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Der Kreisverband Garmisch-Partenkirchen des Bayerischen Roten Kreuzes (BRK) hat im Januar 2024 die Einführung des Dokumenten-Management-Systems (DMS) DOCBOX® erfolgreich abgeschlossen. Die Implementierung der Lösung führte zu einer deutlichen Effizienzsteigerung und Prozesssicherheit in der Dokumentenverwaltung der gemeinnützigen Körperschaft.
Der Kreisverband Garmisch-Partenkirchen mit seinen über 2.000 aktiven Mitgliedern in den Bereichen Bergwacht, Bereitschaften, Wasserwacht und Jugendrotkreuz ist eine tragende Säule der Gefahrenabwehr und sozialen Hilfe im Landkreis. Um den vielfältigen Aufgaben und dem stetig wachsenden Dokumentenaufkommen gerecht zu werden, benötigt der Kreisverband eine skalierbare und zukunftsorientierte Lösung für das Dokumenten-Management.

Die DOCBOX® überzeugt mit Schnelligkeit, Benutzerfreundlichkeit und Funktionalität
Nach einer intensiven Prüfung verschiedener DMS-Lösungen entschied sich der Kreisverband Garmisch-Partenkirchen für die Cloud basierte Lösung der DOCBOX® von aktivweb. Ausschlaggebend für diese Entscheidung waren die schnelle Installation, die intuitive Benutzerführung und der umfassende Funktionsumfang der Lösung. „Die DOCBOX® bietet den mittlerweile fast 50 Anwendern alle Funktionen, die wir für eine revisionssichere und rechtskonforme elektronische Dokumentenverwaltung benötigen“, erklärt Klemens Reindl, Kreisgeschäftsführer beim BRK. „Die Lösung zeichnet sich durch ihre Flexibilität und Skalierbarkeit aus, sodass sie auch mit unseren zukünftigen Anforderungen wachsen kann.“

Automatisierte Rechnungsverarbeitung mit DOCBOX®-Workflow
Besonders profitieren die Mitarbeiter des BRK vom DOCBOX®-Workflow Rechnungsverarbeitung. Mithilfe des innovativen Workflowdesigners konnten die BRK-Mitarbeitenden selbstständig lauffähige Prozesse erstellen, die die Rechnungsbearbeitung automatisieren. „Die Automatisierung der Rechnungsverarbeitung hat zu einer deutlichen Zeitersparnis und Effizienzsteigerung geführt“, so Reindl. „Fehlerquellen wurden minimiert und die Durchlaufzeiten der Rechnungen konnten erheblich verkürzt werden.“

Hohe Automatisierung und KI-gestützte Datenextraktion
Die DOCBOX® verfügt über einen hohen Automatisierungsgrad, der durch den Einsatz von Meta-Masken und intelligenter Datenextraktion weiter gesteigert wird. So können Metadaten aus Rechnungen automatisch extrahiert und Dokumenten zugeordnet werden, wodurch manuelle Eingaben auf ein Minimum reduziert werden. „Die automatische Metadatenextraktion und -zuordnung spart unseren Mitarbeitern wertvolle Zeit und ermöglicht eine effiziente Dokumentenarchivierung“, erklärt Reindl. „Darüber hinaus können wir die extrahierten Daten für weiterführende Analysen und Auswertungen nutzen.“

KI-gestützte Datenextraktion ermöglicht zukunftsorientierte Analysen
Die DOCBOX® geht dank KI-gestützter Datenextraktion noch einen Schritt weiter. Das System erkennt automatisch relevante Informationen auf Rechnungen und extrahiert diese strukturiert. Diese Daten können dann für weiterführende Analysen und Auswertungen genutzt werden, um beispielsweise Muster und Trends in der Rechnungsbearbeitung zu erkennen. „Die KI-gestützte Datenextraktion eröffnet uns neue Möglichkeiten für die Optimierung unserer Prozesse und die Entscheidungsfindung“, so der Kreisgeschäftsführer. „So können wir zum Beispiel zukünftig ganze Buchungssätze automatisch generieren lassen.“

Der Kreisverband Garmisch-Partenkirchen zieht ein positives Fazit
Der Kreisverband Garmisch-Partenkirchen zeigt sich nach der Implementierung der DOCBOX® sehr zufrieden. „Die Lösung hat unsere Dokumentenverwaltung deutlich effizienter und prozesssicherer gemacht“, resümiert Reindl. „Wir sind von der DOCBOX® überzeugt und können sie anderen Unternehmen und Organisationen nur weiterempfehlen.“

Betreut wird der Kreisverband des BRK von Marschall Electronics. Die vier Grundpfeiler der Geschäftstätigkeit sind das Internet Service Providing (Webdesign, Anbindung, Hosting und Housing), die Software-Entwicklung (Datenbanken und Webprojekte), der Full-Service-Netzwerk-Support (Hardware und Software) sowie Telefonanlagen.

Über aktivweb System- und Datentechnik GmbH:
aktivweb ist Lösungslieferant kaufmännischer Geschäftsprozesse, digitaler Aktenlösungen, sowie CMS-Systeme und Webanwendungen. Mit ihrem Softwareprodukt DOCBOX® und über 100 autorisierten Vertriebspartnern zählt aktivweb System- und Datentechnik zu den führenden Entwicklungs- und Vertriebsunternehmen auf dem nationalen Wachstumsmarkt für Archivierungs- und Dokumenten-Management-Systemen (DMS). Die Bestandskunden kommen nahezu aus allen Branchen und allen Größenordnungen – von globalen Konzernen, innovativen mittelständischen Betrieben bis zu Einzelunternehmen.

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HALLO

Der Erlös der letztjährigen TQ-Weihnachtstombola unterstützt den ehrenamtlichen Verein bei der Anschaffung eines neuen Einsatzfahrzeugs

Scheckübergabe von Tim Schäfer (Personal-Marketing von TQ) an die Seefelder BRK Bereitschaft (Bildquelle: TQ)

Seefeld, 15. Februar 2024: Auch 2023 führte die TQ-Systems GmbH wieder ihre jährliche Weihnachtstombola am Firmenhauptsitz in Gut Delling durch, an der sich die Mitarbeitenden mittels eines Loskaufs beteiligen konnten. Die eingenommene Summe in Höhe von 1.643 Euro spendet der Technologiedienstleister in diesem Jahr an die Seefelder BRK Bereitschaft „Helfer vor Ort (HvO)“.

Wie jedes Jahr verloste TQ auch 2023 unter den Mitarbeitenden wieder die zahlreichen Geschenke, die das Unternehmen in der Vorweihnachtszeit von seinen Geschäftspartnern erhalten hatte. Rund 200 Mitarbeitende nahmen an der Tombola für einen guten Zweck teil, kauften Lose im Wert von insgesamt 1.643 Euro und sicherten sich so die Chance auf einen der 400 tollen Gewinne. Der Ansturm auf die Tombola war riesig, und alle Lose waren innerhalb kürzester Zeit ausverkauft: „Wir sind stolz über den großen Andrang und die Unterstützung unserer Kollegen und Kolleginnen. Im Fokus stehen oft gar nicht die Gewinne der Tombola, sondern speziell der Wunsch, für einen guten Zweck zu spenden und zu helfen“, so Organisator Tim Schäfer aus dem Personal-Marketing bei TQ.

TQ-Spende kommt dem neuem Einsatzfahrzeug für die „Helfer vor Ort“ in Seefeld zu Gute

In diesem Jahr dürfen sich die „Helfer vor Ort“ in Seefeld über die Spende freuen. Die Ehrenamtlichen des Bayerischen Roten Kreuzes leisten mit erfahrenem Rettungsfachpersonal bei medizinischen Notfällen erste Hilfe, um die Zeit bis zum Eintreffen des Rettungswagens zu überbrücken. Sie werden bei Notfällen von der Rettungsleitstelle gleichzeitig mit dem diensthabenden Notarzt und dem Rettungsdienst alarmiert. Durch die räumliche Nähe und Ortskenntnis können sie schon vor der offiziellen Hilfsfrist von zwölf Minuten vor Ort sein, was unter Umständen lebensrettend ist.

Für die Einsätze der „Helfer vor Ort“ ist das eigene Einsatzfahrzeug unabdingbar. Mittlerweile hat es jedoch schon stolze 100.000 km zwischen den Gemeinden Seefeld, Wörthsee und Andechs zurückgelegt und ist daher immer öfter reparaturbedürftig. Mit der Spende kommen die Ehrenamtlichen der Anschaffung eines neuen Fahrzeugs ein Stück näher und können so eine 24/7-Einsatzbereitschaft für Notfälle auch in Zukunft gewährleisten.

Dirk Gransow, Bereitschaftsleiter der „Helfer vor Ort“, betont: „Wir freuen uns sehr über die großzügige Spende, die uns bei der Anschaffung eines neuen Einsatzfahrzeugs unterstützt. Anders als Rettungswagen und Notarzt durfen wir unsere Leistung nicht in Rechnung stellen und erhalten auch keine Kostenerstattung von den Krankenkassen. Wir arbeiten unentgeltlich und werden zu 100 Prozent durch Spenden finanziert.“

Über die TQ-Group

Die TQ-Group wurde 1994 als 2-Mann-Unternehmen gegründet und besteht heute aus rund 2.200 Mitarbeitenden an 13 Standorten in Deutschland, Ungarn, Slowenien, den USA und in China. Als einer der größten Technologiedienstleister und Elektronikspezialisten in Deutschland realisiert die TQ-Group maßgeschneiderte, innovative Lösungen für unterschiedliche Branchen, sowohl im Hardware- wie auch im Softwarebereich – von der Entwicklung über die Produktion und weitere Dienstleistungen bis hin zum Produktlebenszyklusmanagement.
Das bedeutet: TQ bietet Kompetenz, Erfahrung und Weitblick für die Bereiche E²MS, Embedded Module, Motoren und elektronische Antriebe, Cobot- und Automatisierungslösungen, Medizintechnik und Aviation/Avionics.
TQ wächst zudem konsequent mit einem vielfältigen Portfolio an Eigenprodukten in den wirtschaftlich aktuellen Megatrends wie Robotik, Digitalisierung, Industrie 4.0, Künstliche Intelligenz, E-Mobilität oder dem Energiemanagement. Beides – Servicekompetenz und eigene Entwicklungen – kombiniert die TQ-Group zudem als Original Design bzw. Equipment Manufacturer (ODM / OEM).

Auf Basis des breiten Dienstleistungs- und Lösungsbaukastens werden international kundenspezifische Produkte entwickelt und produziert. Und das alles „Made in Germany“. Im Geschäftsjahr 2022/2023 betrug der weltweite Gesamtumsatz des inhabergeführten Unternehmens über 517 Mio. Euro. Weitere Informationen gibt es unter: www.tq-group.com (https://www.tq-group.com)

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