Tag Personalsoftware

Bereits im Mai 2019 hat der EuGH entschieden, dass nach Auslegung der Art. 4 Abs. 1 und Art. 6 Abs. 1 der Richtlinie 89/391 Arbeitgeber dazu verpflichtet sind, ein objektives, verlässliches und zugängliches System zu errichten, mit dem die von einem jeden Arbeitnehmer geleisteten täglichen Arbeitszeiten und Überstunden gemessen werden können.

Während am juristischen „Hochreck“ diskutiert wird, ob das Urteil möglicherweise sogar unmittelbar gilt, entfachte die Entscheidung auch eine politische Diskussion um die Notwendigkeit einer Anpassung der bis dato geltenden Regelung gem. § 16 Abs. 2 ArbZG. Geändert hatte sich in der vergangenen Legislaturperiode jedoch nichts.

Nun liegt ein Gesetzesentwurf des Bundesarbeitsministers Hubertus Heil vor, der die Arbeitgeber der im Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetzt aufgeführten Branchen verpflichtet, die Arbeitszeit sowie Ende und Dauer „jeweils am Tag der Arbeitsleistung elektronisch und manipulationssicher aufzuzeichnen“. Ein Entwurf, der umstritten ist und von vielen Seiten insbesondere im Hinblick auf die technische und juristische Umsetzbarkeit kritisch hinterfragt wird.

Eines steht fest: Unternehmen sollten schon heute ihre aktuellen Zeiterfassungssysteme überprüfen und sich für mögliche Anpassungen wappnen.
Die nachfolgenden von dem Personalsoftware-Anbieter Infoniqa zusammengestellten 7 Tipps können dabei helfen:

Tipp 1:
Ihre Mitarbeitenden sind Ihre wertvollste Ressource. Verpassen Sie es also nicht, rechtzeitig und transparent mit Ihrer Belegschaft zu kommunizieren! Ihre Mitarbeiter könnten verunsichert sein, möglicherweise sogar befürchten, dass liebgewonnene Arbeitszeitregelungen abgeschafft werden. Daher empfehlen wir die Erstellung eines Kommunikationsplans, um Ihre Mitarbeitenden über die sie betreffenden Neuerungen zu informieren.

Tipp 2:
Überprüfen Sie, ob für Ihr Unternehmen bestimmte Branchenvorgaben greifen und welche Zeiterfassungsanforderungen innerhalb des Unternehmens bestehen. Stichwörter sind hier: unterschiedliche Standorte, Reisezeiten, Außendienst, Homeoffice, Schichtarbeit, Freelancer und Dienstleister oder auch flexible Arbeitszeiten.

Tipp 3:
Klaren Sie intern vorab, welche Regelungen zur Arbeitszeit Sie ändern oder einführen mochten. Wenn Sie schon die Zeiterfassungsstruktur innerhalb Ihres Unternehmens auf den Prüfstand stellen, können Sie dies gleich zum Anlass nehmen, bestehende Strukturen zu hinterfragen. Dazu gehört insbesondere die Einführung von flexiblen Arbeitszeiten, zum Homeoffice und weiteren Work-Life-Balance-geeigneten, mitarbeiterbindenden und Recruiting fordernden Maßnahmen.

Tipp 4:
Definieren Sie ein Projekt, eine/einen Projektverantwortliche(n), ein Budget sowie einen Anforderungskatalog.

Tipp 5:
Besprechen Sie mit Ihrer IT, ob Sie das System selbst betreuen mochten oder eine SaaS-Losung in Frage kommt. Planen Sie im Anschluss Ressourcen fur die Betreuung des Systems im spateren Tagesgeschaft ein.

Tipp 6:
Der Datenschutz will beachtet werden:
-Daten aus dem System heraus müssen DSGVO-konform gespeichert und abgelegt werden.
-Ein nachgelagertes, automatisches Archivierungssystem muss alle Anforderungen des Datenschutzes berücksichtigen.
-Nach dem Austreten einer Fachkraft müssen alle Daten im gesetzlich vorgeschriebenen Rahmen ebenfalls automatisch und vollständig gelöscht werden.

Tipp 7:
Vergessen Sie Ihren Betriebsrat nicht! Am besten ist dieser von Tag 1 an involviert.

Infoniqa ist Spezialist für betriebswirtschaftliche Lösungen, die die Personalarbeit und die Buchhaltung automatisieren und erleichtern. Das stark wachsende Unternehmen ist einer der wenigen Komplettanbieter am HR-Markt. Ganz nach dem Leitspruch „Focus on you“ sorgen mehr als 500 Mitarbeiter dafür, dass sich Kunden und Partner in DACH ganz auf ihr eigentliches Kerngeschäft konzentrieren können. Die Angebotspalette von Infoniqa umfasst modulare HR-Lösungen für Personalabrechnung, Zeitwirtschaft und HCM; Tools für Buchhaltung und Auftragswesen; die cloudbasierte Accounting-Plattform Run my Accounts sowie BPaaS- und BPO-Dienstleistungen. Infoniqa hat insgesamt siebzehn Standorte in Österreich, Deutschland, Schweiz, Polen und Tschechien. www.infoniqa.com

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Ob zur Personalkostenabrechnung, zum Bewerber- oder Personalmanagement, im Seminar- und Talent Management oder auch rund um Zeiterfassung oder E-Learning: In allen Bereichen des Personalwesens ist Personalsoftware heute ein Muss.

Aber machen wir uns nichts vor: Die Auswahl einer solchen Software ist oft aufwändig – und die Einführungsphase kann nervenaufreibend sein.

Welche Schritte beziehungsweise Fehler erforderlich sind, um die Einführung einer Personalsoftware direkt an die (Büro-)Wand zu fahren, hat der Personalsoftware-Anbieter Infoniqa zusammengestellt:

1. Definieren Sie weder ein Projekt noch einen Verantwortlichen

Alle sind sich einig, es soll sich was ändern, die HR-Software muss her. Wie und wer dafür verantwortlich ist, wird jedoch nicht geklärt. Dies ist der effizienteste Weg, den Erfolg des Projekts im Keim zu ersticken. Denn die Einführung einer Software ist komplex und die klassischen Schritte eines Projektmanagements müssen eingehalten werden.

2. Veranschlagen Sie für die Personalsoftware kein oder viel zu wenig Budget

Frei nach dem Motto „Was kostet die Welt?“ einfach mal loslegen. Spätestens nach der Recherche von Live-Demos ist dann die Frage beantwortet: viel. Es wäre also besser gewesen, den Budget-Entscheider von Anfang an mit ins Boot zu holen.

3. Lassen Sie die IT-Abteilung die HR-Software auswählen, ohne die Personalabteilung einzubinden

„Software ist ein IT-Thema!“ Das ist zwar nicht ganz falsch, aber leider etwas zu kurz gedacht. Denn Personalarbeit ist ein Thema, das alle Mitarbeiter:innen eines Unternehmens betrifft und aus zahlreichen, teils höchst individuellen Workflows besteht, die es abzubilden gilt.

4. Beschreiben Sie weder Anforderungen noch Ziele

Wieso, weshalb, warum? Alles nicht geklärt. Chancen und Risiken des Projekts bleiben so verborgen. Anders wird es verlaufen, wenn Sie klar definieren, welche Ziele Sie erreichen und welche Probleme Sie lösen wollen.

5. Stellen Sie eine riesengroße oder eine viel zu kleine Mitentscheider-Runde zusammen

Eine 23-köpfige Runde diskutiert so lange über Minimal- und Maximalanforderungen, Rollen, Probleme und Herausforderungen, bis auch das sechste Planungsmeeting ergebnislos ein Ende nimmt. Sie sollten bei der Mitentscheider-Runde also nicht auf Masse setzen, sondern nur Personen involvieren, die zum Entscheidungsprozess beitragen. Das sind vornehmlich die Mitarbeiter:innen, die seitens Budget, IT und / oder Anwendung direkt betroffen sind.

6. Vernachlässigen Sie, wie die Software in die Systemlandschaft eingefügt werden soll

Die Umsetzungsdetails stehen fest, der Vertrag ist ausgehandelt, alle Mitarbeiter:innen sind informiert und plötzlich steht der IT-Administrator in der Tür. „Das wird so nicht funktionieren“, sagt er. Man hätte sich besser vorher fragen sollen, ob die Anbindung an die anderen Systeme gewährleistet ist.

7. Ignorieren Sie die Zukunft komplett und konzentrieren Sie sich ausschließlich auf das Hier und Jetzt

Das Thema Personalsoftware als Chance sehen, um Prozesse auch für die Zukunft abbilden zu können? Fehlanzeige! Schade, denn es war absehbar, dass das Unternehmen weiterwächst. Eine modulare, skalierbare Komplettlösung wäre sinnvoller gewesen.

8. Prüfen Sie oberflächlich jede Menge Angebote und entscheiden Sie dann spontan aus dem Bauch heraus

1,2 oder 3? Nach Vertragsschluss stellen Sie fest, Nummer 4 wäre die perfekte Software gewesen. Das hätten Sie aber nur frühzeitig erkannt, wenn sie vorab sorgfältig die Funktionen, die Zukunftssicherheit sowie Referenzen und Bewertungen abgewogen hätten.

9. Passen Sie Ihre Prozesse an die Software an

Was nicht passt, wird passend gemacht! Und da die Software kaum anpassbar ist, gibt diese nun vor, welche Abläufe Sie intern ändern müssen. Das Ergebnis: mehr Arbeit anstatt verschlankte Prozesse. Eine flexiblere Software hätte das verhindert.

10. Stellen Sie die Belegschaft vor vollendete Tatsachen und vermeiden Sie Erklärungen

Ein Dreizeiler ist absolut ausreichend, denn Sinn und Zweck der Einführung einer Personalsoftware sind selbsterklärend. Der Flurfunk sieht das leider anders: Schon wieder eine neue Software und Gehaltszettel bleiben unbeachtet im Self Service Portal liegen. Rechtzeitige, transparente Kommunikation wäre hier der Schlüssel zum Erfolg gewesen.

Infoniqa ist Spezialist fur Software- und Service-Losungen in allen Bereichen der administrativen und strategischen Personalarbeit: Personalmanagement, Personalabrechnung, Zeitwirtschaft und Outsourcing. Als einer der wenigen Komplettanbieter am Markt betreut das Unternehmen über 3.500 Kunden mit mehr als 2,5 Millionen Arbeitnehmern. Die Angebotspalette umfasst innovative HR-Softwarelösungen, die sowohl als Einzelmodule als auch als Gesamtlösung „Infoniqa ONE“ angeboten werden. Außerdem bietet Infoniqa Dienstleistungen wie Lohnabrechnung, Software-Hosting (SaaS), Consulting und Schulungen. Infoniqa verfügt über zehn Standorte in Deutschland, Österreich und in der Schweiz.

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