Zugriff mehrerer Benutzer auf die Dateien. So behalten die Anwender:innen den Überblick über den Status ihrer Dokumente. Die jeweilige Version verfügt sowohl über einen Zeitstempel als auch über eine Benutzerkennung.
Mit dem Modul OutlookConnect archiviert ISO-BA alle E-Mails und deren individuelle Anhänge automatisch und revisionssicher in die DOCBOX®. Genauso leicht kann per Schnellsuche auf archivierte E-Mails zugegriffen werden. Dadurch werden alle E-Mails sowie die Anhänge den jeweiligen Projekten in der DOCBOX® zugeordnet, und die Mitarbeitenden können standortübergreifend auf die Dokumente zugreifen.

Über ISO-BAsaran GmbH, Worms:
Die ISO-Basaran GmbH wurde im Oktober 1995 in Worms von Murat Basaran gegründet und bietet zurzeit über 150 Mitarbeitern einen festen und zukunftsorientierten Arbeitsplatz. Das Unternehmen konnte seinen Wirkungsbereich als Spezialist für Isolierung im Bereich Wärme-, Kälte-, Schall- und Brandschutz, sowie in der Metallverarbeitung schnell von der regionalen Ebene auf ganz Deutschland erweitern.
Mit vielen erprobten Partnern aus dem Bau- und Isolierhandwerk hat ISO-BA mittlerweile über 500 Projekte für eine Vielzahl von Industrie-Branchen erfolgreich realisiert. Mit der Eröffnung der zweiten Niederlassung im Januar 2020 in Berlin – sowie aktuell einer weiteren Niederlassung in München und einer in Österreich – unterstreicht das Unternehmen seine Positionierung im Markt, hat mehr Raum für die Projekte der Zukunft geschaffen und sein Leistungsspektrum und das Einzugsgebiet maßgeblich erweitert.
www.iso-ba.de

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