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Heike Kohler-Reineke (easy Gruppe) & Daniel Bürger (31M) (Bildquelle: easy software AG)

Essen, 9. Juli 2024 – Die easy software AG (https://easy-software.com/de/) wurde dieses Jahr dreifach vom Rat für Formgebung für das eigene Rebranding ausgezeichnet. Die Prämierungen mit dem German Design Award 2024 (https://www.german-design-award.com/) und zweifach mit dem German Brand Award 2024 (https://www.german-brand-award.com/) bestätigen die erfolgreiche Neuausrichtung der Marke easy und der Markenführung, von der Kunden und Partner profitieren.

Die Auszeichnungen der zwölfköpfigen Jury, bestehend aus einem hochkarätigen Expertengremium aus Markenwirtschaft und Markenwissenschaft, sind eine Anerkennung für das neue Markenbild, die Markenstrategie und -führung von easy und bestätigen den Erfolg des Unternehmens auf dem globalen Markt.

Die Prämierungen wurden in den Kategorien „Excellent Communications Design Corporate Identity“ und „Excellence in Brand Strategy and Creation“ an easy für das Rebranding vergeben. Ausgelobt werden die Awards von der Stiftung German Brand Institute, die gemeinsam vom Rat für Formgebung und der GMK-Markenberatung ins Leben gerufen wurde. Ihr Ziel ist es, die Bedeutung der Marke als entscheidenden Erfolgsfaktor von Unternehmen im nationalen und internationalen Wettbewerbsumfeld zu stärken.

„Jeder Einzelne von uns kann zu Recht stolz auf diese Auszeichnungen sein“, sagt Heike Kohler-Reineke, Chief Marketing Officer der easy software AG. „Sie bestätigen unser Bestreben, durch gutes Brand Management und innovative Marketingstrategien echte Mehrwerte und positive Erlebnisse für unsere Kunden, Partner und natürlich auch für unsere Mitarbeitenden zu schaffen.“

Im Jahr 2023 begann das Unternehmen mit der umfassenden Neupositionierung seiner Markenidentität. Diese strategische Entscheidung führte nicht nur zu einer Neugestaltung des visuellen Erscheinungsbildes in Zusammenarbeit mit der Essener Design-Agentur 31M, sondern beinhaltete auch eine Vielzahl markenstrategischer Entscheidungen und die Implementierung verschiedenster unternehmerischer Maßnahmen, die bereits in kurzer Zeit signifikante positive Auswirkungen für Kunden und Partner erzielten.

„Das Rebranding unterstreicht unser anhaltendes Engagement für Innovation, Kundenzufriedenheit und Wachstum. Eine starke Marke trägt dazu bei, nachhaltige Beziehungen aufzubauen und den langfristigen Erfolg aller Beteiligten zu sichern“, fügt Heike Kohler-Reineke hinzu. Die strategische Neuausrichtung von easy wurde durch die Übernahme der PROXESS GmbH im November 2023 weiter verstärkt. Auf ihrem dreitägigen Digitalisierungs-Summit “ move it (https://easy-software.com/de/newsroom/move-it-2024-presse/)“ stellten die beiden Unternehmen ihre gemeinsamen Zukunftspläne vor. Ein zentrales Element dieser Pläne ist die conrizon AG, eine Holdinggesellschaft für ECM-Marken, deren Portfolio bereits etablierte Marken wie easy, PROXESS und HABEL umfasst.

Über easy:
Als Digitalisierungsexperte und führender ECM Software-Hersteller steht easy seit 1990 für rechtssichere, digitale Archivierung und effiziente, automatisierte Geschäftsprozesse. Über 5.400 Kunden in mehr als 60 Ländern und allen Branchen vertrauen auf unser Unternehmen und unser starkes Partnernetzwerk. Unsere gemeinsamen Archivierungs-, ECM-, DMS-, P2P- und HCM-Softwarelösungen & Services bilden das digitale Zentrum für datenbasierte Intelligenz und machen Menschen, Unternehmen und Organisationen erfolgreich. Namhafte Marken unserer Tochtergesellschaften wie PROXESS und HABEL ergänzen dieses Angebot. www.easy-software.com/de/

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Essen, 6. Mai 2024 – Vom 24. bis 25. April 2024 lud die EASY SOFTWARE AG (https://easy-software.com/de/) gemeinsam mit ihrer Tochtergesellschaft PROXESS GmbH zum großen Digitalisierungs-Summit move it 2024 (https://easy-software.com/de/move-it/) in den Europa-Park in Rust. Über 300 Branchenexperten, Kunden und Partner nahmen teil, um ECM-Lösungen und Produkt-Neuheiten zu erleben sowie sich über Themen und Trends der digitalen Transformation auszutauschen. Eine Ankündigung zur neuen ECM-Holding der Gastgeber bekam dabei einen Platz im Rampenlicht.

Unter dem Leitmotiv explore digital horizons. change the game“ bot der zweitägige Summit move it im Confertainment Center des Europa-Parks den Teilnehmern eine Vielzahl an Keynotes, Impulsvorträgen, Produktdemonstrationen sowie eine große Partner-Ausstellung mit spannenden Lösungen aus dem easy und PROXESS-Ökosystem.

Führende Keynote-Speaker wie der renommierte Zukunftsmanager Prof. Dr. Pero Mićić lieferten wertvolle Impulse und Strategien zur Bewältigung der digitalen Herausforderungen von Morgen. Produkt- und Branchenexperten zeigten anhand von konkreten Praxisbeispielen und Produkt-Sessions, wie Unternehmen von einem ganzheitlichen Digitalisierungsmanagement mit Lösungen von easy, PROXESS und Habel in der Finanzbuchhaltung, Legal & Compliance, IT oder Human Resources profitieren.

Einen umfassenden Überblick über die aktuelle und zukünftige Entwicklung der ECM-Branche präsentierte Andreas Zipser, CEO der easy Gruppe, und gab gemeinsam mit PROXESS Geschäftsführer und neuem Chief Revenue Officer bei easy, Martin Fecker, vertiefte Einblicke in die Unternehmensstrategie der easy Gruppe.

Ein Höhepunkt war dabei die offizielle Vorstellung der Conrizon AG, die eine neue Schirmgesellschaft etablierter ECM-Marken und Software-Lösungen für revisionssichere Archivierung, Rechnungseingangsverarbeitung, Vertragsmanagement sowie Personalmanagement bildet. Conrizon stützt die Vision der easy Gruppe und Tochtergesellschaften in der Ausrichtung weitere Lösungen und Unternehmen unter diesem Dach zu vereinen, um Kunden mit etablierten Enterprise Content Management Produkten und gebündelter Expertise in ihrer Digitalisierungsstrategie erfolgreich zu machen.

„Als Dachmarke hat Conrizon den Anspruch, der europäisch führende Anbieter von ECM-Lösungen zu werden, auch mittels weiterer Akquisitionen. Wir erweitern damit die strategische Ausrichtung der easy und den Horizont des bisherigen Dokumentenmanagements um ein KI-gestütztes Informationsmanagement, auf Basis, der durch Workflows generierten und in den Archiven vorgehaltenen Daten. Dies bedeutet einen erheblichen zusätzlichen Mehrwert für unsere Kunden. Mit Conrizon verbinden wir somit eine umfassende Marken- und Wachstumsstrategie mit hoher langfristiger Investitionssicherheit für unsere Kunden und Interessenten“, erklärt Andreas Zipser.

Passend dazu demonstrierte Marcel Etzel, Chief Product & Technology Officer von easy, das Digitale Archiv der Zukunft und die Möglichkeiten der KI-gestützten Transformation von administrativen – vormals wertlosen – Daten in wertvolle analytische Ressourcen.

Zusätzlich zu den Keynotes informierten sich die Teilnehmer in detaillierten Produkt-Breakouts über Produktentwicklungen und konkrete Einsatzmöglichkeiten der einzelnen Lösungen. An mehreren Meet the Expert-Stände konnten die Teilnehmer mit Produktexperten von easy, PROXESS und HABEL den persönlichen Austausch zu individuellen Fragestellungen vertiefen.

Philip Heinecke, beim easy Partner HENRICHSEN4easy im Partnermanagement tätig, zum Event: „Die move it hat gezeigt, welche Mehrwerte Kunden von dem Zusammenschluss der easy und PROXESS in Zukunft haben werden. Es war ein großartiges Event und es hat uns sehr gefreut, mit so vielen Branchenexperten in den Austausch zu gehen.“

Zum Abschluss des Kunden-Summits entführte der iPad Zauberer Simon Pierro die Gäste thematisch passend mit seiner AI Magic Show in die Zukunft der KI.

Fortgesetzt wurde die move it am 26. April mit dem Partnertag für das easy und PROXESS Ökosystem. Damit war auch der letzte Tag des diesjährigen Summits geprägt von Wachstumsthemen, neuen Geschäftsmodellen und Transformationslösungen für den Kundenerfolg.

Über easy:
Als Digitalisierungsexperte und führender ECM Software-Hersteller steht easy seit 1990 für rechtssichere, digitale Archivierung und effiziente, automatisierte Geschäftsprozesse. Über 5.400 Kunden in mehr als 60 Ländern und allen Branchen vertrauen auf unser Unternehmen und unser starkes Partnernetzwerk. Unsere gemeinsamen Archivierungs-, ECM-, DMS-, P2P- und HCM-Softwarelösungen & Services bilden das digitale Zentrum für datenbasierte Intelligenz und machen Menschen, Unternehmen und Organisationen erfolgreich. Namhafte Marken unserer Tochtergesellschaften wie PROXESS und HABEL ergänzen dieses Angebot. www.easy-software.com/de/

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(Bildquelle: Easy Software AG)

Essen, 28. Februar 2024 – Die EASY SOFTWARE AG (https://easy-software.com/de/) und ihre hundertprozentige Tochter PROXESS laden zum großen Summit „move it 2024“ (https://easy-software.com/de/move-it/) am 24. und 25. April in den Europa-Park Rust ein. Unter dem Motto ‚explore digital horizons. change the game‘ öffnet die easy Gruppe die Tore dieses beliebten Freizeit- und Themenparks für eine zweitägige Veranstaltung, die sich an Kunden, Interessenten und Partner richtet.

Es warten hochkarätige Keynotes von inspirierenden Top-Speakern, darunter der Gründer und Vorstand der FutureManagementGroup AG und Zukunftsforscher Prof. Dr. Pero Mićić mit seinem Vortrag „Bright Future Business – So machen Sie Ihr Unternehmen zukunftssicher“.

Fesselnde Impulsvorträge von Experten geben Einblicke in Unternehmen auf Erfolgskurs. Fokussierte Fach- und Produkt-Breakouts zu allen relevanten Lösungen für effizientes Digitalisierungsmanagement von easy, PROXESS und Habel zeigen, wie ECM-Software zum Unternehmenserfolg beiträgt. Frank Schmidt, ein führender Experte für digitale Transformation und Unternehmensführung, wird als Moderator durch die Veranstaltung führen.

Sind Daten doch wertlos?

In spannenden Keynotes von easy CEO Andreas Zipser und Entwicklungsleiter Marcel Etzel erfahren unsere Gäste etwas über die Zukunft der Daten. Wie werden Daten in Archiven nicht nur verwaltet, sondern auch nutzbar gemacht? Wo geht die Reise für ECM-Produkte in den nächsten Jahren hin? Einblicke in die easy Innovationsschmiede und die unserer Kunden bieten vielzählige Anknüpfungspunkte für Gespräche in interaktiven Workshops.

Zusätzliche Highlights der move it 2024 sind Networking-Möglichkeiten mit Experten, Entscheidern und Verantwortlichen aus verschiedenen Branchenunternehmen und dem easy Partner-Netzwerk sowie spannende Partner-Lösungen und Produktvorstellungen in der Aussteller-Expo.

Darüber hinaus bietet easy seinen Gästen mit dem weltberühmten iPad-Zauberer Simon Pierro – zweifacher Magier des Jahres – einen Showact der Extraklasse.

Wir bedanken uns bei unseren Sponsoringpartnern HENRICHSEN4easy, intex Informations-Systeme, Soluvine GmbH, FastLTA GmbH und die One Unity Consulting GmbH & Co. KG und Konica Minolta.

Mehr Infos zur „move it 2024“ gibt es hier: https://easy-software.com/de/move-it/

Über easy:
Als Digitalisierungsexperte und führender ECM-Software-Hersteller steht easy seit 1990 für rechtssichere, digitale Archivierung und effiziente, automatisierte Geschäftsprozesse.
Erstklassige Archivierungs-, ECM-, DMS-, P2P- und HCM-Softwarelösungen & Services bilden das digitale Zentrum für datenbasierte Intelligenz und machen Menschen, Unternehmen und Organisationen erfolgreich. Das in Essen ansässige Unternehmen mit Niederlassungen in Leipzig, und Töchtern in Österreich, Großbritannien und den USA wurde 2020 mehrheitlich von der globalen, technologieorientierten Investmentfirma Battery Ventures übernommen. Unter der Flagge der neuen Führungsmannschaft wurde das Geschäft seitdem strategisch diversifiziert, das Wachstum kontinuierlich ausgebaut sowie die SaaS Transformation vorangetrieben. www.easy.de

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Die strategische Übernahme markiert einen bedeutenden Meilenstein in der easy Unternehmensentwicklung

Essen, 13. November 2023 – EASY SOFTWARE AG gibt die Übernahme der PROXESS GmbH bekannt. Die Akquisition von PROXESS ist das Ergebnis einer sorgfältigen Evaluierung und Auswahl von Unternehmen, die weitere hochwertige Expertise und Produkte in das easy Produkt- und Service-Portfolio bringen und zur langfristigen Wachstumsstrategie des Unternehmens beitragen. Mit der Übernahme vereinen zwei führende ECM-Experten, mit jeweils mehr als 30 Jahren Digitalisierungserfahrung, ihr gemeinsames Know-how für über 8.000 Kunden weltweit und bündeln die drei Produktmarken easy, PROXESS und HABEL unter einem Dach.

Die Zusammenführung markiert einen bedeutenden Meilenstein in der Geschichte beider Unternehmen. Die PROXESS GmbH agiert zukünftig als Teil der easy Gruppe. Dabei spielt die nahtlose Integration von Ressourcen und Know-how eine wichtige Rolle. Sie sichert die langfristige Perspektive und die digitale Zukunft für mehr als 8.000 Kunden weltweit. Kunden und Partner profitieren von jahrzehntelanger Kompetenz, einem erweiterten Produktportfolio und einer Cloud- und KI-Strategie aus einer Hand. Der Zukauf eröffnet easy mehr Marktanteile, neue Marktsegmente, zusätzliche Branchenexpertise und ein diversifiziertes Portfolio sowie verstärkte Innovationskraft.
PROXESS CEO Martin Fecker und easy CEO Andreas Zipser freuen sich über die zukünftige Zusammenarbeit und das Ziel, die Position der easy als führender ECM-Anbieter für einen großen und loyalen Kundenstamm weiter erfolgreich auszubauen.

„Wir sind überzeugt, dass unsere bestehenden und neuen Kunden sowie unsere Partner von dieser Transaktion stark profitieren werden“, sagt Andreas Zipser, CEO von easy. „Mit einer langjährigen Erfolgsgeschichte im Bereich Dokumentenmanagement und Archivierung hat sich PROXESS mit den erfolgreichen Produktmarken PROXESS und HABEL einen erstklassigen Ruf in der Branche erarbeitet. Wir profitieren von den Stärken und Produkten beider Unternehmen und von den Synergien, die uns Wettbewerbsvorteile verschaffen sowie unser Wachstum vorantreiben.“

Auch Martin Fecker, CEO von PROXESS, ist überzeugt: „Die Kombination unserer Kompetenzen und Erfahrungen, insbesondere in spezifischen Branchen, ermöglicht es uns, unser Know-how auszubauen und unseren Kunden noch bessere Lösungen zu bieten, aber auch neue Angebote auf mehr Märkten zu verbreiten. Durch die Zusammenführung unserer Produktportfolios profitieren unsere Kunden von einem breiteren Spektrum an Lösungen mit großem Potenzial, insbesondere im Bereich Cloud-Plattformen und KI. Gemeinsam können wir noch mehr erreichen. Ich freue mich darauf, zu sehen, wie wir uns unter dem Dach von easy weiterentwickeln und die Digitalisierung in Unternehmen erfolgreich beschleunigen.“

Über PROXESS:
Die PROXESS GmbH ist ein deutscher Softwarehersteller im Bereich Dokumentenmanagement. 1991 gegründet, entwickelt, implementiert und unterstützt PROXESS mit mehr als 100 Mitarbeitenden ca. 2.800 Kunden, größtenteils aus den Bereichen Einzel- und Serienfertigung, Möbeleinzelhandel, SHK Großhandel und Logistik mit Lösungen zu Archivierung, Vertragsverwaltung und elektronischen Dokumentprozessen. Abgerundet wird das Portfolio durch Integrationen in führende, aber auch branchenspezifische, CRM-, ERP- und Finanzbuchhaltungssysteme. PROXESS entstand aus dem Zusammenschluss von Akzentum und HABEL im Jahr 2019 – zwei Pionieren des Dokumentenmanagements – mit Hauptsitz in Rietheim-Weilheim sowie Niederlassungen in Leipzig, Rengsdorf (Westerwald) und im schweizerischen Thayngen. www.proxess.de

Über easy:
Als Digitalisierungsexperte und führender ECM-Software-Hersteller steht easy seit 1990 für rechtssichere, digitale Archivierung und effiziente, automatisierte Geschäftsprozesse.
Erstklassige Archivierungs-, ECM-, DMS-, P2P- und HCM-Softwarelösungen & Services bilden das digitale Zentrum für datenbasierte Intelligenz und machen Menschen, Unternehmen und Organisationen erfolgreich. Das in Essen ansässige Unternehmen mit Niederlassungen in Leipzig, und Töchtern in Österreich, Großbritannien und den USA wurde 2020 mehrheitlich von der globalen, technologieorientierten Investmentfirma Battery Ventures übernommen. Unter der Flagge der neuen Führungsmannschaft wurde das Geschäft seitdem strategisch diversifiziert, das Wachstum kontinuierlich ausgebaut sowie die SaaS Transformation vorangetrieben. www.easy.de

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Neue Funktionen, Dokumentradar, Integrationstool für Drittsysteme und Integration in Microsoft Dynamics 365 Business Central

Mit dem neuen Release PROXESS 2022 R1 optimiert der gleichnamige Softwareanbieter und Experte für Dokumentenmanagement seine Lösung PROXESS DMS für digitale und effiziente Dokumentenprozesse in Unternehmen. User profitieren ab sofort von vielfältigen Neuerungen und Modifikationen für ein vereinfachtes Handling aber auch durch eine einfache Integration von Drittsystemen sowie wahlweise die Verknüpfung mit Microsoft Dynamics 365 Business Central.

Neue Funktionen und mehr Komfort für Anwender*innen

Im Zuge des Updates hält das PROXESS DMS zahlreiche Neuerungen bereit, durch die Unternehmen ihre digitale Transformation noch effizienter gestalten: allen voran der neue Dokumentradar. Über diesen lassen sich mit einem Klick alle mit einem ausgewählten Dokument in Verbindung stehenden Dokumente anzeigen, wie etwa zu einem Auftrag gehörende Lieferscheine, Bestellungen, Rechnungen oder Korrespondenz. Der Dokumentradar erweitert so die eigentliche Trefferliste um einen 360 Grad-Blick rund um das ausgewählte Dokument.
Zudem wurde die gesamte graphische Oberfläche für PROXESS-Webservereinstellungen modernisiert, was die Einrichtung intuitiver und nutzerfreundlicher macht. Vor allem Administratoren dürften sich über neue Business Tools, wie den PROXESS Job Server, die PROXESS E-Rechnung und die Verarbeitung von XRechnungs- und ZugFerd-Formaten freuen, die das Gesamtpaket zur Automatisierung von Standardprozessen abrunden.

Integration in Microsoft Office 365 wird ausgebaut

Auch die Integration in die Microsoft Office 365 Suite wurde ausgebaut. Anwender*innen können neben E-Mails aus Outlook 365 nun auch Dateien aus Microsoft Word, Excel und PowerPoint 365 direkt archivieren. Der Funktionsumfang der Add-Ins wurde ebenfalls erweitert: PROXESS-Schnellablagen und der Rückgriff auf Stammdaten machen die individuelle Ablage hier noch komfortabler und schneller. Die PROXESS-Integrationen für die 365-Programme sind als kostenlose Add-Ins im Microsoft Store verfügbar. Ebenfalls kostenfrei kann die App über den Apple App Store oder den Google Play Store auf das eigene Mobilgerät heruntergeladen werden.

Qualifizierte Signatur von Scan-Dokumenten

Mit PROXESS ist nun die qualifizierte Signatur von Scan-Dokumenten möglich. Um den rechtlichen Anforderungen einiger EU-Länder Rechnung zu tragen, können Papierdokumente über den PROXESS Scan Client eingescannt, automatisiert mit einer digitalen, qualifizierten Signatur versehen und archiviert werden.

Neue Integrationsplattform PROXESS Hub

Das PROXESS DMS wird strategisch um ein neues Integrationstool für Drittsysteme wie ERP und FIBU erweitert. Basierend auf der Technologie des Microsoft BizTalk Servers bietet das neue Tool PROXESS Hub gerade in hybriden Umgebungen die perfekte Lösung zur einfachen Archivierung von Ein- und Ausgangsdokumenten, für die Index-Verknüpfung, die Bereitstellung von Stammdaten aus und die Übertragung von relevanten Daten an Drittsysteme zur weiteren Verarbeitung. Dabei gibt sich PROXESS Hub äußerst flexibel: Je nach Anforderung ist das Tool On-Premises oder via Cloud im Einsatz und arbeitet wahlweise mit dateibasierten oder Online-Schnittstellen wie Webservices zusammen. Auch nach einem Go-Live sind Änderungen oder Erweiterungen einer Integration mit dem PROXESS Hub schnell umsetzbar. Nicht zuletzt bietet das integrierte Remote-Monitoringtool viel Sicherheit und Transparenz.

Integration in Microsoft Dynamics 365 Business Central

Auf dieser Basis wurde auch ein neues PROXESS-Modul für Microsoft D365 Business Central geschaffen. Mit der Integration von PROXESS DMS in Business Central werden ein- oder ausgehende Dokumente rechtssicher und GoBD-konform in PROXESS archiviert. Die Dokumente können anschließend sowohl in der gewohnten Business-Central-Oberfläche als auch standortunabhängig und ohne ERP-Zugriff über den PROXESS Web Client recherchiert und angezeigt werden. Die neue Integration unterstützt nicht nur die Ablage und den Zugriff, sondern bildet auch den gesamten digitalen Eingangsrechnungsprozess ab – von der Belegerkennung über die Prüfung und Freigabe der Rechnungen bis zum Buchungsvorschlag für die FIBU. Zusätzlich können einzelne Belege per Drag & Drop einem Vorgang oder Dokument in Business Central – wie E-Mails, technischen Zeichnungen oder Anleitungen – als Zusatzinformationen beigefügt und archiviert werden. Als besonders praktisch erweist sich das einfache Customizing-Tool, durch das der Anwender unterschiedliche ERP-Belegarten für die Archivierung aktivieren, mappen und die Übergabe von Daten zeitlich steuern kann. In der Verwaltungskonsole behält er stets den Überblick über Datenströme und den Bearbeitungsstand von Dokumenten.

Das PROXESS Release 2022 R1 wird ab sofort ausgerollt.

PROXESS als Hersteller des gleichnamigen Dokumentenmanagementsystems unterstützt vor allem mittelständische Unternehmen bei der Gestaltung ihrer digitalen Dokumentenprozesse von morgen. Die PROXESS GmbH entstand 2019 aus dem Zusammenschluss von Akzentum und HABEL – zwei Pionieren des Dokumentenmanagementsystems – mit Hauptsitz in Rietheim-Weilheim sowie Niederlassungen in Leipzig, Rengsdorf (Westerwald) und im schweizerischen Thayngen. Der Name PROXESS steht dabei als Wortkreation aus der Kombination von „Progress“ und „Success“.

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Neues DMS-Modul bietet rechtskonforme Archivintegration und optimiert Durchlaufzeiten durch integrierten digitalen Eingangsrechnungsprozess

Ab sofort bietet PROXESS, Experte für Dokumentenmanagement, eine umfassende Integration seiner Softwarelösung PROXESS DMS in Microsoft Dynamics 365 Business Central. Es wurde eine eigene Business Central App entwickelt, die eine nahtlose Integration des DMS in Microsoft Dynamics ermöglicht. Dank des neuen Moduls werden ein- und ausgehende Dokumente aller Belegarten direkt aus Business Central heraus GoBD-konform archiviert. Per Drag & Drop lassen sich weitere digitale Dokumente – wie E-Mails, technische Zeichnungen oder Ähnliches – als Zusatzinformationen zu einem archivierten Beleg oder einer Akte hinzufügen. Dabei werden diese Dokumente automatisch korrekt zugeordnet und mit den richtigen Schlagworten im Archiv versehen und so die spätere Suche vereinfacht.

Integrierte digitale Eingangsrechnungserfassung und -workflow

Die neue Integration unterstützt aber nicht nur die Ablage und den Zugriff auf Dokumente, sondern bildet auch den gesamten Eingangsrechnungsprozess digital ab – von der Belegerkennung über die Prüfung und Freigabe der Rechnungen bis zum Buchungsvorschlag für die FIBU. Sowohl digital eingehende Rechnungen als auch gescannte Papierrechnungen werden durch PROXESS per OCR ausgelesen. Beim KI-gestützten Erkennen der Rechnungen und Gutschriften greift PROXESS auf die Business Central-Stammdaten zurück. So werden Zahlungskonditionen und Bestellpositionen automatisiert geprüft und eine Vorerfassung in der Buchhaltung ausgelöst. Entsprechend entfällt die manuelle Belegerfassung im ERP inklusive damit einhergehender Fehlerquellen und dem entstehenden Aufwand. Auch der gesamte Prüfungs- und Freigabeprozess von Eingangsrechnungen erfolgt über einen integrierten digitalen PROXESS-Workflow, der nach den Wünschen des Anwenders gestaltet werden kann. Nach der Kontierung und Zahlungsfreigabe werden Rechnungsbeleg, Bearbeitungsprotokoll und Buchungsdaten automatisch rechtssicher in PROXESS archiviert. Da im Business Central-Dashboard alle Funktionen der Integration abgebildet sind, ist ein Überblick über den Bearbeitungsstand der Dokumente auf einen Blick zu sehen.

Die Verknüpfung des Dokumentenmanagementsystems von PROXESS mit Microsoft Dynamics sorgt nicht nur für eine einfache und sichere Archivierung und für einen schnellen Zugriff auf archivierte Dokumente direkt aus der ERP-Oberfläche, sondern auch für mehr Effizienz rund um die Dokumentenprozesse in Unternehmen. Für Mitarbeiter ohne ERP-Zugang ist der Archivzugriff über den PROXESS Web Client möglich. Für maximale Sicherheit greift dabei immer das eingerichtete Benutzer- und Zugriffsrechtekonzept.

Einfaches Customizing und Monitoring

Als praktisch für Administratoren erweist sich das integrierte Customizing-Tool, in dem auch die Übergabe von Daten zeitlich gesteuert und kontrolliert wird.

Die Integration von PROXESS DMS steht für Microsoft D365 Business Central ab Version 16 für On-Premise- und Cloud-Varianten zur Verfügung und ist erst der Anfang. Eine Verknüpfung mit Microsoft Dynamics 365 Finance & Supply Chain Management wird ebenfalls zeitnah erhältlich sein.

PROXESS als Hersteller des gleichnamigen Dokumentenmanagementsystems unterstützt vor allem mittelständische Unternehmen bei der Gestaltung ihrer digitalen Dokumentenprozesse von morgen. Die PROXESS GmbH entstand 2019 aus dem Zusammenschluss von Akzentum und HABEL – zwei Pionieren des Dokumentenmanagementsystems – mit Hauptsitz in Rietheim-Weilheim sowie Niederlassungen in Leipzig, Rengsdorf (Westerwald) und im schweizerischen Thayngen. Der Name PROXESS steht dabei als Wortkreation aus der Kombination von „Progress“ und „Success“.

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