Tag Dokumentenmanagement

UX-optimierte Apps entlasten IT-Abteilungen und sorgen für rasche Wertschöpfung

– Fast Starter Bibliothek bietet Templates für Content- & Prozessautomatisierungen
– ICA-Plattform sorgt im Jahr 2022 für einen Rekordanstieg von 400 % bei den Software-Subscriptions

(10. Januar 2023 – Bonn, Deutschland) SER, der führende Anbieter von Intelligent Content Automation-Lösungen (ICA), hat eine neue Version von Doxis Business Studio, einer nutzerfreundlichen no-code Entwicklungsumgebung, veröffentlicht. Diese versetzt Anwender in die Lage, einfach und eigenständig Lösungen aufzubauen und wunschgemäß anzupassen. Unternehmen profitieren so durch schnellere Wertschöpfungszeiten, reduzierte Kosten und nachhaltig entlasteten IT-Abteilungen.

Um wettbewerbsfähig zu bleiben, müssen Unternehmen Digitalisierungsvorhaben immer schneller umsetzen. Mit der neuen Version des 2022 eingeführten, webbasierten Doxis Business Studios unterstützt der ECM-Anbieter SER Organisationen dabei, diesem Anspruch gerecht zu werden. Das neueste Release von Doxis Business Studio beinhaltet neben einer optimierten User Experience (UX) auch vorkonfigurierte Fast Starters, die von den Anwendern selbst angepasst werden können, sowie Verbesserungen bei der Integration in führende in Business-Anwendungen.

„Der typische Anwender hat verständlicherweise weder das Fachwissen noch die Zeit, um neue Apps zu entwickeln“, erläutert Douglas Cardoso, VP of Products bei SER. „Deshalb haben wir das Doxis Business Studio so erweitert, dass Anwender völlig eigenständig unsere vorkonfigurierten Content-Apps auf ihre Bedürfnisse anpassen können. Da es sich bei Doxis um eine Intelligent Content Automation-Plattform handelt, können die im Business Studio vorgenommenen Anpassungen nahtlos in die einzelnen Doxis-Lösungen integriert werden.“

Schnelle Nutzenrealisierung mit Doxis Fast Starters

Das Doxis Business Studio beinhaltet eine stetig wachsende Bibliothek an Fast Starters, die Templates für spezielle Fachbereiche (z.B. Vertrieb, Einkauf, Service, Legal) und Branchen (z.B. Versicherungen, Immobilien) beinhalten, die entsprechend vorkonfiguriert sind und zudem einfach an spezifische Bedürfnisse angepasst werden können.

Die in Doxis Fast Starters verwalteten Informationen stehen dank des einheitlichen Metadata-Layers anwendungs- und fachbereichsübergreifend zur Verfügung. Teil der smarten Apps sind intuitiv nutzbare Drag-and-Drop-Oberflächen, Workflows, Erinnerungen und weitere hilfreiche Funktionen, die an die jeweiligen Nutzergruppen und -rollen angepasst werden können.

„Doxis Business Studio und die Fast Starters sind für Unternehmen in doppelter Hinsicht von Nutzen: Die Geschäftsleitung profitiert durch eine höhere betriebliche Effizienz und Produktivität in ihrer Organisation, während Anwender Apps selbst entwickeln können, um sich und ihren Abteilungen die Arbeit nachhaltig zu erleichtern“, betont Dr. John Bates, CEO von SER.

Sehr erfolgreiches Jahr 2022: Launch von Doxis Intelligent Content Automation

Das Doxis Business Studio und die Fast Starters sind Eckpfeiler der Doxis Intelligent Content Automation-Plattform, die SER im Februar 2022 gelauncht hat. Als Enterprise-Content-Management-Plattform der nächsten Generation ist Doxis ICA eine KI-gestützte Plattform für Dokumentenmanagement, Prozessautomatisierungen und Information Governance, die eine Integration in führende Anwendungen von Anbietern wie SAP, Salesforce und Microsoft ermöglicht. Zudem veröffentlichte SER im Laufe des Jahres zahlreiche Optimierungen im Bereich UX sowie die Lösungssuiten Doxis Content Bridge für SAP & Salesforce und Doxis Intelligente Purchase-to-Pay Automation.

Rekordwachstum von 400 % bei Software Subscriptions

Im Jahr 2022 verbuchte SER einen Rekordwachstum bei den Software-Subscriptions von 400 %. Dieser große Erfolg ist verbunden mit Verbesserungen in den Bereichen Public Cloud und Private Cloud wie bspw. erweiterte Managed Services, ein fortschrittliches Monitoring, die Integration von On-Demand-Technologien sowie der Zugriff auf die neuesten Innovationen der Doxis ICA-Plattform exklusiv für Subscription-Kunden.

„Der signifikante Zuwachs an Subscriptions im letzten Jahr spiegelt wider, wie sehr unsere Kunden Doxis ICA schätzen“, betont Dr. Bates, „Unsere Plattform und ihre Cloud-Lösungen stehen für eine schnelle Implementierung, maximale Flexibilität und einen schnellen ROI und unterstützten so unsere Kunden dabei, ihre geschäftlichen Herausforderungen schneller und effizienter zu lösen.“

Über SER

SER ist einer der weltweit führenden Software-Pioniere im Enterprise Content Management- (ECM) und Content Services-Markt. Die KI-gestützte Doxis Intelligent Content Automation-Plattform sowie die Lösungssuiten für unternehmensrelevante Prozesse von SER automatisieren das Verstehen von Inhalten über zentrale Business-Anwendungen hinweg. Von Marktanalysten gelobt, erleichtert die Spitzentechnologie von SER die tägliche Arbeit von über fünf Millionen Nutzern. Mit mehr als 35 Jahren Erfahrung arbeitet ein engagiertes Team an 22 Standorten weltweit. Erfahren Sie mehr auf www.sergroup.com.

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Dank der digitalen Prozesse profitiert die SOLIT Gruppe als Edelmetall-Handelsunternehmen nicht nur von erhöhter Effizienz und Schnelligkeit, sondern auch von enormer Flexibilität.

Schneller und sicherer handeln dank digitalem Dokumentenmanagement

Die SOLIT Gruppe (https://www.solit-kapital.de/) ist eines der führenden Edelmetall-Handelsunternehmen in Deutschland. Bereits seit 2008 werden über die Marke SOLIT bedarfsgerechte Anlagelösungen im Bereich physischer Edelmetalle angeboten. Über SOLIT werden jährlich Edelmetallvolumina im dreistelligen Euro-Millionenbereich realisiert. Das Portfolio besteht aus Edelmetallsparplänen, diversen Lagerkonzepten sowie sachwertbasierten Investmentfonds, mit Schwerpunkt auf den monetären Edelmetallen Gold und Silber.

Durch dieses breite Leistungsangebot entstehen in verschiedenen Geschäftsbereichen viele handelsrechtliche Belege und Verträge, die revisionssicher archiviert werden müssen. Aus diesem Grund war die SOLIT Gruppe auf der Suche nach einer Lösung, die eine Archivierung sämtlicher Geschäftspapiere für die insgesamt 5 unterschiedlichen Unternehmungen der SOLIT Gruppe in einzelnen Mandanten sicherstellt und digitalisiert. Gleichzeitig sollte der Zugriff auf die Belege jederzeit und ortsunabhängig ermöglicht und beschleunigt werden. Die zweite Anforderung bestand darin, diese digitalen Dokumentenmanagementprozesse auch im bereits bestehenden ERP-System Microsoft Dynamics 365 Business Central darzustellen und in diesem Zuge auch eine automatische Rechnungsverarbeitung zu implementieren – für mehr Effizienz im Unternehmen.

Diese Herausforderungen waren maßgeschneidert für die Microsoft Gold Partner vom Business-Systemhaus TSO-DATA (https://www.tso.de/). Seit 25 Jahren entwickeln, implementieren und realisieren die Expert:innen aus Osnabrück innovative IT-Lösungen und individuelle Dienstleistungskonzepte. Dabei setzt der IT-Full-Service Partner auf zukunftsorientierte Technologien, die sich speziell an die Bedürfnisse mittelständischer (Handels-)Unternehmen anpassen lassen. Dazu zählt auch ein großes Knowhow im Bereich Dokumentenmanagement. Eine ideale Basis für ein Verständnis der Bedürfnisse der SOLIT Gruppe.

Erster Schritt – Proof of Concept
Um sicherzustellen, dass das von TSO-DATA erarbeitete Konzept der richtige Weg für die gewünschte Digitalisierung ist, wendet das Business-Systemhaus stets eine eigens entwickelte Proof of Concept-Methodik an. Hier werden vor dem Projektstart festgelegte Schritte vollzogen und die Funktionalität der vorhandenen Systeme geprüft. Diese Grundlage bot der SOLIT Gruppe eine große Sicherheit für die Investitionsentscheidung, zumal in dieser Phase bereits Lizenzgebühren für die Software anfallen, die zunächst von TSO-DATA übernommen wurden.
„Die enge Abstimmung mit TSO-DATA begann bereits im Vorfeld der Implementierung. So war der gesamte Prozess für uns und alle weiteren Beteiligten optimal planbar und im gesetzten Zeitrahmen erfolgreich umsetzbar.“, bestätigt Max Kratz, IT-Administrator und Projektleiter der SOLIT Gruppe.

Dokumente intelligent managen
Um Belege, Verträge und weitere Dokumente effizient zu organisieren, fiel die Entscheidung auf das intelligente Informations- und Dokumentenmanagementsystem M-Files (https://www.tso.de/m-files-dokumentenmanagement-ecm/). Diese Lösung unterstützt die SOLIT Gruppe dabei, jegliche Dokumente digital zu verwalten und durch das integrierte Metadatenkonzept besonders intuitiv und schnell wiederzufinden. Es kann genau bestimmt werden, welcher Mitarbeitende auf welche Dokumente zugreifen kann. Auch Workflows beispielsweise zur Rechnungsprüfung können angelegt werden und gewährleisten so eine zielstrebige Abwicklung der Prozesse durch alle im Ablauf eingebundenen Personen. Der große Lösungsumfang und die hohe Flexibilität überzeugten am Ende ebenso wie die langjährige DMS-Erfahrung von TSO-DATA und die intensive Partnerschaft mit dem Unternehmen M-Files. Die nahtlose Integration in Microsoft Dynamics 365 Business Central mit dem DMS Connector war dabei ein weiteres Plus.

Nahtlose Verbindung von ERP und DMS
Der von TSO-DATA entwickelte und bereits in vielen Projekten erfolgreich eingesetzte DMS Connector (https://www.tso.de/m-files-dms-connector-business-central/) bildet die Schnittstelle zwischen dem ERP-System Microsoft Dynamics 365 Business Central und dem Dokumentenmanagementsystem M-Files. Diese direkte Verbindung schafft viele Vorteile. Belege wie Rechnungen, Angebote, Lieferscheine und weitere elektronische Dokumente wie E-Mails werden einfach mit Stammdaten und Vorgängen aus Dynamics 365 Business Central / NAV an das Dokumentenmanagementsystem übertragen. Besonders intuitiv und schnell können Belege auch direkt per Drag & Drop über die ERP-Oberfläche im DMS abgelegt werden. Ebenso kann die Bearbeitung der täglichen Eingangspost inklusive gescannter Belege komfortabel direkt im ERP-System erfolgen. So werden die Dokumente gesichtet und den richtigen Vorgängen zugeordnet und die Mitarbeitenden müssen die gewohnte ERP-Plattform nicht verlassen. Im von der SOLIT Gruppe gewählten Dokumentenmanagementsystem M-Files legt der DMS Connector nach Auswahl der entsprechenden Dokumentenklasse die Datei zusätzlich mit den zugehörigen Metadaten wie z.B. „Nummer“ und „Kontakt“ des entsprechenden Vorgangs ab.

Automatische Rechnungsverarbeitung beschleunigt Prozesse
Digitalisierung sorgt in vielen Bereichen für erhöhte Effizienz. So war die zusätzliche Entscheidung der SOLIT Gruppe für eine vollautomatische Belegverarbeitung mittels Continia Document Capture die logische Konsequenz der beschriebenen Maßnahmen. Auch hier konnte die SOLIT Gruppe auf die Expertise von TSO-DATA zurückgreifen. Document Capture zur Rechnungsverarbeitung wird als Add-on nahtlos in das ERP-System Microsoft Dynamics 365 Business Central integriert und sorgt dadurch für eine deutliche Zeit- und Kostenersparnis gegenüber einer händischen Rechnungsprüfung. Zudem werden durch die Software mögliche Prozessfehler reduziert.

Fazit und Ausblick
Nach der erfolgreichen Implementierung des Dokumentenmanagementsystems M-Files inklusive der nahtlosen Anbindung an die vorhandene ERP-Lösung mittels des DMS Connectors, verarbeitet die SOLIT-Gruppe jetzt auch ihre Belege vollautomatisch – in allen 5 Unternehmens-Mandanten. Dank der digitalen Prozesse profitiert das Handelsunternehmen nicht nur von erhöhter Effizienz und Schnelligkeit, sondern auch von enormer Flexibilität. Einem orts- und zeitunabhängigen Arbeiten steht fortan nichts mehr im Weg.
Die reibungslose Zusammenarbeit fasst Max Kratz, IT-Administrator der SOLIT-Gruppe und Projektleiter, treffend zusammen: „TSO-DATA ist der beste Implementierungspartner, den wir je hatten. Die Lösung M-Files gefällt uns richtig gut, auch wenn wir noch nicht alle Potenziale der Lösung erschöpft haben.“
Der umfassende Funktionsumfang von M-Files bietet für viele Unternehmensprozesse zusätzliche Möglichkeiten und Optimierungen, die sich durch eine enge Zusammenarbeit zwischen Anwender und dem Team von TSO-DATA häufig in Fragestellungen während des Projekts und auch in der nachgelagerten Arbeit mit dem Dokumentenmanagementsystem ergeben.

Die TSO-DATA GmbH ist Teil der TSO-DATA Gruppe, die mehr als 200 Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen an den Unternehmensstandorten Osnabrück, Berlin, Nürnberg und Bremen umfasst. Als IT-Spezialist und Microsoft Dynamics Partner entwickeln, implementieren und realisieren die Experten innovative IT-Lösungen und bieten individuelle Dienstleistungskonzepte – national und international. Dabei setzt TSO-DATA auf moderne und zukunftsorientierte Technologien, die sich speziell an die Bedürfnisse mittelständischer Unternehmen anpassen lassen.
Der Fokus des Lösungsportfolios liegt dabei auf der ERP-Lösung Microsoft Dynamics 365 Business Central / NAV, den Branchenlösungen KatarGo und LS Central für den Versand- und Einzelhandel, Dynamics 365 – CRM, Dokumentenmanagement mit M-Files und Microsoft SharePoint, Business Intelligence mit Microsoft Power BI und TARGIT sowie auf IT-Infrastruktur- und Cloud-Services.
Als IT-Full-Service-Partner begleitet die TSO-DATA GmbH Projekte von der ersten Analyse über die Prozessoptimierung und -umsetzung bis hin zur Einführung, Schulung und nachhaltigen Unterstützung – das entspricht der TSO-DATA Unternehmensphilosophie „IT im Herzen“.

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Aus der Zusammenarbeit der HR-Spezialisten von HUMANEXX mit den Prozessoptimierern von Hanselmann & Compagnie ist eine neue Lösung für die digitale Verwaltung von Personalakten mit M-Files entstanden, die für Effizienz und Sicherheit sorgt.

Hanselmann & Compagnie setzt für HUMANEXX die digitale Personalakte mit M-Files um

Ratingen, 15.12.2022 – M-Files, führender Anbieter für metadatengesteuertes Informationsmanagement, berichtet gemeinsam mit seinem Partner Hanselmann & Compagnie über die erfolgreiche Einführung der digitalen Personalakte bei HUMANEXX.

HUMANEXX kennt als mittelständisches Beratungshaus für Personal- und Transformationsmanagement die Anforderungen an moderne HR-Prozesse detailliert aus vielen Engagements in unterschiedlichen Branchen. Als externe Personalabteilung mehrerer Unternehmen suchte HUMANEXX eine verlässliche Lösung zur Digitalisierung von Personalakten und HR-Prozessen, die eine exzellente Usability bietet und dabei einfach einzuführen und zu nutzen ist.

HUMANEXX war es in diesem Projekt wichtig, einen besonderen Fokus auf die Anwender zu legen. Dieser Anspruch deckt sich mit dem Beratungsansatz von Hanselmann & Cie.: Mit der Abkehr von einer IT-zentrischen Sicht zugunsten von Nutzerorientierung und individueller Prozessberatung entstehen Lösungen, die den Nutzer in den Mittelpunkt stellen. Nach einer ausführlichen Prozessanalyse in anregenden Workshops haben die HR-Spezialisten von HUMANEXX und die Berater von Hanselmann & Compagnie auf Basis der M-Files-Plattform eine neue Lösung für das digitale Management von Personalakten entwickelt. Aus ihrer gebündelten Expertise in den Bereichen HR-Prozesse und nutzerorientierte Prozessoptimierung entstand die digitale Personalakte, die durch eine individuelle Ausgestaltung von Prozessen, Effizienz bis ins Detail, Wirtschaftlichkeit und schnellem ROI überzeugt. HUMANEXX und Hanselmann & Compagnie setzen diese Lösung nun nicht nur im eigenen Hause ein, sondern bieten sie auch Kunden als individuell anpassbare Software-as-a-Service an.

„Die digitale Personalakte auf der Basis von M-Files sorgt für Transparenz in den Prozessen – beispielsweise bei der Durchführung von Mitarbeitergesprächen. Zudem gibt sie uns das gute Gefühl, dass Daten und Dokumente jederzeit bestmöglich geschützt sind und wir die Auflagen des Datenschutzes zuverlässig erfüllen können“, sagt Antonia Scherzer, HR Consultant, HUMANEXX GmbH.

Die metadatengesteuerte M-Files-Plattform erlaubt flexible Sichten und sichere Zugriffssteuerungen. Für die Bereitstellung von Dokumenten müssen diese nicht per E-Mail aus der Hand gegeben werden, sondern können über sichere Links direkt in M-Files eingesehen werden – auch von Externen. Dabei kann die Gültigkeit des Links zeitlich limitiert und können die Nutzungsmöglichkeiten wie Kopieren oder Drucken eingeschränkt werden. Alle Zugriffe lassen sich dabei rechtssicher protokollieren. Die Einhaltung von Datenschutzregeln ist nicht mehr dem Zufall oder Goodwill überlassen, sondern wird systemseitig durchgesetzt. Für die wesentlichen Prozesse bietet die Lösung vorgefertigte Workflows. Über den gesamten Lebenszyklus von HR-Dokumenten hinweg steuert M-Files den Prozess transparent und übersichtlich und sorgt für die stets richtige Ablage und Handhabung.
„Unser Beratungsansatz stellt die Nutzenden in den Mittelpunkt. Mit M-Files können wir unsere nutzerzentrierten Ideen und modernen Prozesse effizient umsetzen“, so Bernhard S. Braun, Leiter Business Unit Digital bei Hanselmann & Compagnie.

Die vollständige Case Study über metadatengesteuertes Dokumentenmanagement mit M-Files steht hier bereit: https://ressourcen.m-files.com/fallstudien

Interessenten können auch an einer Live-Vorführung der digitalen Personalakte mit einem Kundenbeispiel teilnehmen. Zur Anmeldung geht es hier:
https://hcie-consulting.de/de/digital/landingpage-digitales-management-personalakten

Über Hanselmann & Compagnie
Hanselmann & Compagnie ist eine mittelständische und inhabergeführte Unternehmensberatung fokussiert auf unternehmerische Funktionen und dezidierte Branchen. In diesen Funktionen verfügt das Unternehmen über hohe methodische Kompetenz und ist durch Erfahrung, umgesetzte Projekte und übernommene Mandate sehr industrienah positioniert. Als Partner von M-Files treibt Hanselmann & Cie. die digitale Transformation seiner Kunden voran.

M-Files ist ein weltweit führendes Unternehmen für Lösungen zum Informationsmanagement. Die Plattform für metadatengesteuertes Dokumentenmanagement von M-Files ermöglicht es Wissensarbeitern, sofort die richtigen Informationen in jedem Kontext zu finden, Geschäftsprozesse zu automatisieren und Compliance und Sicherheit im Informationsmanagement durchzusetzen. Damit können Unternehmen einen Wettbewerbsvorteil erzielen und ihre Performance steigern, indem sie besseren Kundenservice und höhere Qualität bei geringerem Risiko bieten können. Weitere Informationen finden Sie unter www.m-files.com.

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Um digitale Prozesse zu optimieren und die Effizienz zu steigern, setzt Freeze-Dry Foods auf das Dokumenten- und Informationsmanagementsystems M-Files, dass sich mittels des DMS Connector von TSO-DATA nahtlos in das bestehende ERP-System integriert

Mit der Einführung von M-Files konnten wir die Digitalisierung unseres Unternehmens weiter vorantrei

Freeze-Dry Foods (https://www.freeze-dry-foods.com/) steht für gefriergetrocknete und luftgetrocknete Ingredients für die moderne Lebensmittelindustrie. Als Pionier und Experte im Markt beliefert das Unternehmen seit über 40 Jahren die Food-Industrie mit schonend getrockneten Früchten, Gemüsen, Kräutern und Gewürzen, Superfoods und sogar Käse: 100% natürlich, voll aromatisch und vielfältig einzusetzen. Freeze-Dry Foods ist Teil der weltweit aktiven Groneweg Gruppe mit mehr als 700 Mitarbeitenden an Standorten in Europa, den USA, Latein- und Südamerika sowie Asien.

M-Files – das intelligente Dokumentenmanagementsystem
Das umfangreiche Produktportfolio geht einher mit einer Vielzahl an Zertifikaten, Spezifikationen und Prüfberichten, die in der Lebensmittelbranche erforderlich sind. Parallel entstehen im Alltagsgeschäft viele weitere Dokumente, die sicher abgelegt werden müssen. Um diese und andere Dateien allen Mitarbeitenden schnell, einfach, ortsunabhängig und zu jeder Zeit verfügbar zu machen, setzt Freeze-Dry Foods mit dem Dokumentenmanagementsystem M-Files (https://www.tso.de/m-files-dokumentenmanagement-ecm/) auf digitale Prozesse. Seit der Einführung mit Unterstützung durch die Experten von TSO-DATA (https://www.tso.de/) vor 2 Jahren, profitieren besonders die Bereiche Qualitätssicherung, Rohwaren-Einkauf und der Vertrieb von der flexiblen Informationsmanagementlösung.

In M-Files werden Dokumente mit frei definierbaren Metadaten (Schlagworten) wie
-Eigenschaften (z.B. Zertifikat, Auftrag)
-Teams (z.B. Vertrieb oder Einkauf)
-Nutzerrollen
-Kunden uvm.
versehen und abgelegt, wodurch althergebrachte, unübersichtliche Ordnerstrukturen für die Ablage
überflüssig werden. Dateien und Informationen werden automatisch so vom System organisiert, dass sie von den Anwendern aufgrund ihrer Eigenschaften gefunden werden können – und das innerhalb weniger Sekunden unternehmensweit.

Weitere Vorteile: Duplikate werden vermieden, alle Beteiligten arbeiten immer mit der aktuellsten Version des jeweiligen Dokuments. Diese werden durch Schlagworte stets in einen Kontext eingeordnet, der die Informationsbereitstellung vereinfacht und gleichzeitig beschleunigt – rund um die Uhr, auf verschiedensten Endgeräten.

ERP und M-Files smart verbinden mit dem DMS Connector
Ein weiterer großer Vorteil: M-Files kann direkt in bestehende Unternehmenssoftwarelösungen integriert werden. Der DMS Connector (https://www.tso.de/m-files-dms-connector-business-central/), eine von TSO-DATA entwickelte Schnittstelle, verbindet Dokumentenmanagementsysteme wie M-Files direkt mit der ERP-Lösung Microsoft Dynamics 365 Business Central von Freeze-Dry Foods. Da die Einrichtung des DMS Connector besonders komfortabel gestaltet ist, konnte dieser Schritt eigenständig von den Lebensmittelspezialisten durchgeführt werden.

Die Integration von M-Files direkt im ERP-System bietet große Vorteile. Durch die Darstellung der DMS-Dropform in den Listen- und Kartenansichten ist ein Öffnen der abgelegten Dokumente in der gewohnten Business Central-Umgebung möglich und ein Wechseln zwischen verschiedenen Systemen/Benutzeroberflächen wird auf ein Minimum reduziert.

Gleichzeitig wird die Daten- und Prozessqualität gesteigert, denn der DMS Connector ermöglicht nicht nur das Einsehen von Dokumenten, sondern erleichtert auch die Ablage von eingehenden Dateien wie Rechnungen, Angeboten, Lieferscheinen oder kompletten E-Mails. Diese werden einfach per „Drag and Drop“ auf die M-Files-Schaltfläche in Business Central gelegt, es wird die entsprechende Dokumentenklasse (bspw. Vertrag, Rechnung o.ä.) ausgewählt und der DMS Connector legt die Datei mit den zugehörigen Metadaten wie z.B. „Nummer“ und „Kontakt“ des entsprechenden Vorgangs ab.

Neben der schnellen Ablage von eingehenden Dateien, kann der DMS Connector auch die in Business Central generierten Reports, wie z.B. gebuchte Verkaufsrechnungen, automatisch mit Metadaten in M-Files archivieren. Kompliziertes Ablegen und aufwendiges Suchen entfallen, so sind stets alle relevanten Informationen sowohl in Business Central als auch in M-Files im Fokus.

„Mit der Einführung von M-Files konnten wir die Digitalisierung unseres Unternehmens weiter vorantreiben. Wie gewohnt hat uns TSO-DATA sehr partnerschaftlich und professionell dabei unterstützt.
Zertifikate, Prüfberichte und weitere Dokumente sind jetzt im Handumdrehen auffindbar und müssen nicht lange gesucht werden. Die direkte Anbindung an unser ERP-System mit dem DMS Connector von TSO-DATA war äußerst einfach umzusetzen. M-Files erleichtert unsere Prozesse, wir sparen Zeit und profitieren von einer deutlich erhöhten Effizienz im Tagesgeschäft. Das bestätigen uns regelmäßig die betroffenen Abteilungen und Mitarbeiter.“
Dennis Alaze, Inhouse IT Consultant Freeze-Dry Foods GmbH.

Die TSO-DATA GmbH ist Teil der TSO-DATA Gruppe, die mehr als 200 Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen an den Unternehmensstandorten Osnabrück, Nürnberg und Bremen umfasst. Als IT-Spezialist und Microsoft Dynamics Partner entwickeln, implementieren und realisieren die Experten innovative IT-Lösungen und bieten individuelle Dienstleistungskonzepte – national und international. Dabei setzt TSO-DATA auf moderne und zukunftsorientierte Technologien, die sich speziell an die Bedürfnisse mittelständischer Unternehmen anpassen lassen.
Der Fokus des Lösungsportfolios liegt dabei auf der ERP-Lösung Microsoft Dynamics 365 Business Central / NAV, den Branchenlösungen KatarGo und LS Central für den Versand- und Einzelhandel, Dynamics 365 – CRM, Dokumentenmanagement mit M-Files und Microsoft SharePoint, Business Intelligence mit Microsoft Power BI und TARGIT sowie auf IT-Infrastruktur- und Cloud-Services.
Als IT-Full-Service-Partner begleitet die TSO-DATA GmbH Projekte von der ersten Analyse über die Prozessoptimierung und -umsetzung bis hin zur Einführung, Schulung und nachhaltigen Unterstützung – das entspricht der TSO-DATA Unternehmensphilosophie „IT im Herzen“.

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Einfache elektronische Signaturen ermöglichen es Kunden, Vertragsabläufe zu optimieren, die Einhaltung von Compliance-Auflagen zu gewährleisten und Transaktionskosten zu senken.

M-Files erweitert Integration mit Adobe für schnellere elektronische Signatur

Ratingen, 22.11.2022 – M-Files, ein führender Anbieter für metadatengesteuertes Informationsmanagement, veröffentlicht eine verbesserte Integration mit Adobe Sign. Damit ist die führende Lösung für elektronische Signaturen aus der Adobe Document Cloud jetzt direkt in M-Files verfügbar.

Die verbesserte Integration von Adobe in die metadatengesteuerte Plattform zum Dokumentenmanagement steht ab sofort unter dem Namen M-Files for Adobe Acrobat Sign im Solution Catalog bereit. Damit können Kunden einfach und vollständig automatisiert Signaturen nutzen – auch ohne einen separaten Servicevertrag und Deployment durch Adobe. Das neue E-Signatur-Paket von M-Files für Adobe Acrobat Sign nutzt die Webhook-Technologie für Echtzeit-Updates von Signaturprozessen zwischen M-Files und Adobe. Das bedeutet einen weiteren Schritt zum Ziel von M-Files, bessere Nutzungserfahrungen und eine höhere Arbeitsqualität bei geringerem Risiko zu bieten.

„Die Möglichkeit für rechtsverbindliche elektronische Signaturen ist kein Luxus mehr, sondern eine Grundvoraussetzung in der heutigen schnelllebigen Geschäftswelt“, so Mika Turunen, Senior Vice President Product and Engineering bei M-Files. „Unternehmen müssen unabhängig vom Aufenthaltsort ihrer Mitarbeitenden und dem Ort, an dem sich ihre Daten befinden, effizient arbeiten können. Die Möglichkeit, Transaktionen remote in Echtzeit abzuschließen, ist wichtiger denn je. Unsere verbesserte Integration mit Adobe, einem branchenführenden Anbieter von Lösungen für elektronische Signaturen, erlaubt Kunden die durchgängige Digitalisierung und Automatisierung in dokumentenlastigen Prozessen. Mit den integrierten Funktionen für elektronische Signaturen können sie die Zufriedenheit aller Beteiligten steigern, ihre Produktivität erhöhen und die Einhaltung von Compliance-Vorschriften sicherstellen.“

Branchen mit hohem Dokumentenaufkommen, z.B. Professional Services wie Beratung oder Engineering, verlangen nach schnelleren und effizienteren Prozessen, ohne dabei Abstriche bei der Compliance zu machen. Mit der verbesserten Integration M-Files for Adobe Acrobat Sign können Kunden von M-Files die Prozesse zur Vertragsunterzeichnung beschleunigen und erhalten eine effiziente und rechtlich sichere Möglichkeit, direkt in der M-Files-Plattform die Zustimmung oder Genehmigung für elektronische Dokumente und Formulare einzuholen.

„Mit der Möglichkeit, wichtige Dokumente schnell, einfach und sicher unterzeichnen zu können, werden Unternehmen in die Lage versetzt, vollständig digitale, kosteneffiziente Arbeitsabläufe zu erstellen, die die Produktivität steigern und zeitraubende Verwaltungsaufgaben reduzieren“, so Chris Whitcomb, Director, Worldwide Go-to-Market Partnerships, Adobe. „Wir freuen uns darauf, M-Files-Kunden einen schnelleren Zugang zu unserer cloudbasierten Lösung für elektronische Unterschriften zu ermöglichen, um die Dokumentensicherheit zu erhöhen und die Geschwindigkeit von Vertragsabschlüssen zu steigern.“

Mit dem E-Signatur-Paket von M-Files for Adobe Acrobat Sign können Benutzerinnen und Benutzer E-Signaturen aus jedem M-Files-Workflow heraus anfordern, einschließlich der mobilen M-Files Apps und über Integrationen mit beliebten Anwendungen wie Microsoft Teams, Salesforce und Google Workspace.

Mehr Informationen über die erweiterte Integration von M-Files for Adobe Acrobat Sign unter:
https://www.m-files.com/de

Eine unverbindliche und kostenlose Demo der M-Files-Plattform für metadatengesteuertes Informationsmanagement kann hier gebucht werden:
https://www.m-files.com/de/demo-vereinbaren/

M-Files ist ein weltweit führendes Unternehmen für Lösungen zum Informationsmanagement. Die Plattform für metadatengesteuertes Dokumentenmanagement von M-Files ermöglicht es Wissensarbeitern, sofort die richtigen Informationen in jedem Kontext zu finden, Geschäftsprozesse zu automatisieren und Compliance und Sicherheit im Informationsmanagement durchzusetzen. Damit können Unternehmen einen Wettbewerbsvorteil erzielen und ihre Performance steigern, indem sie besseren Kundenservice und höhere Qualität bei geringerem Risiko bieten können. Weitere Informationen finden Sie unter www.m-files.com.

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M-Files schildert gemeinsam mit seinem Partner DMSFACTORY auf der IDC Future of Work Konferenz Praxiserfahrungen mit neuen Formen der digitalen Zusammenarbeit und wie die Digitalisierung von Prozessen messbare Mehrwerte bietet.

ECM-Experte Jörg Eckard: M-Files bietet schon heute den Digitalen Arbeitsplatz der Zukunft (Bildquelle: DMSFACTORY)

Ratingen, 17.11.2022 – M-Files, ein führender Anbieter für metadatengesteuertes Informationsmanagement, berichtet gemeinsam mit seinem langjährigen Partner DMSFACTORY auf der Konferenz „Future of Work“ von IDC aus der Praxis der Digitalisierung.

Auf der IDC Future of Work Conference 2022 wird die Zukunft der Arbeit in vielen Facetten diskutiert. Welche Formen der digitalen Zusammenarbeit haben sich bewährt? Welche Arbeitsstile werden sich zukünftig durchsetzen? Wie lassen sich Remote und Mobile Work sicher gestalten? Wie können Lösungen zur Collaboration im Team aussehen? Wie können externe Stakeholder sicher und benutzerfreundlich in dokumentenlastige Prozesse integriert werden?

Der Digital Workplace bringt auch Fragen zum Change-Management mit sich. Mitarbeitende und Externe müssen motiviert werden, neue Technologien und Plattformen in der gewünschten Art und Weise zu nutzen. Funktionen müssen intuitiv nutzbar sein und begeistern, damit neue Plattformen schnell akzeptiert werden. Durch all diese Themen zieht sich zudem die Frage, wie neue Technologien diesen Wandel unterstützen und welche Chancen und Risiken damit verbunden sind.

M-Files unterstützt als metadatengesteuertes Informationsmanagement moderne Formen der Arbeit und Collaboration umfassend. Die Plattform stellt sicher, dass die Nutzenden Informationen nach dem Was-nicht-wo-Prinzip finden und ihnen Informationen immer im richtigen Kontext, orts- und geräteunabhängig angezeigt und bearbeitet werden. Bestehende Datensilos werden damit aufgelöst, da M-Files alle unternehmensweiten Informationen zentral aufbereitet. Zudem können Metadaten und insbesondere die dadurch entstehende Klassifizierung genutzt werden, um die richtige Bearbeitung von Informationen zu steuern. So können Workflows wie Genehmigungsprozesse eingehalten, sensible Informationen besonders geschützt und andere Governance-Aspekte wie beispielsweise Aufbewahrungsfristen automatisiert werden.

DMSFACTORY ist Spezialist für sichere und effiziente Geschäftsprozesse und setzt für seine Kunden die Vision des papierlosen Büros um. „Wir haben viele Kunden erfolgreich bei der Digitalisierung dokumenten- und datengetriebener Prozesse unterstützt. Sie arbeiten heute flexibler, effizienter und sicherer und haben dank M-Files immer die Informationen zur Hand, die sie gerade benötigen. Ich freue mich, Erfahrungen aus der langjährigen Praxis mit DMS und ECM auf der Veranstaltung weiterzugeben“, sagt Jörg Eckhard, ECM-Experte und Vertriebsleiter bei der DMSFACTORY.

In seinem Praxisbericht „Vom Trend zum ROI, wie Unternehmen von Digital-Work-Modellen profitieren“ teilt der ECM-Experte Erfahrungen aus verschiedenen Digitalisierungsprojekten und macht deutlich, wie Digitalisierung nicht nur funktioniert, sondern auch einen messbaren Mehrwert bietet. Dabei stehen die neuen Möglichkeiten zur Unterstützung und Automatisierung von Prozessen und Collaboration im Fokus.

„M-Files bringt die unterschiedlichen Bestandteile des Digital Workplace zusammen, löst Informationssilos ohne Migration auf und lässt die Nutzenden mit den Tools arbeiten, die sie für ihre tägliche Arbeit bevorzugen. So werden Flexibilität und stringente Einhaltung von Compliance und Sicherheit miteinander in Einklang gebracht“, ergänzt Christian Habenstein, Director Channel Sales Western Europe bei M-Files.

Mehr Informationen zur IDC Future of Work Conference 2022 am 17. November 2022 in Garching bei München:
https://www.idc.com/eu/events/69643-idc-future-of-work-conference-2022-germany

Mehr Informationen zur M-Files-Plattform für metadatengesteuertes Informationsmanagement:
https://www.m-files.com/de/

Mehr Informationen zu den erfolgreichen ECM-Projekten der DMSFACTORY:

Homepage

M-Files ist ein weltweit führendes Unternehmen für Lösungen zum Informationsmanagement. Die Plattform für metadatengesteuertes Dokumentenmanagement von M-Files ermöglicht es Wissensarbeitern, sofort die richtigen Informationen in jedem Kontext zu finden, Geschäftsprozesse zu automatisieren und Compliance und Sicherheit im Informationsmanagement durchzusetzen. Damit können Unternehmen einen Wettbewerbsvorteil erzielen und ihre Performance steigern, indem sie besseren Kundenservice und höhere Qualität bei geringerem Risiko bieten können. Weitere Informationen finden Sie unter www.m-files.com.

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Die Digitalisierung von Geschäftsprozessen etabliert sich als Basis-Baustein einer innovationsorientierten Unternehmensstrategie

Quelle: Unsplash / Joshua Sortino

Essen, 14. November 2022 – Die digitale Transformation hat – auch auf Grund von COVID-19 und Home Office – in den letzten drei Jahren einen gewaltigen Sprung hingelegt. Das Dokumenten- und Enterprise Content Management (DMS/ECM) ist hier keine Ausnahme. Doch wie geht es mit der Digitalisierung von Geschäftsprozessen 2023 angesichts der unsicheren wirtschaftlichen Lage weiter? EASY SOFTWARE (https://easy-software.com/de/) hat die wichtigsten Trends der Branche zusammengefasst.

#1 Das Archiv der Zukunft
Das digitale Archiv galt lange als geläufige Standard-Komponente von ECM/DMS-Systemen, um Unterlagen und Verträge revisionssicher und datenschutzkonform zu speichern und bei Bedarf zuverlässig aufzufinden. Diese Stärken bestehen weiterhin. Zukünftig werden aber zusätzliche Potenziale in den Vordergrund treten. Denn in den im Archiv abgelegten und vernetzten Informationen steckt echtes Wissen – und damit ein noch vielfach ungenutzter Datenschatz.

Das Archiv der Zukunft wird zum zentralen Daten-Wissens-Hub und liefert als Single Point of Truth (SPoT) Einblicke in Zusammenhänge und Strukturen. Das ermöglicht nicht nur die Optimierung von internen Workflows. In Verbindung mit anderen Dritt-Systemen (z. B. ERP, CRM) lassen sich Synergien abteilungsübergreifend nutzen. Mitarbeitende können relevante Informationen an einer zentralen Stelle abfragen und sie für tägliche Aufgaben, aber auch für neue Projekte, Risikoanalysen und Prognoseberichte heranziehen. Gleichzeitig bildet das Archiv in naher Zukunft das Trainingsfeld für Machine Learning (ML) und die Basis für intelligente Anwendungen.

#2 KI-Anteil in DMS wächst
Der KI-Anteil in Dokumentenmanagementsystemen nimmt weiter zu. Intelligente Lösungen kommen dabei vor allem beim automatisierten Auslesen sowie beim Extrahieren relevanter Daten zum Einsatz. Bei standardisierten und repetitiven Abläufen finden sich zudem Robotic Process Automation (RPA) sowie im Kundenkontakt Chatbots, die Natural Language Processing (NLP) nutzen, um mit Anwendern zu kommunizieren.

Das volle Potential von KI-Technologien ist damit jedoch längst nicht ausgeschöpft. Je stärker sich das ECM/DMS in Richtung Archiv der Zukunft entwickelt, desto vielfältiger lassen sich die Daten für KI-Anwendungen nutzen. So könnten KI-Systeme zukünftig auf Basis von Angeboten und Rechnungen Benchmark-Analysen von Zulieferern erstellen, um in Echtzeit den optimalen Preis einer Ware zu ermitteln. Auch automatische Risikoanalysen hinsichtlich der Compliance von Zulieferern sind theoretisch denkbar.

#3 Cloud, Cloud und nochmals Cloud
Das Archiv der Zukunft befindet sich in der Cloud. Gerade im Mittelstand ist die Cloud-Nutzung im letzten Jahr massiv gewachsen: So geben laut Flexera 53% der KMUs (https://info.flexera.com/CM-REPORT-State-of-the-Cloud-DE) bereits mehr als 1,2 Millionen US-Dollar für ihre Instanzen aus. Damit hat sich die Cloud endgültig auch als sicherer Aufbewahrungsort etabliert, um Dokumente mit einem Klick zentral und ortsunabhängig zu speichern. Dabei gilt: Je schlanker die Cloud-DMS-Lösungen, desto höher die Performance. Bei neuen Versionen nehmen Anwender Wartungsarbeiten und Updates kaum noch wahr. Ein weiterer Vorteil der schlanken Lösungen: Fachanwendungen und Integrationen lassen sich wesentlich einfacher anbinden. Über einfache Plug-Ins können Anbieter so neue Funktionen bereitstellen, flexibler auf wechselnde Anforderungen auf Kundeseite eingehen und neue Geschäftsmodelle umsetzen.

#4 Nachhaltiges Digitalisieren heißt Inventur machen
Der Nachhaltigkeitsfaktor des digitalen Dokumentenmanagements zeigt sich nirgendwo so deutlich wie im papierlosen Büro. 2022 verzichtete bereits jedes zwölfte Unternehmen (8%) (https://www.bitkom.org/Bitkom/Publikationen/Elektronische-Beleg-und-Rechnungsdaten-im-Jahr-2022)auf das Ausdrucken und Versenden von Verträgen, Lieferscheinen, Rechnungen & Co. – Tendenz steigend.

Doch der Ansatz „Nachhaltigkeit durch Digitalisierung“ wirft schnell die Frage nach der „nachhaltigen Digitalisierung“ auf. Die Fähigkeit, im digitalen Archiv unnötige Unterlagen schnell und einfach zu löschen, wird hier entscheidend. Denn die kontinuierliche Inventur spart Speicherplatz und Rechenleistung in der Cloud und verbessert damit die Energiebilanz. Smarte ECM-Tools helfen, die Dokumente auf ihren Mehrwert bzw. auf ihre Relevanz hin zu prüfen und so selbst in über Jahre hinweg gewachsenen Datenarchiven „nachhaltig“ zu haushalten.

#5 Neue Rolle des Einkaufs
Der Einkauf steht vor einem schwierigen Jahr. Die hohe Inflationsrate lässt die Kaufkraft von Budgets schmelzen, die Supply Chain steckt weiter in der Krise und die Auftragslage bleibt unsicher. Gleichzeitig wächst der Druck auf Unternehmen, ihr Lieferantenökosystem neu aufzustellen und Zulieferer verstärkt nach nachhaltigen Gesichtspunkten auszuwählen. In diesem Spannungsfeld entwickelt sich der Einkauf zum Dreh- und Angelpunkt geschäftskritischer Entscheidungen.

Um dieser neuen Rolle als strategischer Partner gerecht zu werden, müssen sich die Teams von aufwändigen Routineaufgabe befreien. Gefragt sind ein höherer Automatisierungsgrad und eine durchgängige Digitalisierung der Purchase-to-Pay(P2P)-Prozesse. Das entlastet nicht nur den Einkauf, sondern macht das Arbeiten im Waren- und Rechnungseingang sowie im Vertragsmanagement um ein Vielfaches effizienter.

#6 Neue Compliance-Anforderungen leichter erfüllen
Die Digitalisierung von Geschäftsprozessen wird in den nächsten Jahren ausschlaggebend sein, um gesetzliche Regelungen und Compliance-Vorgaben zu erfüllen. Mit Inkrafttreten des Lieferkettengesetzes (LkSG) im Januar 2023 müssen sich z. B. Unternehmen von ihrem Zuliefer-Netzwerk vertraglich versichern lassen, dass ökologische sowie soziale Standards erfüllt werden. Um hier der Sorgfaltspflicht nachzukommen, ist die Digitalisierung des Vertragsmanagements – einschließlich der E-Signatur – unabdingbar.

Auch das E-Invoicing etabliert sich zum Status Quo. Um den Betrug bei der Umsatzsteuer zu bekämpfen, plant beispielsweise die Bundesregierung im nächsten Jahr, ein zentrales Meldesystem für Rechnungen einzuführen. Ähnliche Clearance-Systeme, in denen Rechnungssteller ihre Belege an die Steuerbehörden schicken, sind in vielen Ländern der EU bereits im Einsatz.

EASY SOFTWARE, eines der führenden deutschen ECM-Software-Unternehmen, steht für automatisierte, flexible und revisionssichere Prozesse und Daten. Wir digitalisieren und optimieren dokumentenbasierte Prozesse und ermöglichen unseren Kunden schnelle und intelligente Entscheidungen. Mit über 30 Jahren Erfahrung ist EASY SOFTWARE ausgewiesener Experte für Archivierung, ECM-, DMS-, P2P- und HCM-Softwarelösungen, die bereits bei tausenden Unternehmen weltweit im Einsatz sind. Dafür engagieren sich leidenschaftlich über 300 EASY Mitarbeitende gemeinsam mit unserem großen Partner-Ökosystem. Mehr Informationen unter https://easy-software.com/de/.

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Der M-Files-Channel brummt und das SaaS-Modell beschert den Partnern hohe wiederkehrende Umsätze. Subscriptions wirken als Umsatzmultiplikator. Virtuelle Veranstaltungsreihe bindet Partner enger ein und unterstützt sie im täglichen Business.

M-Files baut Channel-Programm weiter aus und stärkt Partner

Ratingen, 20.10.2022 – M-Files, ein führender Anbieter von metadatengetriebenem Informationsmanagement, kündigt den Ausbau seines erfolgreichen Partnerprogramms an und berichtet von gemeinsamen Erfolgen mit den Partnern. Im Kern des Ausbaus steht ein spezielles, auf den Informationsbedarf von Partnern ausgerichtetes Webinar-Programm zur Intensivierung der Zusammenarbeit.

Der M-Files-Channel brummt
In seinem Partnerprogramm arbeitet M-Files mit Technologieherstellern, Lösungsanbietern, Systemintegratoren und Resellern zusammen, um gemeinsam Kunden dabei zu helfen, ihre Geschäftsabläufe in der von New Work geprägten Welt des flexiblen Arbeitens von überall zu verbessern. Das Programm bietet den Partnern dynamisch zahlreiche Hilfsmittel zur Steigerung des Umsatzes, die sich leicht in die Geschäftsstrategien der Partner integrieren lassen.

In diesem Jahr hat das Unternehmen eine neue Akkreditierung als Certified Trainer eingeführt und neue Partnerschulungsworkshops entwickelt, die sich auf die technische Bereitstellung und Best Practices für die Projekte der metadatengesteuerten M-Files-Plattform zum Informationsmanagement konzentrieren. Darüber hinaus hat M-Files ein Programm zum Fokus auf den Kundenerfolg im Channel eingeführt, mit dem Partner ihre eigenen Strategien für Kundenerfolgsmaßnahmen entwickeln können, um ihren Umsatz mit M-Files auszubauen.

Diese Zusammenarbeit zahlt sich für beide Seiten deutlich in hoher Kundenzufriedenheit aus: Gemeinsam mit den Partnern konnte M-Files im vergangenen Jahr eine Gross Revenue Retention von mehr als 90 % erzielen – diese Kennzahl misst den wiederkehrenden Umsatz mit Bestandskunden inklusive Kündigungen und Reduktionen, aber ohne Erweiterungen. Zudem konnte M-Files eine 70-prozentige Steigerung bei neuen Kundenimplementierungen in der Cloud verzeichnen. In den vergangenen sechs Monaten stieg die Anzahl der zertifizierten M-Files Delivery Partner um zwei Drittel, die Anzahl der zertifizierten Solution Engineers um 60 % und die Anzahl der zertifizierten Entwickler um 59 %.

„Wir bei M-Files haben uns zum Ziel gesetzt, unseren Vertriebspartnern die Ressourcen zur Verfügung zu stellen, die sie für den Ausbau ihres Geschäfts benötigen. Wir helfen ihnen dabei, den Wert, den sie ihren Kunden bieten, deutlich zu steigern“, so Bob Pritchard, Chief Revenue Officer bei M-Files. „Im Jahr 2022 haben wir die Kommunikation mit unseren Partnern rund um den Globus durch die Einrichtung eines speziellen Channel-Marketing-Teams und durch umfassende Partnerschulungen weiter verbessert. Die neue Webinar-Reihe ist ein weiterer hochwertiger Baustein, der nicht nur das Vertrauen von Partnern und Kunden in die Lösungen von M-Files stärkt, sondern auch zu noch erfolgreicheren Ergebnissen führt.“

M-Files-Business ist ein Katalysator für die Partner
Mit seinem SaaS-Geschäftsmodell unterstützt M-Files seine Partner dabei, mit hohen jährlich wiederkehrenden Umsätzen wirtschaftliche Stabilität zu erzeugen und Erträge zu sichern. Interessant ist auch der Multiplikatoreffekt von M-Files-Umsätzen bei den Partnern. M-Files – als universelle Plattform – wird bei Kunden rasch für immer neue Anwendungsgebiete genutzt. Daraus generieren sich wiederum Dienstleistungsaufträge für die Partner.

„Wir haben berechnet, dass der Verkauf von SaaS-Lizenzen für M-Files einen starken Multiplikatoreffekt auf unsere Serviceeinnahmen hat. Im Rahmen unseres dedizierten Programms zum Kundenerfolg generiert jeder Dollar, den ein Kunde für M-Files-SaaS-Lizenzen ausgibt, über die gesamte Lebensdauer des Kunden durchschnittlich 3 Dollar an zusätzlichen Dienstleistungen durch uns“, so Brad Nickle, CEO von Strickland Solutions, einem langjährigen M-Files-Premier-Partner. So beschleunigt das SaaS-Modell von M-Files auch die Transformation von Partnern zu nachhaltigerem Erfolg im Markt.

Umfangreiche Webinar-Reihe bietet Austausch, Vertriebsunterstützung und Support
Die kürzlich gestartete neue Webinar-Reihe, die noch bis Mai 2023 läuft, bietet Partnern zusätzliche Möglichkeiten zum geschäftlichen und strategischen Austausch, zur Vertriebsunterstützung und zum erweiterten technischen Support. Die Webinare werden teils global, teils regional durchgeführt.

Dabei spannen sich die Themen über drei Bereiche: In den quartalsweisen Keynotes Webinars liegt der Fokus auf Strategie und Ausblick auf neue Produkte, interessante Märkte und Marketingkampagnen und beinhaltet auch virtuelle Partner Summits. Die Commercial Webinars richten sich an Sales und Marketing. Fachexperten von M-Files stellen hier neue Marketing- und Sales-Kampagnen vor, bieten Ask me Anything Sessions, erläutern Sales Playbooks und präsentieren weitere Tools für die Partner. Die Technical Webinars zielen auf Pre- und Post-Sales Consultants, Projektmitarbeitende, Developer und anderes technisches Personal. Diese Webinare erläutern alle technischen Aspekte der M-Files-Plattform wie die neuesten Produktversionen, Roadmaps und technischen Updates. Außerdem gibt es eine Reihe von „Partner Showcase“-Webinaren, in denen Partner aus der ganzen Welt ihre einzigartigen Lösungen und Anwendungen vorstellen, die sie für die M-Files-Plattform entwickelt haben. Dieses virtuelle Programm zur Intensivierung der Zusammenarbeit mit Partnern wird im kommenden Frühjahr durch die Global Partner Conference als Präsenzveranstaltung ergänzt werden.

Die Webinar-Reihe wird hier im Detail vorgestellt:
https://media.m-files.com/m-files-partner-program-webinar-series.

Weitere Informationen über das M-Files-Partnerprogramm finden Sie unter:
https://www.m-files.com/de/partner-2/ein-partner-werden/

M-Files ist ein weltweit führendes Unternehmen für Lösungen zum Informationsmanagement. Die Plattform für metadatengesteuertes Dokumentenmanagement von M-Files ermöglicht es Wissensarbeitern, sofort die richtigen Informationen in jedem Kontext zu finden, Geschäftsprozesse zu automatisieren und Compliance und Sicherheit im Informationsmanagement durchzusetzen. Damit können Unternehmen einen Wettbewerbsvorteil erzielen und ihre Performance steigern, indem sie besseren Kundenservice und höhere Qualität bei geringerem Risiko bieten können. Weitere Informationen finden Sie unter www.m-files.com.

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Kofax erweitert seine Fähigkeiten im Bereich der intelligenten Dokumentenverarbeitung

Kofax übernimmt Ephesoft (Bildquelle: © Kofax)

Kofax (http://www.kofax.de/?utm_source=PR&utm_medium=press_release&utm_campaign=Ephesoft), ein führender Anbieter von Intelligent Automation (IA)-Software für die digitale Workflow-Transformation ( www.kofax.de (http://www.kofax.de/)), übernimmt Ephesoft. Der Automatisierungsspezialist Kofax, der von TA Associates und der Clearlake Capital Group, L.P. gehalten wird, erweitert mit der Übernahme seine Lösungen für intelligente Dokumentenverarbeitung (IDP) und stärkt seine Vertriebskanäle. Mit globaler Abdeckung und Cloud-Lösungen bietet das kombinierte Unternehmen nun Organisationen Mehrwertlösungen zur Beschleunigung von Implementierungen. Die finanziellen Bedingungen der Transaktion wurden nicht bekannt gegeben.

„Wir freuen uns, die Kunden, Partner und Mitarbeiter von Ephesoft in der Kofax-Familie willkommen zu heißen. Wir haben die Fortschritte von Ephesoft auf dem Markt seit Jahren verfolgt, da wir uns beide darauf konzentriert haben, Kunden bei der digitalen Transformation ihrer Unternehmen zu unterstützen“, sagt Reynolds C. Bish (https://www.kofax.de/about?utm_source=PR&utm_medium=press_release&utm_campaign=Ephesoft), Chief Executive Officer bei Kofax. „Diese Übernahme erweitert unsere IDP-Lösungen und Cloud-Fähigkeiten und ermöglicht es Kofax, die Bedürfnisse von Kunden auf der ganzen Welt zuverlässig zu erfüllen.“

Ike Kavas, Gründer und Chief Executive Officer von Ephesoft, ergänzt: „Wir haben Ephesoft zu einem umfassenden Angebot an intelligenten Dokumentenverarbeitungsfunktionen mit Mehrwert ausgebaut und freuen uns darauf, dieses Wachstum als Teil von Kofax fortzusetzen. Kofax wird die Reichweite von Ephesoft auf dem Markt und die Fähigkeit, das Geschäft zu skalieren, deutlich verbessern. Unsere Kunden werden ebenfalls von der größeren Marktreichweite von Kofax profitieren, und gemeinsam können wir ihnen die breiteste Palette an Software und Lösungen anbieten, durch die sie ihre digitale Workflow-Transformation beschleunigen können.“

Kofax wird die Produkte und Kunden von Ephesoft weiterhin unterstützen, und Ike Kavas wird weiterhin die organisatorischen Aufgaben bei Ephesoft verantworten.

„Der Zusammenschluss von Kofax und Ephesoft untermauert unsere Wachstumsvision für Kofax und vereint Erfahrung und Produktkompetenz im Bereich der intelligenten Dokumentenverarbeitung, um den Kunden des kombinierten Unternehmens ein umfassenderes Angebot an Softwarelösungen zu bieten“, so Paul Huber, Managing Director von Clearlake. Erik Hansen, Vice President von Clearlake dazu: „Wir haben aus erster Hand erfahren, wie die Pandemie und die damit verbundenen Verlagerungen Unternehmen dazu veranlasst haben, manuelle Arbeitsabläufe neu zu bewerten, und wir glauben, dass die Trends, die dem Wandel zu digitalen Arbeitsabläufen zugrunde liegen, langfristig sind. Diese Partnerschaft ist ein wichtiger Meilenstein in unserem Bestreben, Kofax bei der Bewältigung dieser Trends an vorderster Front zu positionieren.“

„Die Nachfrage nach digitaler Transformation nimmt weiter zu, da Unternehmen versuchen, ihre Angebote zu verbessern und sich auf dem Markt zu differenzieren“, bestätigt auch Harry Taylor, Managing Director bei TA. TA-Director Mike Libert betont zudem: „Die Übernahme von Ephesoft unterstützt die allgemeine Wachstumsstrategie von Kofax, weil sie das Software- und Lösungsangebot des Unternehmens erweitert, und es gestattet, die sich entwickelnden Kundenbedürfnisse noch besser zu erfüllen. Wir freuen uns auf die weitere Zusammenarbeit mit Kofax, während das Unternehmen diese Akquisition abschließt und Möglichkeiten für weiteres Wachstum und neue Produktinnovationen auslotet.“

Als exklusiver Finanzberater von Ephesoft fungierte bei der Übernahme Mizuho Securities.

Über Kofax

Kofax ermöglicht Unternehmen, Work Like Tomorrow™ schon heute zu realisieren. Die Intelligent Automation-Softwareplattform von Kofax hilft Unternehmen, die digitale Transformation ihrer Geschäftsprozesse schnell voranzubringen. Insbesondere trägt sie dazu bei, manuelle Aufwände zu reduzieren und Kosten zu senken. Kofax kombiniert Funktionalitäten wie RPA, Cognitive Capture, Prozess-Orchestrierung, Mobilität sowie Analytics zu extrem leistungsfähigen Komplettlösungen. Dadurch erhöht sich die Wettbewerbsfähigkeit der Unternehmen und die Kundenbindung wird weiter verbessert. Auch Compliance-Anforderungen lassen sich somit adressieren. Vor allem aber ermöglichen die Kofax-Lösungen für die digitale Transformation Business-Agilität bei gesteigerter Rentabilität. Weitere Informationen unter http://www.kofax.de/ und im Kofax-Blog. Oder folgen Sie uns auf LinkedIn und Twitter.

Über Clearlake

Clearlake Capital Group, L.P. ist eine im Jahr 2006 gegründete Investmentgesellschaft, die integrierte Geschäftsbereiche in den Domänen privates Beteiligungskapital (Private Equity), Kredite und anderen damit zusammenhängenden Strategien bedient. Dabei legt die Gesellschaft den Fokus auf bestimmte Branchen und strebt die partnerschaftliche Zusammenarbeit mit den Geschäftsleitungen an, indem sie mit geduldigem, langfristigem Kapital in Unternehmen investiert, die von Clearlakes Ansatz zur operativen Verbesserung O.P.S. ® profitieren können. Das Hauptaugenmerk der Gesellschaft liegt auf dem Technologie-, Industrie- und Verbrauchersektor. Clearlake verwaltet derzeit ein Vermögen von mehr als 72 Milliarden US-Dollar. Seine Senior Investment Principals haben mehr als 400 Investitionen geleitet oder mitgeleitet. Hauptsitz der Gesellschaft befindet sich in Santa Monica (Kalifornien), Niederlassungen gibt es in Dallas (Texas), London und Dublin. Weitere Informationen finden Sie auf www.clearlake.com und Twitter (@Clearlake).

Über TA Associates

TA Associates ist ein weltweit führendes Private-Equity-Unternehmen für Wachstumskapital. Mit gezieltem Fokus auf fünf Branchen – Technologie, Gesundheitswesen, Finanz-, Verbraucher- und Unternehmensdienstleistungen – investiert TA in rentable, wachstumsstarke Firmen mit Chancen auf nachhaltiges Wachstum. Bisher hat TA in mehr als 560 Firmen in der ganzen Welt investiert. Als Mehrheits- oder Minderheitsinvestor verfolgt TA einen langfristigen Ansatz und nutzt seine strategischen Ressourcen, um die Geschäftsleitungen dabei zu unterstützen, dauerhafte Werte in qualitativ hochwertigen wachstumsstarken Unternehmen aufzubauen. Seit seiner Gründung im Jahr 1968 hat TA Kapital in Höhe von 47,5 Milliarden US-Dollar aufgebracht. Die mehr als 100 Anlageexperten des Unternehmens sind in Boston, Menlo Park, Austin, London, Mumbai und Hongkong tätig. Weitere Informationen über TA Associates finden Sie unter www.ta.com.

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Partner Tebicom führt M-Files als zentrales ECM-System bei Schweizer Bauunternehmen ein. Digitalisierung ermöglicht Wandel von papierbasierten Prozessen zu kollaborativem Informationsmanagement.

Groupe Grisoni orchestriert ihre Bauprojekte mit M-Files

Ratingen, 14.9.2022 – M-Files, führender Anbieter für metadatengesteuertes Informationsmanagement, berichtet gemeinsam mit dem langjährigen Schweizer Partner Tebicom über die erfolgreiche Einführung von M-Files als zentrale Plattform für Dokumentenmanagement und Prozessautomatisierung bei der Groupe Grisoni.

Die Grisoni-Gruppe ist ein Schweizer Bauunternehmen, das mit fünf Tochtergesellschaften, zwölf Filialen und 1200 Beschäftigten acht große Leistungsbereiche abdeckt. Dazu gehören Tiefbau, Hochbau, Geothermie, Eisenbahnbau und Generalunternehmung.

Da Dokumentenmanagement in der Bauindustrie eine zentrale Rolle spielt, setzte das Unternehmen früh auf die Digitalisierung der Geschäftsprozesse. Als das bisher eingesetzte System ihren Bedürfnissen nicht mehr entsprach, entschied sich die Grisoni-Gruppe nach Beratung mit ihrem Infrastrukturpartner Tebicom für die metadatenbasierte Informationsmanagementplattform von M-Files.

„Wir wollten unsere Dokumente zentralisieren und so weit wie möglich papierlos machen, um die Suche zu erleichtern und die interne Verwaltung zu vereinfachen. Unser vertrauenswürdiger Partner Tebicom hat dafür M-Files als leistungsfähige Plattform eingeführt. Diese Kombination ist ein gewinnbringendes Duo“, so Yannick Bürgisser, Kaufmännischer Leiter bei der Groupe Grisoni. Das Ergebnis spricht für sich, denn der Suchaufwand nach Dokumenten konnte um 80% reduziert werden.

Nachdem im ersten Schritt generell die Kontrolle über alle Dokumente und Dateien hergestellt war, rückte die Unterstützung von Prozessen in den Mittelpunkt. Besonders lohnend für die Groupe Grisoni war die Integration von M-Files in den Rechnungseingangsprozess, wodurch die Bearbeitungszeit für Eingangsrechnungen drastisch auf ein Zehntel reduziert werden konnte. Dank M-Files herrscht jederzeit Transparenz über den Status einer Rechnung – beispielsweise warum und wo die Freigabe blockiert ist. Die Abwicklung wird beschleunigt, was erhebliche Skontogewinne ermöglicht. Und von den 1500 Rechnungen, die jede Woche bearbeitet werden, geht keine mehr verloren.

Mit dem Rückenwind dieses Erfolges wurde M-Files als bereichsübergreifende Plattform für das Dokumentenmanagement und die Automatisierung von Prozessen etabliert und der Einsatzbereich nach und nach erweitert. Beispielsweise erfolgt heute auch die Posteingangsverarbeitung mit der metadatenbasierten Plattform.

Die Groupe Grisoni schätzt besonders die Funktionen zur Kollaboration, die die einfache und effiziente Zusammenarbeit der verschiedenen Beteiligten einer Baustelle ermöglichen. Die digitale Archivierung durch M-Files vereinfacht die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben: Alle Informationen zu Baustellen, die älter als zehn Jahre sind, werden automatisch gesetzeskonform archiviert.

Da die Groupe Grisoni mit den bisherigen Ergebnissen mehr als zufrieden ist, plant sie, mit M-Files weitere Bereiche zu automatisieren. Vorgesehen sind nun zunächst die Baustellenverwaltung, das Personalmanagement und die Lagerbestandsverwaltung sowie die digitale Ausstattung der Vorarbeiter.

„Wir sind stolz darauf, die Gruppe Grisoni bei ihrer digitalen Transformation begleitet zu haben. Dank M-Files verwendet die Gruppe fast kein Papier mehr und alle Entscheidungen und Prozesse sind jederzeit nachvollziehbar. M-Files als Herz des Informationsmanagements war die richtige Plattform dafür“, fasst Christian Bosson, Vertriebsingenieur bei Tebicom, den gemeinsamen Projekterfolg zusammen.

Die vollständige Fallstudie kann hier eingesehen werden:
https://ressourcen.m-files.com/fallstudien

Mehr Informationen zu den intelligenten Lösungen zum Informationsmanagement von M-Files:
https://www.m-files.com/de

M-Files ist ein weltweit führendes Unternehmen für Lösungen zur Informationsverwaltung. Die Plattform für metadatengesteuertes Dokumentenmanagement von M-Files ermöglicht es Wissensarbeitern, sofort die richtigen Informationen in jedem Kontext zu finden, Geschäftsprozesse zu automatisieren und Compliance und Sicherheit im Informationsmanagement durchzusetzen. Damit können Unternehmen einen Wettbewerbsvorteil erzielen und ihre Performance steigern, indem sie besseren Kundenservice und höhere Qualität bei geringerem Risiko bieten können. Weitere Informationen finden Sie unter www.m-files.com.

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