Tag DMS

E-Akte: Stadt Dortmund forciert Digitalisierung mit ECM der SER Group

Die Stadt Dortmund setzt für bürgerfreundliche & effiziente elektronische Verwaltungsdienste auf die DMS-Lösung Doxis4 der SER Group. Eine digitale Basisakte ermöglicht zukünftig gesamtstädtisch das Führen elektronischer Akten mit digitalen Prozessen. So bildet sie einen wichtigen Baustein für eine digitale, moderne und innovative Stadtverwaltung.

Der massive Trend zur Digitalisierung ist auch bei Städten und Kommunen längst angekommen, digitale Bürgerservices und Verwaltungsprozesse stehen hoch im Kurs. Anträge elektronisch entgegennehmen, interdisziplinär gemeinsam Akten führen, Dokumente digital bearbeiten und genehmigen: Dies setzt die Digitalisierung zur Prozessoptimierung und der Qualitätssteigerung in der Öffentlichen Verwaltung voraus. Die Stadt Dortmund treibt deshalb im Rahmen ihres Masterplans „Digitale Verwaltung – Arbeiten 4.0“ ihre digitale Transformation konsequent voran. Mit rund 10.000 Beschäftigten zählt die Stadt Dortmund zu den größten Arbeitgebern in der Region.

E-Akte und DMS: Entscheidung für SER Group nach EU-Vergabeverfahren

Ganz oben auf der Agenda steht dabei ein gesamtstädtisches Dokumentenmanagementsystem (DMS). Mit dem erfolgreichen Abschluss des europaweiten Vergabeverfahrens zur Einführung des DMS schafft die Stadt Dortmund eine weitere wichtige Grundlage für die Verwaltungsdigitalisierung. Der Zuschlag ging an die SER Group mit der Software-Lösung Doxis4.

Ziel der Einführung von Doxis4 ist es, im Rahmen einer digitalen Basisakte die Stadtverwaltung in die Lage zu versetzen, flächendeckend elektronische Akten zu führen. Um diese Technologie für alle Bereiche der Stadtverwaltung nutzbar zu machen, wurde eine Unternehmenslizenz für sämtliche Arbeitsplätze abgeschlossen. „Auf lange Sicht soll die Stadtverwaltung moderner, innovativer und digitaler werden“, so Christian Uhr, Personaldezernent der Stadt Dortmund.

Digitale Basisakte als Voraussetzung für digitale Prozesse

Die SER Group verfügt über umfangreiche Erfahrung in der Umsetzung von DMS-Projekten und hat schon viele E-Akten-Projekte in der öffentlichen Verwaltung realisiert. Die E-Akte ermöglicht die revisionssichere Ablage von elektronischen Akten, Vorgängen und Dokumenten und bildet so die Voraussetzung zur Erstellung und Umsetzung von E-Government-Dienstleistungen. Doxis4 kann in vielen Facetten in allen möglichen Bereichen eingebunden werden und bietet als Plattform für E-Akten und zentralem Informationshub auch die Durchführung von digitalen Prozessen und die Anbindung an vorhandene Fachsysteme.

Digitale Infrastruktur für ganzheitliches Informationsmanagement

Innerhalb des zweijährigen Einführungsprojektes, das noch 2021 startet, wird zunächst die Basisakte in den Fachbereichen Personal- und Organisationsamt, Kämmerei und Vermessungs- und Katasteramt implementiert. Neben der Umsetzung der Basisakte ist vorgesehen, vier ausgewählte Fachverfahren mit Doxis4 zu verbinden. Diese Anwendungen erlauben die automatische elektronische Aktenführung im DMS und erleichtern damit die Sachbearbeitung.

Mit dem Projekt wird also nicht nur eine gesamtstädtische digitale Basisakte eingeführt, sondern auch die Infrastruktur für die Digitalisierung von End-to-End-Prozessen geschaffen. Akten werden zukünftig nicht nur elektronisch abgebildet, sondern auch standortunabhängig und somit effektiver verwaltet. Gleichzeitig werden sie zu einer eindeutigen Informationsquelle für die Sachbearbeitung. „Schub für Schub versuchen wir, die Stadtverwaltung papierlos zu machen und E-Akten zu führen,“ fährt Uhr fort.

„Elektronische Akten bieten zahlreiche Mehrwerte für die Öffentliche Verwaltung: Sie decken neben einer strukturierten Ablage und ortsunabhängigem Zugriff auf benötigte Informationen und Dokumente auch die Themen Compliance und Nachvollziehbarkeit ab,“ bestätigt Stefan Zeitzen, CSO der SER Group. Er fügt hinzu: „So können Öffentliche Verwaltungen bürgerfreundliche und effiziente digitale Verwaltungsdienste bieten. . Wir freuen uns, die Stadt Dortmund auf ihrem Weg der digitalen Transformation zu begleiten.“

Mehr zu E-Akten und ECM für die Öffentliche Verwaltung finden Sie hier. (https://www.sergroup.com/de/branchenloesungen/oeffentliche-verwaltung.html)

Über die SER Group
Die SER Group ist einer der weltweit führenden Software-Anbieter für Enterprise Content Management (ECM). Mehr als fünf Millionen Anwender arbeiten täglich mit der Doxis4 ECM-Plattform der SER Group – on-premises, hybrid oder in der Cloud. Mit ihren einheitlichen ECM, BPM, Collaboration & Cognitive Services gestalten mittelständische Unternehmen, Konzerne, Verwaltungen und Organisationen digitale Lösungen für ihr intelligentes Informations- und Prozessmanagement. Die SER Group blickt auf 35 Jahre Erfahrung zurück und ist weltweit an 22 Standorten mit über 630 Mitarbeiter*innen vertreten.

Kontakt
SERgroup Holding International GmbH
Silvia Kunze-Kirschner
Joseph-Schumpeter-Allee 19
53227 Bonn
(0)40 27891-443
Silvia.Kunze-Kirschner@ser.de
https://www.sergroup.com

Erweiterungen und neue Funktionen spiegeln Hylands Engagement für innovative Benutzererfahrungen über das gesamte Produktportfolio hinweg wider

Hyland Logo

Berlin, 6. Dezember 2021 – Hyland (https://hyland.com/de), ein führender Anbieter von Content Services und zwölf Mal in Folge Leader im Gartner® Magic Quadrant™ for Content Services Platform (https://www.hyland.com/en/explore/gartner-magic-quadrant-for-content-services-platforms)s, stellt Produkterweiterungen und neue Lösungen vor. Die Plattform-Updates unterstützen die digitale Transformation und setzen auf modernste Technologie für Innovation, höhere Effizienz und eine größere Flexibilität. So können Unternehmen schnell auf veränderte Geschäftsanforderungen reagieren.

Die aktuelle Plattform-Version umfasst das neue Hyland Content Portal für OnBase in Zusammenarbeit mit Jadu. Die Lösung fungiert als integriertes Portal zur Verbesserung digitaler Services und Stakeholder-Erfahrungen für Accounts Payable (AP)-Abteilungen, Behörden und Hochschuleinrichtungen. Das mit der Content-Services-Plattform von Hyland verbundene Hyland Content Portal bietet eine moderne Nutzererfahrung und stellt Online-Formulare, Optionen für den Dokumenten-Upload und deren -Verfolgung, Workflow-Funktionen und Reports bereit. Das verbessert die Selfservice-Erfahrung für Lieferanten, Kunden und Studierende. Das Portal kann als primäre Portallösung implementiert oder direkt in bestehende Portale und Websites integriert werden.

Zu den weiteren neuen Funktionen und Lösungen der Hyland-Plattform gehören:
– Hyland Healthcare Enterprise Imaging verfügt nun über ein aktualisiertes Acuo Admin Portal, das eine webbasierte Benutzeroberfläche bietet. Dies verbessert die Erfahrung der Administratoren und erleichtert die Qualitätskontrolle und Verwaltungsabläufe für ihre Vendor Neutral Archives (VNA). Zu den Erweiterungen des NilRead Viewers gehören optimierte Integrationen mit der Epic-Videobearbeitung und Verbesserungen des Patientenportals.

Alfresco
– Die Alfresco-Plattform (https://www.alfresco.com/de/cloud) von Hyland verfügt über neue und verbesserte Konnektoren für Microsoft Teams und SAP Cloud. Das ermöglicht Kunden eine effizientere Zusammenarbeit und eine integrierte Lösungsübersicht.
– Weiterhin unterstützt die Alfresco-Plattform nun auch Elasticsearch und ermöglicht so unternehmensweite Suchen mit verbesserter Skalierbarkeit und Indexverwaltung.

Nuxeo
– Die Updates der Nuxeo-Plattform (https://www.nuxeo.com/content-services-platform/) bieten verbesserte Sicherheit der Benutzerkonten, Gamification-Elemente und zusätzliches Reporting für Nuxeo Insight, die KI-basierte Nuxeo-Lösung, die mit geschäftsspezifischen Machine-Learning-Modellen trainiert ist.
– Zu den weiteren Nuxeo-Updates gehören neue und verbesserte Konnektoren zu Outlook, Salesforce, Adobe Creative Cloud und weiteren Systemen. Erweiterungen für Nuxeo Studio ermöglichen Administratoren eine schnellere und einfachere Bereitstellung neuer Client-Projekte.

Saperion
– Saperion- (https://www.hyland.com/en/platform/product-suite/saperion-ecm)Kunden profitieren von Security-Updates, einem neuen Web-Client-Viewer zur Optimierung von Performance und Admin-Erfahrung sowie einer Integration mit OneDrive zur Verbesserung der Produktivität und der Zusammenarbeit mit internen und externen Stakeholdern.

„Wir freuen uns sehr über die neuen Produkt-Updates, die unser Engagement für kontinuierliche Innovation fortsetzen und es unseren Kunden ermöglichen, sich zu modernisieren und flexibel an aktuelle Geschäftsanforderungen anzupassen“, so John Phelan, Executive Vice President und Chief Product Officer bei Hyland. „Mit unseren strategischen Erweiterungen stellen wir zudem sicher, dass unsere Kunden über die modernste und sicherste Plattform zur Unterstützung ihrer digitalen Transformation und Weiterentwicklung verfügen.“

Mehr über die neuesten Innovationen von Hylands unter hyland.com/de (https://www.hyland.com/de-DE/)

Über Hyland
Hyland ist ein führender Anbieter von Content Services, der es Tausenden von Organisationen ermöglicht, ihren Kunden und Partnern eine bessere Experience zu bieten. Weitere Informationen finden Sie unter: Hyland.com/de-de.

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Die DOCBOX® ist speziell auf die Anforderungen im Baubetrieb zugeschnitten. Sie unter-stützt, Kosten zu senken, mehr Überblick zu gewinnen und sowohl kaufmännische als auch baubetriebliche Abläufe zu verbessern. Digitale Workflows eignen sich für Eingangsrechnungen, Bestellungen, Ausgangsrechnungen, Schriftverkehr, Bürgschaften, Reklamationsmanagement, Pläne, Mahnwesen und Reisekosten.

Mit der browserbasierten DOCBOX® werden Dokumente einfach und rechtssicher archiviert nach den gesetzlichen Vorschriften der GoBD. Die DOCBOX® bietet der Jacobsen GmbH bereits seit 2018 eine baubetriebsgerechte Erfassungsstruktur. Geschäftsprozesse werden im Dokumenten-Management-System digital abgebildet, die eingesetzten Module sukzessive erweitert. Dokumente gelangen an die richtigen Stellen, Workflows sorgen für einen reibungslosen und nachvollziehbaren Informationsfluss. Mit dem DMS wird gefunden statt gesucht, die Zeiten für Suchvorgänge werden um mehr als 80 % verringert. Die DOCBOX® ist direkt in anderen Anwendungen, wie etwa Mail-Programmen, nutzbar.

Mit der DOCBOX® erstellt das Unternehmen zukünftig komplette digitale Bauakten. Alle Informationen zu einem Bauprojekt, inklusive der gesamten Korrespondenz und aller Pläne, können dann in einer E-Bauakte nach definierten Dokumentenklassen zusammengestellt werden. Schon heute verwaltet Jacobsen mit der DOCBOX® die Lohn- und Finanzbuchhaltung, Preislisten, Bürgschaften, Schadenfälle und weitere projektrelevante Unterlagen.

Digitaler Aktenschrank
Die DOCBOX® strukturiert unternehmensweit die Ablage und Zugriffsberechtigungen auf Daten und Dokumente. Sie ist der Aktenschrank des 21. Jahrhunderts und sorgt für eine komfortable und optimierte Dokumentenablage. Der digitale Aktenordner ermöglicht intelligente Ablagen sowie Verknüpfungen mit Projekten und Vorgängen.
Alle Rechnungen, ob PDF- oder ZUGFeRD-Rechnungen für den elektronischen Rechnungsaustausch, werden in der DOCBOX® über einen Workflow automatisch gesteuert. Die Übergabe der Eingangs- und Ausgangsrechnungen an das Steuerbüro über das DATEV-Export-Modul erleichtert den Monatsabschluss und spart Druck-, Kopier- und Transportkosten. Zudem ist seit dem 27.11.2020 die elektronische Rechnungsstellung für öffentliche Auftraggeber wie Bund, Länder und Kommunen Pflicht. Dass nahezu alle Dokumente 10 Jahre aufzubewahren sind, macht den Einsatz der DOCBOX® für die Firma Jacobsen unverzichtbar.

Über Peter Jacobsen Straßen- und Tiefbau GmbH & Co. KG, Sylt:
Die Peter Jacobsen Straßen- und Tiefbau GmbH & Co. KG ist eines der größten Bauunternehmen auf der Insel Sylt. Mit 85 Mitarbeitern wird ausschließlich auf der beliebten Nordseeinsel gearbeitet. Ein moderner Fuhrpark hilft bei der Erfüllung der Aufgaben. Es wird hierzu auf 9 Lkw, 18 Bagger, 13 Delta-/Radlader sowie zahlreiche Kleingeräte zurückgegriffen.
Sowohl private als auch gewerbliche und kommunale Kunden vertrauen dem Know-how. Mit knapp 80 Jahren Erfahrung kennt das Unternehmen auf der Insel jede Stelle oberhalb und unterhalb der Erde. Bis heute wurden tausende Baugruben ausgehoben und Millionen Pflastersteine gesetzt. Deswegen wenden sich Sylter Architekten und andere Bauunternehmen vorzugsweise an Jacobsen Bau.
Seit 2014 ist das Unternehmen in Tinnum zu Hause. Auf dem 10.000m² großen Hofplatz lagern die Materialien und Fahrzeuge. Die direkte Nähe zum Westerländer Flugplatz ist dem Unternehmenssitz anzusehen: Neben zwei großen Hallen und dem Werkstattgebäude ragt das dreigeschossige Verwaltungsgebäude wie ein Tower heraus.
https://www.jacobsen-bau.de/

Über aktivweb System- und Datentechnik GmbH:
aktivweb ist Lösungslieferant kaufmännischer Geschäftsprozesse, digitaler Aktenlösungen, sowie CMS-Systeme und Webanwendungen. Mit ihrem Softwareprodukt DOCBOX® und über 100 autorisierten Vertriebspartnern zählt aktivweb System- und Datentechnik zu den führenden Entwicklungs- und Vertriebsunternehmen auf dem nationalen Wachstumsmarkt für Archivierungs- und Dokumenten-Management-Systemen (DMS). Die Bestandskunden kommen nahezu aus allen Branchen und allen Größenordnungen – von globalen Konzernen, innovativen mittelständischen Betrieben bis zu Einzelunternehmen.

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Mit der Cloud-ERP-Software von myfactory stehen Anwender:innen zahlreiche Funktionalitäten zur Verfügung. Sie haben immer Echtzeit-Zugriff auf alle Unternehmensdaten, damit Prozesse geräteunabhängig gesteuert werden können. Sie sind immer bestens informiert, da sie Zugriff auf alle Daten weltweit, zu jeder Zeit und von allen Endgeräten mit der Cloud-Unternehmens-Software von myfactory haben. Anwender:innen arbeiten dezentral, flexibel, mobil, sicher und unkompliziert mit der webbasierten ERP-Business-Software. Die Software ist eine integrierte Plattform zur Digitalisierung: Alle Geschäftsprozesse in den Bereichen B2C und B2B werden erfolgreich gesteuert. Die digitale Prozessoptimierung ist genau zugeschnitten auf die individuellen Anforderungen der Kund:innen. Durch die Cloud-Lösung entfallen Kosten für die eigene Infrastruktur, Installationen und Updates komplett. Standardfunktionen von myfactory-Cloud-ERP können jederzeit gebucht und kurzfristig eingeführt werden – ohne Medienbrüche, aus einem System.

Lösungspartnerschaft zum digitalen Büro
Die Lösungspartnerschaft von myfactory mit der DOCBOX® ist der konsequente Schritt zum digitalen Büro. Das Dokumenten-Management-System wird von Anwender:innen zum revisionssicheren digitalen Archivierung von Dokumenten – wie etwa Schriftverkehr und E-Mails – genutzt. Mit digitaler Vorgangsbearbeitung und Zusammenarbeit werden medienbruchfreie Prozesse abgebildet. Des Weiteren erlauben Workflows automatisierte Geschäftsprozesse, etwa bei der Rechnungsverarbeitung. Der in der DOCBOX® integrierte Workflowdesigner transformiert einzelne manuelle Prozesse in dynamische, optimierte und automatisierte Workflows. Diese lassen sich effizient in bestehende Geschäftsprozesse einbinden und verschaffen Unternehmen einen Produktivitäts- und Wertschöpfungsvorsprung. Die DOCBOX® ermöglicht zudem die Verschlagwortung der archivierten Dokumente und somit eine unkomplizierte Universalsuche.
Die myfactory.DOCBOX®-Schnittstelle funktioniert sowohl für die serverbasierte Inhouse-Lösung als auch für die Cloud-Variante des DMS aus dem Hause aktivweb. Periodisch wird überprüft, ob es geänderte Dokumente gibt, die an Belege angehängt sind, und lädt diese dann automatisch in die DOCBOX® hoch. Alle Dokumente haben die Belegnummer als Präfix im Namen sowie die Belegnummer der ursprünglichen Auftragsbestätigung als Kennzei-chen in den Metadaten. Dadurch können Dokumente der gleichen Belegkette leicht identifiziert und gefunden werden. Hochgeladene Dokumente werden in der History-Liste gezeigt, mit Versionsnummer. Fehlgeschlagene Uploads werden in einer weiteren Liste gezeigt und können dort nach manuellem Upload als erledigt markiert werden.

Über myfactory.Center Ammersee:
myfactory.Center berät kleine und mittlere Unternehmen bei der Wahl kaufmännischer Software. myfactory in Unternehmen einzuführen ist die Stärke des Unternehmens. Erfolgreiche ERP-Einführungen aus über acht Jahren sind das Zertifikat. Das Team vereint Disziplinen aus angewandter und theoretischer Betriebswirtschaftslehre, kaufmännischem IT Consulting und angewandter Informatik.
https://myfactory.center-ammersee.de/

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Mehr als die Hälfte der Unternehmen in Deutschland planen, ihre Investitionen in Cloud Content Services in den nächsten 12-24 Monaten zu erhöhen

Berlin, 25. August 2021 – Immer mehr Unternehmen erkennen den strategischen Wert von Content Services für die Digitalisierung und den Unternehmenserfolg. Laut einer aktuellen Studie (https://www.hyland.com/en/learn/it-programs/forrester-content-services) von Forrester Consulting, die Hyland (https://www.hyland.com/de-DE/)in Auftrag gegeben hat, messen 74 % der befragten Entscheider in Deutschland Content Services eine „hohe“ oder „Top“ Priorität im Rahmen ihrer digitalen Transformationsbestrebungen bei. Das volle Potenzial bleibt jedoch häufig ungenutzt. Die Studie hat den Status der Content-Management-Strategien von Unternehmen sowie die Rolle moderner Content Services bei der Umsetzung digitaler Ziele und der Verbesserung der Kunden- und Mitarbeitererfahrung untersucht. Die Umfrage, für die mehr als 400 ECM-Entscheider in Deutschland, Australien den USA und dem Vereinigten Königreich befragt wurden, wurde im dritten Jahr in Folge durchgeführt.

Content-Management-Vision und tatsächliche Prozesse stimmen wenig überein

In den letzten drei Jahren hat sich die Zielsetzung beim Einsatz von Enterprise Content Management (ECM) von der Erfüllung von Back-Office-Zielen wie der Einhaltung von Richtlinien bei der Speicherung von Daten hin zu strategischen Zielen wie der Bereitstellung differenzierter Kundenerlebnisse und der Förderung der Mitarbeiterproduktivität gewandelt.

Zudem benötigen Unternehmen mehr denn je flexiblen, zuverlässigen und sicheren Zugang zu Inhalten, um mit internen und externen Stakeholdern zu kommunizieren. Allerdings stimmen nur bei einer schrumpfenden Minderheit die Content-Prozesse mit dieser Vision überein. Nur knapp ein Drittel (29 %) aller Befragten gibt beispielsweise an, dass das Teilen von Content mit externen Stakeholdern einfach möglich sei. 2019 waren es noch 41 %.

Disruption deckt Schwächen in Content-Management-Strategien auf

Nur 16 % der weltweit befragten Entscheider gaben an, keine Beeinträchtigung ihres Geschäfts durch die Pandemie erfahren zu haben. Im Bereich Content Management haben die Ereignisse des letzten Jahres gezeigt, wo es in kritischen Geschäftsbereichen Nachholbedarf gibt:

– Wechsel zur Remote Work:
Quasi über Nacht mussten Remote-Zugänge zu Unternehmensinhalten bereitgestellt werden. Das hat Unternehmen vor Herausforderungen gestellt: 30 % berichten von Problemen beim Auffinden wichtiger Informationen, bei 26 % hatten Remote-Teams Schwierigkeiten beim Zugriff auf interne Systeme oder Speicher und 38 % gaben an, dass bei der Suche nach benötigten Informationen Zeit verschwendet wurde.
– Steigende Komplexität im Content Management:
Mit der Ausweitung von Remote-Work wuchs das Volumen der ausgetauschten Daten beträchtlich, und damit auch die Sicherheitsbedenken. 31 % der Unternehmen fehlte es an einer koordinierten Governance und 32 % hatten mit zahlreichen Content-Management-Systemen zu kämpfen, was zu einer ungleichen Verteilung und Absicherung der Inhalte führte.
– Zusammenbruch papierbasierter Prozesse:
Papiergebundene und manuelle Prozesse, deren Digitalisierung bisher aufgeschoben wurde, brechen zusammen, wenn Mitarbeitende diese nicht mehr vor Ort im Büro bearbeiten können. 30 % der Befragten gaben an, sich mit der Migration ihrer Inhalte und 32 % mit der Integration in neuere Systeme schwer zu tun.

Aufgrund der aktuellen Herausforderungen haben Unternehmen ihre Content Management- und Digitalisierungsstrategie neu bewertet. Dabei beurteilen Entscheider ihre digitalen Transformationsbemühungen kritischer als noch vor einem Jahr. Weniger als die Hälfte (48 %) aller Unternehmen bewerten ihre Initiativen in diesem Jahr als „vollständig erfolgreich“ oder „sehr erfolgreich“, was einem Rückgang von 10 Prozentpunkten entspricht.

Unternehmen erkennen das Potenzial von Content Services für die Customer Experience

Hervorragende Kundenerfahrungen sind ein wichtiges Unterscheidungsmerkmal, um sich vom Wettbewerb abzusetzen. Unter allen Entscheidern, die glauben, dass Content Services das Kundenerlebnis verbessern können, gaben 56 % an, dass Content Services sie dabei unterstützen, Kundenanfragen besser zu bearbeiten. 53 % nannten die Bereitstellung personalisierter Kundenerfahrungen, 37 % die Möglichkeit eines sicheren Austauschs von Korrespondenz und Formularen und 45 % die effizientere Verteilung von Marketing-, Vertriebs- oder technischen Supportmaterialien.

Mehr als die Hälfte (53 %) der Entscheider, die der Auffassung sind, dass Content-Services die Erfahrung der Mitarbeitenden verbessern kann, gab an, dass die Teams Content leichter als Daten- und Informationsquelle nutzen und die Prozesse für die Erstellung, Sicherung, Speicherung oder Löschung von Daten auf eine konforme Weise rationalisieren können (52 %).

Content Services bieten granulare Funktionen und APIs, die zumeist in einer flexiblen Softwareplattform bereitgestellt werden. Sie ermöglichen es, dokumenten- oder prozessreiche Content-Anwendungen zu erstellen. Moderne Content-Services-Plattformen ersetzen und erweitern die monolithischen ECM-Suiten der letzten zwei Jahrzehnte und sind die Antwort auf die steigende Nachfrage nach cloudbasierten Plattformen, die Remote-Zugriff und -Bearbeitung von Inhalten sowie die Steuerung von Prozessen ermöglichen.

Investitionen in Content Management steigen

Wie schon vor zwölf Monaten sehen Entscheider Content Services auch weiterhin als Mittel zur Modernisierung ihrer Content-Praktiken und zum Vorantreiben digitaler Ziele.

Es ist anzunehmen, dass die Pandemie nachhaltige Auswirkungen auf Content-Management-Strategien und contentbasierte Prozesse hat. Obwohl mehr Entscheider als im Vorjahr von Budgetbeschränkungen berichten, wird die Mehrheit ihre Investitionen in die Modernisierung ihrer Content-Management-Praktiken in den nächsten zwei Jahren beibehalten oder intensivieren, wobei 68 % der Verantwortlichen in Unternehmen in Deutschland beabsichtigen, ihr Content-Management-Budget in diesem Zeitraum zu erhöhen. Das sind knapp 20 Prozentpunkte mehr als im länderübergreifenden Durchschnitt. Weiterhin planen Unternehmen in Deutschland ihre Investitionen in folgenden Bereichen zu intensivieren, um auf aktuelle Trends zu reagieren:

– Cloud-Content-Plattformen: 52 %
– Anwendungen und Funktionen für mobiles Arbeiten: 50 %
– Analytics und Künstliche Intelligenz: 50 %
– Automatisierung von manuellen oder papierbasierten Prozessen: 48 %

Im Länderdurchschnitt wurden Initiativen zur Digitalisierung von Geschäftsprozessen (49 %), und Cloud Computing (49 %) durch die Pandemie am stärksten beschleunigt. Cloudbasierte Apps und Services sind besser für den Informationsaustausch zwischen internen und externen Stakeholdern und dezentral arbeitenden Belegschaften geeignet. Die Digitalisierung grundlegender Prozesse, die bereits in der Vergangenheit ein Haupttreiber für Content-Management-Investitionen war, wird noch wichtiger, da Unternehmen versuchen, alle verbleibenden Papierprozesse abzulösen.

„Das letzte Jahr hat Unternehmen aufgerüttelt: Ganze Belegschaften mussten praktisch über Nacht ins Homeoffice ziehen. Viele Entscheider haben dabei schmerzlich spüren müssen, dass Geschäfts- und Content-Prozesse nicht automatisch mitziehen und ihre Content Strategien neu bewertet“, so Heinz Wietfeld, Regional Manager bei Hyland. „Agilität ist so wichtig wie nie. Unternehmen müssen schnell reagieren und Prozesse, Produkte oder sogar ganze Geschäftsmodelle kurzfristig anpassen können. Technologie, die sich einfach und flexibel an neue Gegebenheiten und die individuellen Anforderungen anpassen lässt, ist in diesem Umfeld entscheidend. Es ist erfreulich zu sehen, dass Entscheider das Potential von modernen Cloud-Content-Services erkannt haben und zukünftig mobile Lösungen und Prozessautomatisierung priorisieren möchten.“

Methodik
Im Rahmen dieser Studie führte Forrester eine Online-Umfrage unter 407 ECM-Entscheidungsträgern aus den Bereichen Gesundheitswesen, Versicherungen, Finanzdienstleistungen, Hochschulwesen, Fertigung und Business/Professional Services in den USA, in Großbritannien, Australien und Deutschland durch. Zu den Umfrageteilnehmern gehörten Entscheidungsträger in IT- oder Fachbereichen, die für die Content-Management-Strategie ihres Unternehmens verantwortlich sind oder Einfluss darauf haben. Die Teilnehmer wurden zu ihren Content-Praktiken befragt sowie zu den Hindernissen, Content effektiv für die Zusammenarbeit und die Entscheidungsfindung zu nutzen, zur Rolle von Content Services bei der digitalen Transformation und zu den Zielen in Bezug auf Kunden, Mitarbeiter und Business Resilience. Den Befragten wurde als Dankeschön für die Zeit, die sie in die Umfrage investiert haben, ein kleiner Anreiz geboten. Die Umfrageerhebung begann im November 2020 und wurde im Dezember 2020 abgeschlossen. Die Antworten wurden mit denen der Befragten verglichen, die das gleiche Profil in einer ein Jahr zuvor durchgeführten Studie aufwiesen, um bedeutsame Veränderungen bei Fähigkeiten, Einstellungen und Anforderungen aufzudecken. Um die Kontinuität des Befragtenprofils zu wahren, werden bei Datenvergleichen mit dem Vorjahr die Antworten aus Deutschland nicht berücksichtigt.

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Hyland ist ein führender Anbieter von Content Services, der es Tausenden von Organisationen ermöglicht, ihren Kunden und Partnern eine bessere Experience zu bieten. Weitere Informationen finden Sie unter: Hyland.com/de-de.

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Neue Rolle soll globales Wachstum innerhalb des Hyland-Partner-Ökosystems vorantreiben

Berlin – 04 August 2021 – Hyland (https://www.hyland.com/de-DE), ein führender Anbieter von Content Services, hat Bob Dunn (https://www.linkedin.com/in/bobdunn50/) zum Vice President of Global Partner Programs ernannt. Nachdem er sechs Jahre lang erfolgreich den internationalen Hyland-Vertrieb und Operations in mehreren Regionen, einschließlich APAC, EMEA und LATAM, ausgebaut hat, wird er sich in seiner neuen Rolle auf das Management, den Ausbau und die Unterstützung des Hyland-Partner-Ökosystems (https://www.hyland.com/de-DE/unternehmen/partner-programm) konzentrieren und das weltweite Wachstum voranzutreiben.

„Bob ist eine große Bereicherung für Hyland und setzt sich leidenschaftlich für den Erfolg unseres Unternehmens ein. Seine globale Expertise gepaart mit seiner Erfahrung innerhalb des Hyland-Partner-Ökosystems qualifiziert ihn bestmöglich für die Erweiterung seines Aufgabenbereichs und die Leitung unserer internationalen Channel- und Alliances-Gruppen“, so Ed McQuiston, EVP und Chief Commercial Officer bei Hyland. „Ich freue mich, dass Bob eng mit den Teams für den Channel und für strategische Allianzen zusammenarbeiten wird. Dabei sollen die Channel-Strategien von Hyland stärker aufeinander abgestimmt werden, um unsere Partner optimal zu unterstützen. Eine seiner Aufgaben wird es sein, Programme zu optimieren und weiterzuentwickeln, damit wir unsere gemeinsamen Kunden bestmöglich bei der Beschleunigung ihrer Initiativen zur digitalen Transformation begleiten können.“

Das Partner-Ökosystem von Hyland umfasst mehr als 400 Reseller, Lösungspartner, Systemintegratoren und strategische Partner in verschiedenen Branchen. Von spezialisierten Boutique-Partnern bis hin zu globalen System Integrators und Technologiepartnern – als Teil der Hyland Partner Community profitieren Technologieanbieter davon, ihren Kunden agilere Prozesse für leistungsfähigere Mitarbeitende bieten zu können.

Die Partner-Programme von Hyland bieten:
– Aufbau eines starken Geschäfts rund um die Hyland-Angebote zum Verkauf sowie der Entwicklung und Implementierung von digitalen End-to-End-Lösungen
– Wertsteigerung gemeinsamer Lösungen durch erweiterte Produktfunktionalität
– Angebot ergänzender Funktionen und investitionsfördernder Lösungen

„Ich freue mich sehr darauf, meine mehr als 30-jährige Karriere in der Content-Services-Branche fortzusetzen. Mein Ziel ist es, Unternehmen auf der ganzen Welt dabei zu unterstützen, ihre Inhalte besser zu steuern und ihre Geschäftsabläufe weiterzuentwickeln, um wettbewerbsfähig zu bleiben und ihren Kunden den besten Service zu bieten“, so Dunn. „Diese neue Rolle vereint viele meiner Leidenschaften und Bereiche, in denen ich für unser Partner-Ökosystem weitere Erfolge erzielen kann. Ich freue mich darauf, die Partnerprogramme von Hyland mit einem Cloud-first-Ansatz weiterzuentwickeln und Technologieanbietern Content Services und Tools für Intelligent Automation Collaboration- und Business Process Automation näherzubringen. Unternehmen benötigen diese Werkzeuge, um neue und sich ständig wandelnde Geschäftsabläufe zu unterstützen.“

Weitere Informationen zum Hyland Partnerprogramm finden Sie unter hyland.com/de-DE/unternehmen/partner-programm (https://www.hyland.com/de-DE/unternehmen/partner-programm)

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Das Erfassen, Verteilen, Ablegen, Bearbeiten und Archivieren von Dokumenten gehören als feste Prozessbestandteile zum tagtäglichen Dokumentenmanagement bei Bottenschein Reisen, ebenso wie das Löschen von und die Suche nach Dokumenten. Papierbasierte Prozesse sind an dieser Stelle zeitintensiv und unübersichtlich. Das digitale Dokumentenmanagement mit der DOCBOX® schafft hier Abhilfe und bringt Bottenschein Reisen weiter voran in der digitalen Transformation.

Mehr Zeit, Struktur, Kapazität, Übersicht und Sicherheit
Eingangsrechnungen werden bei Bottenschein in den digitalen Prozess übernommen sowie ohne Medienbrüche an die zeichnungsberechtigten Personen und dann an die Buchhaltung übergeben. Die automatisierte Rechnungsverarbeitung mit der DOCBOX® birgt enorme Kosteneinsparpotenziale, die früher durch papierbasierte Prozesse anfielen. Der Rechnungsworkflow für Eingangsbelege sorgt für Effizienz und Transparenz. Er strukturiert und verselbstständigt die Buchhaltungsprozesse, er verarbeitet alle Eingangsbelege dank definierter und optimierter Vorgänge. Dabei kommt das breite Dokumentenbearbeitungspaket der DOCBOX®, wie etwa Stempel, Notiz oder Wiedervorlage, zum Einsatz.
Durch die revisionssichere Archivierung in der DOCBOX® entfällt zudem die physische Aufbewahrung in Ordnern und Aktenschränken. Auch der Gesetzgeber hat mit den GoBD klare Anforderungen für die Aufbewahrung elektronischer Dokumente geschaffen.
Digitalisiert werden ferner die Abrechnungsbelege der Linienbusse. „Mit der DOCBOX® konnten wir antiquierte Papierprozesse ablösen und durch digitale Vorgänge ersetzen. Alles ist jetzt nachvollziehbar, langwierige Genehmigungsprozesse per E-Mail entfallen“, berichtet Jürgen Munz, Leiter IT und Digitalisierung.

Betreut wird Bottenschein auf der Reise zum papierlosen Büro von Alexander Gapp, zuständig für Vertrieb und Technik, von der Büroprofis Laupheim GmbH. Seit der Gründung im Jahr 2014 liegt der Fokus der Büroprofis auf der digitalen Archivierung von Dokumenten.

Über Bottenschein Reisen GmbH & Co.KG, Ehingen:
Vor über 60 Jahren gegründet, hat sich das einstige Kleinunternehmen zu einem renommierten mittelständischen Reiseveranstalter wie auch als Dienstleister im öffentlichen Personennahverkehr mit einem Fuhrpark von über 60 Bussen etabliert. Seit inzwischen 30 Jahren arbeitet das Unternehmen zuverlässig und vertrauensvoll innerhalb der Partner Internationaler Touristik (P.I.T.-Touristik) mit einem anderen Reiseveranstalter zusammen und bietet eines der größten Reiseangebote im süddeutschen Raum.
Seit über sechs Jahrzehnten ist Bottenschein Reisen für die Kund:innen in Bewegung. Weltweit, weil Urlaub grenzenlos geplant wird. Europaweit, weil Ziele komfortabel erreicht werden. Regional, weil im Nahverkehr Zuverlässigkeit zählt.
Bottenschein kennt die Menschen und ihre Wünsche in seinem Gebiet genau und setzt diese immer wieder in neue und attraktive Reiseangebote um. Das kompetente Touristik-Team, die geschulten Reisebegleitungen sowie bestens ausgebildete und verantwortungsbewusste Reise-Chauffeure leisten mehr als die sichere Personenbeförderung und sorgen dafür, dass die schönste Zeit im Jahr zu einer ganz besonderen wird. Das Unternehmen hat sich zu den höchsten Sicherheitsstandards der Busreisebranche verpflichtet, die über die Normen des Gesetzgebers hinausgehen. Täglich sind insgesamt über 100 Mitarbeitende an insgesamt vier Standorten für den Traumurlaub im Einsatz. Viele begeisterte Kund:innen sind der Beweis, dass die Reisen einzigartig sind.
www.bottenschein.de

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Mit der Schnittstelle zu Microsoft SharePoint ermöglicht Outlook Infodesk Version 13.4 Anwendern Zugriff auf Ihre Office365 Daten und Informationen.

Outlook Infodesk von Fischer Software Berlin erweitert die Funktionalität von Microsoft Outlook und Exchange Server zu einem komfortablen Dokumentenmanagement- und Adressverwaltungssystem, ohne dass der Anwender dabei seine vertraute Oberfläche verlassen muss. Dabei organisiert es E-Mails, Dokumente, Adressen und Termine in einer einzigen Anwendung.

BERLIN. Mit seiner neuen Infodesk SharePoint Integration, also einer Schnittstelle zu Microsoft SharePoint, erzeugt Outlook Infodesk automatisiert dynamische Dateilinks zur SharePoint Bibliothek in Statusberichten und im Vorgang. Infodesk integriert darüber hinaus die SharePoint Volltextsuche und E-Mail-Versand mit Freigabe-Links anstelle Attachments. Ebenso ist ein automatischer Upload-Modus enthalten, der die Dateien direkt auf dem SharePoint ablegt, wenn keine Verbindung zum Firmennetzwerk besteht.
Durch diese zentrale, strukturierte Datenablage und deren -verwaltung kann der Anwender jederzeit den aktuellen Bearbeitungsstand eines Vorgangs oder Projekts einsehen. Informationen zu Anfragen, zum aktuellen Bearbeitungsstatus, bisherige Korrespondenz und dergleichen werden so für alle Beteiligten schnell und übersichtlich nachvollziehbar.

Über Fischer Software GmbH & Co. KG:
Fischer Software ist spezialisiert auf Softwareentwicklungen im Umfeld von Microsoft Outlook© und Exchange Server©. Das Kernprodukt des Unternehmens ist OUTLOOK INFODESK, eine Software-Lösung für professionelles Projekt-, Dokumenten- und Adress-Management. Zusatzmodule für Zeiterfassung- und Abrechnung, Telefonie (CTI) und Seminarorganisation erweitern den Einsatzbereich.
Der Firmensitz des 1995 gegründeten Unternehmens ist in Berlin, die Software ist „made in Germany“!

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OSIC (Open Source Imaging Consortium) ist eine Kooperation zwischen Wissenschaft, Industrie und Philanthropie, die schnelle Fortschritte im Kampf gegen die idiopathische Lungenfibrose (IPF), fibrosierendeinterstitielle Lungenerkrankungen (ILD) und andere Atemwegserkrankungen, einschließlich emphysematöserErkrankungen, ermöglichen soll.
Dazu bringt OSIC Radiologen, Kliniker, Datenwissenschaftlicher, Medizintechnikingenieure sowie betroffene Patientinnen und Patienten aus der ganzen Welt zusammen, um die Entwicklung digitaler, bildbasierterBiomarker und Software-Applikationen für die genauere Diagnose, Prognose sowie Vorhersage des Ansprechens auf eine Therapie zu entwickeln. Als Grundlage für die Entwicklung baut OSIC gemeinsam mit Kliniken aus aller Welt eine Datenbank anonymisierter benötigter Medizindaten auf.
Getragen wird OSIC durch seine Mitglieder aus dem medizinischen Bereich, wie die Universität Athen, die Université de Lyon, die Medizinische Universität Wien, die University of Iowa, die American Lung Association, National Jewish Health, sowie durch Mitglieder aus der Medizintechnik- und pharmazeutischen Industrie, zu denen u.a. Boehringer-Ingelheim, Siemens Healthineers, CSL Behring, FLUIDDA, BRAINOMIX, Galápagos, VIDA und imvaria gehören.

Zur fachgerechten elektronischen Verwaltung und Archivierung von Dokumenten greift OSIC nun auf die Vorzüge der DOCBOX®-Cloud-Anwendung zurück. Das Dokumenten-Management-System (DMS) ermöglicht, gemeinsam erstellte Dokumente rechtssicher an unabhängiger Stelle in der Wolkeninfrastruktur zu archivieren. Mehrere Anwender:innen können gemeinsame Dokumente prüfen, digital signieren und freigeben. Erinnerungen an bevorstehende Aufgaben werden aus dem DMS generiert. Für die DOCBOX® spricht ferner deren bilinguale Ausrichtung: Frontend, Hilfen, Tutorials und Produktbeschreibungen stehen sowohl in deutscher als auch in englischer Sprache zur Verfügung.

Über OSIC:
https://www.osicild.org/

Über aktivweb System- und Datentechnik GmbH:
aktivweb ist Lösungslieferant kaufmännischer Geschäftsprozesse, digitaler Aktenlösungen, sowie CMS-Systeme und Webanwendungen. Mit ihrem Softwareprodukt DOCBOX® und über 100 autorisierten Vertriebspartnern zählt aktivweb System- und Datentechnik zu den führenden Entwicklungs- und Vertriebsunternehmen auf dem nationalen Wachstumsmarkt für Archivierungs- und Dokumenten-Management-Systemen (DMS). Die Bestandskunden kommen nahezu aus allen Branchen und allen Größenordnungen – von globalen Konzernen, innovativen mittelständischen Betrieben bis zu Einzelunternehmen.

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Mit der DOCBOX® projektbezogen im Team arbeiten

Mit fünf Niederlassungen und 13 Außenstellen in Deutschland und Österreich betreut ISO-BA jährlich bis zu 120 Projekte in den Bereichen Isolierung, Brandschutz und Metallteilfertigung. Zu den namhaften Kunden zählen beispielsweise Fraport, Lidl, Daimler oder Roche. Seit mehreren Jahren vertraut das Unternehmen bereits den Vorteilen des Managements von Dokumenten mit der DOCBOX®. „Die DOCBOX® sorgt für eine strukturierte Dateiablage. Alle Projekte bzw. die dazugehörigen Dokumente erhalten so eine einheitliche Ordnerstruktur. Das erleichtert unsere Arbeit ungemein“, so Geschäftsführer Murat Basaran. Etwa 50 Mitarbeitende nutzen den kompletten Funktionsumfang der DOCBOX®. Der Zugriff auf die DOCBOX® erfolgt über ein Virtual Private Network (VPN). Vor allem auf Geschäftsreisen, im Home Office oder bei dringenden Notfällen kann so auch gearbeitet werden, wenn Mitarbeitende sich nicht im Büro befinden.

Effizienzsteigerung dank Workflows
Mithilfe von fünf verschiedenen DOCBOX®-Workflows digitalisiert und optimiert Iso-Basaran beispielsweise Geschäftsprozesse. So erfolgt eine Steigerung der Effizienz von Prozessen im Unternehmen. Außerdem vermeiden die Workflow-Systeme unnötige Mehrarbeiten durch die Aufzeichnung von wiederkehrenden Prozessen. Schließlich minimieren die Workflow-Prozesse Kosten, sie verbessern die Qualität der Prozesse, sie reduzieren Durchlaufzeiten und sie verbessern die Transparenz der Prozesse.
So wird etwa der gesamte Vorgang der Rechnungsverarbeitung bei ISO-BA durch einen DOCBOX®-Workflow gesteuert.
Ein weiterer Workflow wird im Bereich der Projektfreigabe eingesetzt. Das betrifft vor allem folgende Fragen: Wie kann das unternehmerische Risiko verlässlich eingeschätzt werden? Wie wird eine Transparenz geschaffen, auf der fundierte Entscheidungen getroffen werden können? Wie werden stabile und schnelle Freigaben erreicht? Wie gelingt es, Risikomanagement über den gesamten Projektlebenszyklus zu betreiben? Ein optimierter Workflow hat eine zentrale Bedeutung in der Projektfreigabe sowie im Auftragscontrolling. Der Freigabeprozess wird unter Einbezug des DOCBOX®-Workflows sowie effizienter Nachverfolgung deutlich beschleunigt. Ferner ist insbesondere im Rahmen des Angebotsprozesses eine schnelle und effiziente Projektfreigabe erforderlich, um den Kunden termingerecht ein verbindliches Angebot übermitteln zu können. Der Workflow gesteuerte Prozess ermöglicht dabei schnelle, transparente und standardisierte Projektfreigaben unter Einbindung verschiedener Hierarchieebenen.

Standortübergreifende Versionsverwaltung und E-Mail-Zugriff
Die Versionierung bzw. Versionsverwaltung mit der DOCBOX® spielt bei der gemeinsamen Arbeit der ISO-BA-Mitarbeitenden an Dokumenten, etwa an Excel-Dateien, eine wichtige Rolle. Durch Versionierung kann auf ältere Versionen eines Dokuments zugegriffen werden und durch Protokollierung der Änderungen können diese jederzeit nachvollzogen werden. Das DOCBOX®-Modul Versionierung koordiniert den gemeinsamen Zugriff mehrerer Benutzer auf die Dateien. So behalten die Anwender:innen den Überblick über den Status ihrer Dokumente. Die jeweilige Version verfügt sowohl über einen Zeitstempel als auch über eine Benutzerkennung.
Mit dem Modul OutlookConnect archiviert ISO-BA alle E-Mails und deren individuelle Anhänge automatisch und revisionssicher in die DOCBOX®. Genauso leicht kann per Schnellsuche auf archivierte E-Mails zugegriffen werden. Dadurch werden alle E-Mails sowie die Anhänge den jeweiligen Projekten in der DOCBOX® zugeordnet, und die Mitarbeitenden können standortübergreifend auf die Dokumente zugreifen.

Über ISO-BAsaran GmbH, Worms:
Die ISO-Basaran GmbH wurde im Oktober 1995 in Worms von Murat Basaran gegründet und bietet zurzeit über 150 Mitarbeitern einen festen und zukunftsorientierten Arbeitsplatz. Das Unternehmen konnte seinen Wirkungsbereich als Spezialist für Isolierung im Bereich Wärme-, Kälte-, Schall- und Brandschutz, sowie in der Metallverarbeitung schnell von der regionalen Ebene auf ganz Deutschland erweitern.
Mit vielen erprobten Partnern aus dem Bau- und Isolierhandwerk hat ISO-BA mittlerweile über 500 Projekte für eine Vielzahl von Industrie-Branchen erfolgreich realisiert. Mit der Eröffnung der zweiten Niederlassung im Januar 2020 in Berlin – sowie aktuell einer weiteren Niederlassung in München und einer in Österreich – unterstreicht das Unternehmen seine Positionierung im Markt, hat mehr Raum für die Projekte der Zukunft geschaffen und sein Leistungsspektrum und das Einzugsgebiet maßgeblich erweitert.
www.iso-ba.de

Über aktivweb System- und Datentechnik GmbH:
aktivweb ist Lösungslieferant kaufmännischer Geschäftsprozesse, digitaler Aktenlösungen, sowie CMS-Systeme und Webanwendungen. Mit ihrem Softwareprodukt DOCBOX® und über 100 autorisierten Vertriebspartnern zählt aktivweb System- und Datentechnik zu den führenden Entwicklungs- und Vertriebsunternehmen auf dem nationalen Wachstumsmarkt für Archivierungs- und Dokumenten-Management-Systemen (DMS). Die Bestandskunden kommen nahezu aus allen Branchen und allen Größenordnungen – von globalen Konzernen, innovativen mittelständischen Betrieben bis zu Einzelunternehmen.

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