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Die langjährige Partnerschaft zwischen Syka-Soft und der DOCBOX® hat einen neuen Höhepunkt erreicht, der das Dokumenten-Management für Handwerksbetriebe weiter verbessern wird. Seit dem Rollout der Version 7 der DOCBOX® im Frühsommer 2023 haben beide Unternehmen ihre Kräfte weiter gebündelt, um ihren Kunden einen noch umfassenderen Funktionsumfang und eine nahtlose Integration zu bieten. Die Kooperation zwischen Syka-Soft und DOCBOX® besteht bereits seit über sieben Jahren und hat sich in dieser Zeit als Erfolgsmodell erwiesen. Mit der aktuellen Version 7 der DOCBOX® setzen die beiden Unternehmen neue Standards in Sachen Effizienz und Benutzerfreundlichkeit im Dokumenten-Management.

Die DOCBOX®-Version 7 ermöglicht Syka-Soft nun, den vollen Funktionsumfang und alle Module der DOCBOX® in seine Branchensoftware zu integrieren. Diese nahtlose Integration erfolgt über eine RestAPI-Schnittstelle, die eine reibungslose Kommunikation zwischen den beiden Software-Anwendungen ermöglicht.
Eine der herausragenden Funktionen dieser Kooperation ist die voll automatisierte Archivierung von Syka-Soft-Dokumenten in der DOCBOX®-Ordnerstruktur. Diese automatische Archivierung spart nicht nur Zeit, sondern auch wertvolle Ressourcen für die aktuell etwa 200 Betriebe, die bereits von den Synergieeffekten zwischen Syka-Soft und der DOCBOX® profitieren. Gleichzeitig erfolgt die Meldung der Dokumenten-ID von der DOCBOX® an die Syka-Soft-Branchensoftware. Dieser Prozess beschleunigt Geschäftsprozesse erheblich und ermöglicht eine effizientere Verwaltung von Dokumenten.

Partner des Handwerks: Syka-Soft
Syka-Soft ist seit vielen Jahren ein verlässlicher Partner für Handwerksbetriebe, v. a. aus dem Bereich Sanitär-Heizung-Klima (SHK), und bietet eine umfassende Branchensoftware, die sämtliche kaufmännischen Arbeitsabläufe abdeckt. Von der Auftragsbearbeitung über Kalkulation und Kundendienst-Organisation bis hin zur Planung, Ausführung, Abrechnung und Auswertung: Syka-Soft unterstützt Unternehmer bei ihren täglichen Routinearbeiten. Mit Syka-Soft verwalten Betriebe komfortabel ihre Stammdaten. Eine leistungsstarke Projektabwicklung sowie eine flexible Kalkulation garantieren effiziente Arbeitsprozesse. Syka-Soft unterstützt bei der Organisation des Kundendienstes – ob im Büro oder unterwegs. Zahlungsverkehr und Finanzen haben Unternehmen mit Syka-Soft immer im Blick. Zahlreiche Zusatzmodule machen Syka-Soft flexibel und für die Anforderungen des Kunden erweiterbar.

DMS: Über 25.000 Anwender vertrauen der DOCBOX®
Die DOCBOX® aus dem Hause aktivweb ist die bewährte Dokumenten-Management-Software, auf die über 25.000 Anwender vertrauen. Mit dem Rollout der Version 7 eröffnet die DOCBOX® eine neue Ära des kundenzentrierten und anwenderfreundlichen Dokumentenmanagements. Zu den Highlights gehören das einfache und effiziente Verwalten von Dokumenten, das Erstellen von Suchanfragen, das Arbeiten mit dem beliebten Workflow-Designer sowie die Möglichkeit, Dokumente gezielt für bestimmte Benutzergruppen freizugeben. Die Einführung der DOCBOX®-Cloud-Version 7 markiert einen weiteren Meilenstein in der Digitalisierung von Geschäftsprozessen für Unternehmen. Sie ermöglicht es, effizienter und flexibler zu arbeiten, während gleichzeitig höchste Standards in Bezug auf Datensicherheit und Datenschutz gewährleistet sind.

Synergien: Kunden profitieren
Die Partnerschaft zwischen Syka-Soft und der DOCBOX® zeigt, wie Synergien zwischen Unternehmen dazu beitragen können, die Arbeitsabläufe für ihre Kunden zu optimieren und die Effizienz zu steigern. Diese erfolgreiche Kooperation wird auch in Zukunft wegweisende Lösungen für Handwerksbetriebe bieten.

Über Syka-Soft GmbH und Co KG, Würzburg:
Das Softwarehaus ist spezialisiert auf die Branche SHK (Sanitär, Heizung, Klima), Kälte, Elektro, Anlagebau sowie den technischen Kundendienst. Seit über 40 Jahre ist Syka-Soft führend am Markt: Entwicklung, Service und Vertrieb aus einer Hand.

In dieser Pressemitteilung findet aus Gründen der besseren Lesbarkeit bei Berufsbezeichnungen und / oder Adressierungen meistens die männliche Form Verwendung. Es sind dennoch alle sozialen Geschlechter ausdrücklich gemeint, sofern kontextuell nicht anders gekennzeichnet.

Über aktivweb System- und Datentechnik GmbH:
aktivweb ist Lösungslieferant kaufmännischer Geschäftsprozesse, digitaler Aktenlösungen, sowie CMS-Systeme und Webanwendungen. Mit ihrem Softwareprodukt DOCBOX® und über 100 autorisierten Vertriebspartnern zählt aktivweb System- und Datentechnik zu den führenden Entwicklungs- und Vertriebsunternehmen auf dem nationalen Wachstumsmarkt für Archivierungs- und Dokumenten-Management-Systemen (DMS). Die Bestandskunden kommen nahezu aus allen Branchen und allen Größenordnungen – von globalen Konzernen, innovativen mittelständischen Betrieben bis zu Einzelunternehmen.

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HALLO

Die Frankenne GmbH aus Aachen ist eines der angeschlossenen Handelsunternehmen im Verbund der Sonnecken eG. Die Soennecken eG ist die im deutschsprachigen Raum führende Handelskooperation für Produkte und Dienstleistungen rund ums Büro und Homeoffice. Durch die Kooperation mit der Firma aktivweb, einem der richtungsweisenden Anbieter für Dokumenten-Management-Systeme (DMS) in der D-A-CH-Region, profitieren Soennecken-Mitglieder seit 2021 von der DOCBOX®, dem digitalen Archivierungssystem für Dokumente. Soennecken stärkt damit das Produktportfolio für die rund 800 Fachhändler der Genossenschaft. Auch die Frankenne GmbH bietet ihren Kunden die revisionssichere digitale Archivierung mit der DOCBOX® an und nutzt das DMS selbstverständlich gleichsam im eigenen Unternehmen.

Für Geschäftsführer Felix Frankenne liegen die Vorzüge der DOCBOX® klar auf der Hand:
„Die DOCBOX® ist ein System sowohl für die einfache als auch die anspruchsvolle Anwendung: schneller, unkomplizierter und kostengünstiger Start, ausbaufähig auch für ausgewachsene Prozesse. Insbesondere für Neueinsteiger erleben wir mit der Vorgehensweise, Prozesse auf dem Weg der Einführung gemeinsam mit der DOCBOX® digital zu entwickeln, große Vorteile: Der Weg in die Digitalisierung nimmt alle Beteiligten bedacht und nachhaltig mit.“
Als alteingesessener Bürobedarfsfachhandel mit einer vielfach persönlich bekannten Stammkundschaft ist für Frankenne die Kombination des Einsatzes der DOCBOX® im eigenen Unternehmen sowie im Vertrieb an die Kunden und somit der Weiterentwicklung des Sortimentes eine Win-Win-Situation. „Seitdem wir das System selbst nutzen, lieben wir es, Dokumente ultraschnell zu finden und Prozesse digital zu automatisieren. Durch den unkomplizierten Start mit der DOCBOX® – schnell eingerichtete Testphase und sehr kleine Einstiegskosten – können wir bei unseren Kunden rasche Erfolge und eine Zeit-/Kostenersparnis erzielen. Dies entlastet die Anwender spontan und macht Lust auf die Nutzung weiterer Funktionen der DOCBOX®.“
Das DOCBOX® Application Programming Interface (API) ermöglicht es zudem anderen Programmen, mit der DOCBOX® zu kommunizieren. Dadurch können andere Programme auf Funktionen, wie z. B. Archiv- oder Workflow-Bearbeitung, zugreifen.
Sehr zufrieden zeigt sich Fekix Frankenne auch mit der Unterstützung durch das DOCBOX®-Team: „Wir sind begeistert, von der Kommunikation mit aktivweb. Das Team stellt sich allen individuellen Fragestellungen und liefert auch Lösungen für größere Strukturen unserer Kunden.“

Über Frankenne GmbH, Aachen:
Das Familienunternehmen, gegründet 1919, steht für persönlichen und fachkompetenten Service rund um Büro-, Schul- und Kreativbedarf. Darüber hinaus bietet es professionelle Planung und Einrichtung von Büroräumen, reibungslose Beschaffung von Büromaterial bis hin zu individuellen Sortimenten im E-Procurement. Mit der Planung und Entwicklung wirksamer E-Commerce-Konzepte sowie dem Einsatz modernster Logistik ist das Familienunternehmen zukunftsorientiert aufgestellt.

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Mit der Cloud-ERP-Software von myfactory stehen Anwender:innen zahlreiche Funktionalitäten zur Verfügung. Sie haben immer Echtzeit-Zugriff auf alle Unternehmensdaten, damit Prozesse geräteunabhängig gesteuert werden können. Sie sind immer bestens informiert, da sie Zugriff auf alle Daten weltweit, zu jeder Zeit und von allen Endgeräten mit der Cloud-Unternehmens-Software von myfactory haben. Anwender:innen arbeiten dezentral, flexibel, mobil, sicher und unkompliziert mit der webbasierten ERP-Business-Software. Die Software ist eine integrierte Plattform zur Digitalisierung: Alle Geschäftsprozesse in den Bereichen B2C und B2B werden erfolgreich gesteuert. Die digitale Prozessoptimierung ist genau zugeschnitten auf die individuellen Anforderungen der Kund:innen. Durch die Cloud-Lösung entfallen Kosten für die eigene Infrastruktur, Installationen und Updates komplett. Standardfunktionen von myfactory-Cloud-ERP können jederzeit gebucht und kurzfristig eingeführt werden – ohne Medienbrüche, aus einem System.

Lösungspartnerschaft zum digitalen Büro
Die Lösungspartnerschaft von myfactory mit der DOCBOX® ist der konsequente Schritt zum digitalen Büro. Das Dokumenten-Management-System wird von Anwender:innen zum revisionssicheren digitalen Archivierung von Dokumenten – wie etwa Schriftverkehr und E-Mails – genutzt. Mit digitaler Vorgangsbearbeitung und Zusammenarbeit werden medienbruchfreie Prozesse abgebildet. Des Weiteren erlauben Workflows automatisierte Geschäftsprozesse, etwa bei der Rechnungsverarbeitung. Der in der DOCBOX® integrierte Workflowdesigner transformiert einzelne manuelle Prozesse in dynamische, optimierte und automatisierte Workflows. Diese lassen sich effizient in bestehende Geschäftsprozesse einbinden und verschaffen Unternehmen einen Produktivitäts- und Wertschöpfungsvorsprung. Die DOCBOX® ermöglicht zudem die Verschlagwortung der archivierten Dokumente und somit eine unkomplizierte Universalsuche.
Die myfactory.DOCBOX®-Schnittstelle funktioniert sowohl für die serverbasierte Inhouse-Lösung als auch für die Cloud-Variante des DMS aus dem Hause aktivweb. Periodisch wird überprüft, ob es geänderte Dokumente gibt, die an Belege angehängt sind, und lädt diese dann automatisch in die DOCBOX® hoch. Alle Dokumente haben die Belegnummer als Präfix im Namen sowie die Belegnummer der ursprünglichen Auftragsbestätigung als Kennzei-chen in den Metadaten. Dadurch können Dokumente der gleichen Belegkette leicht identifiziert und gefunden werden. Hochgeladene Dokumente werden in der History-Liste gezeigt, mit Versionsnummer. Fehlgeschlagene Uploads werden in einer weiteren Liste gezeigt und können dort nach manuellem Upload als erledigt markiert werden.

Über myfactory.Center Ammersee:
myfactory.Center berät kleine und mittlere Unternehmen bei der Wahl kaufmännischer Software. myfactory in Unternehmen einzuführen ist die Stärke des Unternehmens. Erfolgreiche ERP-Einführungen aus über acht Jahren sind das Zertifikat. Das Team vereint Disziplinen aus angewandter und theoretischer Betriebswirtschaftslehre, kaufmännischem IT Consulting und angewandter Informatik.
https://myfactory.center-ammersee.de/

Über aktivweb System- und Datentechnik GmbH:
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Mit der DOCBOX® projektbezogen im Team arbeiten

Mit fünf Niederlassungen und 13 Außenstellen in Deutschland und Österreich betreut ISO-BA jährlich bis zu 120 Projekte in den Bereichen Isolierung, Brandschutz und Metallteilfertigung. Zu den namhaften Kunden zählen beispielsweise Fraport, Lidl, Daimler oder Roche. Seit mehreren Jahren vertraut das Unternehmen bereits den Vorteilen des Managements von Dokumenten mit der DOCBOX®. „Die DOCBOX® sorgt für eine strukturierte Dateiablage. Alle Projekte bzw. die dazugehörigen Dokumente erhalten so eine einheitliche Ordnerstruktur. Das erleichtert unsere Arbeit ungemein“, so Geschäftsführer Murat Basaran. Etwa 50 Mitarbeitende nutzen den kompletten Funktionsumfang der DOCBOX®. Der Zugriff auf die DOCBOX® erfolgt über ein Virtual Private Network (VPN). Vor allem auf Geschäftsreisen, im Home Office oder bei dringenden Notfällen kann so auch gearbeitet werden, wenn Mitarbeitende sich nicht im Büro befinden.

Effizienzsteigerung dank Workflows
Mithilfe von fünf verschiedenen DOCBOX®-Workflows digitalisiert und optimiert Iso-Basaran beispielsweise Geschäftsprozesse. So erfolgt eine Steigerung der Effizienz von Prozessen im Unternehmen. Außerdem vermeiden die Workflow-Systeme unnötige Mehrarbeiten durch die Aufzeichnung von wiederkehrenden Prozessen. Schließlich minimieren die Workflow-Prozesse Kosten, sie verbessern die Qualität der Prozesse, sie reduzieren Durchlaufzeiten und sie verbessern die Transparenz der Prozesse.
So wird etwa der gesamte Vorgang der Rechnungsverarbeitung bei ISO-BA durch einen DOCBOX®-Workflow gesteuert.
Ein weiterer Workflow wird im Bereich der Projektfreigabe eingesetzt. Das betrifft vor allem folgende Fragen: Wie kann das unternehmerische Risiko verlässlich eingeschätzt werden? Wie wird eine Transparenz geschaffen, auf der fundierte Entscheidungen getroffen werden können? Wie werden stabile und schnelle Freigaben erreicht? Wie gelingt es, Risikomanagement über den gesamten Projektlebenszyklus zu betreiben? Ein optimierter Workflow hat eine zentrale Bedeutung in der Projektfreigabe sowie im Auftragscontrolling. Der Freigabeprozess wird unter Einbezug des DOCBOX®-Workflows sowie effizienter Nachverfolgung deutlich beschleunigt. Ferner ist insbesondere im Rahmen des Angebotsprozesses eine schnelle und effiziente Projektfreigabe erforderlich, um den Kunden termingerecht ein verbindliches Angebot übermitteln zu können. Der Workflow gesteuerte Prozess ermöglicht dabei schnelle, transparente und standardisierte Projektfreigaben unter Einbindung verschiedener Hierarchieebenen.

Standortübergreifende Versionsverwaltung und E-Mail-Zugriff
Die Versionierung bzw. Versionsverwaltung mit der DOCBOX® spielt bei der gemeinsamen Arbeit der ISO-BA-Mitarbeitenden an Dokumenten, etwa an Excel-Dateien, eine wichtige Rolle. Durch Versionierung kann auf ältere Versionen eines Dokuments zugegriffen werden und durch Protokollierung der Änderungen können diese jederzeit nachvollzogen werden. Das DOCBOX®-Modul Versionierung koordiniert den gemeinsamen Zugriff mehrerer Benutzer auf die Dateien. So behalten die Anwender:innen den Überblick über den Status ihrer Dokumente. Die jeweilige Version verfügt sowohl über einen Zeitstempel als auch über eine Benutzerkennung.
Mit dem Modul OutlookConnect archiviert ISO-BA alle E-Mails und deren individuelle Anhänge automatisch und revisionssicher in die DOCBOX®. Genauso leicht kann per Schnellsuche auf archivierte E-Mails zugegriffen werden. Dadurch werden alle E-Mails sowie die Anhänge den jeweiligen Projekten in der DOCBOX® zugeordnet, und die Mitarbeitenden können standortübergreifend auf die Dokumente zugreifen.

Über ISO-BAsaran GmbH, Worms:
Die ISO-Basaran GmbH wurde im Oktober 1995 in Worms von Murat Basaran gegründet und bietet zurzeit über 150 Mitarbeitern einen festen und zukunftsorientierten Arbeitsplatz. Das Unternehmen konnte seinen Wirkungsbereich als Spezialist für Isolierung im Bereich Wärme-, Kälte-, Schall- und Brandschutz, sowie in der Metallverarbeitung schnell von der regionalen Ebene auf ganz Deutschland erweitern.
Mit vielen erprobten Partnern aus dem Bau- und Isolierhandwerk hat ISO-BA mittlerweile über 500 Projekte für eine Vielzahl von Industrie-Branchen erfolgreich realisiert. Mit der Eröffnung der zweiten Niederlassung im Januar 2020 in Berlin – sowie aktuell einer weiteren Niederlassung in München und einer in Österreich – unterstreicht das Unternehmen seine Positionierung im Markt, hat mehr Raum für die Projekte der Zukunft geschaffen und sein Leistungsspektrum und das Einzugsgebiet maßgeblich erweitert.
www.iso-ba.de

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