Tag Immobilienverwaltung

So finden Wohnungseigentümer eine professionelle Immobilienverwaltung

In Deutschland gibt es rund zehn Millionen Eigentumswohnungen. Um sie fachgerecht zu managen, beauftragt die Wohnungseigentümergemeinschaft in der Regel eine Immobilienverwaltung. Aber woran lässt sich ein professionelles Unternehmen erkennen? Thomas Meier, Präsident des BVI Bundesfachverbandes der Immobilienverwalter e. V., erklärt, auf welche Qualitätskriterien es ankommt.

„Eine gute Immobilienverwaltung zu finden ist heutzutage nicht einfach“, sagt BVI-Präsident Thomas Meier. So gibt es nach Angaben des Statistischen Bundesamtes rund 22.000 Unternehmen in Deutschland, die auf die Bewirtschaftung von Wohn- und Gewerbeimmobilien spezialisiert sind. Der BVI Bundesfachverband der Immobilienverwalter e. V. stuft jedoch nur rund ein Zehntel als qualifiziert für große Wohnanlagen ein. Wohnungseigentümer, die gemeinsam als Gemeinschaft der Wohnungseigentümer (GdWE) den Verwalter festlegen, sollten bei der Auswahl daher strenge Kriterien anlegen, um die Spreu vom Weizen zu trennen, empfiehlt Meier. Ein genauer Blick lohne sich, schließlich kümmerten sich viele Immobilienverwalter nicht nur darum, dass die Anlagen fachgerecht bewirtschaftet würden – von der Betriebskostenabrechnung über Reparaturen bis zur Planung einer energetischen Sanierung. „Für viele GdWEs managen die Firmen praktisch die Altersvorsorge und hohe finanzielle Werte“, betont der BVI-Präsident. „Angesichts dieser Verantwortung riskieren Gemeinschaften ohne guten Verwalter oft Kopf und Kragen.“

Gütesiegel „IHK-Zertifizierung“

Aber woran erkennen Wohnungseigentümer eine Immobilienverwaltung, die ihr Handwerk versteht? „Wichtig ist, sich nicht von Marketingversprechen oder aufwendigen Internetseiten blenden zu lassen“, sagt der BVI-Präsident. „Eine fachlich qualifizierte Immobilienverwaltung macht transparent, was sie leistet, und hat auf Nachfrage Referenzen zur Hand, die ihre kaufmännische, rechtliche und bauliche Kompetenz belegen.“ Außerdem sollte das Unternehmen möglichst nah an dem zu verwaltenden Objekt gelegen sein, damit es die Wohnanlage ordnungsgemäß bewirtschaften und sich bei Bedarf mit der GdWE auch vor Ort austauschen könne.

Noch dazu können Eigentümer seit Dezember letzten Jahres ihren Anspruch auf einen zertifizierten Verwalter geltend machen, das heißt, auf einem Verwalter bestehen, der von der IHK offiziell geprüft und zertifiziert wurde oder eine gleichwertige Qualifikation besitzt, deren Kriterien die Zertifizierter-Verwalter-Prüfungsverordnung regelt. „Damit gibt es erstmals einen Sachkundenachweis für die Branche, für die bisher keine bundesweit einheitlichen Prüfungsstandards existierten“, betont Meier. Viele professionelle Verwalter besitzen das Gütesiegel bereits und nutzen es, um ihre Expertise nach außen sichtbar zu machen. Das zeigt die hohe Nachfrage, die der BVI seit Dezember bei seinen Mitgliedern verzeichnet.

Auf Verbandszugehörigkeit achten

Wer seine Immobilie in sichere Hände legen will, setzt neben dem Zertifikat auf ein Unternehmen, das einem Fachverband angehört, rät Meier. Fachverbände wie der BVI stellen schon seit Jahren hohe Qualitätsstandards bei ihren Mitgliedern sicher. So müssen ordentliche BVI-Mitglieder vor ihrer Aufnahme in den Verband mindestens 500 Einheiten verwalten und eine dreijährige Berufserfahrung vorweisen. Regelmäßig werden Verbandsmitglieder zudem über neue Rechtsprechungen und Entwicklungen im Bau- und Immobiliengewerbe informiert und erhalten fundierte Handlungsempfehlungen, etwa zum Gebäudeenergiegesetz, zum Breitbandausbau oder zum barrierefreien Wohnen. So können sie Wohnungseigentümer fundiert und zukunftsorientiert beraten. Das ist laut BVI keine Selbstverständlichkeit, wenn man bedenkt, dass Immobilienverwaltungen in ihrem Arbeitsalltag weit mehr als 30 Gesetze und Verordnungen kennen und berücksichtigen müssen.

Vermögensschäden absichern lassen

Zu guter Letzt sollten GdWEs darauf achten, dass die Immobilienverwaltung umfangreich abgesichert ist. „Ein guter Verwalter sollte neben einer Berufshaftpflicht- und einer Betriebshaftpflicht- auch eine Vertrauensschadenversicherung vorweisen können“, betont Meier. Sie versichert Wohnungseigentümer gegen mutwilliges Fehlverhalten der Verwaltung und umfasst auch Vermögensschäden, die durch fahrlässige oder vorsätzliche Verstöße der Mitarbeiter verursacht werden. Bei BVI-Mitgliedern ist die Police daher schon seit vielen Jahren Pflicht, ebenso wie die Betriebshaftpflicht. „Zusammen mit einer offenen, transparenten Kommunikation entsteht so die Grundlage für das, was vielen Eigentümern unserer Erfahrung nach bei der Bewirtschaftung ihrer Immobilie am wichtigsten ist“, sagt Meier. „Die Gewissheit, dass ihre Immobilie versiert und sicher verwaltet wird.“

Das hat natürlich seinen Preis. Was die Kosten betrifft, sollten sich Wohnungseigentümergemeinschaft und Verwaltungsbeirat mindestens drei Angebote einholen und sich bewusst machen: „Eine qualitativ hochwertige Immobilienverwaltung ist nicht für lau zu haben“, warnt Meier. „Nur wenn die Vergütung fair ist, kann der Verwalter im Sinne der Eigentümer professionell und nachhaltig wirtschaften.“

Weitere Anhaltspunkte, mit denen sich die Professionalität einer Immobilienverwaltung bewerten lässt, finden Wohnungseigentümer in der BVI-Checkliste: https://bvi-verwalter.de/files/upload/aktuelles/BVI-Checkliste%20Professionelle%20Immobilienverwalter.pdf

Der BVI Bundesfachverband der Immobilienverwalter e. V. vertritt seit 1983 professionelle Unternehmen aus der Immobilienverwaltung. Insgesamt gehören dem Verband rund 800 Hausverwaltungen an, die über 1,4 Millionen Einheiten betreuen und damit rund 15 Prozent des Bestandes an Eigentumswohnungen in Deutschland. Die von den Verbandsmitgliedern verwalteten Vermögenswerte in der Immobilienwirtschaft betragen über 140 Milliarden Euro. Thomas Meier ist seit mehr als 20 Jahren Präsident des BVI.

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BVI und CRES stellen neue Verwalterentgeltstudie auf dem Deutschen Immobilienverwalter Kongress 2024 vor

BVI-Präsident Thomas Meier und Studienleiter Prof. Dr. Marco Wölfle

Deutschlands Immobilienverwaltungen bewältigen mehr Aufgaben denn je. Doch die Vergütung deckt das höhere Pensum nicht immer ab. In den meisten Fällen erreichen die Unternehmen nicht einmal den Inflationsausgleich. Das geht aus der neuen Verwalterentgeltstudie von BVI, IVD und der Deutschen Immobilien-Akademie hervor. Auf dem Deutschen Immobilienverwalter Kongress am 16. und 17. Mai 2024 in Berlin wurden die Ergebnisse vorgestellt.

Die Studie, die zuletzt 2021 durchgeführt wurde, zeichnet die Entwicklung der Verwalterentgelte nach – von der WEG- und Mietverwaltung bis zu gewerblichen Immobilien. Um eine möglichst breite Datenbasis zu erreichen, haben sich der BVI Bundesfachverband der Immobilienverwalter e. V., der Immobilienverband IVD Bundesverband e. V. und die Deutsche Immobilien-Akademie (DIA) erneut zusammengetan. In Zusammenarbeit mit dem Center for Real Estate Studies (CRES) in Freiburg im Breisgau wurden insgesamt mehrere Hundert führende Unternehmen der Wohnungswirtschaft befragt. Die Ergebnisse haben in der Branche für Aufsehen gesorgt, denn: „Die Studie zeigt, dass Deutschlands Verwalter immer noch nicht leistungsgerecht bezahlt werden“, kritisierte BVI-Präsident Thomas Meier auf dem Kongress. „Das Aufgabenspektrum wächst, die Vergütung hinkt hinterher.“

Regelsätze nur minimal gestiegen

Laut Studie zahlen Wohnungseigentümergemeinschaften ihren Verwaltern je nach Größe und Lage des Objekts derzeit zwischen 23,80 Euro und 35,70 Euro je Einheit und Monat. Damit sind die Regelsätze in der WEG-Verwaltung im Vergleich mit 2021 um gerade einmal drei Euro im Schnitt gestiegen. In der Mietverwaltung fällt der Preisanstieg sogar noch geringer aus: Die durchschnittlichen Regelsätze erhöhten sich selbst für große Wohnanlagen nur um 60 Cent. „Damit wird in den meisten Fällen nicht einmal die Inflationsrate abgefedert – geschweige denn die Kostensteigerungen und der Mehraufwand, denen sich Verwalter gegenübersehen“, betonte Meier.

Rund 30 Prozent höhere Lohnkosten

Mit welchen Marktentwicklungen sich Verwalter aktuell konfrontiert sehen, zeigte auf dem Kongress in Berlin DIA-Studienleiter Prof. Dr. Marco Wölfle: Die Branche unterliege demnach nicht nur zunehmenden technischen und rechtlichen Anforderungen, etwa bei Sanierungen; sie habe auch mit spürbar gestiegenen Kosten zu kämpfen. So haben 70 Prozent der Befragten in der Studie angegeben, dass die Energiekosten und der Aufwand für Dienstleistungspartner höher geworden seien. „Neben der Inflationsrate sind außerdem die Löhne um bis zu 30 Prozent gestiegen, denn um qualifiziertes Personal in Zeiten des Fachkräftemangels zu halten, sind attraktive Konditionen erforderlich“, sagt Wölfle. Hinzu kämen Investitionen in die Digitalisierung und eine adäquate Büroinfrastruktur.

WEG-Verwaltung erst ab zehn Einheiten attraktiv

Diese Kosten würden laut BVI in vielen Fällen dringend eine Vertragsanpassung erfordern. Doch nur wenige Verwalter nehmen diese regelmäßig vor – obgleich sich 86 Prozent derzeit als „ausgelastet“ oder „stark ausgelastet“ ansehen. Laut Studie können rund ein Fünftel der Befragten die Vergütungen selten oder gar nicht anpassen. „Hauptsächlich aus Wettbewerbsgründen“, erklärt Verbandspräsident Meier. Gleichzeitig verstärke sich der Trend, die Kosten auf möglichst viele Einheiten umzulegen: Immer mehr Immobilienverwaltungen konzentrierten sich auf mittlere und größere Objekte, besonders in der WEG-Verwaltung. Hier sei das Marktangebot für Gemeinschaften mit zwei oder drei Einheiten fast nicht mehr existent. Erst ab zehn Einheiten sei ein Viertel der Befragten bereit, ihre Dienste anzubieten, bei Häusern mit zehn bis 18 Einheiten seien es bereits zwei Drittel. BVI-Präsident Meier wundert diese Entwicklung nicht: „Bei kleinen Wohngemeinschaften zahlen Verwalter immer häufiger drauf.“ Sie sind laut Studie in der Verwaltung rund 50 Prozent teurer als große Liegenschaften. Ein Drittel der Unternehmen ist daher nicht mehr bereit, WEG-Mandate unter zehn Einheiten anzunehmen.

Modernisierung: ab 5.000 Euro gesondert abgerechnet

Positiv wurde in Berlin bewertet, dass sich immer mehr Verwalter auf Modernisierungsmaßnahmen spezialisieren – und die Kosten als zusätzlichen Leistungsposten abrechnen. Für 87 Prozent der Befragten ist dies mittlerweile üblich. Vergütet wird in der Regel mit rund drei bis fünf Prozent der Auftragssumme, sobald diese 5.000 Euro übersteigt. Doch das Zusatzhonorar sei für viele Hausgemeinschaften ein rotes Tuch und erfordere mühselige Überzeugungsarbeit vom Verwalter, kritisiert der BVI. Eine angemessene Verwaltervergütungsverordnung würde hier Abhilfe schaffen und den Mehraufwand rechtssicher regeln. Ein Ziel, das der Verband möglichst vor der nächsten Studie erreicht haben will.

Die vollständige Studie stellen wir Ihnen auf Anfrage gern zur Verfügung.

Der BVI Bundesfachverband der Immobilienverwalter e. V. vertritt seit 1983 professionelle Unternehmen aus der Immobilienverwaltung. Insgesamt gehören dem Verband rund 800 Hausverwaltungen an, die über 1,4 Millionen Einheiten betreuen und damit rund 15 Prozent des Bestandes an Eigentumswohnungen in Deutschland. Die von den Verbandsmitgliedern verwalteten Vermögenswerte in der Immobilienwirtschaft betragen über 140 Milliarden Euro. Thomas Meier ist seit mehr als 20 Jahren Präsident des BVI.

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BVI-Präsident Thomas Meier (Bildquelle: @ BVI)

Eine zuverlässige Immobilienverwaltung zu finden, ist für kleine Hausgemeinschaften schon seit Längerem schwierig. Durch den Fachkräftemangel und steigende Verwalterkosten hat sich die Lage zugespitzt, warnt der BVI Bundesfachverband der Immobilienverwalter e. V., dessen rund 800 Mitglieder etwa 15 Prozent des deutschlandweiten Wohnungseigentums betreuen. Ohne Onlineversammlungen werde der Verwalterengpass weiter zunehmen, prognostiziert der Verband.

„Verwalter verzweifelt gesucht“. So geht es derzeit vielen Wohnungseigentümern, wenn ihre eigenen vier Wände nicht in großen, sondern in Wohnanlagen mit zehn Parteien oder weniger liegen. „Gründe dafür gibt es mehr denn je“, sagt BVI-Präsident Thomas Meier. „Der grassierende Fachkräftemangel, steigende Preise und aufwendige Renovierungsarbeiten machen es für Verwaltungen finanziell immer unattraktiver, kleine Wohnungseigentümergemeinschaften (WEG) zu übernehmen.“ So zeigen aktuelle Zahlen, die der BVI gemeinsam mit dem Immobilienverband Deutschland IVD erheben ließ, dass kleine Liegenschaften in der WEG-Verwaltung im Schnitt rund 50 Prozent und in der Mietverwaltung um etwa 40 Prozent teurer sind als Großobjekte.

Verwalter stark ausgelastet

Der Aufwand bei der Betreuung einer kleinen WEG ist nämlich kaum anders als der für die Verwaltung einer großen WEG – egal ob Renovierungen anstehen oder Eigentümerversammlungen zu koordinieren sind. „Allerdings gibt es weniger zahlende Einheiten und das Aufgabenpensum für Verwalter ist durch neue Regularien spürbar gestiegen“, erklärt Meier. So managten Verwalter aktuell nicht nur die Umsetzung des neuen Heizungsgesetzes und damit die Energiewende im Bestand, sie sähen sich auch mit einer steigenden Bürokratieflut konfrontiert – zuletzt mit der Unterstützung bei der Zensusbefragung und der Grundsteuererklärung, oder aktuell mit der energetischen Bewertung von Bestandsgebäuden.

Infolgedessen bezeichnen sich immer mehr Immobilienverwaltungen als „stark ausgelastet“: Laut Erhebung von BVI und IVD trifft dies auf 61 Prozent der befragten Unternehmen zu. Das entspricht drei von fünf Verwaltern. Ein weiteres Viertel der Befragten sieht sich selbst auch „eher als ausgelastet“ an. Das bedeutet: „Sechs von sieben Verwaltern werden sich derzeit sehr gut überlegen, ob sie eine kleine WEG annehmen oder nicht“, sagt Meier. Vor allem auch deshalb, weil der Fachkräftemangel in der Immobilienwirtschaft zunimmt. Aktuelle Studien zeigen, dass mittlerweile zwei Drittel der Unternehmen akute Probleme damit haben, qualifiziertes Personal zu finden. Die steigende Last verteilt sich also auf immer weniger Schultern.

So finden kleine WEGs trotzdem einen Verwalter

Kleine Hausgemeinschaften sollten sich laut BVI darüber im Klaren sein, dass bei der Verwaltersuche derzeit mit Absagen und auch höheren Preisen zu rechnen ist. Gute Chancen bestünden eigentlich nur dann, wenn sich WEGs von vornherein an Unternehmen wendeten, die auf das Management kleiner Liegenschaften spezialisiert seien, rät der BVI. Beim Erstgespräch lohne es sich, zu erwähnen, dass ein Objekt nahe der Immobilienverwaltung gelegen und der Zustand der Immobilie gepflegt ist, sich die Instandhaltungsarbeiten also in Grenzen halten. So würden die Erfolgsaussichten steigen, eine Immobilienverwaltung zu finden. Um die Lage zumindest teilweise zu entschärfen, hält der BVI zudem das Recht auf Onlineversammlungen für essenziell. Derzeit berät der Bundestag über einen entsprechenden Gesetzentwurf. Er soll ermöglichen, Eigentümerversammlungen nicht nur in Präsenz, sondern auch vollständig virtuell abzuhalten. Dadurch würde der Aufwand in kleinen WEGs sinken.

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WHS – Professionell, effizient und kundenorientiert

Jede Immobilie, ganz gleich, ob es sich um eine reine Wohnanlage, eine Gewerbeimmobilie oder um ein gemischt genutztes Objekt handelt, ist auf ihre Art einzigartig und hat ganz eigene Anforderungen und Bedürfnisse. Die Verwaltung und Betreuung verschiedener Objekte bedarf daher neben dem Fachwissen auch das nötige Feingefühl. Mit über 70 Jahren Erfahrung ist die Wüstenrot Haus- und Städtebau (WHS) hierfür genau der richtige Partner.

Immobilien stellen für ihre Besitzerinnen und Besitzer nicht nur einen materiellen Wert dar, sondern sind zugleich Zuhause, Arbeitsplatz, Altersvorsorge und Kapitalanlage. Daher ist es wichtig, dass das Vermögen auf deren Bedürfnisse hin ausgerichtet gezielt verwaltet und betreut wird. Genau das bietet die WHS. Mit qualifizierten Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern im Bereich Immobilienmanagement können die Ludwigsburger sowohl kaufmännische als auch technische Lösungen anbieten – und das nicht nur am Hauptsitz in Ludwigsburg, sondern deutschlandweit, egal ob Stuttgart, Köln, Frankfurt am Main, Hannover oder Dresden. Darüber hinaus kann die WHS, durch die breit gefächerten Niederlassungen auch überregionale Immobilienportfolios betreuen.

Immobilienvermögen in besten Händen

Kundinnen und Kunden, die ihre Mietverwaltung an die WHS auslagern, profitieren von zahlreichen Vorteilen. Dazu zählen unter anderem hoch qualifizierte, erfahrene Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sowie feste Ansprechpartnerinnen und Ansprechpartner. Der gelebte Anspruch der WHS besteht darin, einen einwandfreien Service zu garantieren und dass sich das anvertraute Immobilienvermögen in besten Händen befindet. Gemeinsam mit ihren Kundinnen und Kunden entwickeln die Ludwigsburger ein Profil, das auf deren Anforderungen hin ausgerichtet ist. Hierbei spielen Wirtschaftlichkeit, Effizienz und Nachhaltigkeit eine übergeordnete Rolle. Insgesamt betreut und verwaltet die WHS derzeit rund 7.600 Wohn- und Gewerbeeinheiten.

Weitere Informationen zu diesem Thema und zu Mietverwaltung Frankfurt (https://www.whs-wuestenrot.de/informationen/frankfurt/mietverwaltung-frankfurt/), Mietverwaltung Stuttgart (https://www.whs-wuestenrot.de/informationen/stuttgart/mietverwaltung-stuttgart/) und Mietverwaltung Karlsruhe (https://www.whs-wuestenrot.de/informationen/karlsruhe/mietverwaltung-karlsruhe/) finden Interessenten auf https://www.whs-mietverwaltung.de

Als überregional tätige Immobilienexpertin der Wüstenrot & Württembergische-Gruppe liegen die Kernkompetenzen der Wüstenrot Haus- und Städtebau GmbH (WHS) in den Bereichen Wohn- und Gewerbebau, Projektmanagement, Städtebauliche Beratungen, Immobilienmanagement, Gesundheitsimmobilien und technisches Portfoliomanagement. Seit 1949 hat die WHS bundesweit mehr als 24.750 Häuser und Wohnungen erstellt, rund 460 Sanierungsgebiete in mehr als 265 Städten und Gemeinden betreut und verwaltet derzeit rund 7.500 Wohn- und Gewerbeeinheiten. Die WHS ist mit rund 170 Mitarbeitern am Hauptsitz in Ludwigsburg sowie durch Geschäftsstellen in den Ballungsräumen Dresden, Frankfurt am Main, Hannover, Karlsruhe, Köln, Bad Homburg v. d. Höhe und München aktiv.

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CEO Alexander Roth und COO Anna Matzenberger (Bildquelle: Leonardo Ramirez)

Das PropTech Unternehmen iDWELL blickt auf ein erfolgreiches Jahr 2023 zurück. Mit seinem digitalen Ökosystem für Immobilienverwaltungen wurde der Umsatz mehr als verdoppelt und es werden mit dem 60-köpfigen Team bereits mehr als 1,2 Millionen Wohnungen verwaltet. In diesem Jahr sind mit neuen Dienstleistungsservices und KI-basiertem Rechnungsmanagement weitere Expansionsschritte geplant.

iDWELL hat für die Immobilienwirtschaft ein umfangreiches Ökosystem entwickelt. Dieses unterstützt Immobilienverwaltungen bei der effizienten Gestaltung ihrer Prozesse. Aktuell setzen über 600 B2B-Kunden, darunter viele der Top 10 Immobilienverwaltungen der DACH-Region, auf die digitale Lösung. Der größte Markt ist Deutschland mit 900.000 Wohneinheiten. „Wir servicieren mit unserer Plattform mittlerweile ein umfangreiches Immobilien-Ökosystem, wie Immobilienverwaltungen, deren Kunden, Mieter und Eigentümer, aber auch große Handwerksbetriebe und Immobilien-Versicherer“, erklärt iDWELL Founder & CEO Alexander Roth.

Wachstum auch jetzt in Immobilienbranche möglich
„Die aktuelle Krise der Immobilienbranche betrifft uns nicht – Immobilienverwaltungen haben ein beständiges Geschäftsmodell und werden immer gebraucht“, informiert Roth, der mehrfach ausgezeichnete Gründer von iDWELL.
„Wir konnten im letzten Jahr sogar über Plan wachsen und haben mittlerweile die Ein-Millionen-Marke betreuter Wohneinheiten deutlich überschritten. Auch in diesem Jahr sehen wir ein enormes Wachstumspotenzial und werden uns vor allem auf strategisch wichtige und große Player in der Branche konzentrieren“, so Roth weiter.
„Mit unserer Lösung steigern Immobilienverwaltungen ihre Effizienz um bis zu 30 Prozent und das bei 90 Prozent mehr Transparenz und Übersicht für das Management“, verdeutlicht COO Anna Matzenberger die Vorteile.

Effiziente Zusammenarbeit mit Dienstleistern
iDWELL unterstützt bereits unzählige Immobilienverwaltungen bei der Zusammenarbeit mit ihren Dienstleistern, wie Facility Manager, oder Handwerksbetriebe. „Die Digitalisierung von Immobiliendienstleistungen werden wir in diesem Jahr signifikant beeinflussen und vorantreiben. Das Monitoring und frühzeitige Erkennen von Schäden, sowie die proaktive Kommunikation stehen dabei im Vordergrund. Servicepartner aus verschiedenen Gewerken, wie etwa Gebäudereinigung oder Installateure, werden von uns nach strengen Qualitätsvorgaben zertifiziert und deren angebotene Leistungen können über unsere Plattform einfach abgerufen werden. Durch Dokumentationen, Auswertungen und Reports erhalten sowohl die Immobilienverwaltungen als auch die Dienstleistungsunternehmen Rechtssicherheit. Die digitalisierte Abbildung verschiedener Tätigkeiten, wie etwa die Überwachung von Reparaturen, Liegenschaftsbegehungen, Facility Checks, Mängelprotokolle und Zählerstands-Ablesungen, reduziert den Aufwand“, konkretisiert Roth.

KI-basiertes Rechnungsmanagement
iDWELL setzt außerdem auf eine KI-basierte Technologie, um das Rechnungsmanagement von Immobilienverwaltungen zu optimieren. „Unsere Lösung umfasst vom Rechnungseingang und Genehmigungs-Workflow bis hin zur Integration mit Buchhaltungssystemen und Online-Banking alle wichtigen Finanzbereiche. Direkt aus dem E-Mail-Posteingang oder Scanner werden Rechnungen digital verarbeitet. Alle Rechnungsdetails werden ohne vorheriges Training des Systems erfasst. Die Vorteile von iDWELL Finance sind unter anderem die Spezialisierung auf Immobilienunternehmen, die übersichtliche Darstellung, einfache Such- und Filterfunktionen sowie eine automatische Rechnungsprüfung, Buchhaltung und Überweisung“, so Roth.

iDWELL (https://www.idwell.com)

iDWELL ist ein führendes PropTech-Unternehmen, das seit seiner Gründung im Jahr 2017 durch CEO Alexander Roth die Immobilienbranche revolutioniert hat. Mit einer innovativen Softwareplattform verwaltet iDWELL heute über 1,2 Millionen Bestandseinheiten in Österreich, Deutschland und der Schweiz, und betreut mehr als 600 Kunden. Ausgezeichnet als „PropTech des Jahres“ 2019, zeichnet sich iDWELL durch eine Kultur des kontinuierlichen Lernens, Innovation und Kundenorientierung aus. Mit einem engagierten Team von rund 60 Mitarbeitern setzt iDWELL neue Maßstäbe in der digitalen Immobilienverwaltung und bleibt ein unverzichtbarer Partner für die Branche.

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Immobilienverwaltung und Wohnungswirtschaft können mit professionellem Facility Service Desk als Managed Service deutliche Qualitäts- und Kostenvorteile erzielen. Sofortige Verfügbarkeit und Skalierbarkeit für neue Quartiere besonders interessant.

Mathias Diwo (audius): Der Trend geht zum externen Facility Service Desk als Managed Service

Weinstadt, 24. Januar 2022 – audius, der führende Anbieter von Facility Service Desks, bietet einen neuen Service für Unternehmen der Wohnungs- und Immobilienwirtschaft. Der audius Facility Service Desk ist zentraler Anlaufpunkt für Mieter bei Störungen und Anfragen in gewerblichen Immobilienkomplexen oder Wohngebäuden. audius sorgt für einen reibungslosen Betrieb von Gebäuden mit höchster Effizienz und Servicequalität. Dazu gehören – individuell abgestimmt – das Monitoring und die unterstützende Steuerung der Gebäudeleittechnik, die Entgegennahme, Analyse und Bearbeitung von Störungen oder Wünschen an die Verwaltung sowie die Steuerung der externen Leistungserbringer in der Gebäudetechnik, der Energie- und Medienversorgung, der Entsorgung und Reinigung sowie allen anderen relevanten Gewerken.

24/7-Support wie ein virtueller Concierge

In einem aktuellen Beispiel betreut der audius Facility Service Desk einen Komplex mit rund 500 möblierten Wohnungen und Apartments mit einem breiten Spektrum an zusätzlicher Infrastruktur vom Fitness-Bereich, Waschsalon und Restaurant über einige Dutzend Stellplätze mit Ladesäulen bis hin zur digitalen Packstation und Lernräumen. Mieter und Gäste der Serviced Appartments wenden sich pro Monat mit rund 1.000 Anliegen und Störungen an den Service Desk. Das Spektrum an Incidents reicht von Reinigungswünschen und verlorenen Schlüsselkarten über defekte Haustechnik und verstopfte Rohrleitungen bis hin zu Problemen mit dem W-Lan oder Netzwerk. Der Service Desk steht wie ein virtueller Concierge rund um die Uhr an 365 Tagen bereit.

„Unserem Kunden war ein erstklassiger Service für Mieter und Gäste rund um die Uhr wichtig. Unser Facility Service Desk nimmt Anfragen und Probleme freundlich und professionell entgegen und sorgt für eine schnelle Lösung aus einer Hand. Letztlich ist das Kundenerlebnis gerade im Problemfall entscheidend für die Zufriedenheit“, schildert Mathias Diwo, Bereichsleiter Managed Services bei audius, die Motivation des Kunden.

Managed Service bietet viele Vorteile für den Immobilienverwalter

Ein professioneller Facility Service Desk bietet im Vergleich mit einer inhouse-Lösung viele Vorteile für Verwalter, Eigentümer oder Betreiber eines Gebäudekomplexes. Ein wesentlicher Qualitätsgewinn ist ein zentraler Anlaufpunkt 24×7 an 365 Tagen im Jahr mit hoher technischer und personeller Skalierbarkeit sowie tiefem Know-how im Servicemanagement. Durch die Nutzung des audius Facility Service Desk besteht dieser vom ersten Tag an. Das schafft Flexibilität und ist aus Sicht des Kosten-Qualität-Verhältnisses optimal. Weiterhin erlaubt die zentrale und standardisierte Erfassung von Störungen und Wünschen eine deutliche höhere Transparenz und dedizierte Analysen für einen kontinuierlichen Verbesserungsprozess. Insbesondere in neuen Immobilien sind zentrale Auswertungen über Mängel oder Schwächen in der konkreten Nutzung über die Zeit interessant für Gewährleistungsansprüche.

Erfahrung aus mehr als 500.000 Störungen und Wünschen pro Jahr

audius verfügt über mehr als 20 Jahre Erfahrungen in der Konzeption, der Umsetzung und dem Betrieb von Facility Service Desks. Ein Team aus mehr als 40 dedizierten Agents an fünf Standorten bearbeitet mehr als 500.000 Tickets pro Jahr professionell, effizient und freundlich. Zu den Kunden zählen beispielsweise viele Werke namhafter Automobilhersteller und Firmenzentralen. Besonderen Wert legt audius auf die Qualität des Servicepersonals und auf das Knowledge Management. „Wenn in der Automobilproduktion ein Band steht, braucht es im Service gleichermaßen Qualität und Geschwindigkeit. Unsere Kunden profitieren von unseren hochgradig optimierten Prozessen und unserem im deutschsprachigen Raum einmaligen Erfahrungsschatz“, erläutert Diwo den Vorteil von Synergien und Wissenstransfer.

Aktuelle Trends befeuern Nachfrage nach Managed Facility Services

Mit dem audius Facility Service Desk öffnen sich neue Möglichkeiten zur Qualitätsverbesserung und Kostenoptimierung in der Immobilien- und Wohnungswirtschaft. „Gerade der aktuelle Trend zu neuen Formen des Wohnens oder Arbeiten auf Zeit verlangt nach einem Facility Service, der schnell und effizient reagieren und Schwankungen durch hohe Kundenfluktuation abfedern kann. Ein skalierbarer Managed Service wie unser Facility Service Desk erlaubt hier die Konzentration auf die Kernkompetenzen und optimiert Qualität und Kosten. Viele Anfragen aus der Wohnungswirtschaft oder gewerblichen Immobilienverwaltung bestätigen uns in dieser Einschätzung“, erklärt Diwo die gute Nachfrage nach dem neuen Serviceangebot.

Weitere Informationen zum neuen Facility Service Desk für Immobilienverwalter und Wohnungswirtschaft:
https://www.audius.de/de/services/facility-service-desk

Mehr Informationen über den Servicemanagement-Spezialisten audius:
https://www.audius.de/de

Die im Jahr 1991 gegründete audius SE ist eine weltweit tätige ITK-Gesellschaft. Von der Netzwerktechnik bis hin zur konkreten Softwareanwendung bietet die Unternehmensgruppe die passenden Lösungen für öffentliche Auftraggeber, Mittelständler und international agierende Konzerne. Bei der Betreuung von 350.000 IT-Arbeitsplätzen weltweit sind die nahezu 600 Mitarbeiter an über 20 Standorten fokussiert auf den Einsatz zukunftsorientierter Technologien und Best Practices. Ein weiterer Geschäftsbereich beschäftigt sich mit Netzinfrastrukturen, insbesondere dem Auf- und Ausbau des 5G-Netzes. Zu den Kunden der Gruppe zählen global agierende Konzerne sowie mittelständische Betriebe. Strategisches Ziel ist es sowohl organisch als auch durch Zukäufe zu wachsen. Die Aktien der audius SE notieren im Basic Board der Börse Frankfurt sowie im Mittelstandssegment m:access der Börse München.

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WEG-Verwalter benötigen ab 1.12.2022 den Abschluss „zertifizierter Verwalter nach WEG“

Andreas Schmeh, PIWI Privates Institut der Immobilienwirtschaft GmbH

Bundesweit starten die Prüfungen zum zertifizierten Verwalter für WEG-Verwalter. Die Prüfungen werden bei IHKs in Deutschland angeboten und sind aufgrund einer Änderung des Wohnungs-Eigentumsgesetzes erforderlich. Im Rahmen der „WEMOG-Reform“, die zum 1.12.2020 in Kraft getreten ist, sind diese Prüfungen für Personen erforderlich, die eine Wohnungs-Eigentümergemeinschaft verwalten.

„Jetzt geht es rund“ schmunzelt Andreas Schmeh, ein bundesweit bekannter Fachmann für das Thema Immobilienverwaltung. Er meint damit die Prüfungen zum „zertifizierten Verwalter“, die nun bundesweit bei 50 IHKs starten und die nächsten Monate mehrfach angeboten werden. „Vor allem aber werden diese Prüfungen und die gesamten Änderungen des Wohnungs-Eigentumsgesetzes die Hausverwalter-Branche nachhaltig verändern“ erläutert Herr Schmeh. Plötzlich gebe es nun die Situation, dass jede Wohnungs-Eigentümergemeinschaft einen zertifizierten Verwalter benötigt, unabhängig von der Größe des Objektes. Nur, wenn ein Miteigentümer der Verwalter der Gemeinschaft sei und diese Eigentümergemeinschaft 8 Einheiten oder weniger habe und weniger als ein Drittel der Eigentümer die Bestellung eines zertifizierten Verwalters fordern, dann gilt für diesen Fall eine Ausnahme. „Bei allen anderen Eigentümer-Gemeinschaften entspricht es nicht ordnungsgemäßer Verwaltung, wenn ein nichtzertifizierter Verwalter bestellt wird. Und das führt dazu, dass ein solcher Beschluss zur Verwalterbestellung binnen Monatsfrist angefochten werden kann. Und das führt zu einem hohen Kostenrisiko für die Eigentümergemeinschaft und es besteht die Gefahr, dass ein Objekt verwalterlos wird, wenn ein Richter den Bestellungsbeschluss aufhebt.“, erklärt der Karlsruher Hausverwalter-Fachmann.

Da WEG-Verwalter (von wenigen Ausnahmen abgesehen), eine Prüfung bei der IHK ablegen müssen, finden die nächsten Monate bei knapp 50 IHKs bundesweit Prüfungen statt. Dabei bieten die IHKs nicht nur einen Prüfungstermin an, sondern aufgrund der Vielzahl der Prüflinge mehrere Termine. Allein die IHK Karlsruhe biete neun Prüfungstermine an für das Jahr 2022 und den Januar 2023, berichtet Andreas Schmeh. Jedem Verwalter, der Wohnungs-Eigentümergemeinschaften betreut, empfiehlt Andreas Schmeh, unbedingt die Prüfungen zum zertifizierten Verwalter abzulegen. „Sie müssten sonst bei jeder Bestellung, bei der Sie sich zum Verwalter wählen lassen möchten, deutlich darauf hinweisen, dass Sie kein zertifizierter Verwalter sind, dass damit Risiken für die Eigentümer-Gemeinschaft verbunden sind und dass die eigene Bestellung als Verwalter dieser Gemeinschaft nicht ordnungsgemäßer Verwaltung entspricht“ erklärt Andreas Schmeh. Er würde eine solche Situation als peinlich empfinden, zumal es ja recht einfach sei, die Prüfungen zu absolvieren.

Er erklärt, dass die schriftlichen Prüfungen insgesamt 90 Minuten dauern und dort vier Themenbereiche abgefragt werden. In jedem der vier Themenbereiche müssen mehr als 50% der Fragen richtig beantwortet werden, dann gilt die schriftliche Prüfung als bestanden. Damit kann die mündliche Prüfung abgelegt werden, die 15 Minuten dauert. „Also, der zeitliche Aufwand für die Prüfungen zum zertifizierten Verwalter ist überschaubar“ ergänzt Andreas Schmeh. Die Prüfungsgebühr sei von IHK zu IHK unterschiedlich, er rechnet mit Prüfungsgebühren zwischen 300 bis 400 Euro je Prüfling. Eine nicht bestandene Prüfung kann beliebig oft wiederholt werden, wobei dann allerdings wieder erneut Prüfungsgebühren anfallen.

„Vor den Prüfungen braucht kein Hausverwalter Angst zu haben“ betont Andreas Schmeh. Es sei einfach und schnell möglich, sich auf die Prüfungen ernsthaft vorzubereiten. Sein bundesweit bekanntes Unternehmen PIWI Privates Institut der Immobilienwirtschaft GmbH hat fünf Lernmodule mit Fachdozenten erarbeitet, die optimal auf die Prüfungsinhalte angepasst sind. „Wer alle Module bearbeitet, ist richtig gut vorbereitet. Wer jedoch nur in einzelnen Bereichen Wissen festigen und vertiefen möchte, der habe hier die Möglichkeit, dann das jeweils passende Modul zu buchen. Die Module sind aufgebaut als Videofilme, in denen Dozenten die prüfungsrelevanten Themen erklären. Ergänzt werden die Filme durch Zwischenfragen, die dem Lernenden zeigen, ob er das zuvor erlernte Wissen verstanden hat. Ein umfangreiches Skript gehört ebenso zum Online-Lern-Kurs wie eine Teilnahebescheinigung, wenn alle Inhalte durchgearbeitet sind. „Dieses Online-Lernen gibt jedem Hausverwalter zeitliche und örtliche Flexibilität“ erklärt Herr Schmeh. Denn es gibt keinen festen Start- und Endzeitpunkt wie bei einem Live-Webinar, sondern der Inhalt steht dem Lernenden dann zur Verfügung, wann dieser Zeit und Ruhe zum Lernen hat. Extra dafür hat PIWI Privates Institut der Immobilienwirtschaft GmbH die Lernplattform www.hausverwalter-akademie.de geschaffen. Dort sind neben den Prüfungsvorbereitungskursen zum zertifizierten Verwalter weitere wertvolle Fachseminare für Immobilienverwalter und Vermieter hinterlegt.

Andreas Schmeh fasst zusammen: „Wer sich gut auf die Prüfungen vorbereitet, braucht keine Angst vor den Prüfungen zum zertifizierten Verwalter zu haben. Ich empfehle jedem, der sich einfach und schnell auf die Prüfungen vorbereiten möchte, dass er sich die für ihn passenden Lernmodule auf der Hausverwalter-Akademie bucht und dann diese Lernkurse durcharbeitet. Dann sind Sie bestens vorbereitet und brauchen sich keine Sorgen machen.“ Die Vorbereitungskurse für die Prüfungen zum zertifizierten Verwalter finden Interessierte unter der Detailseite https://www.hausverwalter-akademie.de/courses?cat=9 .

PIWI Privates Institut der Immobilienwirtschaft GmbH ist die spezialisierte Unternehmensberatung nur für Hausverwaltungs-Firmen. Hier erhalten Immobilienverwalter und Hausverwalter hochwertige Fachseminare zur Erfüllung der Weiterbildungspflicht. Ebenso betreuen die Hausverwaltungs-Experten Verkäufe und Unternehmensnachfolgen bei Hausverwaltungs-Firmen jeder Größe.

Kontakt
PIWI Privates Institut der Immobilienwirtschaft GmbH
Birgit Schmeh
Im Hinteracker 11
76307 Karlsbad (Landkreis Karlsruhe)
0721 783 66 98-0
0721 783 66 98-9
info@piwi-ka.de
http://www.piwi-ka.de

Mit dem Contao EstateManager zum ZielImmobilien.

Contao Estate Manager (Bildquelle: Oveleon GbR, Leverkusen)

Immobilien werden heutzutage immer häufiger online vermarktet. Insbesondere die großen Immobilienportale konnten den damals gängigen Anzeigen in Tageszeitungen den Rang streitig machen und sind für Eigentümer, Makler und Interessenten oft die erste Anlaufstelle, wenn es um die Vermarktung von Immobilien geht.
Auch das Contao CMS bietet in Kombination mit dem Contao EstateManager vielfältige Möglichkeiten eine moderne und konkurrenzfähige Maklerwebsite zu realisieren, die umfangreich an die eigenen Bedürfnisse und Anforderungen angepasst werden kann. Damit bietet der Contao EstateManager eine Plattform zur Vermarktung des eigenen Immobilienportfolios sowie der eigenen Maklerleistungen, ohne von den großen und oft auch sehr teuren Anbietern abhängig sein zu müssen.

Mit dem Contao EstateManager zum Ziel
Der Contao EstateManager (https://www.contao-estatemanager.com/) bietet bereits konkrete und branchengerechte Lösungen. Mit Hilfe der Standardmodule lassen sich dabei bereits filterbare Ergebnislisten, individuelle Immobilienlisten und detaillierte Exposés realisieren, welche sich insbesondere durch einen hohen Grad an Anpassbarkeit und Flexibilität auszeichnen. Vom Immobilienimport über Objekttypen und umfangreichen Feldformatierungen bis hin zu vollständig konfigurierbaren Frontend Modulen lassen sich dabei nahezu sämtliche Aspekte bis ins Detail anpassen.

Direkt einsatzfähig und erweiterbar
Durch eine wachsende Anzahl an Erweiterungen lässt sich der Contao EstateManager durch verschiedene Funktionalitäten nahtlos erweitern. Im Erweiterungskatalog, welcher über die Projekt-Website einsehbar ist, stehen dabei zum jetzigen Zeitpunkt bereits 17 Erweiterungen zur Verfügung. Dabei bietet der Contao EstateManager bereits von Haus aus sämtliche Basis-Module, um eine vollwertige Immobilien-Website abzubilden.

Dabei bietet der Contao EstateManager bereits von Haus aus sämtliche Basis-Module, wie Filter, Ergebislisten sowie Immobiliendetailsseiten, um eine vollwertige Immobilien-Website abzubilden. Weitere nennenswerte Features sind der Einrichtungsassistent, vollständig konfigurierbare Feldformatierungen, Open-Immo-Schnittstellen, eine Standort- und Ansprechpartnerverwaltung sowie die Möglichkeit, Immobiliendetailseiten mit Hilfe von einzelnen Modulen frei zu konfigurieren.

Open Source und kostenlos
Der Contao EstateManagers ist kostenlos und verfolgt konsequent den Open-Source-Gedanken, um Agenturen und Entwicklern sowie Immobilienmaklern eine verlässliche Plattform zur Digitalisierung von Maklerleistungen zu bieten. Durch die Quelloffenheit und die fortlaufende Weiterentwicklung ergeben sich erhebliche Vorteile, die durch geschlossene Systeme in dieser Form nicht geboten werden können.

Fazit
Auch für branchenfremde Agenturen oder Entwickler liefert der Contao EstateManager ein umfangreiches Werkzeug, um den Gegebenheiten der Immobilienbranche gerecht zu werden. Ohne großen Aufwand oder Mehrkosten können individuelle Maklerwebsites erstellt und angeboten werden, ohne mit der Angst zu leben, sich die nötigen Kenntnisse im Detail aneignen zu müssen. Die Konfigurationsmöglichkeiten sowie die Möglichkeit, den Contao EstateManager zu erweitern, bieten einen hohen Spielraum an Kreativität bei gleichzeitig höchsten Qualitätsansprüchen.

Den gesamten Beitrag lesen (https://contao.org/de/news/moderne-immobilienvermarktung-mit-contao.html)

Contao ist ein leistungsstarkes Open Source CMS, mit dem du professionelle Webseiten und skalierbare Webanwendungen erstellen kannst.

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WHS – Leistungsstark, kompetent und kundennah

Jede Immobilie, ganz gleich, ob es sich um eine reine Wohnanlage, eine Gewerbeimmobilie oder um ein gemischt genutztes Objekt handelt, ist auf ihre Art einzigartig und hat mit ihrer Architektur, Ausstattung und Eigentümerstruktur ganz eigene Anforderungen und Bedürfnisse. Die Verwaltung und Betreuung verschiedener Objekte bedarf daher die nötige Expertise. Mit mehr als 65 Jahren Erfahrung ist die Wüstenrot Haus- und Städtebau (WHS)genau der richtige Partner.

Immobilien stellen für ihre Besitzer nicht nur einen materiellen Wert dar, sondern sind zugleich Zuhause, Arbeitsplatz, Altersvorsorge und Kapitalanlage. Daher ist es wichtig, dass das Vermögen auf deren Bedürfnisse hin ausgerichtet gezielt verwaltet und betreut wird. Genau das bietet die WHS. Mit rund 70 qualifizierten Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern im Bereich Immobilienmanagement können die Ludwigsburger sowohl kaufmännische als auch technische Lösungen anbieten – und das nicht nur am Hauptsitz, sondern deutschlandweit, egal ob Stuttgart, München, Köln, Hannover oder Dresden.

Die Vorteile eines starken Partners

Kunden, die ihre WEG-Verwaltung an die WHS auslagern, profitieren von zahlreichen Vorteilen. Dazu zählen unter anderem hoch qualifizierte, erfahrene Mitarbeiter sowie feste Ansprechpartner. Darüber hinaus stellt die WHS ihren Kunden ein eigenes Kundeninformations-Portal zur Verfügung, auf dem sie jederzeit Informationen zu ihren Immobilien schnell und bequem abrufen können. Auch auf Sonderkonditionen, beispielsweise bei Versicherern, Versorgungsunternehmen oder Handwerksbetrieben können sich die WHS-Kunden, aufgrund des großen zu verwaltenden Immobilienbestandes von rund 8.200 Wohn- und Gewerbeeinheiten, freuen.

Langfristige Kundenbeziehungen

Bei der WEG-Verwaltung spielen eine vertrauensvolle, enge und grundsolide Zusammenarbeit eine entscheidende Rolle. Die Kunden der WHS schätzen das Wissen, dass ihr Vermögen bei den Ludwigsburgern in den richtigen Händen ist – das beweisen die langfristigen Kundenbeziehungen, die häufig auf jahrzehntelanger Tradition und Partnerschaft basieren.

Weitere Informationen zu diesem Thema und zu Immobilienverwaltung Köln (https://www.whs-wuestenrot.de/Immobilienverwaltung-Koeln.htm), Neubau München kaufen (https://www.whs-wuestenrot.de/Neubau-Muenchen-kaufen.htm), Städtebau Projekte Dresden (https://www.whs-wuestenrot.de/Staedtebau-Projekte-Dresden.htm) finden Interessenten auf https://www.whs-wuestenrot.de/.

Die Wüstenrot Haus- und Städtebau GmbH (WHS) ist ein Tochterunternehmen des Vorsorge-Spezialisten Wüstenrot & Württembergische. Als überregional tätige Immobilienexpertin der Unternehmensgruppe liegen ihre Kernkompetenzen in den Bereichen Städtebau, Wohnungsbau und Immobilienmanagement. Seit 1949 hat die WHS bundesweit mehr als 23.000 Häuser und Wohnungen erstellt, verwaltet derzeit rund 10.000 Miet- und Eigentumswohnungen und betreut aktuell rund 200 Sanierungsgebiete in mehr als 110 Städten und Gemeinden. Die WHS ist mit rund 170 Mitarbeitern am Hauptsitz in Ludwigsburg sowie durch Geschäftsstellen in den Ballungsräumen Dresden, Frankfurt am Main, Hannover, Karlsruhe, Köln und München aktiv.

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Themen wie der der bevorstehende Zensus 2021, Datensicherheit, Risikoszenarien und effizientere Abläufe beschäftigen die Hausverwaltungen

Wir sprachen mit Klaus Drollmann, Landsberg am Lech, über den Zeitgewinn durch Digitalisierung und Informationssicherheit bei Hausverwaltungen.

Frage: Die Digitalisierung hat zieht immer größere Kreise. Auch die Immobilienverwaltungen sind davon verstärkt betroffen. Wie zum Beispiel der bevorstehende Zensus 2022 und die Daten- und Informationssicherheit. Wie richten sich die Geschäftsführer und Inhaber darauf ein?

Klaus Drollmann: „Der im Mai 2022 bevorstehende Zensus verursacht momentan noch jede Menge manuelle Tätigkeiten um die nötigen Daten zu ermitteln. Ein solch manueller Arbeitsablauf beherbergt neben dem zeitlichen Aufwand auch ein hohes Fehlerpotenzial.
Es ist dringender Handlungsbedarf um die verbliebene Zeit bis zum Stichtag sinnvoll für eine Automatisierung und Digitalisierung der Prozesse ein zu setzen. Sonst drohen jede Menge Überstunden, Stress und Fehlerkorrekturen.

Aber nicht nur der Zensus trägt hierzu bei, sondern vor allem auch die immer detaillierter werden Anforderungen zum Thema Mietspiegel bedeuten jeder Menge Aufwand. Von den sich immer schneller ändernden Vorgaben für die Mietverträge, von Nebenkostenabrechnungen mal ganz abgesehen.

Und wo viele Daten gesammelt werden, tritt automatisch die DSGVO in Kraft und ein hoher Bedarf an Informationsschutz gemäß der internationalen Norm ISO 27001.“

Frage: Was empfehlen Sie als Experte für IT-Prozesse und Informationssicherheit den Hausverwaltungen angesichts der Problematik der IT-Prozesse und Informationssicherheit?

Klaus Drollmann: „In vielen Immobilienverwaltungen haben sich im Laufe der Zeit „natürlich“ gewachsene Strukturen entwickelt. Da ist prinzipiell nicht schlecht, allerdings stellt sich eine gewisse Betriebsblindheit ein. Das ist aber ganz normal und menschlich.

Deshalb ist es nötig einen Blick, zum Beispiel durch einen IT-Generalisten, von außen auf die etablierten Abläufe, Schnittstellen und Strukturen zu bekommen. Dadurch entsteht eine detaillierte Dokumentation, die dann auch ein erster Schritt zum Thema Auditierung in Sachen Datenschutz und Informationssicherheit ist.“

Frage: Wie wird sich die Situation Ihrer Einschätzung nach weiter entwickeln?

Klaus Drollmann: „Die Anforderungen durch den Gesetzgeber und den Kunden werden immer detaillierter und kommen in kürzeren Abständen. Deshalb kommt man um einen hohen Automatisierungsgrad nicht herum. Sonst entstehen Kosten und Aufwände die die kalkulierten Einnahmen und Gewinne schnell auffressen.“

Frage: Was ist Ihrer Erfahrung nach besonders zu beachten, um die Probleme zu lösen?

Klaus Drollmann: „Bei gewachsen Strukturen und Abläufen ist es auf alle Fälle wichtig, dass eine Analyse durch Externe durchgeführt wird. Dadurch werden Problemstellen dokumentiert und aufgedeckt. Wie zum Beispiel umständliche Handhabungen der Systeme, fehlende Schnittstellen, manuell erstellte Berichte und so weiter. Ich habe da bei meinen Kunden schon einige „Aha-Erlebnisse“ generiert.“

Frage: Sie haben vorher den Begriff ISO27001 erwähnt, was ist darunter zu verstehen?

Klaus Drollmann: „Die Norm ISO27001 beinhaltet die Sicherheit von Informationen allgemein und nicht nur die der IT. Das ist ein großes Themengebiet, das von Leitsätzen bis hin zur detaillierten Bestandsaufnahme von Abläufen, Hard- und Softwareständen.
Aber auch Notfallszenarien, wie zum Beispiel Telefonketten bei einem ernsten Vorfall.“

Frage: Das klingt nach viel Aufwand und Dokumentation, was genau haben Hausverwaltungen davon?

Klaus Drollmann: „Der Aufwand ist tatsächlich nicht zu unterschätzen, aber die Hausverwaltung profitiert sehr viel davon. Beispielsweise von einem Szenario, was bei einem Systemausfall durch einen Ransomware-Angriff zu tun ist. Hierbei handelt es sich um Schadprogramme, mit deren Hilfe ein Eindringling den Zugriff auf Daten bekommt und deren Nutzung oder auf das ganze Computersystem verhindern kann.
Im Zuge der Informationssicherheitsmaßnahmen wird unter anderem vorher festgelegt wer zu informieren ist, welche Systeme überlebenswichtig sind und wie diese wieder zum Laufen gebracht werden können. Aber auch wie ein Notbetrieb des Unternehmens während des Ausfalls gewährleistet werden kann.
Bei einem solchen Ransomware-Angriff kann es durchaus bis zu sechs Wochen dauern, bis alle Systeme wieder arbeitsfähig sind. Wer dann keinen Notfallplan hat, kann gegenüber seinen Kunden weder zuverlässig kommunizieren noch die zugesicherte Leistung erbringen. Abgesehen vom Image-Schäden sehen sich Unternehmen dann auch schnell in finanzieller Schieflage.“

Frage: Was ist neben der Automatisierung von Prozessen noch zu beachten, um eine hohe Qualität und Kundenzufriedenheit zu erreichen?

Klaus Drollmann: „Aus der Erfahrung hat sich gezeigt, dass alleine schon durch den Einsatz von einer sogenannten Middleware eine enorme Verbesserung der Prozesse und der Datenqualität erreicht werden kann. Diese Middleware sorgt für einen nahtlosen Austausch von Daten zwischen Softwareinstallationen, die sonst keine Möglichkeiten zum Informationsaustausch haben.

Hiervon profitiert nicht nur das Management, sondern gerade auch die Mitarbeiter. Es wird Zeit freigesetzt, die sinnvoll investiert werden kann. Außerdem stehen dadurch Informationen wesentlich schneller zur Verfügung. Was auch zu Wettbewerbsvorteilen führt, da man schneller auf geänderte Marktänderung oder Gesetzgebungen reagieren kann.

Auch eine Einführung eines Information Security Management System, kurz ISMS, bietet eine sehr gute Übersicht. Man erhält unter anderem Kenntnisse darüber welche Hardware und Softwarestände vorhanden sind. Darüber hinaus ist ein solches System ein Stück hin zur ISO 27001 Zertifizierung. Diese wird von immer mehr Kunden und Lieferanten gefordert und ist aber auch ein Signal des Unternehmens, dass alles für den Schutz von Informationen getan wird“.

Danke, lieber Klaus Drollmann, für diese interessanten Einblicke in die IT-Anforderungen von Hausverwaltungen und weiterhin viel Erfolg!

Hier einen kostenfreien Gesprächstermin vereinbaren. https://www.wedro.de
WEDRO IT-Service (https://www.wedro.de)

Klaus Drollmann“s Kunden schätzen an ihm seine Erfahrungswerte aus mehr als 30 Jahren IT-Entwicklung und 20 Jahren Beratung unter anderem im Datenbank und Business Intelligence Umfeld. Aber auch sein Einfühlungsvermögen für die Menschen, die die IT als Arbeitsmittel benötigen.

Als Hausverwaltung Gewinnen Sie das Wertvollste was jeder nur begrenzt zur Verfügung hat, nämlich Zeit und dadurch automatisch mehr Effizienz und Kundenzufriedenheit.
Darüber hinaus erhalten Sie einen Überblick über die Informationssicherheit Ihrer Firma mit Hilfe der internationalen Norm ISO 27001.

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