Tag DMS

Mit der DOCBOX® zur digitalen Fahrzeugakte

Die digitale Fahrzeugakte bietet für das Autohaus Melzer die optimale Handhabung der zu den Fahrzeugen gehörenden Dokumente und Informationen. Workflow basierte Abläufe sorgen für eine bessere Transparenz und schnellere Auskunftsfähigkeit. Die DOCBOX® unterstützt die Recherche und Bearbeitung verschiedenster Dokumente. Firmeninhaber und Geschäftsführer Christian Melzer: „Digitale Prozesse verschaffen uns mehr Zeit für das Wesentliche: unsere Kunden.“

Digitalisierte Dokumente sorgen für Transparenz
In der DOCBOX® werden Angebote, Bestellungen, Kaufverträge, Rechnungen, Lieferscheine oder Wartungsaufträge zu den einzelnen Fahrzeugen digital abgelegt. Jedem Fahrzeug werden Herstellerinformationen, Nachweise zu Wartungstätigkeiten oder Wartungsprotokolle verbindlich zugewiesen.
Im Tagesgeschäft entstehen vor allem in den Bereichen An- und Verkauf, Reparatur und Service zahlreiche Dokumente und Daten. Über die in der DOCBOX® angelegten digitalen Fahrzeugakten können die Mitarbeitenden des Autohauses Melzer vollkommen orts- und zeitunabhängig auf alle Dokumente und Informationen zugreifen. Beim An- und Verkauf, bei Inspektionen und beim Kundenkontakt sind diese Informationen somit schnell verfügbar.
Mit dem Rechnungsworkflow der DOCBOX® bildet das Autohaus Melzer den Prozess zur Erfassung und Bearbeitung der Eingangsrechnungen ab. Der Rechnungsworkflow regelt, welche Tätigkeiten bei der Rechnungsbearbeitung in welcher Reihenfolge, unter welchen Bedingungen von wem erledigt werden sollen. Auch die Ausgangsrechnungen werden über einen Workflow gesteuert.
Ein Workflow wurde ferner für die Ablauforganisation der Werkstattaufträge eingerichtet. Zunächst wird der Auftrag über das ERP-System erfasst. Es erfolgt eine Auftrags-bestätigung. Mithilfe der Hard- und Software von signotec werden alle Dokumente über Unterschriftenpads elektronisch signiert. Die unterschriebenen Serviceaufträge und Datenschutzerklärungen werden automatisch und revisionssicher in der DOCBOX® in separaten Ordnern archiviert. Christian Melzer zeigt sich begeistert: „Pro Werkstattdurchgang sparen wir – dank der digitalen Lösungen von signotec und der DOCBOX® – ca. sechs Minuten Bearbeitungszeit ein. Und die einfache Bedienung schafft bei allen Anwender:innen große Akzeptanz.“

Über Autohaus Melzer e. K., Chemnitz:
Zufriedene Kund:innen sind das oberste Ziel des koda-Vertragspartners. Dies gilt für die Kund:innen sowohl im Service als auch im Verkauf. Mit dem Kundenversprechen macht das Autohaus Melzer seine Ansprüche transparent. Die Mitarbeitenden finden gemeinsam mit den Kund:innen eine Fahrzeuglösung, die deren individuellen Anforderungen berücksichtigt. Das Autohaus Melzer bietet ein herausragendes Probefahrt-
Erlebnis und präsentiert die Technologien der Produkte immer mit dem Blick auf die persönlichen Anforderungen der Kund:innen. Deren Meinung ist dem Unternehmen sehr wichtig. Die Mitarbeitenden fragen nach ihrer Zufriedenheit mit den Produkten und Serviceleistungen, um für sie noch besser zu werden. Vor dem Beginn von Servicearbeiten wird ein transparentes Angebot erstellt. Die Qualität der Servicearbeiten wird garantiert, die durchgeführten Arbeiten und entstandenen Kosten werden im Detail erklärt.

Skoda Partner in Chemnitz und Limbach-Oberfrohna

Über aktivweb System- und Datentechnik GmbH:
aktivweb ist Lösungslieferant kaufmännischer Geschäftsprozesse, digitaler Aktenlösungen, sowie CMS-Systeme und Webanwendungen. Mit ihrem Softwareprodukt DOCBOX® und über 100 autorisierten Vertriebspartnern zählt aktivweb System- und Datentechnik zu den führenden Entwicklungs- und Vertriebsunternehmen auf dem nationalen Wachstumsmarkt für Archivierungs- und Dokumenten-Management-Systemen (DMS). Die Bestandskunden kommen nahezu aus allen Branchen und allen Größenordnungen – von globalen Konzernen, innovativen mittelständischen Betrieben bis zu Einzelunternehmen.

Firmenkontakt
aktivweb System- und Datentechnik GmbH
Uwe Weikl
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94249 Bodenmais
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uwe.weikl@aktivweb.de
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Dr. Stephen Hahn Kommunikation
Stephen Hahn
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Für das Dokumenten-Management-System ecoDMS ist das erste Rolling Release erschienen. Das Update beinhaltet neue Funktionen und verbessert die Leistung und Stabilität dieser Software.

Dokumenten-Management-System ecoDMS

Aachen, im Juni 2021. Für das Dokumenten-Management-System ecoDMS ist das erste Rolling Release erschienen. Das Update beinhaltet neue Funktionen und verbessert die Leistung und Stabilität dieser Software:

Export und Versenden: Globale Dateinamen selbst konfigurieren
Volltextindizierung: Beschleunigt und optimiert
ecoDMS OCR: Erkennt mehr Sprachen, kann als Standard für alle Dokumente aktiviert werden
Neue Zoomstufe: Insgesamt 4 Stufen in der Kachelansicht verfügbar
Silent Installer: Unbeaufsichtigte Installation von Client + Drucker unter Windows

Die erweiterte OCR-Erkennung bietet noch mehr Leistung bei der Dokumentensuche. Administratoren können von nun an die gewünschten Sprachen für die Texterkennung selbst auswählen. Neben Deutsch und Englisch können nun auch die Sprachen Französisch, Spanisch, Niederländisch, Türkisch und Italienisch für die automatische Texterkennung von neuen Dokumenten aktiviert werden. Darüber hinaus indiziert der integrierte „OCR-Turbo“ die Dokumente noch schneller.

Für die Ansicht der Dokumente gibt es jetzt in der modernen Kachelansicht insgesamt 4 Zoomstufen. Diese geben je nach Auswahl die Klassifizierungs- und Datei-Informationen mit mehr oder weniger Details zu einem Dokument aus. Bei der neuen, vierten Zoomstufe wird unter anderem ein besonders großes Vorschaubild des Dokuments angezeigt. So werden die Dokumente schon in der Vorschau gut leserlich für die zuständigen Benutzer angezeigt.

Der E-Mailversand und Export von Dokumenten bekommt mit den neuen Dokumenten-Einstellungen im Administrationsbereich von ecoDMS ganz neue Möglichkeiten. Auf Basis der verfügbaren Klassifizierungsattribute, Datums- und Versionsinformationen können die Dateinamen von Dokumenten nun standardmäßig definiert werden. Bisher hat ecoDMS beim Versand und Export auf die generellen Datei-Informationen bzw. auf das Bemerkungsfeld zurückgegriffen. Jetzt können Administratoren globale Dateinamen vergeben, die ecoDMS dann automatisch auf Basis der gesetzten Informationen verwendet. Der Dateiname kann zum Beispiel das Archivierungsdatum, die Dokumentenart, den Ordnernamen, die DocID und einen eigens erstellten Text beinhalten. Eine Beispielausgabe wäre hierfür „18062021-Rechnungseingang-Lieferanten-1452-Mustertext.pdf“. Diese Einstellungen können sowohl für herkömmliche Dokumente als auch für Dokumente mit mehreren Versionen konfiguriert werden.

Für Windows-Nutzer gibt es ab sofort einen Silent Installer. Dieser erlaubt die unbeaufsichtigte Installation des ecoDMS Clients und PDF/A-Druckers unter Windows. Damit fallen die Klicks durch jedes einzelne Installationsfenster weg und das Programm ist nach einigen Sekunden komplett auf dem PC installiert. Diese Installationsart ist besonders praktisch bei der Installation von ecoDMS auf mehreren Arbeitsplätzen.

Das Rolling Release steht allen ecoDMS Kunden zum kostenlosen Download auf der ecoDMS-Webseite zur Verfügung. Voraussetzung für die Nutzung der Vollversion ist eine gültige ecoDMS-Lizenz. Sofern ecoDMS bereits installiert ist, wird ein vollständiges und sauberes Backup vor dem Update empfohlen.

Dies ist nur ein kleiner Auszug der vielen Möglichkeiten mit ecoDMS. ecoDMS ist der Standard für eine einfache, langfristige, revisionskonforme und plattformunabhängige Archivierung aller Dokumente. Die Software räumt den Schreibtisch auf und bringt Ordnung ins Büro. Aktenordner und der allgemeine Papierverbrauch können mit diesem Dokumenten-Management-System auf ein Minimum reduziert werden. Als Einzelplatzlösung, in kleinen und großen Netzwerken, auf einem NAS und als Mietlösung bietet ecoDMS enorme Skalierbarkeit. ecoDMS ermöglicht einen schnellen Zugriff auf alle Dokumente am Computer, Laptop, Smartphone und Tablet.

Über die ecoDMS GmbH
In der digitalen Welt und den damit verbundenen Richtlinien zur Aufbewahrung von Dateien, E-Mails, Dokumenten und Informationen erhält das elektronische Archiv einen immer höheren Stellenwert. Die ecoDMS GmbH bietet erstklassige Archivierungssoftware für Firmen und Privatleute zu besonders fairen Konditionen an.

Firmenprofil
Die ecoDMS GmbH, mit Sitz im nordrhein-westfälischen Aachen (Deutschland), bietet Archivierungssoftware für Privatleute, kleine und mittelständische Unternehmen und für große Konzerne. Mit einem einzigartigen Entwicklungs- und Preismodell hebt sich die Softwarefirma bei den zahlreichen Mitbewerbern ab. Ein moderner Vertriebsweg, der umweltschonende Verzicht auf Datenträger und Postversand sowie der Verzicht auf Fremdlizenzen ermöglichen besonders faire Preise. Die Kosten für die Archivsysteme inklusive Volltexterkennung und jeglicher Plugins sind einmalig in der Branche.

Die Entstehung von ecoDMS beginnt im Jahre 2004 mit der Planung und Umsetzung einer Software für die digitale Posteingangsbearbeitung eines Großkunden durch die applord GmbH. Auf Basis der langjährigen Erfahrung in den Bereichen Dokumentenarchivierung und Workflow hat applord das gewünschte Projekt erfolgreich umgesetzt und den ecoDMS Server entwickelt. Dieser bildet heute die Grundlage der ecoDMS Archivierungssoftware.

Der große Zuspruch und ein stetig wachsender Kundenstamm haben schließlich die ecoDMS GmbH ins Leben gerufen. Am 01.10.2014 haben die beiden Geschäftsführer Michael Schmitz und Helge Lühmann die ecoDMS GmbH in Aachen als neue Säule der applord Holding Europe eröffnet. Sämtliche Vertriebsrechte des Software-Pakets „ecoDMS Archiv“ hat die applord GmbH auf die ecoDMS GmbH übertragen. Inzwischen erfreut sich das IT-Unternehmen europaweit an tausenden, zufriedenen Nutzern. Über die Hälfte davon sind Geschäftskunden unterschiedlichster Branchen und Größen.

Zusammen mit den Firmen applord, appecon und applord Information Technologies bildet ecoDMS den starken Leistungsverbund der applord Holding Europe GmbH. Die Firmensitze in Deutschland und Österreich agieren europaweit. Die applord-Gruppe steht für hochmoderne und ausgereifte IT. Angefangen von der Entwicklung individueller Softwarelösungen, über die Bereitstellung standardisierter Softwareanwendungen bis hin zur Abwicklung großer IT Projekte, vereint die applord-Gruppe ein breites Leistungsspektrum.

Einzigartiges Vertriebsmodell
Der Verkauf erfolgt bei ecoDMS über das Internet. Mit ein paar Mausklicks können die Kunden bargeldlos Lizenzen und Support im Onlineshop erwerben. Die Zustellung erfolgt anschließend schnell und umweltschonend per E-Mail. Vor dem Kauf können sich die Benutzer auf der Herstellerwebseite ausführlich informieren. Jegliche Vertriebs-, Preis- und Produktinformationen sind abrufbar. Die Handbücher beschreiben die Installationsschritte, Einstellungen und Funktionen der Produkte im Detail. Außerdem gibt es kostenlose Videos und eine Demoversion.

Kontakt
ecoDMS GmbH
Ralf Schmitz
Dresdener Straße 1
52068 Aachen
0049 241 47572 01
news@ecodms.de
https://www.ecodms.de

Durch die Kooperation mit der aktivweb System- und Datentechnik GmbH, einem der führenden Anbieter für Dokumenten-Management-Systeme (DMS) in der D-A-CH-Region, profitieren Soennecken-Mitglieder zukünftig von einem digitalen Archivierungssystem für Dokumente: der DOCBOX®.

Im Rahmen der strategischen Partnerschaft erweitert die Soennecken eG ihr Netzwerk und stärkt das digitale Produktportfolio für die rund 500 Fachhändler der Genossenschaft. „Der Bereich der digitalen Archivierung steht stark im Wachstumsfokus“, sagt Christof Rösch, Bereichsleiter Drucken & Kopieren bei der Soennecken. Mit aktivweb als Kooperationspartner habe man einen Experten als Partner an der Seite, um diesen Bereich für die Mitglieder und deren Endkunden attraktiv zu erweitern. „Mit der DOCBOX® können wir diesen ein innovatives und browserbasiertes DMS anbieten, das sowohl als Cloud- wie auch als Inhouse-Lösung zur Verfügung steht“, so Rösch.
Aktivweb ist Lösungslieferant kaufmännischer Geschäftsprozesse, digitaler Aktenlösungen, sowie CMS-Systeme und Webanwendungen. Mit ihrem Softwareprodukt DOCBOX® und über 100 autorisierten Vertriebspartnern zählt aktivweb System- und Datentechnik zu den führenden Entwicklungs- und Vertriebsunternehmen auf dem nationalen Wachstumsmarkt für Archivierungs- und Dokumenten-Management-Systemen (DMS). Die Bestandskunden kommen nahezu aus allen Branchen und allen Größenordnungen – von globalen Konzernen, innovativen mittelständischen Betrieben bis zu Einzelunternehmen.
„Als strategischer Partner stellt die Sonnecken eG mit ihrem breiten Produktportfolio und Händlernetz für unser Unternehmen eine hervorragende Ergänzung dar“, sagt Uwe Weikl, Geschäftsführer aktivweb, zur Kooperation. „Wir freuen uns auf die zukünftige Zusammenarbeit.“

Über aktivweb System- und Datentechnik GmbH:
aktivweb ist Lösungslieferant kaufmännischer Geschäftsprozesse, digitaler Aktenlösungen, sowie CMS-Systeme und Webanwendungen. Mit ihrem Softwareprodukt DOCBOX® und über 100 autorisierten Vertriebspartnern zählt aktivweb System- und Datentechnik zu den führenden Entwicklungs- und Vertriebsunternehmen auf dem nationalen Wachstumsmarkt für Archivierungs- und Dokumenten-Management-Systemen (DMS). Die Bestandskunden kommen nahezu aus allen Branchen und allen Größenordnungen – von globalen Konzernen, innovativen mittelständischen Betrieben bis zu Einzelunternehmen.

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