Kommunikation: Werkzeuge und Fähigkeiten

Gute Kommunikation ist eine Qualität, die jeder Manager besitzen sollte. Tatsächlich ist diese Begabung für diejenigen, die ein Mindestmaß an Verantwortung übernehmen müssen, sehr verbreitet.

Ob verbal oder nonverbal, Kommunikation ist die Grundlage jeder Beziehung. Ohne Informationsaustausch und ein Mindestmaß an zwischenmenschlichen Fähigkeiten hat kein Projekt, Produkt oder Dienstleistung auch nur die geringste Chance, Früchte zu tragen.

Deshalb ist beim Coaching von Frauen und Männern eine gute Kommunikation unerlässlich. Dies gilt in vielen Bereichen und auf verschiedenen Ebenen:

  • Ihr Team zu verstehen und sie von den Vorzügen einer Richtung zu überzeugen,
  • Verhandeln Sie mit Ihrem Vorgesetzten über zusätzliche Zeit oder ein zusätzliches Budget für die Fertigstellung eines Projekts,
  • die Ergebnisse einer Analyse oder die Einzelheiten eines Aktionsplans bei einem Treffen auf hoher Ebene präsentieren,
  • schriftlich mit Lieferanten oder Kunden zu kommunizieren,
  • um einen Konflikt zwischen zwei Mitarbeitern zu lösen,
  • ein Projekt, ein neues Produkt/eine neue Dienstleistung in einem Pitch vorstellen,
  • und vieles mehr.

Wir sprechen über die Qualität des Kommunikators und des Talents, aber es ist oft eine Frage der Kommunikationstechnik (klare und ausdrucksstarke Schrift entsprechend dem gewählten Kanal, Farbsymbolik, nonverbale Sprache, Transaktionsanalyse, Neurolinguistisches Programmieren usw.).

So ist es möglich, sich für die Beherrschung dieser Werkzeuge auszubilden, die für die persönliche Leistung und damit für den beruflichen Erfolg unerlässlich sind. Alles beginnt mit einer Nachricht, die von einem Sender an einen Empfänger übermittelt wird.

1 – Schriftliche oder nonverbale Kommunikation

Wir kommunizieren nicht schriftlich, wie wir es mündlich tun. Je nach der Botschaft, die Sie vermitteln möchten, ist es sinnvoller, eher ein schriftliches Medium als eine mündliche Kommunikation zu verwenden. Ist es nicht üblich zu sagen, dass „das geschriebene Wort bleibt“?

Daher ist es für die nonverbale Kommunikation wichtig, auf die Gesamtheit Ihrer Botschaft zu achten: den Kanal, über den Sie Ihre Botschaft verbreiten wollen (E-Mail, einfache Notiz, schriftlicher Bericht, Papierpost usw.); die Klarheit der geteilten Informationen (verwendetes Vokabular, verbreitete Informationen, Länge der Botschaft, Tonfall usw.); die „Verpackung“ der Botschaft (Lesbarkeit, Farben, Illustrationen usw.).

Den richtigen Kommunikationskanal wählen

Wenn Sie nonverbal kommunizieren möchten, stehen Ihnen mehrere Lösungen zur Verfügung. Je nach der zu vermittelnden Botschaft ist es wichtig, den am besten geeigneten Kommunikationskanal zu wählen: E-Mail, offizieller Brief, Memo usw.

Diese Medien haben alle ihre Vor- und Nachteile. Deshalb ist es wichtig, sich vorher die richtigen Fragen zu stellen, um den Nagel auf den Kopf zu treffen und einen Flop, negatives Feedback oder gar ein unglückliches Missverständnis zu vermeiden.

Einige Beispiele für nonverbale Kommunikation:

Post auf Papier: wird jetzt hauptsächlich für „offizielle“ Post verwendet: Vorladungen, Entlassungen usw. Die Syntax wird hier präzise und durchdacht sein. Der Wortschatz wird der Situation angepasst.

E-Mail: um über ein Treffen zu berichten, um mit externen Dienstleistern, mit Kollegen, Team, Hierarchie zu kommunizieren, um die Nachbesprechung eines Treffens zwischen Mitarbeitern zu übertragen (Konfliktmanagement, Jahresgespräch…), etc. Wir werden für eine klare, geordnete Syntax sorgen, die alle notwendigen Elemente enthält und gleichzeitig angenehm zu lesen ist.

Powerpoint-Präsentation (oder jede andere Software): hauptsächlich zur Unterstützung während einer mündlichen Präsentation, aber auch während einer Präsentation Ihres Unternehmens, Ihrer Abteilung, Ihres Teams.

Aufbau und Anpassung Ihrer Sprache und Ihres Wortschatzes

Nach der Wahl des Mediums ist es wichtig, den Wortlaut an das Thema und die Person(en), an die der Brief gerichtet ist, anzupassen. Der Wortschatz und die Satzstrukturen werden nicht derselbe sein, je nachdem, ob es sich um eine Einberufung vor der Entlassung, eine einfache Nachbesprechung einer Sitzung, die Vorstellung eines neuen Projekts oder eine Einladung zu einer Sitzung handelt.

Machen Sie Ihr Schreiben angenehm lesbar, luftig, farbenfroh, prägnant und ausdrucksstark.

Um mit Neid gelesen und vor allem gehört zu werden, ist es wichtig, sich nicht nur um den Inhalt, sondern auch um die Form der Kommunikation zu kümmern. Daher sollten die Texte luftig sein, die Sätze und Absätze sollten von angemessener Länge sein und mögliche Illustrationen sollten im Einklang mit dem Text stehen. Es ist wichtig, dafür zu sorgen, dass alles verständlich ist!

Die verwendeten Farben (sowohl für Wörter als auch für Abbildungen) sind nicht trivial und sollten sorgfältig ausgewählt werden. Zum Beispiel haben Pastelle weniger Wirkung als hellere und kräftigere Farben, die mit mehr Begeisterung aufgenommen werden. Achten Sie jedoch darauf, Rot (ein unbewusstes Synonym für Gefahr) nicht zu oft zu verwenden.

Darüber hinaus ist es bei der internationalen und interkulturellen Kommunikation unerlässlich, gut über die Sitten und Gebräuche und die Symbolik der Farben im Zielland informiert zu sein. Damit sollen Fallstricke vermieden werden, die sich für die interkulturelle Kommunikation als tödlich erweisen könnten.

2 – Verbale Kommunikation

Während die nonverbale Kommunikation von Natur aus reflektierend ist, ist eine mündliche Kommunikation genauso viel Vorbereitung. Denn wenn man kein Improvisationsprofi ist, kann das Gelände schnell rutschig und die Situation unkontrollierbar werden. Um eine positive Wirkung zu gewährleisten und dem ursprünglichen Ziel angemessen zu sein, müssen also mehrere Techniken beherrscht werden – zumindest bekannt sein. Hier sind einige von ihnen. Die Liste ist natürlich nicht erschöpfend!

Das Wort ergreifen

Ob es sich um die Durchführung eines Treffens, die Präsentation eines neuen Projekts, die Bewältigung eines Konflikts usw. handelt, das Sprechen in der Öffentlichkeit, und sei es auch nur vor einer Person, erfordert ein Minimum an Vorbereitung. Selbst in einer Krise oder „Notfallsituation“ ist es wichtig, sich fünf Minuten Zeit zu nehmen, um nicht in Emotionen zu verfallen. Die Verwendung der richtigen Worte, ein angemessener Ton und Fluss sind für eine relevante und effektive verbale Kommunikation von entscheidender Bedeutung, insbesondere in heiklen Zeiten.

In der Öffentlichkeit zu sprechen ist nicht jedermanns Sache. Dennoch gibt es ein paar Tipps, die Ihnen dabei helfen können:

  • Lernen Sie, Ihren Stress zu kontrollieren, damit er ein Treiber und kein Hindernis wird,
  • Fesseln Sie die Aufmerksamkeit Ihrer Gesprächspartner mit einer angepassten, angemessenen Sprache und Gestik, die mit dem übereinstimmt, was Sie sagen,
  • Üben Sie, Ihre verbale Kommunikation so zu strukturieren, dass sie ihr Publikum auf dem Weg dorthin nicht verliert,
  • Anteile an der nonverbalen Kommunikation: fast 95% der Kommunikation erfolgt über Gesten und Tonfall.

Neuro-Linguistisches Programmieren oder NLP

Das NLP wurde von John Grinder und Richard Bandler in den 1970er Jahren in den Vereinigten Staaten geschaffen und basiert auf 3 Grundprinzipien, von denen es seinen Namen hat:

  • Programmierung: unsere Art und Weise, entsprechend den tief in uns vergrabenen Erfahrungen zu reagieren, die als Bezugspunkte für unser Verhalten dienen.
  • Neuro: Wie wir unser Verhalten ändern, neu programmieren.
  • Linguistik: die Einflüsse unserer verbalen und nonverbalen Sprache auf unsere Interaktionen mit anderen.

Nach den Schöpfern dieser Methode hat jeder die Mittel, sich zu verändern. Es ist eine Frage der Technik und des Willens.

Transaktionsanalyse oder TA

Die Transaktionsanalyse (TA), die in den 1960er Jahren erschien, basiert auf Persönlichkeit (jedes Individuum hat 3 Zustände des Selbst: Kind, Elternteil und Erwachsener), sozialen Beziehungen und zwischenmenschlicher Kommunikation (Beziehungsaustausch, der hier als „Transaktionen“ bezeichnet wird). Sie ermöglicht eine echte psychische Entschlüsselung dessen, was „hier und jetzt“ bei Interaktionen zwischen mehreren Personen auf dem Spiel steht.

Je nach den Zuständen unseres eigenen Ichs funktionieren wir auf unterschiedliche Weise. Die drei Zustände lassen sich sehr prägnant wie folgt ausdrücken:

  • Kind-Modus: ein Funktionieren mit Gefühl, auf spontane Weise oder aufwühlend – sogar provokativ – wie Kinder es tun. Ein solcher Modus kann, wenn er sich in Bezug auf Kreativität und Innovation als optimal erweist, schnell zu einer zu flexiblen Aufsicht, einem Mangel an – oder sogar einem Fehlen von – Autorität führen.
  • Elternmodus: ein eher vererbter und relativ unflexibler Funktionsmodus. Dieser Modus, der häufig von Managern und Führungskräften genutzt wird, kann kritisch, verfolgend oder eher wohlwollend, manchmal auch überfürsorglich sein.
  • Erwachsenenmodus: ein Funktionieren, das durch das faktische Hier und Jetzt angetrieben wird, das aus unseren eigenen Erfahrungen entsteht und nicht durch elterliche Emotionen oder Vermächtnisse parasitiert wird. Sehr faktisch kann ein auf die Spitze getriebenes Management im „Erwachsenen“-Modus als völlig unmenschlich empfunden werden. Man muss daher darauf achten, ein Gleichgewicht zwischen den Impulsen des Kindes und der Strenge der Eltern zu wahren.

Indem er sich seiner eigenen Arbeitsweise und der seiner Gesprächspartner bewusst wird, kann der Manager lernen, seine Seinsweise vorübergehend zu ändern, um besser kommunizieren zu können. Diese Neugewichtung ist für eine gute Harmonie bei der Arbeit unerlässlich.

Pitch – für Meister der Kommunikation

Nützliche – sogar unerlässliche – Tonhöhe oder die Kunst, ein Publikum schnell und effektiv zu überzeugen, ist ein wesentliches Werkzeug für den Manager. Ob es darum geht, seinem Team ein neues Projekt vorzustellen und es schnell einzubinden, effektiv für eine erfolgreiche Transformation zu argumentieren oder seiner Hierarchie eine neue Idee vorzulegen, ist ein Pitch ist DAS WERKZEUG, das es zu meistern gilt!

Pitching ist eine Kunst, die man lernen muss. Es geht darum, eine prägnante und schlagkräftige Rede zu halten, die sich so entfaltet:

  • Intro: Die Aufmerksamkeit des Publikums auf sich ziehen
  • Antrag: Erläutern Sie den Grund für die Intervention
  • Die Zurückhaltung wegfegen: die klassischen Zweifel ausräumen
  • Argumentieren: Präsentieren Sie die Stärken Ihres Projekts
  • Umformulierung: Wiederholen Sie Ihre Nachricht auf eine andere Art und Weise
  • Fazit: Schlagen Sie den Nagel tief und fest ein und verankern Sie Ihre Botschaft.

Wie bei jeder verbalen Kommunikation muss ein Pitch sorgfältig vorbereitet werden!