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Gute Kommunikation ist eine Qualität, die jeder Manager besitzen sollte. Tatsächlich ist diese Begabung für diejenigen, die ein Mindestmaß an Verantwortung übernehmen müssen, sehr verbreitet.

Ob verbal oder nonverbal, Kommunikation ist die Grundlage jeder Beziehung. Ohne Informationsaustausch und ein Mindestmaß an zwischenmenschlichen Fähigkeiten hat kein Projekt, Produkt oder Dienstleistung auch nur die geringste Chance, Früchte zu tragen.

Deshalb ist beim Coaching von Frauen und Männern eine gute Kommunikation unerlässlich. Dies gilt in vielen Bereichen und auf verschiedenen Ebenen:

• Ihr Team zu verstehen und sie von den Vorzügen einer Richtung zu überzeugen,
• Verhandeln Sie mit Ihrem Vorgesetzten über zusätzliche Zeit oder ein zusätzliches Budget für die Fertigstellung eines Projekts,
• die Ergebnisse einer Analyse oder die Einzelheiten eines Aktionsplans bei einem Treffen auf hoher Ebene präsentieren,
• schriftlich mit Lieferanten oder Kunden zu kommunizieren,
• um einen Konflikt zwischen zwei Mitarbeitern zu lösen,
• ein Projekt, ein neues Produkt/eine neue Dienstleistung in einem Pitch vorstellen,
• und vieles mehr.

Wir sprechen über die Qualität des Kommunikators und des Talents, aber es ist oft eine Frage der Kommunikationstechnik (klare und ausdrucksstarke Schrift entsprechend dem gewählten Kanal, Farbsymbolik, nonverbale Sprache, Transaktionsanalyse, Neurolinguistisches Programmieren usw.).

So ist es möglich, sich für die Beherrschung dieser Werkzeuge auszubilden, die für die persönliche Leistung und damit für den beruflichen Erfolg unerlässlich sind. Alles beginnt mit einer Nachricht, die von einem Sender an einen Empfänger übermittelt wird.

1 – Schriftliche oder nonverbale Kommunikation

Wir kommunizieren nicht schriftlich, wie wir es mündlich tun. Je nach der Botschaft, die Sie vermitteln möchten, ist es sinnvoller, eher ein schriftliches Medium als eine mündliche Kommunikation zu verwenden. Ist es nicht üblich zu sagen, dass „das geschriebene Wort bleibt“?

Daher ist es für die nonverbale Kommunikation wichtig, auf die Gesamtheit Ihrer Botschaft zu achten: den Kanal, über den Sie Ihre Botschaft verbreiten wollen (E-Mail, einfache Notiz, schriftlicher Bericht, Papierpost usw.); die Klarheit der geteilten Informationen (verwendetes Vokabular, verbreitete Informationen, Länge der Botschaft, Tonfall usw.); die „Verpackung“ der Botschaft (Lesbarkeit, Farben, Illustrationen usw.). Dies ist insbesondere dann von Bedeutung, wenn es sich um eine New Work Situation handelt, in der die direkte zwischenmenschliche Kommunikation durch räumliche und zeitliche Distanz nicht oder nur eingeschränkt möglich ist.

Auch die Körpersprache und das Outfit spielen bei der nonverbalen Kommunikation eine wichtige Rolle. Der erste Eindruck zählt. Ein schlecht sitzender Anzug auf der einen oder der perfekt sitzende Massanzug auf der anderen Seite senden unterschiedliche Signale. Mehr Informationen zu dem perfekten Business-Outfit für Herren finden Sie hier.

Den richtigen Kommunikationskanal wählen

Wenn Sie nonverbal kommunizieren möchten, stehen Ihnen mehrere Lösungen zur Verfügung. Je nach der zu vermittelnden Botschaft ist es wichtig, den am besten geeigneten Kommunikationskanal zu wählen: E-Mail, offizieller Brief, Memo usw.

Diese Medien haben alle ihre Vor- und Nachteile. Deshalb ist es wichtig, sich vorher die richtigen Fragen zu stellen, um den Nagel auf den Kopf zu treffen und einen Flop, negatives Feedback oder gar ein unglückliches Missverständnis zu vermeiden.

Einige Beispiele für nonverbale Kommunikation:

Post auf Papier: wird jetzt hauptsächlich für „offizielle“ Post verwendet: Vorladungen, Entlassungen usw. Die Syntax wird hier präzise und durchdacht sein. Der Wortschatz wird der Situation angepasst.

E-Mail: um über ein Treffen zu berichten, um mit externen Dienstleistern, mit Kollegen, Team, Hierarchie zu kommunizieren, um die Nachbesprechung eines Treffens zwischen Mitarbeitern zu übertragen (Konfliktmanagement, Jahresgespräch…), etc. Wir werden für eine klare, geordnete Syntax sorgen, die alle notwendigen Elemente enthält und gleichzeitig angenehm zu lesen ist.

Powerpoint-Präsentation (oder jede andere Software): hauptsächlich zur Unterstützung während einer mündlichen Präsentation, aber auch während einer Präsentation Ihres Unternehmens, Ihrer Abteilung, Ihres Teams.

Aufbau und Anpassung Ihrer Sprache und Ihres Wortschatzes

Nach der Wahl des Mediums ist es wichtig, den Wortlaut an das Thema und die Person(en), an die der Brief gerichtet ist, anzupassen. Der Wortschatz und die Satzstrukturen werden nicht derselbe sein, je nachdem, ob es sich um eine Einberufung vor der Entlassung, eine einfache Nachbesprechung einer Sitzung, die Vorstellung eines neuen Projekts oder eine Einladung zu einer Sitzung handelt.

Machen Sie Ihr Schreiben angenehm lesbar, luftig, farbenfroh, prägnant und ausdrucksstark.

Um mit Neid gelesen und vor allem gehört zu werden, ist es wichtig, sich nicht nur um den Inhalt, sondern auch um die Form der Kommunikation zu kümmern. Daher sollten die Texte luftig sein, die Sätze und Absätze sollten von angemessener Länge sein und mögliche Illustrationen sollten im Einklang mit dem Text stehen. Es ist wichtig, dafür zu sorgen, dass alles verständlich ist!

Die verwendeten Farben (sowohl für Wörter als auch für Abbildungen) sind nicht trivial und sollten sorgfältig ausgewählt werden. Zum Beispiel haben Pastelle weniger Wirkung als hellere und kräftigere Farben, die mit mehr Begeisterung aufgenommen werden. Achten Sie jedoch darauf, Rot (ein unbewusstes Synonym für Gefahr) nicht zu oft zu verwenden.

Darüber hinaus ist es bei der internationalen und interkulturellen Kommunikation unerlässlich, gut über die Sitten und Gebräuche und die Symbolik der Farben im Zielland informiert zu sein. Damit sollen Fallstricke vermieden werden, die sich für die interkulturelle Kommunikation als tödlich erweisen könnten.

2 – Verbale Kommunikation

Während die nonverbale Kommunikation von Natur aus reflektierend ist, ist eine mündliche Kommunikation genauso viel Vorbereitung. Denn wenn man kein Improvisationsprofi ist, kann das Gelände schnell rutschig und die Situation unkontrollierbar werden. Um eine positive Wirkung zu gewährleisten und dem ursprünglichen Ziel angemessen zu sein, müssen also mehrere Techniken beherrscht werden – zumindest bekannt sein. Hier sind einige von ihnen. Die Liste ist natürlich nicht erschöpfend!

Das Wort ergreifen

Ob es sich um die Durchführung eines Treffens, die Präsentation eines neuen Projekts, die Bewältigung eines Konflikts usw. handelt, das Sprechen in der Öffentlichkeit, und sei es auch nur vor einer Person, erfordert ein Minimum an Vorbereitung. Selbst in einer Krise oder „Notfallsituation“ ist es wichtig, sich fünf Minuten Zeit zu nehmen, um nicht in Emotionen zu verfallen. Die Verwendung der richtigen Worte, ein angemessener Ton und Fluss sind für eine relevante und effektive verbale Kommunikation von entscheidender Bedeutung, insbesondere in heiklen Zeiten.

In der Öffentlichkeit zu sprechen ist nicht jedermanns Sache. Dennoch gibt es ein paar Tipps, die Ihnen dabei helfen können:

• Lernen Sie, Ihren Stress zu kontrollieren, damit er ein Treiber und kein Hindernis wird,
• Fesseln Sie die Aufmerksamkeit Ihrer Gesprächspartner mit einer angepassten, angemessenen Sprache und Gestik, die mit dem übereinstimmt, was Sie sagen,
• Üben Sie, Ihre verbale Kommunikation so zu strukturieren, dass sie ihr Publikum auf dem Weg dorthin nicht verliert,
• Anteile an der nonverbalen Kommunikation: fast 95% der Kommunikation erfolgt über Gesten und Tonfall.

Neuro-Linguistisches Programmieren oder NLP

Das NLP wurde von John Grinder und Richard Bandler in den 1970er Jahren in den Vereinigten Staaten geschaffen und basiert auf 3 Grundprinzipien, von denen es seinen Namen hat:

• Programmierung: unsere Art und Weise, entsprechend den tief in uns vergrabenen Erfahrungen zu reagieren, die als Bezugspunkte für unser Verhalten dienen.
• Neuro: Wie wir unser Verhalten ändern, neu programmieren.
• Linguistik: die Einflüsse unserer verbalen und nonverbalen Sprache auf unsere Interaktionen mit anderen.

Nach den Schöpfern dieser Methode hat jeder die Mittel, sich zu verändern. Es ist eine Frage der Technik und des Willens.

Transaktionsanalyse oder TA

Die Transaktionsanalyse (TA), die in den 1960er Jahren erschien, basiert auf Persönlichkeit (jedes Individuum hat 3 Zustände des Selbst: Kind, Elternteil und Erwachsener), sozialen Beziehungen und zwischenmenschlicher Kommunikation (Beziehungsaustausch, der hier als „Transaktionen“ bezeichnet wird). Sie ermöglicht eine echte psychische Entschlüsselung dessen, was „hier und jetzt“ bei Interaktionen zwischen mehreren Personen auf dem Spiel steht.

Je nach den Zuständen unseres eigenen Ichs funktionieren wir auf unterschiedliche Weise. Die drei Zustände lassen sich sehr prägnant wie folgt ausdrücken:

• Kind-Modus: ein Funktionieren mit Gefühl, auf spontane Weise oder aufwühlend – sogar provokativ – wie Kinder es tun. Ein solcher Modus kann, wenn er sich in Bezug auf Kreativität und Innovation als optimal erweist, schnell zu einer zu flexiblen Aufsicht, einem Mangel an – oder sogar einem Fehlen von – Autorität führen.
• Elternmodus: ein eher vererbter und relativ unflexibler Funktionsmodus. Dieser Modus, der häufig von Managern und Führungskräften genutzt wird, kann kritisch, verfolgend oder eher wohlwollend, manchmal auch überfürsorglich sein.
• Erwachsenenmodus: ein Funktionieren, das durch das faktische Hier und Jetzt angetrieben wird, das aus unseren eigenen Erfahrungen entsteht und nicht durch elterliche Emotionen oder Vermächtnisse parasitiert wird. Sehr faktisch kann ein auf die Spitze getriebenes Management im „Erwachsenen“-Modus als völlig unmenschlich empfunden werden. Man muss daher darauf achten, ein Gleichgewicht zwischen den Impulsen des Kindes und der Strenge der Eltern zu wahren.

Indem er sich seiner eigenen Arbeitsweise und der seiner Gesprächspartner bewusst wird, kann der Manager lernen, seine Seinsweise vorübergehend zu ändern, um besser kommunizieren zu können. Diese Neugewichtung ist für eine gute Harmonie bei der Arbeit unerlässlich.

Pitch – für Meister der Kommunikation

Nützliche – sogar unerlässliche – Tonhöhe oder die Kunst, ein Publikum schnell und effektiv zu überzeugen, ist ein wesentliches Werkzeug für den Manager. Ob es darum geht, seinem Team ein neues Projekt vorzustellen und es schnell einzubinden, effektiv für eine erfolgreiche Transformation zu argumentieren oder seiner Hierarchie eine neue Idee vorzulegen, ist ein Pitch ist DAS WERKZEUG, das es zu meistern gilt!

Pitching ist eine Kunst, die man lernen muss. Es geht darum, eine prägnante und schlagkräftige Rede zu halten, die sich so entfaltet:

• Intro: Die Aufmerksamkeit des Publikums auf sich ziehen
• Antrag: Erläutern Sie den Grund für die Intervention
• Die Zurückhaltung wegfegen: die klassischen Zweifel ausräumen
• Argumentieren: Präsentieren Sie die Stärken Ihres Projekts
• Umformulierung: Wiederholen Sie Ihre Nachricht auf eine andere Art und Weise
• Fazit: Schlagen Sie den Nagel tief und fest ein und verankern Sie Ihre Botschaft.

Wie bei jeder verbalen Kommunikation muss ein Pitch sorgfältig vorbereitet werden!

Sie fühlen sich überfordert, wütend, gereizt, schlafen nicht gut? Wenn die Antwort ja ist, stehen Sie wahrscheinlich unter Stress. Finden Sie heraus, wie Sie diese negative Energie in guten Stress umwandeln können, um Gleichgewicht und Gelassenheit am Arbeitsplatz wiederherzustellen.

Projekte zu erledigen, dringende Aufgaben zu erledigen, E-Mails und andere Benachrichtigungen, die immer wieder auftauchen, ohne dass Sie Zeit haben zu antworten, Interviews vorzubereiten, Meetings zu planen und zu organisieren, Spannungen in Ihrem Team, hierarchischer Druck, Ziele zu erfüllen, die bevorstehende Messe und alles ist nicht bereit… All diese Elemente haben einen – positiven oder negativen – Einfluss auf Ihre Arbeit. Viele Arbeitnehmer denken, sie brauchen einen Anwalt Winterthur, um ihre Probleme am Arbeitsplatz zu lösen. Dabei geht es auch einfacher…

Druck kontrollieren

Guter Stress ist zwar ein echter Leistungsfaktor, aber Druck kann Ihr Leben schnell vergiften und zu Burn-out führen.

Bevor Sie also diesen Punkt erreichen, an dem es kein Zurück mehr gibt, ist es wichtig, sich dessen bewusst zu sein, was Sie stört und was Sie über die Vernunft hinaus belastet. Dann kommt die Zeit, einige Techniken zu erlernen (bewusstes Atmen, Pausen einlegen, gehen usw.), um mit diesen psychischen Spannungen effektiv umzugehen und diesen Stress zu einem Motor für Effizienz und Leistung und nicht zu einer Bremse zu machen.

Was ist Stress?

Es handelt sich um einen Zustand, der durch Störungen (physische, psychische, emotionale) unseres Organismus hervorgerufen wird, die je nach Intensitätsgrad in echten Aggressionen enden können. Stress kann vielfältige Folgen haben, positive oder negative, sogar schädliche. Deshalb ist es zwar normal, dass man sich bei der Arbeit eingeschränkt fühlt, aber es ist wichtig, sich nicht so überfordern zu lassen, dass man überlastet wird und in einem Burn-out endet.

Es gibt 2 Arten von Stress, die sich nach dem Grad ihrer Intensität unterscheiden:

Guter Stress

Guter Stress ist kurzlebig, wird durch einen leichten Druck induziert und zeichnet sich durch eine erhöhte positive Motivation aus. Es ist eine Art Auftrieb, der es Ihnen erlaubt, vorübergehend über sich selbst hinauszuwachsen, um das (vernünftige) Ziel zu erreichen, das Sie sich gesetzt haben. Der Enthusiasmus und die Energie, die durch diesen positiven Stress erzeugt werden, werden der Entourage vermittelt und haben eine treibende Rolle, insbesondere für einen Manager bei der Leitung seiner Projekte mit seinem Team.

Wenn die Mission erfolgreich ist, gibt es ein Gefühl der Zufriedenheit mit der geleisteten Arbeit, des Stolzes und der Leistung. Der Manager, der mit dem richtigen Stress gedopt ist, wird sich keine Sorgen machen, eine Pause zu nehmen (und seinem Team eine Pause zu gönnen), die er für „verdient“ hält.

Hier macht der Stress den Unterschied, der, wenn man ihm zum Opfer fällt, andauert und jeden Rückzug und jede Ruhepause verbietet.

Schlechter Stress

Viel heimtückischer, latenter und allzu oft ignoriert, setzt mit der Zeit schlechter Stress ein und frisst allmählich seinen Wirt auf: Müdigkeit, Reizbarkeit, Schlaf-/Ernährungsstörungen, Konzentrationsschwierigkeiten usw. Der Druck – von hoher Intensität trotz seines trügerischen Anscheins – ist permanent und folgt einer exponentiellen Aufwärtskurve.

Weit davon entfernt, positive Energie zu nähren, spült schlechter Stress weg, erschöpft, ermüdet und tötet manchmal. Die Belastungen für die Person und das Gesundheitssystem sind immens.

Deshalb ist es wichtig zu lernen, wie man damit umgeht, so dass man Stopp sagen kann, bevor es zu spät ist.

Stressmanagement

Wie gehen Sie mit dem Druck bei der Arbeit um?

Auf dem Papier scheint der Umgang mit Stress sehr einfach zu sein. In der Realität und im Arbeitsalltag ist das ganz anders! Es gibt jedoch ein paar Tipps, die Ihre Lebensqualität am Arbeitsplatz verbessern und Ihnen in vielerlei Hinsicht helfen können:

Identifizieren Sie die Ursache dieser Spannungen: Erkennen Sie schlechte Gewohnheiten und identifizieren Sie den Ursprung des Stresses, den Sie empfinden (zu wenig oder schlechte Schlafqualität, Büroatmosphäre, Druck durch Hierarchie, Kollege, der Ihr Leben vergiftet, Belästigung usw.).

Treten Sie einen Schritt zurück: Wenn Sie sich überfordert fühlen, spinnt Ihr Verstand und spielt all die Dinge ab, die zu tun sind, die verspäteten Daten, die E-Mails, für deren Beantwortung Sie noch keine Zeit hatten, den Anruf, den Sie bei einem Projektpartner tätigen müssen, das wöchentliche Treffen mit Ihrem Team, das Sie vorbereiten müssen, usw. All dies verstärkt nur noch Ihr Gefühl, völlig überfordert zu sein, und lähmt Sie. Konzentrieren Sie sich auf den gegenwärtigen Moment, atmen Sie und übernehmen Sie die Kontrolle. Schreiben Sie die dringendsten Aufgaben auf, Sie werden schon klarer sehen.

Prioritäten setzen: Lernen Sie, Prioritäten zu setzen, und versuchen Sie, übertriebenes Zögern zu vermeiden, das erhöht nur den Stress. Es ist besser, klar zu definieren, welche Akten und Aufgaben schnell erledigt werden müssen und welche weniger dringend sind, als alles auf später zu verschieben.

Machen Sie eine Pause: Wenn Sie das Gefühl haben, dass der Druck gefährlich ansteigt, gönnen Sie sich eine Pause (gehen Sie ein paar Schritte von Ihrem Schreibtisch weg, trinken Sie Wasser, machen Sie einige Dehnungs- und Atemübungen…). Sie kommen mit einer Akte nicht voran und Ihr Gehirn scheint leer zu sein? Stehen Sie auf und machen Sie ein paar Schritte oder legen Sie diese Akte für den Moment beiseite und behandeln Sie eine andere. Wenn Sie auf die erste zurückkommen, stehen die Chancen gut, dass Sie schnell eine Lösung finden werden. Wissen, wie man sich außerhalb der Arbeit ausruhen und die Verbindung trennen kann, wenn man nicht im Büro ist.

Entfernen Sie sich von Quellen der Dekonzentration: Lärm, Hitze oder Kälte beispielsweise sind Stressfaktoren. Stellen Sie sicher, dass Ihr Arbeitsbereich ergonomisch gestaltet ist und der Arbeit förderlich ist. Brauchen Sie Ruhe und Frieden, um besser arbeiten zu können? Schließen Sie die Tür Ihres Büros, um Außengeräusche auszuschließen… Wenn Sie im offenen Raum arbeiten, können Sie Kopfhörer benutzen (aber warnen Sie Ihre Kollegen!).

Achten Sie auch darauf, dass Sie sich nicht ablenken: Eine Aufgabe auf einmal (es sei denn, Sie gehören zu den Leuten, die an mehreren Dingen gleichzeitig arbeiten müssen, um richtig vorankommen zu können!)

Lernen Sie, nein zu sagen: Es ist wichtig, eine Ablehnung zu formulieren, wenn eine Annahme für Sie schädlich wäre. Sie haben bereits Dutzende von Dossiers zu bearbeiten, und Sie kommen zu einem hinzu, das noch dringender wäre? Nehmen Sie sich Zeit zum Nachdenken, bevor Sie Ihre Antwort geben. Wenn dieses Dossier keine Priorität hat und/oder eine andere Person damit umgehen kann, lehnen Sie es höflich und intelligent ab. Überlasten Sie sich nicht unnötig und verwalten Sie Ihre Zeit ausgewogen.

Delegieren: Legen Sie Wert darauf, alles selbst zu tun, aus Stolz, aus Effizienzgründen oder um Ihre Mitarbeiter nicht zu überlasten, wenn einige von ihnen bestimmte Punkte behandeln könnten – und Ihnen dankbar wären? Fragen Sie sich selbst und lernen Sie, wie man delegiert! Dies ist eine Schlüsselqualifikation für einen Manager! Niemand hat es je ganz allein geschafft.

Einige Techniken zur Stressbewältigung

Zu wissen, wie man seinen Stress kontrollieren kann, ist ein Prozess, der ein Minimum an Zeit sowie regelmäßige Bewegung erfordert. Hier sind einige Wege, die es zu beschreiten gilt, um bei der Arbeit wieder Ruhe und Wohlbefinden zu erlangen.

Einen gesunden Lebensstil führen

Dies ist das A und O für eine gute Lebensbilanz, sowohl auf persönlicher als auch auf beruflicher Ebene! Der Umgang mit Stress beginnt damit, dass man lernt, sich um sich selbst zu kümmern, insbesondere :

Achten Sie auf Ihre Ernährung: begrenzen Sie Stimulanzien (Koffein, Thein usw.), ernähren Sie sich ausgewogen, in angemessenen Mengen – weder zu viel noch zu wenig -, begrenzen Sie Alkohol und Nikotin.

Achten Sie auf Ihren Schlaf: Versuchen Sie, auf die Signale zu hören, die Ihr Körper Ihnen sendet, und so Ihren biologischen Rhythmus zu erkennen. Wenn Ihre innere Uhr Ihnen sagt, dass es Zeit zum Schlafen ist, versuchen Sie, diese Bitte so weit wie möglich zu respektieren.

Haben Sie einen angepassten Lebensrhythmus: Seien Sie in Übereinstimmung mit Ihren Werten und mit sich selbst.

Bewegung: gehen, Sport treiben, tanzen… Geben Sie diese zusätzliche Energie auf positive Art und Weise aus! Dies wird die Ursachen Ihrer Spannungen nicht verschwinden lassen, aber es wird Ihnen helfen, sich besser zu fühlen. In Ihrem Gehirn dreht sich alles um körperliche Aktivität, anstatt über Sorgen nachzudenken.

Trennen der Verbindung: Es ist wichtig zu wissen, wie Sie Ihren Computer, Ihr Telefon, Ihren Tablet-PC usw. ausschalten können; nicht im Morgengrauen in Ihre Mailbox zu springen und den ganzen Tag über Ihre verschiedenen Benachrichtigungen im Auge zu behalten. Sorgen Sie dafür, dass Sie Zeit haben, wenn Sie nicht erreichbar sind (besondere Momente mit der Familie, mit Freunden oder einfach nur mit Ihrer Firma), damit Sie abseits von allen Sorgen bei der Arbeit Energie tanken können.

Übungen zur Wiederherstellung von Gleichgewicht und Gelassenheit

Über die Grundlagen eines ausgeglichenen und ruhigen Lebens hinaus gibt es Tausende von Lösungen, um Stress nachhaltig zu reduzieren und vor allem zu lernen, vorzubeugen statt zu heilen. Zu diesen Möglichkeiten gehören die folgenden Therapien/Aktivitäten:

Die Verbindung mit der Natur wiederherstellen: Waldbäder (Silvotherapie), Spaziergänge in den Bergen, am Meer, im Wald (natürliche und systematische Senkung des Cortisols – das bei Stress abgesondert wird), dem Gesang der Vögel lauschen, usw.

Atmung: Regelmäßiges Üben von Atemübungen ist sehr effektiv, insbesondere in „Notfallsituationen“ (Panikattacken, Angstzustände, Lampenfieber vor dem Sprechen usw.).

Lachen Sie: Sie haben das richtig gelesen! Lachen hilft unter anderem, den Herzschlag zu stabilisieren und den Blutdruck zu senken (kurz gesagt, es ist das genaue Gegenteil von dem, was Stress bewirkt). Lernen Sie, mit kleinen Dingen Spaß zu haben, üben Sie sich in Selbstironie, benutzen Sie Humor (immer mit Respekt für andere und Freundlichkeit), entdecken Sie Ihren kindlichen Geist wieder… Die Wirkung wird sich unmittelbar auf Ihre Moral, Ihre Form und Ihre Effizienz auswirken. Da Lachen kommunikativ ist, ist es ein ausgezeichnetes Mittel gegen eine schlechte Atmosphäre.

Entspannung: Die Techniken sind zahlreich und die Angebote in diesem Bereich sind inzwischen reichlich vorhanden.

Meditation: Auch hier sind die Methoden vielfältig. Es liegt an jeder Person, diejenige zu finden, die am besten zu ihr passt: Achtsamkeit, Kontemplation, Yoga, Achtsamkeit, Zen usw.

Multitasking kennt Grenzen in Bezug auf die persönliche Produktivität. Die Pomodoro Technik bringt genau eine Methode, sich intensiv auf eine Aufgabe zur Zeit zu konzentrieren, ohne durch äußere Ereignisse gestört zu werden. Der Kampf gegen das Zaudern geht weiter!

Vorstellung der Pomodoro Technik

Mehrere Studien haben gezeigt, dass es kontraproduktiv ist, sich den ganzen Tag über auf verschiedene Aufgaben zu konzentrieren, ohne eine wirkliche Pause einzulegen.

Mit dieser Konstante im Hinterkopf entwickelte Francesco Cirillo in den 1980er Jahren diese Methode. Was bedeutet Pomodoro? Hinter diesem Begriff, der im Italienischen „Tomate“ bedeutet, verbirgt sich nichts Wissenschaftliches. Für das Protokoll: Als Student nutzte Francesco Cirillo einen Küchentimer in Form einer Tomate, um seine Zeit zu verwalten. Daher der Name der Methode.

Das Pomodoro Prinzip

Das Ziel besteht darin, sich 25 Minuten lang zu 100 % auf eine einzige Aufgabe zu konzentrieren (die so genannte Sitzung).

Zwischen jeder Sitzung gibt es eine kurze Pause. Nach mehreren Sitzungen folgt dann eine längere Pause. Kurz gesagt, ist die Pomodoro Technik sehr einfach anzuwenden: Sie brauchen nur einen Timer und eine eiserne Disziplin! Und das Prinzip ist sehr effizient.

Vorteile auf Knopfdruck

Wenn Sie sich in einem oder sogar mehreren dieser Fälle wiedererkennen, wird die Pomodoro-Technik für Sie sehr nützlich sein:

• Sie haben Schwierigkeiten, sich dauerhaft auf eine Aufgabe zu konzentrieren.
• Sie können leicht von äußeren Einflüssen beeinflusst werden.
• Sie finden immer einen guten Grund, das, was am selben Tag behandelt werden muss, aufzuschieben.
• Ihre Tage erlauben es Ihnen nicht, alle von Ihnen geplanten Aufgaben zu erledigen.

Die Pomodoro Technik ist besonders relevant für Selbständige, die zu Hause arbeiten. Das Prinzip erleichtert die Konzentration auf die eigene Arbeit, indem es die Anforderungen des familiären Umfelds beiseite lässt.

Die Pomodoro Technik zur Verbesserung der persönlichen Produktivität

Hier sind die Schritte, um der Technik von Francesco Cirillo zu folgen:

Bereiten Sie Ihre Sitzungen vor

Definieren Sie die Aufgaben, die im Laufe des Tages ausgeführt werden sollen, indem Sie zum Beispiel Ihre ToDo-Liste verwenden. Teilen Sie diese Aufgaben in 25-minütige Sitzungen auf. Planen Sie zwischen jeder Sitzung eine 5-minütige Pause ein, dann 20-30 Minuten alle 4 Sitzungen.

Planen Sie Ihren Arbeitstag entsprechend, ohne Ihren Terminplan zu überlasten. Das Ziel ist es, die Aufgaben zu erledigen und sich nicht mit einem nicht haltbaren Zeitplan unter Druck zu setzen. Seien Sie also realistisch in Ihrer Planung.

Isolieren Sie sich von Ablenkungen

Warnen Sie Ihre Kollegen und/oder Mitarbeiter, schalten Sie Ihr Mobiltelefon aus, schließen Sie Ihre Bürotür, unterbrechen Sie E-Mail-Benachrichtigungen und andere Benachrichtigungen, schließen Sie unnötige Registerkarten in Ihrem Webbrowser. Kurz gesagt, entfernen Sie jede Ablenkungsquelle, die Ihre Konzentration beeinträchtigen könnte.

Stellen Sie Ihren Timer auf 25 Minuten und machen Sie sich an die Arbeit.

Es ist von grundlegender Bedeutung, eine Zeitschaltuhr zu verwenden, sei es eine mechanische wie die berühmte Küchentomate – wie das Original von Francesco Cirillo – oder eine Anwendung auf Ihrem Mobiltelefon. Stellen Sie Ihren Timer auf 25 Minuten ein und bearbeiten Sie Ihre Aufgabe. Sobald Sie den Klingelton hören, ist es vorbei. Kreuzen Sie Ihre Aufgabe in Ihrer Agenda als bearbeitet an.

Tipp: Wenn Sie eine Idee oder einen Punkt haben, der zu einem anderen Thema behandelt werden soll, notieren Sie ihn auf einem Post-it-Zettel. Sie werden es nicht vergessen und es wird Ihnen nicht den Kopf verdrehen!

Machen Sie eine 5-minütige Pause

Frische Luft schnappen, spazieren gehen, eine Tasse Kaffee trinken, ein Glas Wasser trinken, Bewegung! Diese kleine Pause ist wichtig, denn sie ermöglicht es Ihnen, Ihre Batterien wieder aufzuladen und geistige Erschöpfung zu vermeiden. Es ist keine Zeitverschwendung. Im Gegenteil, Ihre Leistung wird erst danach besser. Darüber hinaus werden Sie Informationen effizienter aufnehmen.

Vorsicht, es geht nicht darum, diese Atempause auszunutzen, um Ihre E-Mails zu überprüfen! Nein, machen Sie eine echte Pause. Übrigens erfordert die E-Mail-Verarbeitung auch eine gute Portion Organisation. Und warum nicht eine Sitzung für die administrative Aufgaben buchen?

Vergessen Sie das Surfen im Internet und in sozialen Netzwerken, Sie riskieren, sehr schnell absorbiert zu werden und zu sehen, wie sich die 5-minütige Pause in eine Pause von unzähligen Minuten verwandelt.

Sobald Sie sich unter Berücksichtigung der reservierten Zeit mit Ressourcen ausgestattet haben, machen Sie sich wieder an die Arbeit für die zweite Aufgabe und so weiter.

Alle 4 Sitzungen erholen sich 20 bis 30 Minuten lang.

Nach dieser intensiven Arbeit müssen sich Ihr Geist und Ihr Körper entspannen. Ist es Mittagszeit? Gut, essen Sie. Das Wichtigste ist, vom Schreibtisch wegzukommen und wirklich eine Pause einzulegen. Ihre Konzentration wird noch besser sein, wenn Sie zurückkehren.

Die Grenzen der Pomodoro Technik

Manche Menschen finden es schwierig, in regelmäßigen Zyklen zu arbeiten.

Es ist manchmal schwierig, die Dauer einer Aufgabe oder einer Gruppe von Aufgaben (für ein einziges Ziel) abzuschätzen und die 25 Minuten einzuhalten.

Es ist nicht immer möglich, sich vollständig zu isolieren: Arbeit im offenen Raum, direkte Arbeit mit Kunden usw.

Tipp: Zögern Sie nicht, das Tempo je nach Ihrem Rhythmus und Ihrer Arbeitsfähigkeit anzupassen. Vielleicht erscheint Ihnen eine 25-minütige Pause zu kurz für Ihre Konzentrationsfähigkeit. Es kann schwierig sein, Ihre Batterien innerhalb von 5 Minuten wieder aufzuladen. Nehmen Sie in diesem Fall ein Tempo an, das Ihnen passt, z.B. 40 Minuten Arbeit für eine 10-minütige Pause. Das Wichtigste ist, dass Sie Ihren Maßstab finden. Denjenigen, der es Ihnen ermöglicht, das Beste aus sich herauszuholen.

In Bezug auf Zeitmanagement und Organisation ist das Eisenhower Prinzip ein wesentliches und leicht zu handhabendes Werkzeug. Finden Sie heraus, wofür es eingesetzt werden kann und wie es, gerade in Corona-Zeiten, effektiv genutzt werden kann.

Eisenhower Prinzip: Vorstellung der Methode

Viele Methoden waren, bevor sie von Managern eingesetzt wurden, Instrumente der Militärstrategie. Dies ist auch der Fall dieser von Dwight David Eisenhower erdachten Eisenhower Matrix.

Dwight David Eisenhower, Ike mit Spitznamen, war nicht nur der 34. Präsident der Vereinigten Staaten, sondern auch ein Allround-Champion in Sachen Produktivität. In einer Vielzahl von Bereichen. Sein Geheimnis? Ein Werkzeug – genauer gesagt eine Matrix -, das es einfach und effizient macht, Prioritäten nach zwei Achsen zu setzen: Wichtigkeit und Dringlichkeit. Dadurch ist es möglich, vier verschiedene Quadranten zu zeichnen:

• Quadrant 1: Bedeutung und Dringlichkeit,
• Quadrant 2: wichtige, aber nicht dringende Aufgaben,
• Quadrant 3: Unwichtige, aber dringende Aufgaben,
• Quadrant 4: Nicht wichtige und nicht dringende Aufgaben.

Der Quadrant Dringlichkeit+ / Wichtigkeit+ hat natürlich die höchste Priorität bei der Bearbeitung. Aufgaben, die weder dringend noch wichtig sind, passen nicht zu den vorrangigen Zielen. Sie können sogar fallen gelassen werden, wenn sie wirklich unnötig sind. Viele Personal Trainer nutzen diese Matrix in ihren Kursen für Zeitmanagement.

Anwendungsbereiche der Eisenhower Matrix

Diese bekannte Klassifikation ist in vielen Bereichen anwendbar, sowohl im Berufs- als auch im Privatleben:

• Zeitmanagement,
• Organisation der Arbeit,
• Prioritätensetzung,
• Entscheidungsfindung ,
• Delegation an eine dritte Partei

Nutzen und Grenzen

Das Eisenhower Prinzip hat den Vorteil, über die Priorisierung ihrer Aktionen nachzudenken und eine gewisse Distanz zu ihnen einzunehmen. Bevor Sie einen Aufzugsservice für den Weg nach oben beauftragen, sollten Sie das Prinzip näher kennenlernen.

Die Einfachheit, die sich auf den ersten Blick zeigt, ist jedoch eine Art Lockvogel. In der Tat ist es oft vereinfachend, die auszuführenden Aufgaben unter diesen zwei Achsen einzuordnen. Darüber hinaus kann die subjektive Seite unseres Urteils schnell zu einer Bremse werden, wenn die Aufgaben keinen genauen Termin haben oder wenn es darum geht, die Bedeutung einer durchzuführenden Aktion zu bestimmen oder nicht.

Die Eisenhower Matrix ist somit der Einstiegspunkt für eine Analyse, deren Ziel für den Manager darin besteht, die zu delegierenden Aufgaben zu definieren. Je nach der verfügbaren Zeit und dem Grad der Bedeutung der durchzuführenden Aktion kann er entscheiden, welche Teile er einem oder mehreren Mitarbeitern anvertrauen kann. Ziel ist es, die Kontrolle über sein Arbeitspensum zu behalten und seinen Mehrwert klug zu nutzen.

Wie verwendet man das Eisenhower Prinzip?

Die zwei Achsen – Wichtigkeit und Dringlichkeit – ermöglichen es, vier Quadranten zu definieren, die jeweils den Charakter der darin enthaltenen Elemente nach diesen zwei Kriterien bestimmen.

Wichtigkeit bezieht sich auf die Aufgaben, die es Ihnen ermöglichen, voranzukommen. Sie beruht auf den Auswirkungen dieser letzteren auf andere Elemente, aber auch auf dem Mehrwert, den ihre Vollendung mit sich bringt.

Dringlichkeit bezieht sich auf die Aufgaben, die Ihre sofortige Aufmerksamkeit erfordern, und richtet sich nach der Zeit, die für ihre Erledigung benötigt wird, sowie nach den Fristen. Es ist manchmal schwierig zu definieren, ob ein Gegenstand dringend ist oder nicht, da er oft von externen Faktoren abhängt. Darüber hinaus ist sie sehr subjektiv: der Grad der Dringlichkeit ist von Person zu Person unterschiedlich, je nachdem, wie sie die betreffende Aufgabe empfindet, in Bezug auf ihren Stresszustand, ihre Fähigkeiten, ihre Erfahrung, ihre Arbeitsweise usw.

Um die Eisenhower Matrix effektiv auszufüllen, ist es daher unerlässlich, objektiv zu sein und sich so weit wie möglich auf sachliche und konkrete Elemente zu stützen.

Es sei darauf hingewiesen, dass im Eisenhower Prinzip Wichtigkeit Vorrang vor der Dringlichkeit hat.

Quadrant 1: Wichtige und dringende Aufgaben

• Aufgaben, die ultraschnelle – wenn nicht sogar sofortige – Aufmerksamkeit und Maßnahmen erfordern,
• die Elemente, die sich auf Ihre Ziele auswirken,
• Punkte, die direkte Auswirkungen auf den Fortschritt eines Projekts haben,
• ein Problem, das dringend gelöst werden muss – Konflikt, Krise usw. –
• wichtige Anrufe/E-Mails, die schnell bearbeitet werden müssen …

Einige Aufgaben sind hier zu finden, weil sie nicht effizient geplant sind. Dies kann bei der Fertigstellung eines Berichts der Fall sein, den Sie immer wieder verschoben haben – der ursprünglich in Quadrant 2 bzw. 3 platziert worden wäre – und dessen Frist und Bedeutung Ihnen keine andere Wahl lässt, als ihn von nun an zu einer Priorität zu machen, die in Quadrant 1 zu platzieren ist.

Quadrant 2: Wichtige, aber nicht dringende Aufgaben

In diesem Teil geht es um wichtige Aufgaben, die jedoch eine geringere Dringlichkeit als in Quadrant 1 haben und daher hier eingetragen werden sollten:

• Aufgaben, die keine enge Frist haben, die aber für Sie, Ihr Team, Ihr Unternehmen usw. von einer gewissen Bedeutung sind.
• Punkte, die in den kommenden Wochen geplant werden,
• die Momente, die der strategischen Intelligenz gewidmet sind,
• die Entwicklung eines Aktionsplans, eines Projekts,
• Ausbildung, Coaching…

Quadrant 3: Unwichtige, aber dringende Aufgaben

Dazu gehören „störende“ Elemente, die sofortige Aufmerksamkeit erfordern, unsere Arbeit aber nicht wirklich beeinflussen, wie z.B. :

• die Bearbeitung bestimmter Telefonanrufe, E-Mails, Nachrichten..,
• Auf Anfrage von Mitarbeitern/Kollegen/Anbietern, die dringend Informationen, Rat und Hilfe benötigen,
• Aufgaben, die für andere wichtig sind, aber nicht wichtig für Sie und den Fortschritt Ihrer Arbeit,
• die Elemente, die Sie an eine dritte Partei delegieren können …

Quadrant 4: Aufgaben, die weder wichtig noch dringend sind

Dieser letzte Quadrant betrifft all die parasitären und nutzlosen Elemente, die Sie für mehr Effizienz aufgeben müssen:

• unproduktive schlechte Gewohnheiten,
• Ablenkungen, die Sie daran hindern, effizient voranzukommen (Surfen im Internet, unerwünschte Benachrichtigungen usw.),
• zeitraubendes Zögern und Verschlingen positiver Energie,
• Grübeln über etwas, worüber Sie keine Kontrolle haben…

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass das Eisenhower Prinzip und die Matrix sicherlich nicht perfekt und relativ schwierig in effizienter und relevanter Weise zu verwenden ist, aber sie hat das Verdienst, eine interessante Perspektive auf den Umgang mit unserem kostbarsten Gut zu vermitteln: Zeit, sowie ein Bewusstsein für unseren Stresszustand und unsere Art, Dringlichkeit zu verstehen – manchmal alles relativ.